Saltar para o conteúdo principal

Perguntas frequentes e resolução de problemas

Respostas curtas às perguntas que os senhorios e os gestores de propriedades mais fazem, agrupadas por tema, cada uma com um link para a página com os passos completos. Se a sua pergunta não estiver aqui, abra Ajuda e suporte na aplicação (veja Obter ajuda e suporte).

Conta e início de sessão​

Como inicio sessão?​

Vá a platform.vivin.app, introduza o seu email e a sua palavra-passe, escreva depois o código de 6 dígitos que a VIVIN lhe envia por email e clique em Verificar e entrar. No seu próprio dispositivo, marque Não pedir código neste navegador durante 30 dias, ou use Sign in with Google, que não pede código. Veja Iniciar sessão.

Esqueci-me da palavra-passe. Como a reponho?​

Clique em Repor a palavra-passe na página de início de sessão e siga o link enviado por email. A palavra-passe nova precisa de pelo menos 10 caracteres e não pode ser uma palavra-passe comum nem uma que tenha aparecido numa fuga de dados. Um administrador também lhe pode enviar um link com Reenviar palavra-passe no seu cartão em Definições → Utilizadores. Veja Repor a palavra-passe de um utilizador de gestão.

Como adiciono um colega e controlo o que ele pode fazer?​

Em Definições → Utilizadores, clique em Adicionar membro (ou use Criar Novo → Membro da Equipa) e escolha uma função. O que cada função pode fazer define-se por função em Permissões por função, no mesmo separador. Se o email do colega coincidir com o de um proprietário, a VIVIN pede-lhe que confirme Ligar utilizador, e ele passa a ver apenas as propriedades desse proprietário. Veja Utilizadores e Inícios de sessão dos proprietários.

Porque está um item de menu ou um botão a cinzento?​

A sua função não tem a permissão, ou o seu plano ou a sua conta não inclui essa parte: passe o rato por cima para ver porquê. Numa conta nova, algumas ações são só do Super administrador, como criar reservas, aprovar pagamentos e reembolsar cauções, até um Super administrador as conceder a outras funções. Veja Quando um módulo está a cinzento ou em falta.

Porque abre a VIVIN nas Vendas ou nas Operações em vez do Painel?​

O Painel precisa de acesso a Anúncios, Reservas, Vendas, Finanças e Despesas. Se a sua função não tiver um deles, a VIVIN abre antes o primeiro módulo que pode usar. Veja Painel.

Porque não vejo todos os módulos no telemóvel?​

O menu do telemóvel mantém o Painel, os Anúncios, as Reservas, as Operações, a Caixa de Entrada e o Genius. Os outros módulos e as Definições abrem a partir de um link ou de um favorito, ou num computador. Veja Num telemóvel.

Como altero o idioma da aplicação?​

Em Definições → Definições pessoais → Idioma, escolha English, Português, Español ou Italiano. A alteração aplica-se só a si. No telemóvel, use o botão do idioma junto a Terminar sessão. Veja Definições pessoais.

Onde estão as minhas notificações?​

No sino: no cabeçalho do Painel num computador, e na barra superior num telemóvel. Escolhe o que recebe em Definições → Definições pessoais. Veja Notificações.

Uma janela de pagamento bloqueia a aplicação depois de eu iniciar sessão. O que faço?​

A VIVIN precisa de um cartão registado para a sua subscrição: adicione-o nessa janela. Se a janela oferecer Farei isso mais tarde, é apenas um lembrete e pode continuar. Veja Lembrete de cartão e bloqueio por falta de cartão.

Como contacto o suporte da VIVIN?​

Abra Ajuda e suporte (o botão redondo em baixo à direita, ou o ícone de chat num telemóvel), clique em Novo Ticket e descreva o problema. Se não conseguir iniciar sessão, envie um email para [email protected]. Veja Obter ajuda e suporte.

Anúncios​

Qual é a diferença entre uma propriedade e uma unidade?​

Uma propriedade é o edifício ou apartamento; uma unidade é o que arrenda nele. Primeiros passos lista o que pertence a cada uma, e Integrar uma nova propriedade adiciona ambas.

