Valores predeterminados de reservas y pagos
Define cómo se fechan, se programan, se cobran y se cancelan las reservas en toda la cuenta.
Antes de empezar
- Dónde: Configuración → Configuración de la cuenta (
https://platform.vivin.app/settings). Estas tarjetas van después de las tarjetas de la empresa descritas en Configuración de la cuenta.
- Plan: todas las cuentas tienen estas tarjetas.
- Permisos: Account Settings → Module y Account Settings → Preferences. El Super administrador y el Administrador tienen ambos por defecto.
Cada tarjeta tiene un lápiz para editarla y, después, Guardar o Cancelar. Cada tarjeta se guarda por separado.
Valores predeterminados de reserva (visualización)
La primera tarjeta Valores predeterminados de reserva, "Configure cómo se muestran y gestionan las reservas".
| Campo | Qué hace | Por defecto |
|---|
| Panel — fechas preferidas | Qué fechas usan la columna de fechas de la lista de Reservas, el orden y los filtros de fecha, y la pestaña Reservas de un inquilino. | Fechas del contrato |
| Filtro predeterminado de la lista de reservas | El chip de estado con el que se abre la lista de Reservas. | Todas |
| Estado de la reserva — fechas preferidas | Qué fechas deciden si una reserva es Futura, En curso o Finalizada. | Fechas de entrada y salida |
| Referencia del límite de reembolso del depósito | Si el plazo para reembolsar el depósito cuenta desde la Fecha de fin del contrato o la Fecha de salida. | Fecha de fin del contrato |
| Preferencia de unidades vacantes | Si una unidad que solo tiene un bloqueo manual cuenta como vacante. | Predeterminado |
- Los campos de fechas preferidas ofrecen Fechas del contrato o Fechas de entrada y salida. El filtro de la lista ofrece Todas, En curso, Futuras, Finalizadas y Canceladas.
- El número de días del plazo de reembolso del depósito se define en Pagos.
- Preferencia de unidades vacantes: con Incluir bloqueos manuales, una unidad que solo tiene un bloqueo manual (sin reserva) sigue contando como vacante en la lista Unidades vacantes del Panel y en el mosaico Hoy, en Disponible ahora de Ventas y en el Multicalendar. Los bloqueos de reservas y de canales siempre cuentan como ocupados. Cada usuario puede cambiarlo en Ajustes personales.
Detalles del contrato
Secciones opcionales de la pestaña Información del contrato de la reserva y, las tres últimas, de la pestaña Datos del inquilino y del portal del inquilino.
| Interruptor | Qué añade | Por defecto |
|---|
| Segundo inquilino | Una sección para registrar a una segunda persona junto al inquilino principal. | Desactivado |
| Avalista | Una sección para registrar a una persona que avala el alquiler. | Desactivado |
| Contactos de emergencia | Hasta dos contactos de emergencia, que también se piden a los inquilinos en el portal y antes de firmar. | Desactivado |
| Fecha y lugar de nacimiento | La fecha y el lugar de nacimiento del inquilino, que también se piden en el portal y antes de firmar. | Desactivado |
| Residencia habitual | La dirección, la ciudad y el país donde vive el inquilino, que también se piden en el portal y antes de firmar. | Desactivado |
- Segundo inquilino solo aparece en las reservas cuyo Número de inquilinos es 2 o más. Avalista aparece en todas las reservas.
- Si los inquilinos deben rellenar los tres últimos antes de firmar se define en Ajustes del portal. Al desactivar un grupo aquí, también se desactiva su requisito de firma.
Cargos y pagos
| Interruptor | Qué hace | Por defecto |
|---|
| Actualizar plan de pagos automáticamente | Marca de antemano Actualizar el plan de pagos cuando alguien cambia las fechas de una reserva. | Activado |
| Exigir categoría del cargo | Hace obligatoria la categoría en Añadir cargo de una reserva. | Desactivado |
| Exigir descripción del cargo | Hace obligatoria la descripción en Añadir cargo de una reserva. | Desactivado |
| Permitir reembolso antes del fin del contrato | Permite reembolsar un depósito antes de la fecha de fin del contrato. | Desactivado |
| Usar el estado "Listo para reembolso" | Da a un depósito pagado marcado como Listo para reembolso su propio estado Listo para reembolso. | Activado |
| Permitir disputas de depósito | Permite que los roles con Bookings → Dispute marquen como disputado un depósito pagado por completo. | Desactivado |
- Usar el estado "Listo para reembolso" solo marca el depósito, por ejemplo en Finanzas → Depósitos. El reembolso nunca se bloquea sin él. Resolver una disputa también pasa el depósito a Listo para reembolso mientras el interruptor está activado. Cuando está desactivado, el depósito conserva su estado de pagado.
- Un depósito disputado no se puede reembolsar hasta que se resuelva la disputa.
- Sin Permitir reembolso antes del fin del contrato, Marcar como reembolsado sigue desactivado hasta la fecha de fin del contrato, incluso en una reserva cancelada.
Regla de Listo para la entrada
Define qué exige la columna Listo de Operaciones → Entrada y salida para que una llegada aparezca como Listo.
| Interruptor | Qué exige | Por defecto |
|---|
| Pagos de entrada liquidados | El depósito, el primer alquiler y las tasas que vencen antes del check-in están pagados. | Activado |
| Contrato firmado | El contrato está firmado. Los inquilinos cuya categoría no tiene contrato en VIVIN cuentan como firmados. | Activado |
| Incidencias cerradas | Ningún ticket abierto de las categorías que elijas en la unidad, de una estancia anterior o con fecha hasta el día del check-in. | Ninguno |
- Eliges las categorías de ticket de tu lista de Incidencias en Categorías; si esa lista está vacía, no hay nada que elegir.
