Serviços
Crie o catálogo de extras que os inquilinos pedem no Portal do Inquilino, como limpeza, estacionamento ou um transfer para o aeroporto. Cada encomenda acrescenta um encargo à reserva.
Antes de começar
- Onde: Definições → Serviços, no grupo Portal do Inquilino (
https://platform.vivin.app/settings/services). A página chama-se Serviços para inquilinos. - Plano: todas as contas. Cada serviço precisa de uma entrada de Categorias de outros itens, em Categorias, para ser faturado.
- Permissões: Account Settings → Module e Account Settings → Categories. O Super administrador e o Administrador têm ambas por predefinição.
O catálogo
Um cartão por serviço; o subtítulo conta os que estão ativos, por exemplo "3 de 5 ativos". Quando passar a usar aprovações, o catálogo passa para um separador Serviços ao lado de Pedidos.
Cada cartão mostra a imagem com uma etiqueta Ativo ou Inativo, o nome (um link quando o serviço tem um), o início da descrição, o preço e o tipo de faturação (Grátis sem preço) e distintivos: Aprovação necessária, "Cria N tickets" e Todas as propriedades ou "N propriedades". O interruptor do cartão mostra ou esconde o serviço no portal sem eliminar nada.
| Ação | Como |
|---|---|
| Reordenar | Arraste um cartão pela pega (Arrastar para reordenar); o portal usa a mesma ordem. |
| Editar | Clique no lápis. |
| Eliminar | Clique no ícone do lixo e depois em Eliminar. Não pode ser desfeito. |
| Imagem | Clique na zona vazia da imagem para adicionar e recortar uma foto; passe o rato por cima de uma foto para Alterar imagem ou Remover imagem. |
Quando há pedidos à espera, um aviso diz "N pedidos a aguardar a sua aprovação"; Rever abre-os.
Criar ou editar um serviço
Clique no cartão Adicionar serviço (ou em Criar o primeiro serviço), preencha Novo serviço e clique em Criar serviço (Guardar alterações quando está a editar).
| Campo | O que faz | Predefinição |
|---|---|---|
| Imagem | Foto no cartão do serviço do inquilino. | Nenhuma |
| Nome | O nome que os inquilinos veem. Obrigatório. | — |
| Descrição | O portal mostra duas linhas e Ver mais; ponha o essencial primeiro. | Vazia |
| Ligação | Um endereço web (https://…) que o Chatbot do inquilino pode partilhar. Não é mostrado no portal. | Vazia |
| Preço | O preço na moeda da sua conta. | Vazio |
| Tipo de faturação | Única vez ou Mensal. Veja Como as encomendas são cobradas. | Única vez |
| Categoria de faturação | A categoria de Outros itens cujo IVA e código de produto os encargos usam. Obrigatória. | — |
| Propriedades | Vazio significa Todas as propriedades; caso contrário, apenas os inquilinos dessas propriedades. | Todas as propriedades |
| Ativo | Mostra o serviço no portal. | Ligado |
| Requer aprovação | Retém cada pedido até um gestor o aprovar; nada é cobrado antes disso. | Desligado |
| Tickets de operações automáticos | Cria tickets de operações quando o serviço é pedido. | Desligado |
- Alterar a Categoria de faturação passa os encargos ainda não faturados do serviço para a nova categoria. O IVA da categoria define-se em IVA — categorias outros.
- Uma categoria eliminada aparece como "(já não configurada)"; escolha outra, ou os encargos não podem ser faturados.
Tickets de operações automáticos
Para serviços que criam trabalho para a sua equipa. Em Que trabalho cria este serviço?, ligue um ou mais:
| Ticket | Quando é agendado |
|---|---|
| No check-in | O dia do check-in, ou o dia da encomenda se o inquilino já tiver entrado. |
| Durante a estadia | Do check-in (ou do dia da encomenda) ao check-out, por Frequência: Semanal (predefinição), Quinzenal ou Mensal, nos Dias da semana ou Dias do mês escolhidos. Um mês sem esse dia é ignorado. |
| No check-out | O dia do check-out. |
Cada ticket precisa de uma Prioridade; Responsável, Categoria do ticket e Descrição do ticket são opcionais. O nome do serviço, o inquilino e as datas da estadia são acrescentados automaticamente. Confira o resumo em "Quando um inquilino pede este serviço:" antes de guardar.