Como bloqueio datas numa unidade ou em várias?​

Para uma unidade, acrescente um bloqueio no calendário dela em Anúncios. Para várias unidades da mesma propriedade, use Criar Novo → Indisponibilidade: se alguma unidade colidir com uma reserva ou com outro bloqueio, não é criado nada e a VIVIN lista os conflitos. Veja Limpar bloqueios manuais.

Porque parece que um bloqueio termina com um dia de diferença?​

A data de fim é o dia em que a unidade volta a estar livre, por isso a última noite bloqueada é o dia anterior. As reservas funcionam da mesma forma. Veja Auditoria.

Porque estão os dias a seguir a um check-out a cinzento quando adiciono uma reserva?​

São dias de preparação, que mantêm a unidade livre para limpeza depois de uma estadia; o calendário da unidade mostra-os como +N dias de preparação. Defina-os em Definições → Definições Globais, ou marque Ignorar dias de preparação da unidade em Adicionar reserva. Veja Predefinições de reserva (horas).

Como arquivo uma propriedade, e posso desfazer?​

Abra a propriedade em Anúncios e clique em Arquivar. Passa para Anúncios → Arquivadas com todas as suas reservas e todo o seu histórico, e Desarquivar traz-a de volta. Eliminar não pode ser anulado. Veja Anúncios.

Como altero os preços de muitas unidades de uma vez?​

Em Vendas → Preços, selecione células ou um mês inteiro e depois escolha Definir preço ou Ajustar em. Para aumentar a renda de reservas que já tem, use antes o Ajuste de rendas (veja abaixo). Veja Vendas.

Onde edito as definições e os dados de divulgação de uma propriedade?​

Em Anúncios, clique no cartão de uma propriedade ou na linha de uma unidade. A Configuração tem as definições do dia a dia; a Integração completa tem os textos de divulgação, a localização e as comodidades de que as plataformas de parceiros precisam. Veja Anúncios.

Reservas​

Como crio uma reserva?​

Clique em Criar Novo → Reserva, ou em Adicionar reserva no calendário de uma unidade. Marque Enviar email de onboarding e contrato para enviar logo um email ao inquilino. Numa conta nova só um Super administrador pode criar reservas. Veja Processar uma nova reserva.

O que significam Futura, Em curso, Terminada e Cancelada?​

A VIVIN calcula-os a partir das datas: Futura começa depois de hoje, Em curso já começou, e Terminada chegou à sua data de fim, por isso uma reserva diz Terminada no dia do check-out. Cancelada é o único estado que resulta de uma ação. Veja Ciclo de vida da reserva.

Devo cancelar ou eliminar uma reserva?​

Cancelar reserva é para uma estadia real que não vai acontecer ou que termina mais cedo: acerta as linhas de pagamento e mantém o histórico. Eliminar reserva é só para enganos, como duplicados: não pode ser anulado, e é recusado quando uma linha já está faturada ou há um pagamento por IBAN virtual, cartão ou plataforma associado. Veja Cancelar ou eliminar uma reserva.

Porque está o botão Cancelar reserva a cinzento?​

Depois da entrada, uma reserva só pode ser cancelada dentro da Janela de cancelamento (30 dias por predefinição). As reservas do Airbnb e do Booking.com sincronizadas através do Gestor de Canais ficam bloqueadas enquanto a unidade está ligada. Para cancelar seja o que for, a sua função precisa também de Bookings → Refund, que por predefinição só o Super administrador tem. Veja Cancelar uma reserva.

Porque foi uma reserva cancelada automaticamente?​

O Cancelamento automático de move-in em dívida está ligado em Definições → Definições Globais. Depois do período de tolerância, cancela sem reembolso as reservas cujos pagamentos de entrada continuam totalmente por pagar, e o Changelog da reserva regista-o. Veja Cancelar ou eliminar uma reserva.

Como altero as datas de uma reserva ou prolongo uma estadia?​

No separador Informação do Contrato da reserva, clique no lápis em Informação da reserva e depois na data. Para a entrada e a saída, mantenha Atualizar o plano de pagamentos ligado para que os pagamentos acompanhem, e volte a gerar o contrato se houver um. Veja Alterar uma reserva durante a sua vida.

