Definições do portal

Defina as predefinições de toda a conta do Portal do Inquilino: o seu idioma, o que os inquilinos podem editar e ver, e o que têm de completar antes de assinar.

Antes de começar

• Onde: Definições → Definições do portal, no grupo Portal do Inquilino (https://platform.vivin.app/settings/tenantPortal).
• Plano: todas as contas. Os pagamentos online no portal são ativados pela VIVIN, não aqui.
• Permissões: Account Settings → Module e Account Settings → Preferences, que também abre a maior parte das Definições Globais. O Super administrador e o Administrador têm ambas por defeito.

Tudo está num só cartão, Portal do inquilino. Clique no lápis, altere o idioma ou os interruptores e depois em Guardar (ou Cancelar). Na vista de leitura, cada interruptor mostra Ativo ou Inativo; o ícone de informação explica-o. As categorias de inquilino podem substituir estas predefinições: veja As categorias de inquilino substituem estas predefinições.

Idioma predefinido

Campo	O que faz	Predefinição
Idioma predefinido	O idioma em que o portal abre para os inquilinos que ainda não escolheram um.	Não definido (Inglês)

As opções são Não definido (Inglês), Inglês, Português, Español e Italiano. Um inquilino que escolha um idioma no cabeçalho do portal mantém-no. Para definir o idioma de um inquilino, abra-o em Inquilinos e use o menu junto ao nome; Predefinição da conta devolve-o a esta definição.

O inquilino pode editar

O que os inquilinos podem alterar na página Conta do portal e no assistente de assinatura. Quando um interruptor está desativado, os inquilinos veem os campos, mas é a sua equipa que os preenche.

Interruptor	O que o inquilino pode alterar	Predefinição
Permitir editar NIF	NIF, morada de residência e país de emissão, até assinar	Desativado
Permitir editar documento de identificação	Número, tipo e data de validade do documento, até assinar	Desativado
Permitir editar dados de faturação	Dados de faturação (faturação da empresa, morada, cidade, código postal, país), até assinar	Desativado
Permitir editar dados de faturação após assinatura do contrato	Os dados de faturação também depois de assinar	Desativado
Permitir inquilino editar IBAN	Dados bancários (IBAN, ou número de conta e campos do banco fora da Europa), até assinar	Desativado
Manter IBAN editável após assinatura do contrato	Os dados bancários também depois de assinar; só aparece com o interruptor do IBAN ativado	Desativado
Permitir editar campos de identificação após assinatura	Número, tipo e data de validade do documento também depois de assinar	Desativado
Permitir editar campos fiscais após assinatura	NIF, morada de residência e país também depois de assinar	Desativado

• Um interruptor "após assinatura do contrato" só funciona com o seu interruptor de base ativado.
• O contrato conta como assinado assim que o inquilino assina, mesmo que um segundo inquilino ou fiador ainda tenha de assinar.
• O nome próprio, o apelido, o telefone e a nacionalidade são sempre editáveis, a não ser que uma categoria de inquilino os bloqueie.

Módulos do portal

Interruptor	O que os inquilinos veem quando está ativado	Predefinição
Permitir criar pedidos	Os pedidos no separador Apoio (problemas e dúvidas tornam-se tickets nas Operações) e o cartão de pedidos em aberto no Início. As suas FAQs publicadas continuam no separador Apoio quando está desativado.	Ativado
Permitir ver serviços	O separador Serviços com os seus serviços ativos.	Ativado
Permitir ver utilidades	O separador Consumos com a repartição diária de custos e as faturas; nunca em reservas reembolsadas.	Ativado
Permitir ver códigos de entrada	Os códigos do edifício, da propriedade e da unidade no Início, desde o email de check-in até ao check-out.	Ativado
Permitir abrir portas Nuki a partir do portal	Um botão Abrir porta para cada porta Nuki no Início, desde a hora de check-in da reserva até ao check-out.	Desativado
Permitir abrir a app Nuki a partir do portal	Um botão Abrir a app Nuki no Início, nas reservas com uma porta Nuki, desde o email de check-in até ao check-out.	Desativado
Permitir ver descrições de pagamentos	O texto que a sua equipa escreve num pagamento, encargo ou desconto.	Ativado
Permitir ver histórico de transações	O Histórico de transações na página de Pagamentos e Ver transações no Início.	Ativado

• Os códigos de entrada e os dois botões Nuki nunca aparecem numa reserva cancelada. Desativar os códigos de entrada não os retira do email de check-in. O botão Abrir porta precisa de uma hora de check-in na reserva.
• Com as descrições de pagamentos desativadas, os inquilinos continuam a ver os valores e os títulos normais, e o ChatBot também não cita o texto.
• A Cronologia de pagamentos continua visível sem o histórico de transações.

