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Reembolsar un depósito de garantía

Devuelve el depósito de garantía de un inquilino después de que se marche, menos lo que aún deba, y registra el reembolso en VIVIN. VIVIN no mueve el dinero: lo pagas tú desde tu propio banco.

Antes de empezar​

  • Plan: cualquier plan.
  • Permisos, en Configuración → Usuarios → Permisos por rol:
    • Bookings → Refund para marcar un depósito como reembolsado, cambiar la fecha del reembolso, y revertir o transferir un reembolso. Por defecto solo lo tiene Super administrador.
    • Bookings → Edit Items para Listo para reembolso, Poner en retención y Liberar retención. Super administrador y Administrador lo tienen por defecto.
    • Bookings → Dispute para marcar un depósito como en disputa. Por defecto solo lo tiene Super administrador.
    • Finance → Approve Payments para abrir Finanzas → Depósitos. Por defecto solo lo tiene Super administrador.
  • Revisa una vez tus reglas de depósito:
    • En Configuración → Configuración de la cuenta → Cargos y pagos: Usar el estado "Listo para reembolso", Permitir disputas de depósito y Permitir reembolso antes del fin del contrato.
    • En Configuración → Pagos, el Límite de devolución de fianza: cuántos días tienes para reembolsar. Cuenta desde la fecha de fin del contrato o la de check-out, según lo fijado en Referencia del límite de reembolso del depósito (Configuración de la cuenta → Valores predeterminados de reserva). Una reserva puede tener su propio Límite de devolución de fianza en Información del contrato.
  • El check-out está liquidado: daños cobrados, pagos aprobados y partes finales de suministros aprobadas. Consulta Gestionar un check-out.

Pasos​

1. Comprueba lo que se devuelve al inquilino​

Portafolio → Reservas, y después la pestaña Depósito de la reserva

La tarjeta Depósito de garantía muestra el Depósito inicial y cuánto de él se pagó, las Deducciones actuales (lo que el inquilino aún debe), el Efectivo devuelto al inquilino y el Total a reembolsar.

Resultado: sabes el importe que hay que devolver. Cuando los cargos son mayores que el depósito, el efectivo devuelto es cero.

2. Marca, retén o disputa el depósito​

Pestaña Depósito de la misma reserva

  • Activa Listo para reembolso para decir a tu equipo de finanzas que el depósito se puede devolver. Con Usar el estado "Listo para reembolso" activado, el estado del depósito pasa a Listo para reembolso. Es solo una marca: un depósito se puede reembolsar sin ella.
  • Haz clic en Poner en retención para conservar el depósito mientras esperas los costes finales. Un depósito en retención se puede reembolsar igualmente. Liberar retención quita la retención.
  • Si el inquilino impugna las deducciones, haz clic en Marcar como en disputa. El reembolso queda bloqueado hasta que alguien haga clic en Resolver disputa. Solo se puede disputar un depósito Totalmente pagado, y solo cuando Permitir disputas de depósito está activado.

3. Encuentra los depósitos que hay que devolver​

Negocio → Finanzas → Depósitos

  1. Si usas el estado "Listo para reembolso", haz clic en Listo para reembolso bajo Estado del ciclo de vida del depósito. Si no, haz clic en Reembolso pendiente bajo Cronograma: inquilinos que han hecho el check-out y cuyo plazo de reembolso no ha pasado. Vencido lista los que ya lo han superado.
  2. El rango de fechas empieza en los últimos 3 meses: bórralo o amplíalo para ver salidas más antiguas.
  3. En cada fila, comprueba Devolución est., Fecha límite de reembolso e IBAN del inquilino.

4. Paga al inquilino desde tu banco​

Envía el Total a reembolsar al IBAN del inquilino desde tu propia cuenta bancaria. Anota la fecha en que el dinero sale de tu banco.

5. Registra el reembolso​

Pestaña Depósito de la reserva, o Negocio → Finanzas → Depósitos

  1. En la pestaña Depósito de la reserva, haz clic en Marcar como reembolsado. En Reembolsar depósito, define la Fecha del reembolso (el día en que el dinero salió de tu banco; empieza en hoy) y haz clic en Confirmar.
  2. O, en Finanzas → Depósitos, haz clic en Marcar como reembolsado en la fila. La fecha del reembolso es entonces hoy; cámbiala después con Editar fecha en la pestaña Depósito de la reserva.

Resultado: el depósito aparece como Reembolsado, y también la línea Devolución del depósito del plan de pago. El depósito paga primero lo que el inquilino aún debía. En el Portal del inquilino, la página Pagos muestra el depósito menos lo que se aplicó a esos cargos.

Si el inquilino debe más que el depósito, la parte que el depósito no cubre se registra como una Pérdida por deterioro (dada de baja). Cobra ese dinero antes de reembolsar si aún lo quieres.

6. Confirma que la reserva ha terminado​

Portafolio → Reservas

En su fecha de fin, la reserva pasa sola a Finalizada. Por defecto es la fecha de check-out, o la fecha de fin del contrato cuando Estado de la reserva — fechas preferidas en Configuración de la cuenta está en Fechas del contrato. Usa la etiqueta Finalizadas para encontrarla.

Listo cuando​

  • El depósito aparece como Reembolsado en la reserva y en Finanzas → Depósitos, con la fecha en que el dinero salió de tu banco.
  • No queda ningún depósito en Vencido en Finanzas → Depósitos.
  • La reserva aparece como Finalizada.

Solución de problemas​

  • Marcar como reembolsado está en gris en la reserva. No se ha llegado a la fecha de fin del contrato y Permitir reembolso antes del fin del contrato está desactivado, el depósito está En disputa, o tu rol no tiene Bookings → Refund. Espera a la fecha de fin, activa el ajuste o resuelve la disputa.
  • Marcar como reembolsado no aparece en Finanzas → Depósitos. Solo aparece cuando el depósito está en Reembolso pendiente o Vencido, a partir del día siguiente al check-out. Reembolsa desde la pestaña Depósito de la reserva.
  • El cuadro dice Esta devolución está bloqueada por la facturación. El depósito está en una factura que tu proveedor no puede abonar por sí solo. Sigue los pasos que indica el cuadro (normalmente, primero una nota de crédito) y haz clic de nuevo en Marcar como reembolsado.
  • Marcaste como reembolsado el depósito equivocado. Haz clic en Revertir reembolso en la pestaña Depósito de la reserva. Esto solo deshace el registro en VIVIN, y no es posible después de usar Transferir.

Consejos​

  • ¿Un inquilino que sigue con una reserva nueva? En un depósito reembolsado, Transferir mueve el saldo del reembolso a otra reserva del mismo inquilino como crédito. Una transferencia no se puede deshacer.
  • La Fecha límite de reembolso de Finanzas → Depósitos es tu Límite de devolución de fianza contado desde la fecha de referencia. Trabaja Reembolso pendiente cada semana para que nada llegue a Vencido.
  • Para un inquilino que pagó de más y no tiene depósito que devolver, el mismo botón abre Reembolsar excedente.