Pus uma reserva na unidade errada ou no inquilino errado. E agora?​

Use Alterar unidade (antes do check-in, depois de a reserva estar confirmada) ou Trocar inquilino (antes do check-in, sem contrato assinado e sem nada faturado) no separador Informação do Contrato. Nenhum funciona nas reservas do Airbnb ou do Booking.com sincronizadas através do Gestor de Canais: altere-as no canal. Veja Alterar uma reserva durante a sua vida. Para passar um inquilino para outro quarto depois do check-in, adicione uma reserva nova e reembolse ou transfira a caução: veja Alterar a unidade.

Porque não posso editar uma reserva do Airbnb ou do Booking.com?​

As reservas sincronizadas através do Gestor de Canais espelham a reserva no canal. Altere lá as datas, a unidade ou o inquilino, e a alteração sincroniza de volta para a VIVIN. Veja O que pode alterar numa reserva sincronizada.

No separador Informação do Contrato da reserva, em Check-in e check-out, use Enviar e-mail de onboarding, Enviar acesso ao portal ou Enviar e-mail de check-in. Depois de enviado, cada botão passa a dizer Reenviar … e mostra quando saiu pela última vez. Veja Processar uma nova reserva.

Porque não saiu o email de check-in automaticamente?​

Segue o gatilho de check-in em Definições → Comunicações → Emails do ciclo da reserva. Sem gatilho desliga-o, enquanto Após pagamento e Após pagamento e contrato assinado esperam até a reserva os cumprir; um contrato Não aplicável conta como assinado. Também o pode enviar à mão com Enviar e-mail de check-in. Veja Gerir um check-in.

Pagamentos e finanças​

Como pagam os inquilinos a renda?​

Quando a VIVIN ativou os pagamentos online na sua conta (só em EUR), cada reserva tem o seu próprio IBAN virtual, e os inquilinos também podem pagar por cartão no Portal do inquilino. A VIVIN regista esses pagamentos por si, incluindo uma transferência para o IBAN virtual feita pelos pais ou por uma empresa. Se um cartão é recusado, não se regista nada e o inquilino paga com outro cartão ou por transferência bancária. O dinheiro que recebe de qualquer outra forma, tem de o registar por si. Veja Efetuar pagamento.

Como registo um pagamento feito por transferência bancária ou em numerário?​

Na reserva, abra o Plano de Pagamento e clique em Transação, ou use Criar Novo → Transferência. O pagamento cobre os encargos pela ordem das suas Prioridades de pagamento e fica Pendente até alguém com Finance → Approve Payments o aprovar, a menos que a sua função tenha Finance → Auto Approve Manual In Payments. Veja Registar um pagamento.

Registei um pagamento com o valor errado ou na reserva errada. Como corrijo?​

Enquanto está Pendente, use Editar valor ou Rejeitar pagamento. Depois de aprovado, Reverter pagamento volta a pô-lo como Pendente. Atribuir a outra reserva passa-o para a estadia certa. Veja Aprovar, rejeitar ou reverter um pagamento.

Como acrescento um encargo extra ou um desconto?​

No Plano de Pagamento da reserva, clique em Encargo ou Aplicar desconto. As cauções e as linhas faturadas não podem ter desconto; numa linha faturada, emita antes uma nota de crédito. Veja Reservas.

Porque não posso baixar uma renda que já foi faturada?​

Os meses faturados mantêm o seu valor. Use Nota de crédito na linha, no separador Valores do Contrato da reserva; para dinheiro que nunca foi faturado, use Devolução de valor. Veja Quando o plano muda.

Como aumento a renda de muitas reservas existentes?​

Em Definições → Pagamentos → Ajuste de rendas, clique em Rever e aplicar, introduza o aumento e o mês em que começa, pré-visualize e depois Aplicar. Não pode ser anulado, e ignora as reservas com preços duplos, renda paga em prestações ou faturação em curso. Precisa da permissão Bulk Rent Increase. Veja Ajuste de rendas.

Como reembolso uma caução?​

Envie o dinheiro a partir do seu banco e depois clique em Marcar como reembolsado no separador Caução da reserva. Isto regista o reembolso mas não envia dinheiro nenhum, e precisa da permissão Refund. Veja Reembolsar uma caução.

Porque mostram o Painel e as Finanças uma Dívida Total diferente?​

O Painel conta apenas as reservas em curso, enquanto Finanças → Visão Geral conta também as terminadas e as canceladas. Clique no cartão das Finanças para ver as reservas por trás do valor. Veja Finanças.

