Ciclo de vida de una reserva
Toda reserva tiene uno de cuatro estados: Futura, En curso, Finalizada o Cancelada. VIVIN calcula el estado a partir de las fechas de la reserva, así que nunca avanzas una reserva a mano.
Dónde encontrarlo: Portafolio → Reservas (https://platform.vivin.app/bookings) muestra los chips de estado y una columna Estado. El panel de la reserva muestra el estado como una insignia junto al nombre del inquilino. Los roles necesitan el permiso del módulo Bookings, que tienen todos los roles predeterminados salvo Operaciones.
Los cuatro estados
El único estado que viene de una acción es Cancelada.
| Estado | Cuándo lo tiene una reserva |
|---|---|
| Futura | La fecha de inicio es posterior a hoy. |
| En curso | La estancia ha empezado y la fecha de fin sigue en el futuro. |
| Finalizada | La fecha de fin es hoy o anterior. Una reserva muestra Finalizada el mismo día de su salida. |
| Cancelada | La reserva se canceló, por ti o por la cancelación automática. Esto prevalece sobre las fechas y no se puede deshacer. |
Cómo pasa una reserva de un estado a otro
| De | A | Qué lo provoca | ¿Se puede volver atrás? |
|---|---|---|---|
| Una reserva nueva | Futura | Se crea con una fecha de inicio posterior a hoy. | — |
| Una reserva nueva | En curso | Se crea para una estancia que ya ha empezado. | — |
| Futura | En curso | Llega la fecha de inicio. | Sí, si retrasas la fecha de inicio. |
| En curso | Finalizada | Llega la fecha de fin. | Sí, si retrasas la fecha de fin (una ampliación). |
| Futura, En curso, Finalizada | Cancelada | Alguien confirma Cancelar reserva, o la cancelación automática cancela una entrada sin pagar. Después de la entrada, esto solo es posible dentro de la Ventana de cancelación. | No. Una reserva cancelada sigue cancelada. |
Los cambios de fecha ocurren solos con el paso de los días; nadie avanza una reserva a mano. Cancelada es el único estado que viene de una acción (consulta Cancelar o eliminar una reserva). Qué fechas cuentan como inicio y fin es un ajuste de la cuenta (consulta Qué fechas determinan el estado).
Algunas etiquetas parecen estados, pero no lo son:
- En estancia sustituye a la insignia de estado desde que se registra la llegada del inquilino hasta que se registra su salida. Solo aparece cuando el proceso de check-in / check-out y Registrar llegada y salida están activados (consulta Ajustes de entrada y salida).
- Reembolsado, Listo para reembolso y etiquetas parecidas describen el depósito de garantía o una línea de pago, no la reserva.
- No existe un estado «Pendiente» ni «Confirmada».
La API de gestión y las herramientas de IA usan los valores upcoming, current, ended y canceled. current es lo que la app muestra como En curso.
Chips de estado en la lista de Reservas
- Los chips Todas, En curso, Futuras, Finalizadas y Canceladas muestran cada uno un recuento. Haz clic en uno para filtrar la lista. Haz clic otra vez en el chip activo para volver a Todas.
- El chip seleccionado al abrir la página viene de Filtro predeterminado de la lista de reservas en Configuración → Configuración de la cuenta → Valores predeterminados de reserva.
- En la vista Cronograma, el chip Canceladas está desactivado, porque las reservas canceladas no se dibujan en el cronograma.
Qué fechas determinan el estado
Por defecto, el estado sigue las fechas de check-in y check-out (entrada y salida). Si tus contratos funcionan con otras fechas, por ejemplo un contrato que empieza el día 1 mientras el inquilino entra el día 3, puedes hacer que el estado siga al contrato:
- Ve a Configuración → Configuración de la cuenta.
- Haz clic en el lápiz de la primera tarjeta Valores predeterminados de reserva («Configura cómo se muestran y gestionan las reservas»).
- Define Estado de la reserva — fechas preferidas en Fechas del contrato o Fechas de entrada y salida.
- Haz clic en Guardar. El cambio se aplica enseguida a todas las reservas de la cuenta.
