Automatização e IA
A VIVIN envia emails aos inquilinos com horário marcado, cria tickets sozinha, envia-lhe relatórios e tem IA integrada em alguns ecrãs. Esta página mostra o que existe e onde se configura.
Onde encontrar: cada secção indica o seu ecrã e liga à página que a trata por inteiro. O Genius, Definições → IA / MCP e Definições → Comunicações estão abertos por defeito aos Administradores e aos Super administradores. Definições → Assistente virtual e Definições → FAQs precisam da permissão Account Settings → Chatbot, que por defeito só os Super administradores têm.
Emails automáticos aos inquilinos
Vá a Definições → Comunicações → Regras de comunicação e clique em Nova regra para enviar emails aos inquilinos quando algo acontece: em torno do check-in ou do check-out, na confirmação da reserva, antes ou depois de uma data de vencimento, quando há um saldo em dívida, depois de uma taxa de penalização ou de um cancelamento automático, quando um inquérito está disponível ou quando um inventário do quarto ou tarefas de check-in ainda estão por concluir (com esses módulos ativos), ou uma só vez com Enviar agora. Cada regra escolhe também que reservas abrange, por exemplo por estado da reserva, saldo, propriedade, etiqueta de reserva ou categoria de inquilino.
Para começar depressa, clique em Templates e escolha entre os Templates iniciais. Uma regra de modelo é adicionada desativada, por isso nada sai até a ligar. O subseparador Emails do ciclo da reserva define quando saem os emails normais de onboarding, check-in e check-out, e o que dizem.
Veja Emails para todos os gatilhos e opções de horário.
Outras ações automáticas
- Tickets de check-in e check-out: no editor da propriedade (separador Configuração), a secção Manutenções permite acrescentar tickets que são criados em cada check-in ou check-out nessa propriedade. Precisa do módulo Operações no seu plano.
- Tickets recorrentes: quando cria um ticket com Novo ticket em Operações → Pedidos, ligue Evento recorrente e escolha a Frequência (Semanal, Quinzenal ou Mensal), o Intervalo de datas, e os Dias da semana ou os Dias do mês para o repetir. Veja Operações.
- Tickets de serviço: um serviço com Tickets de operações automáticos cria tickets no momento em que um inquilino o contrata. Veja Serviços.
- Cancelamento automático de entradas por pagar: ative o Cancelamento automático de move-in em dívida em Definições → Definições Globais → Cancelamento e renda e defina o Período de carência (dias após o check-in). Se nenhum dos pagamentos de entrada de uma reserva tiver sido pago até lá, a reserva é cancelada sem reembolso. A sua equipa recebe um email, e uma regra de Cancelamento automático (acima) pode avisar o inquilino. Se só uma parte foi paga, a sua equipa recebe, em vez disso, um email único. Veja Cancelamento e renda.
O Genius e os relatórios agendados
O Genius (Ferramentas → Genius) é o assistente para si e para a sua equipa. Responde a perguntas sobre as suas reservas, inquilinos e finanças a partir de dados em direto, na aplicação ou no WhatsApp (peça ao suporte da VIVIN que ative o WhatsApp na sua conta). É só de leitura: não pode alterar os seus dados.
A única coisa que o Genius pode configurar são os relatórios agendados. Peça-lhe, por exemplo, "envia-me todas as sextas-feiras quantos quartos ainda estão vagos". Ele confirma primeiro consigo, e depois envia o relatório por WhatsApp, email ou ambos. Os relatórios normais são o Resumo de vagas, o Resumo de dívida em aberto e os Próximos check-ins, mais a Receita vs objetivo quando o planeamento de receita está ativo. Os Administradores e os Super administradores podem também gerir os seus próprios relatórios em Definições → IA / MCP → Assistente Genius.
Veja o Genius.
Use a sua própria IA (Claude, ChatGPT, Gemini)
Pode ligar a sua própria aplicação de IA à VIVIN e fazer-lhe as mesmas perguntas que faria ao Genius. Obtém o URL de ligação e os guias de configuração em Definições → IA / MCP → Ligação MCP. O Claude e o ChatGPT iniciam sessão com a sua conta VIVIN; os outros clientes usam uma chave que um Administrador cria em IA / MCP → Chaves de API. IA / MCP → Permissões define o que a IA pode ler em cada área, e esses limites aplicam-se tanto ao Genius como às aplicações de IA ligadas.