Como acompanho os pagamentos em atraso?​

Encontre-os em Finanças → Visão Geral, ou com o filtro de balanço Dívida em Reservas. Envie lembretes com as Regras de comunicação em Definições → Comunicações, e cobre taxas de atraso com as Penalizações por atraso em Definições → Pagamentos: Frequência Uma vez acrescenta uma taxa por cada data de vencimento em atraso, Todos os dias ou A cada dois dias repete-a enquanto a dívida se mantiver por pagar. Veja Tratar um pagamento em atraso.

Porque não recebo um email quando um inquilino paga?​

Os dois interruptores têm de estar ligados: Receber notificações de pagamento para a conta em Definições → Definições Globais, e Notificações de pagamento para si em Definições → Definições pessoais, que está desligado até o ligar. Veja Definições pessoais.

Como cobro as faturas de despesas aos inquilinos?​

Adicione as faturas em Despesas → Faturas. A VIVIN associa cada fatura a uma propriedade pelo respetivo ID de contrato e reparte-a por noite pelas unidades ocupadas; qualquer extra a cobrar espera em Despesas → Alocações até o aprovar. Veja Introduzir as faturas de utilidades do mês.

Como envio aos proprietários o relatório mensal?​

Ligue os relatórios de proprietário em Definições → Definições Globais e defina a comissão de cada proprietário em Definições → Proprietários. Todos os meses, liquide e gere o relatório em Finanças → Relatórios de Proprietário, que precisa da permissão Approve Payments. Veja Relatórios de Proprietário e Proprietários.

Faturação​

Como ativo a faturação?​

Adicione o seu fornecedor em Definições → Integrações: em Integrações de plataforma, clique em Adicionar. Depois defina o IVA de cada item em Definições → Faturação → Códigos de imposto. Veja Faturação.

Posso usar mais do que um fornecedor de faturação?​

O Invoice Express, o Hostkit e o Sage50c funcionam cada um sozinho. A Faturação VIVIN, o NetSuite e o A-Cube podem ser combinados: uma ligação é o Fallback e as outras tratam dos tipos de pagamento ou dos proprietários que escolher. Veja Faturação.

Como emito faturas?​

Em Finanças → Transações, filtre por Não faturadas, selecione as linhas e clique em Faturar selecionadas, ou abra uma transação e clique em Faturar todas as alocações. Veja Transações.

Como corrijo uma fatura que já foi emitida?​

Emita uma nota de crédito a partir da linha no separador Valores do Contrato da reserva. As notas de crédito esperam em Finanças → Transações até clicar em Emitir notas de crédito. Veja Emitir notas de crédito.

Como defino um IVA diferente para um proprietário?​

Em Definições → Faturação, em IVA por proprietário, escolha o proprietário e clique em Definir IVA. Os documentos já emitidos mantêm o seu IVA. Veja IVA por proprietário.

Portal do inquilino​

Como entram os inquilinos no Portal do inquilino?​

Cada reserva tem o seu próprio link privado, enviado nos emails de onboarding e de acesso ao portal ou com Enviar acesso ao portal na reserva. Um inquilino sem o link pode abrir o portal, introduzir o seu email e clicar em Enviar link de acesso. Na primeira visita define uma palavra-passe do portal a partir de um link de configuração enviado por email, e introduz essa palavra-passe nas visitas seguintes. Veja Como os inquilinos obtêm acesso e Palavra-passe do portal.

Porque não consegue o meu inquilino assinar o contrato?​

A reserva precisa de um contrato, criado a partir do seu modelo em Definições → Contrato. O inquilino tem de percorrer o contrato até ao fim, preencher todos os campos obrigatórios e carregar os documentos obrigatórios, e uma categoria de inquilino pode desligar o contrato. Veja Portal do inquilino → Contrato.

Porque não veem os inquilinos os códigos de entrada nem o Wi-Fi?​

Ambos só aparecem depois de o email de check-in ter sido enviado. Os códigos de entrada precisam também de Permitir ver códigos de entrada em Definições → Definições do portal, e desaparecem no check-out. Veja Portal do inquilino → Início.

Porque não veem os inquilinos os Pagamentos nem o Efetuar pagamento?​

Os pagamentos online têm de ser ativados pela VIVIN na sua conta, e a propriedade precisa de Pagamentos da propriedade ativos, a menos que a categoria do inquilino decida de outra forma. Veja Portal do inquilino → Pagamentos.