Os tickets são criados quando o inquilino faz a encomenda, ou quando aprova, no caso de um serviço com aprovação. Aparecem em Operações → Pedidos e no separador Tickets da reserva; filtre as Operações por Origem → Automático - Serviço para os listar.
Como as encomendas são cobradas
Sem aprovação, o encargo é criado quando o inquilino confirma a encomenda; com aprovação, quando clica em Aprovar e cobrar.
- Única vez: um encargo com o nome do serviço, com vencimento nesse dia e nunca antes do check-in.
- Mensal: um encargo por mês, desde esse mês (ou o primeiro mês da reserva) até ao fim da reserva, com um nome como "Limpeza semanal - março 2027". Os vencimentos seguem o dia de vencimento da reserva; um vencimento já passado passa a ser o dia da encomenda, e nada vence antes do check-in. Os primeiros e últimos meses parciais seguem os Serviços Recorrentes. Um inquilino pode pedir um serviço mensal uma vez por reserva.
Os encargos aparecem nos separadores Plano de Pagamento (em Serviços adicionais) e Valores do Contrato da reserva, e no separador Pagamentos do portal do inquilino, quando é mostrado.
Quem é avisado:
- O inquilino recebe um e-mail de confirmação da encomenda; num serviço com aprovação, um quando o pedido chega e outro quando decide. Não recebe se a sua categoria de inquilino tiver o e-mail desligado.
- Os membros da equipa recebem um e-mail dos serviços que escolherem em Emails de subscrição de serviços nas Definições pessoais.
- Os pedidos criados ou cancelados em serviços com aprovação enviam um alerta na aplicação, controlado por Pedidos de serviço em Notificações na aplicação.
Rever pedidos
O separador Pedidos aparece quando um serviço tem Requer aprovação ligado ou há um pedido à espera; o seu distintivo conta os pendentes.
- Escolha um estado, Pendente, Aprovado, Rejeitado ou Cancelado, e use Pesquisar pedidos para procurar um inquilino ou serviço.
- Clique numa linha para abrir os Detalhes do pedido: unidade, propriedade, preço, faturação, estado, uma cronologia Pedido → Em análise → Decisão e o eventual motivo de rejeição.
- Clique em Aprovar e cobrar para criar os encargos e os tickets, ou em Rejeitar para abrir Rejeitar pedido de serviço, adicione um Motivo (opcional) e clique em Rejeitar pedido. O inquilino vê o motivo e nada é cobrado.
Aprovar cobra o preço que o inquilino viu quando fez o pedido, mesmo que entretanto tenha mudado. Um inquilino pode ter um pedido pendente por serviço e por reserva, e pode cancelá-lo no portal.
O que acontece quando guarda
- Um serviço novo ou alterado aparece no portal da próxima vez que os inquilinos o abrirem, se Permitir ver serviços estiver ligado nas Definições do portal e o serviço abranger a propriedade deles. O módulo Subscrições / extras de uma categoria de inquilino sobrepõe-se a esse interruptor.
- As alterações de preço aplicam-se às novas encomendas; os encargos existentes mantêm o valor.
Resolução de problemas
- A encomenda de um inquilino falha: o serviço não tem preço, mesmo que o cartão diga Grátis. Atribua-lhe um preço.
- Os encargos não podem ser faturados: a categoria de faturação foi eliminada ou não tem IVA nem código de produto.
Dicas
- Desligue um serviço em vez de o eliminar, se pensar voltar a oferecê-lo.
- O portal não mostra a Ligação, por isso escreva na descrição o que está incluído e as condições de preço.