Veja Ligar o Claude, o ChatGPT ou outras ferramentas de IA e Definições de IA / MCP.
ChatBot dos inquilinos
O ChatBot responde aos seus inquilinos no WhatsApp e por email. Não é o Genius: o Genius trabalha para a sua equipa, e o ChatBot fala com os inquilinos no seu próprio número. Usa a reserva de cada inquilino para responder a perguntas sobre datas, contrato, pagamentos, caução, a propriedade e os seus serviços. Pode também abrir tickets de manutenção (com fotografias) e alertar a sua equipa.
- Defina como soa e como se comporta em Definições → Assistente virtual (Persona, Regras Especiais, Prioridade de tickets, Geral). Ligue o seu número de WhatsApp e a caixa de correio de email em Ligações, e veja como é usado em Monitorização.
- No email, o Modo de resposta (em Ligações) é Criar rascunho por defeito, por isso a sua equipa revê cada resposta. Enviar automaticamente deixa o bot responder sozinho.
- Leia e responda às conversas em Ferramentas → Caixa de Entrada ou no separador Comunicação de uma reserva. Os rascunhos de email aparecem como Rascunho do bot a aguardar revisão, com Enviar rascunho, Editar e Descartar. O interruptor Pausar bot numa conversa de WhatsApp impede o bot de responder aí.
- O ChatBot usa também as FAQ que publica em Definições → FAQs.
A VIVIN ativa o ChatBot na sua conta. Veja Assistente virtual e Caixa de Entrada.
Faturas de despesas lidas a partir de PDF
Em Despesas → Faturas → Adicionar fatura → Carregar PDF, ou com Criar Novo → Ferramentas → Carregar faturas de utilidades, largue os PDF das suas faturas. A IA lê cada fatura e arquiva-a na propriedade cujo ID de contrato corresponde em Despesas → Ligações. A VIVIN divide depois cada fatura pelos inquilinos que estiveram nesse período, e qualquer valor extra a cobrar espera em Despesas → Alocações até o aprovar.
Veja Introduzir as faturas de despesas do mês para a rotina mensal, e Despesas.
Análise AI de fluxos de caixa
Em Operações → Fluxos de Caixa, abra um fluxo de caixa que tenha uma fotografia ou PDF de fatura anexado e clique em Análise AI na sua secção Ficheiros, e depois em Analisar e aplicar. A IA lê a fatura e preenche o fornecedor, o n.º da fatura, o NIF, a data e o valor. Preenche os campos em branco e substitui os valores que diferem do documento, mas nunca substitui a sua descrição. Para processar muitos de uma vez, selecione linhas e execute a Análise AI a partir da barra de seleção. São analisados até 50 fluxos de caixa por execução.
Veja Operações.
Outros ajudantes de IA
Tal como a Análise AI, cada um destes mostra primeiro o modelo de IA que vai usar e um custo estimado, e só corre quando confirma.
| Botão | Onde | O que faz |
|---|---|---|
| Gerar resumo | Reserva → separador Comunicação → Resumo | Resume o histórico de WhatsApp e de email do inquilino para a sua equipa. Os inquilinos nunca o veem. |
| Preencher com AI | Editor da propriedade ou da unidade → separador Integração completa | Sugere valores para os campos em branco de que os marketplaces de parceiros precisam, a partir das suas fotografias e do texto existente. Nada é guardado até aceitar. |
| Executar Gerador de FAQ | Definições → FAQs | Elabora FAQ a partir do que os inquilinos mais perguntam. Nada é publicado até o publicar. |
| Analisar tickets | Definições → Assistente virtual → Prioridade de tickets | Sugere palavras-chave de prioridade a partir dos seus tickets passados. São adicionadas inativas para as rever. |
Dicas
- Os resultados da IA são sugestões. Verifique os valores extraídos das faturas e os campos dos fluxos de caixa antes de confiar neles.
- O Genius e o ChatBot usam números de WhatsApp diferentes. Associe os telefones da sua equipa ao Genius em Definições → Utilizadores (o Editar de um membro → Número de telefone), e não no ChatBot.