Obrigatório para assinar o contrato

Cada interruptor "Exigir …" torna um campo obrigatório no assistente de assinatura. Todos começam Inativo: Nome, Apelido, Telefone, Nacionalidade, Número de identificação, Tipo de documento, Data de validade do documento, País de emissão, NIF, Morada, IBAN, Contacto de emergência, Data e local de nascimento e Residência habitual.

• "Exigir IBAN" aplica-se no passo de Faturação; um número de conta não europeu conta em vez de um IBAN.
• "Exigir Contacto de emergência" exige apenas o primeiro contacto.
• Os últimos três ficam a cinzento até a sua secção estar ativada em Dados do contrato.

Documentos obrigatórios

Ficheiros que o inquilino tem de carregar no portal antes de assinar, como "cartão de cidadão ou passaporte". A lista começa vazia (Nenhum).

1. No modo de edição, em Obrigatório para assinar o contrato, encontre Documentos obrigatórios.
2. Escreva um nome (texto de exemplo "ex.: cartão de cidadão ou passaporte") e clique em Adicionar, ou prima Enter. Repita conforme precisar.
3. Clique em Guardar. Remova um nome com o seu × durante a edição.

Cada nome pode ter até 128 carateres, e a lista inteira deve ser curta.

• Os inquilinos veem Documentos a carregar na página Documentos do portal e no fim de Os seus dados no assistente de assinatura, uma linha por nome, com fotografias e PDF aceites. O Seguinte fica bloqueado até cada nome ter um ficheiro.
• No separador Ficheiros da reserva, cada carregamento do inquilino mostra o nome do documento, e um contrato por assinar lista os nomes que ainda faltam. Os carregamentos da equipa não contam, e apagar um ficheiro obrigatório devolve o seu nome à lista dos que faltam.

As categorias de inquilino substituem estas predefinições

Uma categoria de inquilino pode desativar o acesso ao portal, bloquear campos e ativar módulos para os seus inquilinos. Os seus interruptores Suporte / chat, Subscrições / extras e Serviços substituem, para eles, Permitir criar pedidos, Permitir ver serviços e Permitir ver utilidades. Uma categoria não pode desbloquear um campo que este separador bloqueia.

O que acontece quando guarda

• As predefinições aplicam-se a todos os inquilinos sem uma categoria que as substitua, da próxima vez que abrirem o portal.
• Os novos requisitos de assinatura e documentos obrigatórios aplicam-se aos contratos ainda não assinados; os contratos assinados não são afetados.

Resolução de problemas

• Um inquilino não consegue concluir a assinatura: um campo obrigatório está vazio e ele não o pode editar, ou falta um documento obrigatório. Permita a edição desse campo, preencha-o no inquilino, ou peça o carregamento.
• Um grupo obrigatório (contacto de emergência, dados de nascimento, residência habitual) está a cinzento: ative a sua secção em Dados do contrato.
• Os inquilinos não têm o separador Pagamentos: os pagamentos são ativados pela VIVIN, precisam de Pagamentos da propriedade ativos na propriedade e de uma categoria de inquilino que os permita.

Dicas

• Dê aos documentos obrigatórios o nome com que os pediria a um inquilino; as mesmas palavras aparecem no portal e em Ficheiros.
• Para exigir a Finalidade do contrato antes de assinar, use Tornar Finalidade do contrato obrigatória em Categorias.

Relacionado

• Portal do inquilino
• Categorias de inquilino
• Serviços
• FAQs
• Módulos opcionais: inquéritos, inventário e entrada / saída no portal