Pagamentos

Defina quando os inquilinos devem dinheiro, o que acontece quando pagam tarde e como são tratados os pagamentos deles e os seus pagamentos de saída.

Antes de começar

• Onde: Definições → Pagamentos, no grupo Faturação (https://platform.vivin.app/settings/payments).
• Plano: todas as contas têm este separador.
• Permissões: Account Settings → Module e Account Settings → Invoicing & Payments; guardar um cartão precisa também de Account Settings → Preferences ou Fees. O Super administrador e o Administrador têm as três por defeito. O cartão Ajuste de rendas precisa também de Bookings → Bulk Rent Increase.

Cada cartão tem um lápis para o editar e depois Guardar ou Cancelar. Um cartão guarda-se por si. As opções de fatura e os códigos de imposto estão no separador Faturação.

Prazos de pagamento

Campo	O que faz	Predefinição
Dia de vencimento	O dia do mês em que vencem os encargos mensais, como a renda.	20
Mês de vencimento	Se esse dia cai no mês anterior, no mesmo mês ou no mês seguinte ao mês cobrado.	Mês anterior
Limite de reembolso da caução	Dias que tem para devolver uma caução.	0 dias

• O Mês de vencimento oferece Mês anterior, Mês atual e Mês seguinte. Com 25 e Mês anterior, a renda de outubro vence a 25 de setembro.
• Uma propriedade com a sua própria Data de Vencimento e o seu próprio Mês de vencimento substitui estes valores nas suas reservas. O Dia de vencimento tem de estar entre 1 e 31.
• O Limite de reembolso da caução conta a partir da data escolhida em Referência do limite de reembolso da caução, nas Predefinições de reservas e pagamentos. Cada reserva pode substituí-lo, e ele define a data de vencimento do reembolso em Finanças → Cauções.

Penalizações por atraso

Quando um inquilino paga tarde, a VIVIN acrescenta sozinha uma penalização ao plano de pagamentos da reserva: uma linha Outros descrita como penalização por pagamento em atraso. Nada é cobrado enquanto o Valor da penalização não estiver definido.

Campo	O que faz	Predefinição
Frequência	Com que frequência se acrescenta uma penalização enquanto a dívida continua por pagar.	Uma vez
Tipo	Valor Fixo ou percentagem Variável do valor em atraso.	Fixo
Valor da penalização	O valor (Fixo) ou a percentagem (Variável).	0
Tolerância em dias	Dias de tolerância depois da data de vencimento.	0
Tolerância de dívida	Valor em atraso igual ou inferior ao qual não se cobra penalização. Só no Fixo.	0
Apenas reservas atuais	Quando ativado, só as estadias em curso são cobradas.	Desativado

• Frequência: Uma vez acrescenta uma penalização por cada data de vencimento em atraso, na primeira noite depois dos dias de tolerância, e nunca a repete. Os encargos que vencem no mesmo dia partilham uma penalização e, quando várias datas de vencimento já passaram os dias de tolerância na primeira noite (por exemplo, logo a seguir a definir um Valor da penalização), só a mais recente a recebe. Todos os dias e A cada dois dias repetem-na enquanto a dívida estiver por pagar.
• Tolerância em dias: só há penalização quando passaram mais de Tolerância em dias + 1 dias desde a data de vencimento. Com 0, a primeira penalização chega 2 dias depois.
• A Tolerância de dívida só aparece no Fixo, mas um valor guardado aí continua a aplicar-se depois de mudar para Variável. Ponha-a a 0 primeiro se não o quiser.
• No modo de edição, Apenas reservas atuais lê-se Aplicar apenas a reservas atuais.
• Exemplo: com Variável a 2%, um inquilino com 600 € em atraso depois dos dias de tolerância é cobrado em 12 €.
• As reservas canceladas e as reservas sem dívida nunca têm penalizações. Para poupar uma reserva, assinale Excluir esta reserva das taxas de penalização no separador Informação do Contrato dela. Para enviar email aos inquilinos, acrescente uma regra Taxa de penalização em Comunicações.

Taxa de check-in fora de horas

Cobra uma taxa sozinha quando uma reserva faz check-in fora do horário de trabalho: num dia útil dentro da janela horária, ou a qualquer hora num fim de semana ou num feriado assinalado.