La misma tarjeta tiene Panel — fechas preferidas, que decide si la lista de Reservas muestra la columna y los filtros de fecha Entrada y salida o Período. No cambia el estado.
Hitos por el camino
El estado da la visión general. Entre la creación y el final de la estancia, una reserva también pasa por estos hitos, en este orden. Ninguno cambia el estado, pero cada uno decide lo que puede pasar después.
| # | Hito | Se alcanza cuando | Dónde lo ves |
|---|---|---|---|
| 1 | Creada | Alguien la añade con Crear nuevo → Reserva o con Añadir reserva del calendario de una unidad, o llega de una plataforma de reservas o de un socio. | VIVIN construye el plan de pagos y bloquea las fechas de la unidad en su calendario. |
| 2 | Contrato firmado | El inquilino firma en el portal del inquilino, o tú usas Subir contrato firmado en la sección Contrato de la reserva. | La columna Contrato de la lista de Reservas: Contrato firmado, Contrato sin firmar o No aplicable. |
| 3 | Confirmada | Los pagos definidos como Pagos de confirmación en la reserva están pagados por completo. | Sin insignia, pero Cambiar unidad espera a que se alcance. |
| 4 | Lista para el check-in | Todos los pagos de entrada están pagados, y el contrato está firmado o No aplicable. | La columna Listo de Operaciones → Entrada y salida, salvo que tu regla de Listo para la entrada pida más o menos. El disparador del correo de check-in Tras pago y contrato firmado espera a este hito. |
| 5 | Check-in | Llega la fecha de inicio, haya llegado o no el inquilino. La reserva pasa a En curso. | Los códigos de entrada y el WiFi aparecen en el portal del inquilino una vez enviado el correo de check-in. |
| 6 | Pagos mensuales | Pasa cada fecha de vencimiento. | Cada fila del Plan de pago pasa de Programado a Parcialmente pagado o Pagado, o a Vencido (Parcial vencido cuando una parte está pagada). |
| 7 | Check-out | Llega la fecha de fin. La reserva pasa a Finalizada. | Los códigos de entrada salen del portal del inquilino a la hora del check-out. |
| 8 | Depósito saldado | Los cargos sin pagar se cubren con el depósito, y haces clic en Marcar como reembolsado en la pestaña Depósito por lo que queda. Esto registra la devolución; no envía dinero. | La pestaña Depósito y Finanzas → Depósitos. |
No aplicable significa que la categoría del inquilino desactiva el contrato o el portal del inquilino, así que no hay nada que firmar. El correo de check-in sale con el disparador definido en Configuración → Comunicaciones, o a mano con Enviar correo de check-in en la reserva (consulta Gestionar un check-in). Marcar como reembolsado necesita el permiso Refund y, por defecto, solo funciona desde la fecha de fin del contrato, salvo que Permitir reembolso antes del fin del contrato esté activado en Configuración → Configuración de la cuenta. Cómo los pagos llenan las filas: Asignación de pagos.
Dónde importa el estado
- Panel: Ingresos mensuales y Deuda total cuentan solo las reservas En curso. La Deuda total de Finanzas también cuenta las reservas finalizadas y canceladas.
- Cronograma: las reservas canceladas no se muestran.
- Reglas de correo: los Filtros de audiencia de una regla de comunicación incluyen Estado de la reserva (Configuración → Comunicaciones).
- Cancelar reserva: que el botón esté activado depende del estado (consulta más abajo).
Cambiar una reserva durante su vida
Como el estado se calcula a partir de las fechas, cambiar una fecha puede cambiar el estado enseguida. Todos estos cambios empiezan en la pestaña Información del contrato del panel de la reserva.
