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Serviços para inquilinos

Os serviços para inquilinos permitem que os seus inquilinos peçam extras, como limpeza semanal, um lugar de estacionamento ou um aquecedor portátil, no separador Serviços do Portal do Inquilino. A VIVIN acrescenta o encargo ao plano de pagamento da reserva e pode criar os tickets de que a sua equipa precisa para o prestar.

Onde encontrar: gere o catálogo e as aprovações em Definições → Serviços (no grupo Portal do Inquilino), em https://platform.vivin.app/settings/services. O Super administrador e o Administrador têm acesso por defeito. Os inquilinos veem o catálogo no separador Serviços do portal, que num telemóvel fica em Mais.

Como funciona​

  1. Cria serviços em Definições → Serviços, com um preço, um tipo de faturação e uma categoria de faturação.
  2. Permitir ver serviços em Definições → Definições do portal tem de estar ligado. Está ligado por defeito. Os inquilinos de uma categoria seguem antes o interruptor Subscrições / extras dessa categoria.
  3. Um inquilino abre Serviços no portal, escolhe um serviço e confirma o pedido.
  4. Se o serviço não precisa de aprovação, a VIVIN cobra-o de imediato. Se tem Requer aprovação ligado, o pedido espera por um gestor no subseparador Pedidos. Nada é cobrado até clicar em Aprovar e cobrar.
  5. O encargo aparece na reserva com o nome do serviço. Se o serviço tem tickets de operações automáticos, a VIVIN cria-os ao mesmo tempo.

Configurar o catálogo​

Em Definições → Serviços, clique em Adicionar serviço e dê a cada serviço um nome, um preço, um Tipo de faturação (Única vez ou Mensal) e uma Categoria de faturação das suas Categorias de outros itens. Pode também limitá-lo a algumas propriedades, exigir a sua aprovação e fazer com que crie tickets de operações. Cada campo está explicado em Criar ou editar um serviço. A Ligação do serviço não é mostrada no portal, mas o ChatBot dos inquilinos pode partilhá-la quando um inquilino pergunta pelos seus serviços.

Se desligar Permitir ver serviços nas Definições do portal, o separador Serviços desaparece para os inquilinos sem categoria. Se usa categorias de inquilino, os inquilinos de uma categoria seguem o interruptor Subscrições / extras dessa categoria, ligado ou desligado: ligado, mostra o separador Serviços mesmo quando Permitir ver serviços está desligado.

O que os inquilinos veem​

A página Serviços do portal mostra um cartão por cada serviço ativo disponível na propriedade do inquilino. Cada cartão tem a imagem, o nome, o preço e um distintivo Mensal ou Pontual. As descrições longas são cortadas em duas linhas, e o inquilino toca em Ver mais para ler o resto.

Para pedir, o inquilino clica em Pedir serviço. O painel Confirmar pedido mostra então a descrição completa e o Total. Depois de o inquilino clicar em Confirmar pedido, o portal mostra Pedido submetido.

Painel Confirmar pedido: a descrição completa, o distintivo Mensal e o Total mensal por cima do botão Confirmar pedido

Depois de um pedido, o botão do cartão muda:

BotãoSignificado
Pedir serviçoO inquilino pode pedi-lo. Um serviço pontual pode ser pedido outra vez.
PedidoFoi enviado um pedido sem aprovação, e o encargo está na reserva.
A aguardar aprovaçãoUm pedido está à espera de um gestor. O inquilino ainda não pode pedir o mesmo serviço outra vez.
AtivoO inquilino já tem este serviço mensal. Um serviço mensal só pode ser pedido uma vez por reserva.

A página tem mais três secções por baixo dos cartões:

  • A aguardar aprovação: pedidos pendentes. O inquilino pode retirar um com Cancelar.
  • Histórico de pedidos: serviços já cobrados. Os serviços mensais mostram Ativo, e os serviços pontuais mostram quantas vezes foram pedidos e o total.
  • Histórico de pedidos: pedidos rejeitados e cancelados, com o seu motivo se o indicou.

Aprovar ou rejeitar pedidos​

Os pedidos de um serviço com Requer aprovação esperam no subseparador Pedidos de Definições → Serviços, onde os aprova e cobra ou os rejeita com um motivo opcional (veja Rever pedidos).

Como os serviços são cobrados​

Um serviço pontual acrescenta um encargo à reserva, e um serviço mensal acrescenta um encargo por mês até a reserva terminar (veja Como os pedidos são cobrados).

Tickets de operações automáticos​

Um serviço pode também criar tickets de operações para a sua equipa no check-in, durante a estadia ou no check-out, assim que é pedido ou aprovado (veja Tickets de operações automáticos).

Quem é notificado​

Os inquilinos recebem confirmações por email, e a sua equipa recebe emails dos serviços que cada membro segue, mais uma notificação na aplicação de Pedidos de serviço para os pedidos de aprovação (veja Como os pedidos são cobrados).

Dicas​

  • Promova o catálogo. Em Definições → Comunicações, acrescente a variável {tenant_services_url} a um email de boas-vindas ou de check-in. Leva os inquilinos diretamente ao separador Serviços.
  • As alterações de preço aplicam-se só a pedidos novos. Os encargos que já estão nas reservas mantêm o seu valor.
  • Os inquilinos não podem terminar um serviço por si. No portal só podem cancelar um pedido pendente. Para terminar um serviço mensal mais cedo, elimine as suas linhas restantes no separador Valores do Contrato da reserva. Uma linha que já está faturada não pode ser eliminada.
  • Os serviços com aprovação são cobrados uma vez por reserva. Se a reserva já tem um encargo desse serviço, aprovar um novo pedido falha. Rejeite o pedido, e acrescente manualmente o encargo com Encargo no separador Plano de Pagamento da reserva, se o inquilino voltar a precisar dele.
  • Desligue um serviço em vez de o eliminar. O interruptor no seu cartão esconde-o dos inquilinos de imediato e guarda as suas definições para mais tarde. Os encargos que já estão nas reservas não são afetados.