- La regla solo cambia la columna Listo. No cambia cuándo se envían los correos de check-in.
Valores predeterminados de reserva (horas)
La segunda tarjeta Valores predeterminados de reserva, "Horas predeterminadas de entrada/salida y períodos de preparación".
| Campo | Qué hace | Por defecto | Límites |
|---|
| Hora de entrada | La hora de check-in que reciben las reservas nuevas. | Sin definir | HH:MM |
| Hora de salida | La hora de check-out que reciben las reservas nuevas. | Sin definir | HH:MM |
| Prep. medio plazo | Días que una unidad permanece bloqueada después de un check-out, en estancias que no son de canal. | 0 días | De 0 a 7 días |
| Prep. corto plazo | Días que una unidad permanece bloqueada después de una estancia de Airbnb, Booking.com u OTA. | 0 días | De 0 a 7 días |
| Preaviso | Antelación mínima antes de que pueda empezar una estancia nueva. | 0 días | De 0 a 30 días |
- Hasta que guardes la tarjeta, muestra las 15:00 y las 11:00, pero las reservas nuevas no reciben ninguna hora. Las reservas que ya existen conservan sus propias horas.
- Ejemplo de preparación: con 3 días, un inquilino que hace el check-out el 31 de marzo deja la unidad libre para un nuevo check-in a partir del 3 de abril. El calendario de la unidad muestra el margen como días de preparación. Para colocar una reserva manual dentro de él, marca Ignorar días de preparación de la unidad en Añadir reserva.
- Preaviso adelanta la siguiente fecha disponible de cada unidad esa cantidad de días.
Cancelación y alquiler
| Campo | Qué hace | Por defecto | Límites |
|---|
| Ventana de cancelación | Cuántos días después de la entrada se puede cancelar todavía una reserva ya empezada. | 30 días | 0 o más |
| Contrato diario — cálculo del alquiler | Cómo convierten en importes el alquiler los contratos diarios. | Estándar (mensual) | |
| Cancelación automática del move-in impagado | Cancela una reserva cuyos pagos de entrada siguen sin pagarse por completo después de un período de gracia. | Desactivado | |
| Periodo de gracia (días tras el check-in) | Días después del check-in antes de que actúe la cancelación automática. | 7 | De 1 a 366 |
- Una reserva futura siempre se puede cancelar. Escribe 0 en Ventana de cancelación para quitar el límite en las reservas ya empezadas.
- Estándar (mensual) prorratea el alquiler mensual. Media anual (por noche) usa una tarifa por noche, el alquiler anual dividido entre 365. El método se aplica siempre que se calcula el plan de pagos de un contrato diario. Las reservas importadas del Gestor de canales siempre usan el método por noche.
- La cancelación automática cuenta los días en UTC. Si todos los pagos exigidos para la entrada siguen sin pagarse por completo después del período de gracia, VIVIN cancela la reserva sin reembolso. Si el inquilino ha pagado una parte, la reserva se mantiene y tu equipo recibe un correo único en su lugar. Los dos correos van al correo de la cuenta y a los miembros del equipo con Notificaciones de pago activadas. Para avisar al inquilino, añade una regla de Cancelación automática en Comunicaciones.
Valores por defecto de estancia mínima y máxima
| Campo | Qué hace | Por defecto |
|---|
| Estancia mínima predeterminada | Estancia mínima, en meses, para las unidades que crees. | Sin restricción |
| Estancia máxima predeterminada | Estancia máxima, en meses, para las unidades que crees. | Sin restricción |
- Deja un campo vacío para Sin restricción. Solo meses completos, y el mínimo no puede ser mayor que el máximo.
- Guardar no cambia las unidades existentes. Aplicar a todos los anuncios activos escribe los valores por defecto guardados en todas las unidades que no están archivadas, después de que confirmes ¿Aplicar a todos los anuncios activos?. Los valores propios de cada unidad se pierden. El botón sigue desactivado hasta que hayas guardado al menos un valor por defecto.
Qué pasa al guardar
- Cada tarjeta se aplica a toda la cuenta en cuanto la guardas.
- Las horas, los días de preparación, los valores por defecto de estancia y las reglas de cargos se aplican a las reservas y unidades que se creen a partir de entonces. Las reservas existentes conservan sus horas y sus planes de pagos.
- Las opciones de visualización (fechas preferidas, filtro de la lista, vacantes) cambian lo que ve todo el mundo la próxima vez que se carga una página.
- La ventana de cancelación y la cancelación automática también se aplican a las reservas que ya existen. La cancelación automática se ejecuta una vez al día.
Solución de problemas
- "Default min stay period cannot be greater than default max stay period": baja el mínimo o sube el máximo.
- Una unidad aparece como no disponible justo después de un check-out: está dentro de los días de preparación o del preaviso. Marca Ignorar días de preparación de la unidad cuando añadas la reserva, o acorta el margen aquí.
- Una reserva ya empezada ya no se puede cancelar: ha pasado la Ventana de cancelación. Amplía la ventana, o escribe 0 para quitar el límite.
Consejos
- Revisa las unidades con normas de estancia especiales antes de usar Aplicar a todos los anuncios activos. No se puede deshacer.
- Antes de activar Cancelación automática del move-in impagado, revisa tus reservas en curso: la comprobación diaria también cancela reservas que empezaron antes de que la activaras.
- Define las horas de check-in y check-out antes de añadir reservas, para que todas las reservas nuevas empiecen con ellas.