| Cambio | Cómo | Conviene saber |
|---|---|---|
| Fechas | Lápiz en Información de la reserva y después clic en la fecha | Eliges si actualizar el plan de pagos y, si hay contrato, si regenerarlo solo para el periodo nuevo o para toda la estancia (o como adenda, cuando esté disponible). |
| Alquiler mensual | Lápiz en Información de la reserva y después clic en Alquiler mensual | Los meses ya facturados conservan su valor. |
| Unidad | Lápiz en Propiedad y unidad (Cambiar unidad) | Solo antes del check-in, una vez confirmada la reserva, y nunca en una reserva del Gestor de canales. El contrato y el plan de pagos se quedan como están. |
| Inquilino | Lápiz junto al inquilino (Cambiar inquilino) | Solo antes del check-in, sin contrato firmado y sin nada facturado, y nunca en una reserva del Gestor de canales. Los pagos, facturas y depósitos se quedan con el inquilino original. |
Las reservas sincronizadas desde Airbnb o Booking.com a través del Gestor de canales mantienen bloqueados en VIVIN las fechas, la unidad, el inquilino, las acciones del contrato y Eliminar reserva. Cámbialas o cancélalas en la plataforma de reservas cuando puedas. Cancelar reserva solo se desbloquea después de poner la unidad en Sin integración para ese canal; consulta Cancelar una reserva.
Cancelar o eliminar una reserva
Los dos botones están al final de la pestaña Información del contrato. Hacen trabajos distintos.
Cancelar reserva es para una reserva real que no se llevará a cabo o termina antes. La reserva conserva su historial y muestra Cancelada.
- Siempre está activado para las reservas Futuras. Después de la entrada, sigue activado durante el número de días definido en Ventana de cancelación (Configuración → Configuración de la cuenta → Cancelación y alquiler; 30 por defecto, 0 significa sin límite).
- Necesita Bookings → Refund en Configuración → Usuarios → Permisos por rol, que por defecto solo tiene Super administrador, además de Edit Items cuando cambia importes de pagos y Add Credit Note cuando las líneas facturadas necesitan una nota de crédito.
- Un asistente corto pide el método de reembolso (Reembolso total, Sin reembolso o Reembolso parcial) y lo aplica todo de una vez. Consulta Cancelar una reserva para ver cada paso.
- Cancelar no mueve dinero por sí solo. Los reembolsos siguen el proceso normal de reembolso, y las notas de crédito que genera esperan a emitirse en Finanzas → Transacciones.
- Las fechas de la unidad quedan libres, y los tickets automáticos de check-in y check-out de la reserva se cancelan.
- Con Cancelación automática del move-in impagado activada (en la misma tarjeta), VIVIN cancela sin reembolso una reserva cuando todos los pagos de entrada siguen totalmente sin pagar una vez pasado el Periodo de gracia (días tras el check-in). El Changelog lo registra.
Eliminar reserva es para una reserva que nunca debió existir, como un duplicado. Quita la reserva de todas las listas y libera las fechas de la unidad, y no se puede deshacer.
- Se rechaza mientras algún pago de la reserva tenga factura (incluida una manual o en borrador), o mientras haya adjunto un pago recibido por IBAN virtual, tarjeta o una plataforma de reservas. Rechaza o reasigna antes ese pago, o cancela la reserva en su lugar.
- Necesita el permiso Delete en el grupo Bookings de Configuración → Usuarios → Permisos por rol. Por defecto solo lo tiene Super administrador.
Consejos
- Los días cambian a medianoche UTC, así que cerca de la medianoche en tu zona horaria una reserva puede pasar a En curso o a Finalizada unas horas antes o después de lo que esperas.
- Una reserva ya muestra Finalizada la mañana de su día de salida. Si registras llegadas y salidas, la insignia En estancia y el filtro Actualmente en estancia muestran quién aún no se ha ido.
- Si el estado y las fechas que muestra la lista parecen no coincidir, comprueba que Estado de la reserva — fechas preferidas y Panel — fechas preferidas usan el mismo tipo de fechas.
Relacionado
- Reservas — la lista, el Cronograma y el panel de la reserva.
- Asignación de pagos — cómo se construye y se paga el plan de pagos.
- Cancelar una reserva — el asistente de cancelación paso a paso.
- Devolver un depósito de garantía — saldar y devolver el depósito tras la salida.
- Valores predeterminados de reservas y pagos — valores predeterminados de reserva, ventana de cancelación y cancelación automática.