Como reportam os inquilinos um problema de manutenção?​

A partir do separador Apoio do portal, com Reportar um problema ou Questão geral. Cada pedido passa a ser um ticket em Operações → Pedidos, e o inquilino vê o respetivo estado mais a sua Nota para o inquilino. Desligue os pedidos com Permitir criar pedidos em Definições → Definições do portal. Veja Portal do inquilino → Apoio.

Que idioma usa o Portal do inquilino?​

O idioma que o inquilino escolhe na barra superior do portal, ou então o Idioma predefinido em Definições → Definições do portal (inglês quando não está definido). Veja Portal do inquilino → Idioma.

Existe uma aplicação do Portal do inquilino?​

Os inquilinos podem instalar o portal no ecrã principal do telemóvel sem uma loja de aplicações, a partir de Instalar aplicação ou, num iPhone, Partilhar e depois Adicionar ao ecrã principal. Veja Instalar como aplicação.

Integrações​

Que plataformas posso ligar?​

Plataformas de média duração como a Inlife, a Uniplaces, a Spacest, a Spotahome, a Housing Anywhere e a Erasmus Life Lisboa; o Airbnb e o Booking.com; o seu próprio site de reservas; software de faturação; e fechaduras inteligentes Nuki. Todas se configuram em Definições → Integrações. Veja Integrações e distribuição.

Como ligo o Airbnb ou o Booking.com?​

Adicione a conta do canal em Integrações de plataforma em Definições → Integrações, ligue Curta duração na unidade e depois escolha Integração completa na célula da unidade em Vendas → Gestor de Canais. Veja Airbnb & Booking.com.

Como sincronizo calendários com iCal?​

Na célula do Airbnb ou do Booking.com da unidade em Vendas → Gestor de Canais, cole o link de calendário do canal, clique em Integrar, adicione o link da VIVIN no canal e clique em Sincronizar. Do Airbnb, a VIVIN importa apenas as datas reservadas ou fechadas; do Booking.com, todas as datas indisponíveis. Veja Link de calendário (iCal).

Porque falta a minha unidade num mercado de parceiros ou no motor de reservas?​

Abra a unidade e a respetiva propriedade em Anúncios e vá a Integração completa: o cartão Prontidão para full integration lista o que ainda falta. A unidade tem também de estar Incluído no feed dessa plataforma. Veja Anúncios.

Porque usou uma reserva de um mercado os preços da minha unidade em vez dos do parceiro?​

As reservas das plataformas de parceiros usam a renda, as taxas, a caução e as condições das definições da sua unidade, propriedade e conta. O único acréscimo é a Margem da plataforma. Veja Plataformas de reserva de média duração.

Como defino os códigos das portas das unidades ou ligo a Nuki?​

Em Configuração → Informação da unidade da unidade, defina o Acesso à porta da unidade como Definição manual com um Código do inquilino, ou como Cacifo Nuki depois de uma Conta Nuki estar ligada em Definições → Integrações. Veja Fechaduras inteligentes (Nuki).

Genius e IA​

O que é o Genius e quem o pode usar?​

O Genius, em Ferramentas → Genius, responde às perguntas da sua equipa sobre ocupação, receita, dívida ou tickets em linguagem corrente. Precisa da permissão Account Settings → Mcp (Administrador e Super administrador por predefinição) e só lê os seus dados, além dos seus próprios relatórios agendados. Veja Genius.

Posso usar o Genius no WhatsApp, ou a partir do Claude ou do ChatGPT?​

Sim. Para o WhatsApp, peça ao suporte da VIVIN que o ative, e depois um administrador acrescenta o seu número de telefone em Definições → Utilizadores. Para o Claude, o ChatGPT ou outra ferramenta de IA, siga Definições → IA / MCP → Ligação MCP. Veja Ligar o Claude, o ChatGPT ou outras ferramentas de IA.

Qual é a diferença entre o Genius e o ChatBot?​

O Genius trabalha para a sua equipa. O ChatBot responde aos seus inquilinos no WhatsApp e por email, no seu próprio número; a VIVIN liga-o e a configuração faz-se em Definições → Assistente virtual. Veja Automatização e IA.