Ciclo di vita della prenotazione
Ogni prenotazione ha uno di quattro stati: Futura, In corso, Terminata o Annullata. VIVIN calcola lo stato dalle date della prenotazione, quindi non devi mai far avanzare una prenotazione a mano.
Dove trovarlo: Portafoglio → Prenotazioni (https://platform.vivin.app/bookings) mostra i filtri di stato e una colonna Stato. Il pannello della prenotazione mostra lo stato come badge accanto al nome dell'inquilino. I ruoli hanno bisogno del permesso del modulo Bookings, che ha ogni ruolo predefinito tranne Operazioni.
I quattro stati
L'unico stato che deriva da un'azione è Annullata.
| Stato | Quando una prenotazione lo ha |
|---|---|
| Futura | La data di inizio è dopo oggi. |
| In corso | Il soggiorno è iniziato e la data di fine è ancora nel futuro. |
| Terminata | La data di fine è oggi o prima. Una prenotazione mostra Terminata già nel giorno stesso del check-out. |
| Annullata | La prenotazione è stata annullata, da te o dall'annullamento automatico. Prevale sulle date e non si può annullare. |
Come una prenotazione passa da uno stato all'altro
| Da | A | Cosa lo fa succedere | Si può tornare indietro? |
|---|---|---|---|
| Una nuova prenotazione | Futura | Viene creata con una data di inizio dopo oggi. | — |
| Una nuova prenotazione | In corso | Viene creata per un soggiorno già iniziato. | — |
| Futura | In corso | Arriva la data di inizio. | Sì, se sposti la data di inizio più avanti. |
| In corso | Terminata | Arriva la data di fine. | Sì, se sposti la data di fine più avanti (una proroga). |
| Futura, In corso, Terminata | Annullata | Qualcuno conferma Annulla prenotazione, oppure l'annullamento automatico annulla un move-in non pagato. Dopo il move-in è possibile solo entro la Finestra di disdetta. | No. Una prenotazione annullata resta annullata. |
I cambi di data avvengono da soli col passare dei giorni: nessuno fa avanzare una prenotazione a mano. Annullata è l'unico stato che deriva da un'azione (vedi Annullare o eliminare una prenotazione). Quali date contano come inizio e fine è un'impostazione dell'account (vedi Quali date determinano lo stato).
Alcune etichette sembrano stati ma non lo sono:
- In soggiorno sostituisce il badge di stato da quando viene registrato l'arrivo dell'inquilino fino a quando viene registrata la sua partenza. Compare solo quando il processo di check-in / check-out e Registra arrivo e partenza sono attivi (vedi Impostazioni check-in / out).
- Rimborsato, Pronto per il rimborso e etichette simili descrivono il deposito cauzionale o una riga di pagamento, non la prenotazione.
- Non esiste uno stato "In sospeso" o "Confermata".
L'API di gestione e gli strumenti IA usano i valori upcoming, current, ended e canceled. current è ciò che l'app mostra come In corso.
Filtri di stato nell'elenco Prenotazioni
- I filtri Tutte, In corso, Future, Terminate e Annullate mostrano ciascuno un conteggio. Clicca su uno per filtrare l'elenco. Clicca di nuovo sul filtro attivo per tornare a Tutte.
- Il filtro selezionato quando apri la pagina viene da Filtro predefinito elenco prenotazioni in Impostazioni → Impostazioni account → Predefiniti prenotazione.
- Nella vista Cronologia il filtro Annullate è disattivato, perché le prenotazioni annullate non sono disegnate nella cronologia.
Quali date determinano lo stato
Per impostazione predefinita lo stato segue le date di check-in e check-out (ingresso e uscita). Se i tuoi contratti seguono date diverse, per esempio un contratto che inizia il 1° mentre l'inquilino entra il 3, puoi fare in modo che lo stato segua il contratto:
- Vai su Impostazioni → Impostazioni account.
- Clicca sulla matita della prima scheda Predefiniti prenotazione ("Configura come le prenotazioni sono mostrate e gestite").
- Imposta Stato prenotazione — date preferite su Date contratto oppure su Date check-in e check-out.
- Clicca su Salva. La modifica si applica subito a tutte le prenotazioni dell'account.
La stessa scheda ha Dashboard — date preferite, che decide se l'elenco Prenotazioni mostra la colonna e i filtri di data Ingresso e uscita oppure Periodo del contratto. Non cambia lo stato.
Tappe lungo il percorso
Lo stato dà il quadro generale. Tra la creazione e la fine del soggiorno, una prenotazione passa anche per queste tappe, in quest'ordine. Nessuna cambia lo stato, ma ciascuna decide cosa può succedere dopo.
