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Primeiros passos

Esta secção leva-o do primeiro início de sessão a uma conta a funcionar em cerca de uma semana. Faça os passos por ordem: cada um usa o que o anterior configurou.

Onde encontrar: a aplicação de gestão em platform.vivin.app, em qualquer navegador moderno. Faça a configuração num computador: as Definições não estão no menu do telemóvel. A maioria dos passos precisa de um Administrador ou Super administrador, e numa conta nova só um Super administrador pode criar reservas e aprovar pagamentos até o conceder a outras funções.

A sua primeira semana​

Cada passo diz o que fazer, como saber que está feito e que página tem o detalhe completo.

DiaPassoConcluído quando
11. Inicie sessão e exploreConsegue iniciar sessão e sabe onde está tudo
1–22. Configure a sua contaA sua equipa, as regras, o contrato e os emails estão definidos
2–33. Acrescente propriedades e unidadesTodas as unidades que arrenda estão em Anúncios com a sua renda
3–44. Acrescente as suas reservasTodos os inquilinos atuais e futuros têm uma reserva
45. Abra o Portal do Inquilino aos seus inquilinosOs inquilinos conseguem abrir o seu portal e assinar o contrato
56. Acompanhe os pagamentosO plano de pagamento de cada reserva mostra o dinheiro que recebeu

1. Inicie sessão e explore​

Inicie sessão com o seu email, a sua palavra-passe e o código de 6 dígitos que a VIVIN lhe envia por email, ou com a Google. Depois dedique cinco minutos à barra lateral: Criar Novo, no topo, acrescenta qualquer registo a partir de qualquer página, os módulos ficam em Portefólio, Negócio e Ferramentas, e as Definições estão em baixo.

2. Configure a sua conta​

Um administrador preenche os dados da empresa e as regras que a VIVIN aplica a todas as reservas: moeda, equipa e funções, proprietários, regras de pagamento e de taxas por atraso, faturação, o modelo de contrato, categorias, canais e emails aos inquilinos. Defina a moeda antes de qualquer reserva: fica bloqueada quando existe dinheiro.

3. Acrescente propriedades e unidades​

Uma propriedade é o edifício ou o apartamento; uma unidade é o que arrenda nela: um quarto, uma cama ou a propriedade inteira. Os termos do contrato, as taxas, as despesas, os códigos de porta do edifício e da propriedade, e o WiFi pertencem à propriedade; a renda, os limites de estadia, a capacidade, os canais e o código de porta da própria unidade pertencem a cada unidade.

  1. Criar Novo → Propriedade cria a propriedade em quatro passos.
  2. Criar Novo → Unidade acrescenta cada unidade, com o seu tipo e renda.
  3. Em Anúncios, conclua cada propriedade e unidade: fotografias, códigos de porta, e os canais onde a unidade é publicada.

4. Acrescente as suas reservas​

Acrescente os seus inquilinos atuais e futuros com Criar Novo → Reserva, ou com Adicionar reserva no calendário de uma unidade. As reservas das plataformas ligadas chegam sozinhas. Para cada reserva, a VIVIN constrói o plano de pagamento a partir da renda da unidade e das suas regras de pagamento, prepara o contrato a partir do seu modelo e bloqueia as datas da unidade no calendário.

Uma reserva que já está em curso recebe o plano de pagamento a partir do check-in, por isso os meses passados aparecem como dívida. No dia em que a acrescenta, registe o que o inquilino já pagou com Transação no separador Plano de Pagamento, com a Data do pagamento real: os meses que cobre deixam de contar como dívida, e as taxas por atraso noturnas e o Cancelamento automático de move-in em dívida ignoram-nos.

Não acrescente à mão, nem bloqueie, uma estadia que uma plataforma ligada vai enviar: a VIVIN recusa uma reserva recebida cujas datas já estão ocupadas na unidade. As estadias do Airbnb e do Booking.com entram com Importar reservas.

5. Abra o Portal do Inquilino aos seus inquilinos​

Cada reserva tem a sua ligação privada para o Portal do Inquilino, onde o inquilino assina o contrato, paga, comunica problemas e vê os seus documentos e códigos de porta.

  1. Em Definições → Definições do portal, escolha o idioma do portal, o que os inquilinos podem ver e editar, e o que têm de preencher antes de assinar.
  2. Envie a cada inquilino a sua ligação: com o email de onboarding, ou com Enviar acesso ao portal no separador Informação do Contrato da reserva.
  3. Use Personificar inquilino no mesmo separador para ver o portal como esse inquilino o vê.

6. Acompanhe os pagamentos​

Quando a VIVIN ativou os pagamentos online na sua conta (só contas em EUR) e a propriedade tem Pagamentos da propriedade ativos marcado, os inquilinos pagam por transferência bancária para o IBAN virtual próprio da sua reserva ou por cartão, e a VIVIN regista-o por si. O dinheiro que receber de outra forma, registe-o na reserva com Transação. Um pagamento que registar à mão espera como Pendente até alguém com Finance → Approve Payments o aprovar em Finanças → Transações, a menos que a sua função tenha Finance → Auto Approve Manual In Payments (o Super administrador por defeito).

Cada pagamento liquida os encargos da reserva por uma ordem definida. Veja no separador Plano de Pagamento da reserva o que está pago, e em Finanças → Visão Geral o que está em atraso.

Depois da primeira semana​