Fluxos de trabalho comuns
Cada guia leva-o por uma tarefa do princípio ao fim. As páginas de módulos e de definições explicam cada ecrã; use estes guias quando sabe o que quer fazer.
Todos os guias têm a mesma estrutura:
- Antes de começar: o plano ou módulo de que precisa, as permissões de função exatas, e o que ter à mão.
- Passos numerados, cada um a começar com o ecrã a que ir e o resultado esperado.
- Concluído quando: como saber que a tarefa está terminada.
- Resolução de problemas: os problemas habituais, a sua causa e a solução, seguidos de dicas e páginas relacionadas.
As permissões têm o nome com que as Permissões por função as mostram em Definições → Utilizadores, por exemplo Bookings → Edit Items. Um Super administrador pode mudar o que cada função pode fazer (veja Utilizadores). Um Administrador também as pode editar, mas não pode conceder uma permissão que a sua própria função não tem.
Configuração
- Integrar uma propriedade nova: registe o proprietário, crie a propriedade e as suas unidades, e depois acrescente os termos do contrato, os dados de acesso, os IDs de despesas e as ligações aos canais.
- Ligar o Airbnb e a Booking.com: ligue as suas contas de canal, defina os preços por noite, ligue cada unidade e importe as reservas que os canais já têm.
- Configurar o Portal do Inquilino: personalize o portal, escolha o que os inquilinos veem e fornecem antes de assinar, verifique-o como inquilino e envie as ligações de acesso.
Reservas e estadias
- Processar uma reserva nova: transforme uma reserva em reserva confirmada, com um plano de pagamento verificado, um contrato enviado e o primeiro pagamento registado.
- Gerir um check-in: prepare a unidade, acerte os pagamentos de entrada e o contrato, e envie os códigos de acesso.
- Gerir um check-out: planeie a saída e a rotação, registe a saída, cobre os danos e acerte o que ainda é devido.
- Reembolsar uma caução: verifique o que volta, sinalize, retenha ou conteste a caução, pague-a e registe o reembolso.
- Cancelar uma reserva: cancele com reembolso total, parcial ou sem reembolso, e depois emita as notas de crédito e registe o reembolso.
Dinheiro e despesas
- Registar um pagamento recebido: registe um pagamento por transferência, em numerário ou por cartão feito fora dos pagamentos da VIVIN, e depois aprove-o ou rejeite-o.
- Tratar um pagamento em atraso: encontre os encargos em atraso, lembre o inquilino, acorde uma prorrogação, e aplique ou dispense uma penalização por atraso.
- Emitir faturas e notas de crédito: fature os pagamentos de um período através do seu fornecedor de faturação e emita as notas de crédito em espera.
- Introduzir as faturas de despesas do mês: acrescente as faturas do mês passado, feche as falhas de cobertura, e aprove ou rejeite os encargos extra de despesas para os inquilinos.
Revisões de rotina
- Rever os KPI do portefólio: uma passagem no fim do mês pela receita, ocupação, ADR, RevPAR e manutenção, e depois uma verificação com as Finanças.
- Triar as notificações: uma rotina diária para responder às mensagens dos inquilinos, agir sobre os alertas e limpar o que está por ler.
- Limpar bloqueios manuais: encontre bloqueios esquecidos ou pouco claros na Auditoria, e depois remova-os, encurte-os ou explique-os.
Acesso e ajuda
- Repor a palavra-passe de um utilizador de gestão: reponha a sua própria palavra-passe a partir da página de início de sessão, ou envie por email a um colega uma ligação de reposição.
- Usar o suporte na aplicação: abra um ticket com a equipa da VIVIN em Ajuda e suporte, acompanhe as respostas, e depois feche-o, avalie-o ou reabra-o.
Relacionado
- Primeiros passos: os primeiros passos numa conta nova
- Módulos: o que faz cada área da aplicação
- Conceitos: ciclo de vida da reserva, alocação de pagamentos e outras ideias-chave
- FAQ: respostas curtas a perguntas comuns