Entrada y salida
Crea las listas de tareas que los inquilinos completan en el portal del inquilino antes de entrar y antes de salir.
Antes de empezar
- Dónde: Configuración → Entrada y salida (
https://platform.vivin.app/settings/check-in-out). - Plan: la pestaña solo aparece mientras Activar el proceso de entrada y salida está activado en Módulos opcionales; viene desactivado por defecto.
- Permisos: Account Settings → Module para abrirla. Editar los pasos necesita Operations → Module; guardar los Ajustes del proceso y las ventanas necesita Account Settings → Preferences o Fees. Super administrador y Administrador los tienen por defecto.
Al activar el proceso se añaden esta pestaña, una página Entrada/salida en el portal del inquilino con un recordatorio en Inicio, una pestaña Entrada y salida en cada reserva, una columna Proceso en Operaciones → Entrada y salida y el disparador de correo Tareas de check-in sin completar. Las tarjetas de esta pestaña son Ajustes del proceso, después Pasos de entrada y Pasos de salida.
Ajustes del proceso
Se aplican a las dos listas. Haz clic en el lápiz, cambia los ajustes y luego en Guardar.
| Ajuste | Qué hace | Valor predeterminado |
|---|---|---|
| Registrar llegada y salida | Añade Registrar llegada y Registrar salida (y Deshacer llegada / Deshacer salida) a la reserva. | Activado |
| Pedir fotos | El paso de inventario de la habitación pide al inquilino fotos de la habitación. | Desactivado |
| Fotos obligatorias | El inquilino no puede aceptar el inventario sin una foto. Solo mientras Pedir fotos está activado. | Desactivado |
Un inquilino con la llegada registrada pero no la salida aparece como En estancia en la lista de Reservas, que también tiene un filtro Actualmente en estancia.
Pasos de entrada y pasos de salida
Cada tarjeta muestra su ventana, los pasos numerados en el orden en que los ve el inquilino, las insignias Obligatorio u Oculto, y una línea con un clip en los pasos con adjuntos.
| Campo | Qué hace | Valor predeterminado |
|---|---|---|
| Ventana de entrada (días) / Ventana de salida (días) | Días antes de la fecha de entrada (o de salida) en los que el inquilino ve los pasos. De 0 a 365. | 7 |
| Tipo de paso | El tipo de paso; consulta más abajo. | — |
| Título del paso | El nombre del paso. Obligatorio. | — |
| Descripción del paso | Texto adicional opcional. | Vacío |
| Texto que el inquilino confirma | Solo en los pasos de aceptación: el texto que el inquilino acepta. | Vacío |
| Visible | En desactivado, oculta el paso a los inquilinos sin borrarlo ni borrar sus respuestas. | Activado |
| Obligatorio | Cuenta para el progreso, el correo de recordatorio y el aviso al registrar. | Activado |
Pasos predeterminados
Tu cuenta empieza con esta lista, con todos los pasos obligatorios y visibles. Si después quitas todos los pasos, la lista queda vacía; los pasos iniciales no se vuelven a añadir.
- Check-in: Sign your contract (Contrato) · Settle your move-in payments (Pagos) · Accept the room inventory (Inventario de la habitación) · Book your arrival time (Hora de llegada / salida)
- Check-out: Accept the check-out inventory (Inventario de la habitación) · Book your departure time (Hora de llegada / salida)
Tipos de paso
| Tipo de paso | Listas | El inquilino | Se completa cuando |
|---|---|---|---|
| Contrato | Entrada | Abre y firma el contrato (Abrir mi contrato). | El contrato está firmado. |
| Pagos | Entrada | Abre sus pagos (Abrir mis pagos). | Los pagos de la entrada están saldados. |
| Inventario de la habitación | Ambas | Revisa cada elemento, usa Informar de un problema y hace clic en Aceptar inventario. | El inventario está enviado. No aplicable sin el módulo de Inventario o sin elementos. |
| Hora de llegada / salida | Ambas | Responde «¿A qué hora vas a llegar?» (o salir) y hace clic en Guardar hora. | La hora está guardada; también se escribe en la hora de entrada o de salida de la reserva. |
| Declaración de aceptación | Ambas | Lee tu texto y hace clic en He leído y acepto. | El inquilino acepta. |
Cada tipo puede aparecer una vez por lista, salvo Declaración de aceptación, que puedes añadir tantas veces como necesites, por ejemplo para las normas de la casa o la recogida de llaves.
Editar una lista
- Haz clic en el lápiz de Pasos de entrada o de Pasos de salida. Solo se puede editar una de las dos a la vez.
- Define la ventana.
- Elige un Tipo de paso, haz clic en Añadir paso y rellena el paso.
- Reordena con Subir y Bajar; borra con Eliminar paso.
- Haz clic en Guardar.
Adjuntos
Cada paso guardado tiene una zona de Adjuntos: Añadir archivos añade hasta 10 archivos, que los inquilinos ven en Archivos de este paso, como un vídeo de la entrada o un PDF con las normas de la casa. Se aceptan imágenes, vídeos (MP4, WebM, MOV), PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT y CSV. Los archivos se guardan en cuanto los añades o los quitas, así que Cancelar no los deshace. Guarda un paso nuevo antes de adjuntar archivos.
Qué pasa al guardar
- Los pasos y ventanas nuevos se aplican a todas las reservas a partir de ese momento, en el portal y en la pestaña de la reserva.
- Un paso nuevo completamente en blanco se descarta. Si quitas un paso que los inquilinos ya respondieron, se conserva como Oculto, con sus respuestas guardadas.
- En la reserva, tu equipo ve cada paso como Pendiente, Completado o No aplicable, puede Marcar como hecho o Reabrir un paso, y registra la llegada y la salida. Con pasos obligatorios abiertos, Todavía hay pasos obligatorios sin completar ofrece Registrar igualmente con una nota. Consulta Panel de la reserva.
- En el portal, cada sección se abre con su ventana («Todavía no hay nada que hacer» antes); cuando la llegada está registrada, la sección de check-in sigue abierta.
Solución de problemas
- No se puede guardar un paso: no tiene Título del paso.
- Falta el lápiz en una tarjeta: la otra tarjeta de pasos está abierta para editar. Guárdala o cancélala primero.
- Los pasos de inventario de la habitación aparecen como no aplicables: Activar el inventario de la habitación está desactivado, o la unidad no tiene elementos.
- El inquilino todavía no puede aceptar el inventario: se abre el mismo día del check-in (o del check-out), aunque la lista sea visible antes.
Consejos
- Recuerda a los inquilinos con una regla de comunicación en Tareas de check-in sin completar. Solo llega a los inquilinos con un paso obligatorio y visible que pueden hacer ellos mismos (una declaración de aceptación, la hora de llegada o un inventario sin enviar), y se detiene cuando terminan, cuando se registra la llegada o cuando se cancela la reserva.
- Una hora de llegada guardada se compara con la tarifa de check-in fuera de horario, que puede añadirla o quitarla.
- Desactiva Visible para pausar un paso sin perder sus respuestas.