Campo	O que faz	Predefinição
Regra ativa	Ativa a taxa.	Desativado
Não cobrar unidades com fechadura eletrónica	Sem taxa nas unidades em que Tem fechadura eletrónica está ativado.	Ativado
Valor	O valor da taxa.	25
Designação da cobrança	A etiqueta da cobrança, até 60 carateres.	Check-in fee
Categoria de faturação	A categoria Outros cujo IVA e código de produto faturam a taxa.	Nenhuma
Janela horária (dias úteis)	Hora de início e de fim, ao minuto.	18:01 – 08:59
Feriados	Feriados cobrados a qualquer hora, como os fins de semana.	Todos menos o Carnaval

• Um início posterior ao fim atravessa a meia-noite: a predefinição cobra as chegadas ao fim da tarde e de madrugada. O início e o fim têm de ser diferentes.
• Os feriados são os feriados nacionais portugueses mais o Carnaval (não obrigatório) e Santo António (Lisboa). A VIVIN calcula as suas datas todos os anos.
• Uma reserva num dia útil sem hora de check-in própria usa a Hora de check-in das Predefinições de reservas e pagamentos. Sem nenhuma das duas, nunca é cobrada.
• Definir o Acesso à porta da unidade como Definição manual ou Cacifo Nuki não marca uma unidade como eletrónica para a exclusão; só o Tem fechadura eletrónica o faz.
• Sem Categoria de faturação, a taxa usa o IVA geral de Outros; uma categoria entretanto removida de Outros é ignorada.
• Só pagam a taxa os inquilinos cuja categoria de inquilino tem a Taxa de check-in fora de horas ativada. Defina isso no cartão Inquilinos em Categorias.
• A taxa é acrescentada quando uma reserva é criada, e atualizada ou removida quando a sua data ou hora de check-in muda. Guardar este cartão, ou mudar a categoria de um inquilino, não mexe nas reservas existentes.

Quando mostrar pagamento como devido

Campo	O que faz	Predefinição
Dias antes do vencimento	Quantos dias antes da data de vencimento um encargo passa a ser pagável.	15

A partir daí, tanto a sua equipa como o inquilino veem o encargo como devido; a data de vencimento em si não muda. Uma reserva pode alterá-lo com Dias antes do vencimento (pagável) no separador Informação do Contrato dela.

Preços duplos

Para mercados com um limite legal da renda: a linha Renda guarda só a renda limitada e o resto é cobrado numa linha Outros separada.

Campo	O que faz	Predefinição
Preços duplos ativos	Divide a renda nas unidades que têm um Limite local da renda.	Desativado
Categoria de outros	A categoria que guarda a diferença.	Nenhuma

1. Ative Preços duplos ativos e escolha a Categoria de outros.
2. Defina um Limite local da renda em cada unidade que precisar, em Anúncios.

Com uma renda de 800 € e um limite de 600 €, cada mês tem uma linha Renda de 600 € e uma linha de 200 € na sua categoria. A divisão é decidida quando a reserva é criada, por isso desativá-la mais tarde não volta a dividir as reservas. Os modelos de contrato podem imprimir as duas partes (veja Contrato).

Prestações de renda

Só para reservas do tipo de contrato Prestações. A renda do primeiro mês continua a ser uma linha Renda e o resto é dividido em algumas linhas Prestação iguais.

Campo	O que faz	Predefinição
Prestações por duração do contrato	Quantas prestações tem um contrato, consoante a sua duração em meses.	Vazio
Datas de vencimento	Datas DD-MM fixas opcionais para as prestações.	Distribuídas uniformemente
Dias mínimos após a primeira prestação	Ignora uma data de vencimento mais próxima do check-in do que isto.	30

• Escreva pares maxMonths:count por ordem crescente com um * no fim, por exemplo 4:1,9:2,*:4: até 4 meses numa prestação, 5 a 9 em duas, mais longos em quatro. Cada número vai de 1 a 4.
• Enquanto as faixas estiverem vazias, e nos contratos com mais de 12 meses, estas reservas mantêm a renda mensal.
• Exemplo de Datas de vencimento: 05-11,05-02,05-04,05-09. Os Dias mínimos após a primeira prestação (0 a 365) só se aplicam quando há datas de vencimento definidas.

Serviços recorrentes

Como os serviços mensais de Serviços são cobrados quando o primeiro ou o último mês está só parcialmente coberto.

