Primeros pasos

Esta sección te lleva desde tu primer inicio de sesión hasta una cuenta en funcionamiento en aproximadamente una semana. Haz los pasos en orden: cada uno usa lo que dejó preparado el anterior.

Dónde encontrarlo: la aplicación de gestión en platform.vivin.app, en cualquier navegador moderno. Haz la configuración en un ordenador: Configuración no está en el menú del móvil. La mayoría de los pasos necesitan un Administrador o un Super administrador, y en una cuenta nueva solo un Super administrador puede crear reservas y aprobar pagos hasta que lo conceda a otros roles.

Tu primera semana

Cada paso dice qué hacer, cómo sabes que está hecho y qué página tiene el detalle completo.

Día	Paso	Listo cuando
1	1. Inicia sesión y echa un vistazo	Puedes iniciar sesión y sabes dónde está todo
1–2	2. Configura tu cuenta	Tu equipo, tus reglas, el contrato y los correos están listos
2–3	3. Añade propiedades y unidades	Cada unidad que alquilas está en Anuncios con su alquiler
3–4	4. Añade tus reservas	Cada inquilino actual y futuro tiene una reserva
4	5. Abre el Portal del inquilino a tus inquilinos	Los inquilinos pueden abrir su portal y firmar su contrato
5	6. Sigue los pagos	El plan de pago de cada reserva muestra el dinero que has recibido

1. Inicia sesión y echa un vistazo

Inicia sesión con tu correo, tu contraseña y el código de 6 dígitos que VIVIN te envía por correo, o con Google. Dedica después cinco minutos a la barra lateral: Crear nuevo, arriba, añade cualquier registro desde cualquier página; los módulos están bajo Portafolio, Negocio y Herramientas, y Configuración está abajo.

• Iniciar sesión: la primera contraseña, el código por correo, Google y cómo mantener la sesión iniciada.
• Orientarte en VIVIN: la barra lateral, el menú del móvil y los elementos en gris.

2. Configura tu cuenta

Un administrador rellena los datos de la empresa y las reglas que VIVIN aplica a cada reserva: moneda, equipo y roles, propietarios, reglas de pago y de recargos por retraso, facturación, la plantilla del contrato, categorías, canales y correos a inquilinos. Define la moneda antes de crear ninguna reserva: se bloquea en cuanto existe dinero.

• Configurar tu cuenta: los nueve pasos de configuración, en orden.

3. Añade propiedades y unidades

Una propiedad es el edificio o el piso; una unidad es lo que alquilas en ella: una habitación, una cama o la propiedad entera. Las condiciones del contrato, las tasas, los suministros, los códigos de puerta del edificio y de la propiedad, y el WiFi pertenecen a la propiedad; el alquiler, los límites de estancia, la capacidad, los canales y el código de puerta propio de la unidad pertenecen a cada unidad.

1. Crear nuevo → Propiedad crea la propiedad en cuatro pasos.
2. Crear nuevo → Unidad añade cada unidad, con su tipo y su alquiler.
3. En Anuncios, termina cada propiedad y cada unidad: fotos, códigos de puerta y los canales donde se publica la unidad.

• Incorporar una propiedad nueva: todos los pasos, del propietario a los canales.
• Anuncios: los editores de propiedades y de unidades.

4. Añade tus reservas

Añade a tus inquilinos actuales y futuros con Crear nuevo → Reserva, o con Añadir reserva en el calendario de una unidad. Las reservas de las plataformas conectadas llegan solas. Para cada reserva, VIVIN construye el plan de pago a partir del alquiler de la unidad y de tus reglas de pago, prepara el contrato a partir de tu plantilla y bloquea las fechas de la unidad en su calendario.

Una reserva que ya está en curso recibe su plan de pago desde el check-in, así que sus meses pasados aparecen como deuda. El día que la añades, registra lo que el inquilino ya ha pagado con Transacción en su pestaña Plan de pago, con la Fecha del pago real: los meses que cubre dejan de contar como deuda, y los recargos nocturnos por pago atrasado y la Cancelación automática del move-in impagado los dejan en paz.

No añadas a mano, ni bloquees, una estancia que va a enviar una plataforma conectada: VIVIN rechaza una reserva entrante cuyas fechas ya están ocupadas en la unidad. Las estancias de Airbnb y Booking.com llegan con Importar reservas.

• Procesar una reserva nueva: del inquilino al primer pago.
• Ciclo de vida de una reserva: cómo pasa una reserva de Futura a En curso y Finalizada.

5. Abre el Portal del inquilino a tus inquilinos

Cada reserva tiene su propio enlace privado al Portal del inquilino, donde el inquilino firma el contrato, paga, comunica incidencias y ve sus documentos y códigos de puerta.

1. En Configuración → Ajustes del portal, elige el idioma del portal, lo que los inquilinos pueden ver y editar, y lo que deben rellenar antes de firmar.
2. Envía a cada inquilino su enlace: con el correo de incorporación, o con Enviar acceso al portal en la pestaña Información del contrato de la reserva.
3. Usa Suplantar inquilino en la misma pestaña para ver el portal como lo ve ese inquilino.

• Portal del inquilino: lo que los inquilinos ven y hacen.
• Ajustes del portal: todas las opciones del portal.

6. Sigue los pagos

Cuando VIVIN ha activado los pagos en línea en tu cuenta (solo cuentas en EUR) y la propiedad tiene marcado Pagos de la propiedad activos, los inquilinos pagan por transferencia bancaria al IBAN virtual propio de su reserva o con tarjeta, y VIVIN lo registra por ti. El dinero que recibes de cualquier otra forma lo registras en la reserva con Transacción. Un pago que registras a mano queda Pendiente hasta que alguien con Finance → Approve Payments lo aprueba en Finanzas → Transacciones, salvo que tu rol tenga Finance → Auto Approve Manual In Payments (Super administrador por defecto).

Cada pago salda los cargos de la reserva en un orden fijo. Mira la pestaña Plan de pago de la reserva para ver lo que está pagado, y Finanzas → Resumen para ver lo que está vencido.

• Asignación de pagos: cómo los pagos cubren los cargos, con un ejemplo resuelto.
• Gestionar un pago atrasado: recordatorios, penalizaciones y seguimiento.

Después de la primera semana

• Trabajo diario: Gestionar un check-in, Gestionar un check-out y el resto de flujos de trabajo.
• Automatización e IA: correos a inquilinos, el asistente virtual de inquilinos y Genius, en Automatización e IA.
• ¿Te has atascado? Abre un ticket con el equipo de VIVIN desde Ayuda y soporte (consulta Ayuda y soporte).

Relacionado

• Introducción: qué hace VIVIN y cómo está organizada esta guía.
• Módulos: una página por cada módulo de la barra lateral.
• Configuración de la cuenta: todas las pestañas de configuración y quién puede abrirlas.
• Preguntas frecuentes y solución de problemas: respuestas rápidas a dudas habituales.
• Glosario: las palabras que verás en VIVIN.