Ciclo de vida da reserva
Cada reserva tem um de quatro estados: Futura, Em curso, Terminada ou Cancelada. A VIVIN calcula o estado a partir das datas da reserva, por isso nunca é preciso avançar uma reserva à mão.
Onde encontrar: Portfólio → Reservas (https://platform.vivin.app/bookings) mostra os filtros de estado e uma coluna Estado. A gaveta da reserva mostra o estado como um distintivo junto ao nome do inquilino. As funções precisam da permissão do módulo Bookings, que todas as funções predefinidas têm, exceto Operações.
Os quatro estados
O único estado que resulta de uma ação é Cancelada.
| Estado | Quando uma reserva o tem |
|---|---|
| Futura | A data de início é posterior a hoje. |
| Em curso | A estadia já começou e a data de fim ainda está no futuro. |
| Terminada | A data de fim é hoje ou anterior. Uma reserva mostra Terminada no próprio dia do check-out. |
| Cancelada | A reserva foi cancelada, por si ou pelo cancelamento automático. Isto prevalece sobre as datas e não se pode anular. |
Como uma reserva muda de estado
| De | Para | O que o provoca | Pode voltar atrás? |
|---|---|---|---|
| Uma nova reserva | Futura | É criada com uma data de início posterior a hoje. | — |
| Uma nova reserva | Em curso | É criada para uma estadia que já começou. | — |
| Futura | Em curso | A data de início chega. | Sim, se adiar a data de início. |
| Em curso | Terminada | A data de fim chega. | Sim, se adiar a data de fim (uma prorrogação). |
| Futura, Em curso, Terminada | Cancelada | Alguém confirma Cancelar reserva, ou o cancelamento automático cancela uma entrada por pagar. Depois da entrada, só é possível dentro da Janela de cancelamento. | Não. Uma reserva cancelada fica cancelada. |
As mudanças de data acontecem sozinhas com o passar dos dias; ninguém avança uma reserva à mão. Cancelada é o único estado que resulta de uma ação (veja Cancelar ou eliminar uma reserva). Quais as datas que contam como início e fim é uma definição da conta (veja Que datas determinam o estado).
Algumas etiquetas parecem estados, mas não são:
- Em estadia substitui o distintivo de estado depois de a chegada do inquilino ser registada e até a sua partida ser registada. Só aparece quando o processo de check-in / check-out e Registar chegada e partida estão ativados (veja Definições de entrada e saída).
- Reembolsado, Pronto para reembolso e etiquetas semelhantes descrevem a caução ou uma linha de pagamento, não a reserva.
- Não existe um estado "Pendente" ou "Confirmada".
A API de gestão e as ferramentas de IA usam os valores upcoming, current, ended e canceled. current é o que a aplicação mostra como Em curso.
Filtros de estado na lista de Reservas
- Os filtros Todas, Em curso, Futuras, Terminadas e Canceladas mostram cada um uma contagem. Clique num para filtrar a lista. Clique outra vez no filtro ativo para voltar a Todas.
- O filtro selecionado quando abre a página vem do Filtro predefinido da lista de reservas em Definições → Definições Globais → Predefinições de reserva.
- Na vista Cronologia, o filtro Canceladas está desativado, porque as reservas canceladas não são desenhadas na cronologia.
Que datas determinam o estado
Por defeito, o estado segue as datas de check-in e check-out (entrada e saída). Se os seus contratos usam outras datas, por exemplo um contrato que começa no dia 1 enquanto o inquilino entra no dia 3, pode fazer o estado seguir o contrato:
- Vá a Definições → Definições Globais.
- Clique no lápis do primeiro cartão Predefinições de reserva ("Configure como as reservas são apresentadas e geridas").
- Defina Estado da reserva — datas preferidas como Datas do contrato ou Datas de check-in e check-out.
- Clique em Guardar. A alteração aplica-se logo a todas as reservas da conta.
O mesmo cartão tem Painel — datas preferidas, que decide se a lista de Reservas mostra a coluna e os filtros de data Entrada & Saída ou Período do contrato. Não altera o estado.