Campo	O que faz	Predefinição
Seguir o tipo de contrato da reserva	Os serviços seguem o tipo de renda da reserva.	Desativado
Cobrança	Um só modo para todas as reservas enquanto o interruptor está desativado.	Valor mensal integral

• Seguir o tipo de contrato: os contratos diários fazem proporção por dias, os quinzenais por meios meses, os mensais cobram meses inteiros.
• Cobrança: Valor mensal integral cobra todos os meses por inteiro, Quinzenal cobra metade quando só uma quinzena está coberta, Diário faz proporção pelos dias da estadia.

Prioridades de pagamento

Decide que encargos em aberto o pagamento de um inquilino cobre primeiro. Os encargos necessários para confirmar a reserva ou para a entrada vêm sempre primeiro, e os encargos já pagáveis vêm antes dos que ainda não o são.

Campo	O que faz	Predefinição
Ordem de prioridade	A ordem dos tipos de encargo. Arraste as linhas no modo de edição.	Caução, Taxa administrativa, Renda, Taxa de limpeza, Taxa de saída, Outros
Priorizar datas de vencimento	Põe a data de vencimento mais antiga antes da ordem de prioridade.	Desativado

• Desativado, a Ordem de prioridade vem primeiro e a data de vencimento mais antiga desempata. Ativado, é ao contrário.
• As linhas de Prestação ocupam o lugar da Renda. Veja Alocação de pagamentos para um exemplo prático.

Cauções do primeiro e último mês

Para propriedades que cobram a renda do primeiro ou do último mês adiantada.

Campo	O que faz	Predefinição
Manter valor	A quanto ascende esse pagamento adiantado.	Integral

Integral é uma renda mensal completa; quando o mês está só parcialmente ocupado, a VIVIN compensa a diferença com o mês seguinte ou o anterior. Proporcional é a renda desse mês em proporção aos dias da estadia.

Pagamentos de saída

Pagamentos do dinheiro que os inquilinos pagam através da VIVIN. Reveja-os em Finanças → Pagamentos.

Campo	O que faz	Predefinição
Tipo de aprovação	Se um novo pagamento de saída espera por aprovação.	Aprovação obrigatória
Tipo de pagamento de saída	Quem recebe os pagamentos de saída.	Conta

• Com Aprovação obrigatória, cada pagamento de saída espera até alguém com Finance → Approve Payments o aprovar; por defeito, só o Super administrador a tem. Com Sem aprovação, os pagamentos de saída são aprovados quando criados.
• Conta paga tudo à sua empresa. Proprietários cria um pagamento de saída por proprietário, para o IBAN do registo dele em Proprietários. Antes de a escolher, dê a cada propriedade um proprietário e a cada proprietário um IBAN. Cada proprietário precisa também de uma conta para pagamentos por cartão, que o suporte da VIVIN configura; sem ela, os inquilinos não podem pagar por cartão as propriedades desse proprietário.

Ajuste de rendas

Aumenta a renda de muitas reservas de uma vez por uma percentagem, a partir de um mês escolhido. Clique em Rever e aplicar no cartão. Veja Ajuste de rendas.

O que acontece quando guarda

• O Dia de vencimento, o Mês de vencimento, os Dias antes do vencimento e os Preços duplos são copiados para cada reserva quando é criada. Alterá-los afeta apenas as novas reservas.
• As regras de penalização, de prioridade e de pagamentos de saída aplicam-se a partir da sua execução seguinte, incluindo às reservas existentes.
• A taxa de check-in fora de horas aplica-se às reservas criadas ou reagendadas depois. As prestações de renda aplicam-se quando o plano de pagamentos de uma reserva de Prestações é gerado.

Resolução de problemas

• "Introduza duas horas diferentes no formato HH:MM": a janela do check-in fora de horas precisa de um início e de um fim diferentes.
• "O valor da taxa de check-in fora de horas tem de ser superior a 0": introduza um valor acima de 0, até 10 000.
• Uma faixa de prestações é recusada, por exemplo "needs exactly one * catch-all band": mantenha as faixas por ordem crescente, cada número de 1 a 4, e um * no fim.
• Não aparece nenhuma penalização: verifique que o Valor da penalização é superior a 0 e que a dívida já passou Tolerância em dias + 1 dias e está acima da Tolerância de dívida.

Dicas

• As penalizações são cobradas sem aprovação. Defina a Tolerância em dias e a Tolerância de dívida antes de introduzir um Valor da penalização.
• A taxa de check-in fora de horas não cobra a ninguém até uma categoria de inquilino ter a Taxa de check-in fora de horas ativada.

Relacionado

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