Marcos pelo caminho
O estado dá a visão geral. Entre a criação e o fim da estadia, uma reserva passa ainda por estes marcos, por esta ordem. Nenhum deles altera o estado, mas cada um decide o que pode acontecer a seguir.
| N.º | Marco | Atingido quando | Onde o vê |
|---|---|---|---|
| 1 | Criada | Alguém a adiciona com Criar Novo → Reserva ou com Adicionar reserva do calendário de uma unidade, ou ela chega de uma plataforma de reservas ou de um parceiro. | A VIVIN cria o plano de pagamentos e bloqueia as datas da unidade no seu calendário. |
| 2 | Contrato assinado | O inquilino assina no portal do inquilino, ou usa Carregar contrato assinado na secção Contrato da reserva. | A coluna Contrato da lista de Reservas: Contrato assinado, Contrato por assinar ou Não aplicável. |
| 3 | Confirmada | Os pagamentos definidos como Pagamentos de confirmação na reserva estão totalmente pagos. | Sem distintivo, mas Alterar unidade espera por ele. |
| 4 | Pronta para check-in | Todos os pagamentos de entrada estão pagos, e o contrato está assinado ou Não aplicável. | A coluna Pronto de Operações → Entrada e saída, a não ser que a sua Regra de Pronto no check-in peça mais ou menos. O gatilho do email de check-in Após pagamento e contrato assinado espera por ele. |
| 5 | Check-in | A data de início chega, tenha o inquilino chegado ou não. A reserva passa a Em curso. | Os códigos de entrada e o WiFi aparecem no portal do inquilino depois de o email de check-in ter sido enviado. |
| 6 | Pagamentos mensais | Cada data de vencimento passa. | Cada linha do Plano de Pagamento passa de Agendado para Parcialmente pago ou Pago, ou para Em atraso (Parcial em atraso quando parte está paga). |
| 7 | Check-out | A data de fim chega. A reserva passa a Terminada. | Os códigos de entrada saem do portal do inquilino à hora do check-out. |
| 8 | Caução liquidada | Os encargos por pagar são cobertos pela caução, e clica em Marcar como reembolsado no separador Caução pelo que sobra. Isto regista a devolução; não envia dinheiro nenhum. | O separador Caução e Finanças → Cauções. |
Não aplicável significa que a categoria do inquilino desliga o contrato ou o portal do inquilino, por isso não há nada para assinar. O email de check-in sai no gatilho definido em Definições → Comunicações, ou à mão com Enviar e-mail de check-in na reserva (veja Gerir um check-in). Marcar como reembolsado precisa da permissão Refund e, por defeito, só funciona a partir da data de fim do contrato, a não ser que Permitir reembolso antes do fim do contrato esteja ativado em Definições → Definições Globais. Como os pagamentos preenchem as linhas: Alocação de pagamentos.
Onde o estado importa
- Painel: a Receita Mensal e a Dívida Total contam apenas reservas Em curso. A Dívida Total das Finanças conta também as reservas terminadas e canceladas.
- Cronologia: as reservas canceladas não são mostradas.
- Regras de email: os Filtros de audiência de uma regra de comunicação incluem o Estado da reserva (Definições → Comunicações).
- Cancelar reserva: o botão estar ativo ou não depende do estado (veja abaixo).
Alterar uma reserva durante a sua vida
Como o estado é calculado a partir das datas, alterar uma data pode mudar o estado de imediato. Tudo isto começa no separador Informação do Contrato da gaveta da reserva.
| Alteração | Como | Convém saber |
|---|---|---|
| Datas | Lápis em Informação da reserva e depois clique na data | Escolhe se atualiza o plano de pagamentos e, se houver contrato, se o regenera só para o novo período ou para toda a estadia (ou como adenda, quando disponível). |
| Renda mensal | Lápis em Informação da reserva e depois clique em Renda mensal | Os meses já faturados mantêm o seu valor. |
| Unidade | Lápis em Imóvel e unidade (Alterar unidade) | Só antes do check-in, depois de a reserva estar confirmada, e nunca numa reserva do Gestor de Canais. O contrato e o plano de pagamentos ficam como estão. |
| Inquilino | Lápis junto ao inquilino (Trocar inquilino) | Só antes do check-in, sem contrato assinado e sem nada faturado, e nunca numa reserva do Gestor de Canais. Os pagamentos, as faturas e as cauções ficam com o inquilino original. |
As reservas sincronizadas do Airbnb ou do Booking.com através do Gestor de Canais mantêm bloqueados na VIVIN as datas, a unidade, o inquilino, as ações do contrato e Eliminar reserva. Altere-as ou cancele-as na plataforma de reservas quando puder. Cancelar reserva só é desbloqueado depois de definir a unidade como Sem integração nesse canal — veja Cancelar uma reserva.
Cancelar ou eliminar uma reserva
Os dois botões ficam no fim do separador Informação do Contrato. Têm funções diferentes.
Cancelar reserva serve para uma reserva real que não vai avançar ou que termina mais cedo. A reserva mantém o seu histórico e mostra Cancelada.
- Está sempre ativo para reservas Futuras. Depois da entrada, continua ativo durante o número de dias definido em Janela de cancelamento (Definições → Definições Globais → Cancelamento e renda; 30 por defeito, 0 significa sem limite).
- Precisa de Bookings → Refund em Definições → Utilizadores → Permissões por função, que por defeito só o Super administrador tem, mais Edit Items quando altera valores de pagamentos e Add Credit Note quando as linhas faturadas precisam de uma nota de crédito.
- Um assistente curto pede o método de reembolso (Reembolso total, Sem reembolso ou Reembolso parcial) e aplica tudo de uma vez. Veja Cancelar uma reserva para cada passo.
- Cancelar não move dinheiro por si só. Os reembolsos seguem o processo normal de reembolso, e as notas de crédito que cria esperam para ser emitidas em Finanças → Transações.
- As datas da unidade ficam livres, e os tickets automáticos de check-in e check-out da reserva são cancelados.
- Com Cancelamento automático de move-in em dívida ativado (no mesmo cartão), a VIVIN cancela sem reembolso uma reserva em que todos os pagamentos de entrada continuam totalmente por pagar depois de passar o Período de carência (dias após o check-in). O Changelog regista-o.
Eliminar reserva serve para uma reserva que nunca devia ter existido, como uma duplicada. Remove a reserva de todas as listas e liberta as datas da unidade, e não se pode anular.
- É recusada enquanto algum pagamento da reserva tiver uma fatura (incluindo uma manual ou em rascunho), ou enquanto estiver associado um pagamento recebido por IBAN virtual, cartão ou plataforma de reservas. Rejeite ou reatribua primeiro esse pagamento, ou cancele antes a reserva.
- Precisa da permissão Delete no grupo Bookings de Definições → Utilizadores → Permissões por função. Por defeito, só o Super administrador a tem.
Dicas
- Os dias mudam à meia-noite UTC, por isso, perto da meia-noite no seu fuso horário, uma reserva pode passar a Em curso ou Terminada umas horas mais cedo ou mais tarde do que espera.
- Uma reserva já mostra Terminada na manhã do dia do check-out. Se registar chegadas e partidas, o distintivo Em estadia e o filtro Atualmente em estadia mostram quem ainda não saiu.
- Se o estado e as datas mostradas na lista parecerem dessincronizados, verifique se Estado da reserva — datas preferidas e Painel — datas preferidas usam o mesmo tipo de datas.
Relacionado
- Reservas — a lista, a Cronologia e a gaveta da reserva.
- Alocação de pagamentos — como o plano de pagamentos é construído e pago.
- Cancelar uma reserva — o assistente de cancelamento passo a passo.
- Reembolsar uma caução — liquidar e devolver a caução depois da saída.
- Predefinições de reservas e pagamentos — predefinições de reserva, janela de cancelamento e cancelamento automático.