| # | Tappa | Raggiunta quando | Dove la vedi |
|---|---|---|---|
| 1 | Creata | Qualcuno la aggiunge con Crea nuovo → Prenotazione o con Aggiungi prenotazione del calendario di un'unità, oppure arriva da una piattaforma di prenotazione o da un partner. | VIVIN costruisce il piano di pagamento e blocca le date dell'unità nel suo calendario. |
| 2 | Contratto firmato | L'inquilino firma nel Portale inquilino, oppure usi Carica contratto firmato nella sezione Contratto della prenotazione. | La colonna Contratto dell'elenco Prenotazioni: Contratto firmato, Contratto non firmato o Non applicabile. |
| 3 | Confermata | I pagamenti impostati come Pagamenti di conferma sulla prenotazione sono pagati per intero. | Nessun badge, ma Cambia unità la aspetta. |
| 4 | Pronta per il check-in | Ogni pagamento di ingresso è pagato e il contratto è firmato oppure Non applicabile. | La colonna Pronto di Operazioni → Arrivi e partenze, a meno che la tua regola Pronto per il check-in chieda di più o di meno. Il trigger email di check-in Dopo pagamento e firma contratto la aspetta. |
| 5 | Check-in | Arriva la data di inizio, che l'inquilino sia arrivato o no. La prenotazione diventa In corso. | Codici di ingresso e WiFi compaiono nel Portale inquilino una volta inviata l'email di check-in. |
| 6 | Pagamenti mensili | Passa ogni scadenza. | Ogni riga del Piano di pagamento passa da Programmato a Parzialmente pagato o Pagato, oppure a Scaduto (Parziale scaduto quando una parte è pagata). |
| 7 | Check-out | Arriva la data di fine. La prenotazione diventa Terminata. | I codici di ingresso escono dal Portale inquilino all'orario di check-out. |
| 8 | Deposito sistemato | Gli addebiti non pagati sono coperti dal deposito e clicchi su Segna come rimborsato nella scheda Deposito per ciò che resta. Questo registra il rimborso, non invia denaro. | La scheda Deposito e Finanza → Depositi. |
Non applicabile significa che la categoria dell'inquilino disattiva il contratto o il Portale inquilino, quindi non c'è nulla da firmare. L'email di check-in parte con il trigger impostato in Impostazioni → Comunicazioni, oppure a mano con Invia e-mail di check-in nella prenotazione (vedi Gestire un check-in). Segna come rimborsato richiede il permesso Refund e, per impostazione predefinita, funziona solo dalla data di fine del contratto, a meno che Consenti rimborso prima della fine contratto sia attivo in Impostazioni → Impostazioni account. Come i pagamenti riempiono le righe: Allocazione dei pagamenti.
Dove lo stato conta
- Dashboard: Ricavi mensili e Debito totale contano solo le prenotazioni In corso. Il Debito totale di Finanza conta anche le prenotazioni terminate e annullate.
- Cronologia: le prenotazioni annullate non vengono mostrate.
- Regole email: i Filtri pubblico di una regola di comunicazione includono Stato prenotazione (Impostazioni → Comunicazioni).
- Annulla prenotazione: se il pulsante è attivo dipende dallo stato (vedi sotto).
Cambiare una prenotazione durante la sua vita
Poiché lo stato è calcolato dalle date, cambiare una data può cambiare subito lo stato. Tutte queste modifiche partono dalla scheda Info contratto del pannello della prenotazione.
| Modifica | Come | Da sapere |
|---|---|---|
| Date | Matita su Informazioni sulla prenotazione, poi clicca sulla data | Scegli se aggiornare il piano di pagamento e, se c'è un contratto, se rigenerarlo solo per il nuovo periodo o per l'intero soggiorno (oppure come addendum, dove disponibile). |
| Affitto mensile | Matita su Informazioni sulla prenotazione, poi clicca su Affitto mensile | I mesi già fatturati mantengono il loro valore. |
| Unità | Matita in Immobile e unità (Cambia unità) | Solo prima del check-in, una volta confermata la prenotazione, e mai su una prenotazione del Gestore canali. Il contratto e il piano di pagamento restano come sono. |
| Inquilino | Matita accanto all'inquilino (Cambia inquilino) | Solo prima del check-in, senza contratto firmato e senza nulla di fatturato, e mai su una prenotazione del Gestore canali. Pagamenti, fatture e depositi restano all'inquilino originale. |
Le prenotazioni sincronizzate da Airbnb o Booking.com tramite il Gestore canali hanno date, unità, inquilino, azioni sul contratto ed Elimina prenotazione bloccati in VIVIN. Cambiale o annullale sulla piattaforma di prenotazione quando puoi. Annulla prenotazione si sblocca solo dopo aver impostato l'unità su Nessuna integrazione per quel canale: vedi Annullare una prenotazione.
Annullare o eliminare una prenotazione
Entrambi i pulsanti sono in fondo alla scheda Info contratto. Fanno lavori diversi.
Annulla prenotazione serve per una prenotazione reale che non andrà avanti o che finisce in anticipo. La prenotazione conserva la sua storia e mostra Annullata.
- È sempre attivo per le prenotazioni Future. Dopo il move-in resta attivo per il numero di giorni impostato in Finestra di disdetta (Impostazioni → Impostazioni account → Disdetta e affitto; 30 per impostazione predefinita, 0 significa nessun limite).
- Richiede Bookings → Refund in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo, che per impostazione predefinita ha solo il Super amministratore, più Edit Items quando cambia gli importi dei pagamenti e Add Credit Note quando le righe fatturate hanno bisogno di una nota di credito.
- Una breve procedura guidata chiede il metodo di rimborso (Rimborso totale, Senza rimborso o Rimborso parziale) e applica tutto in una volta. Vedi Annullare una prenotazione per ogni passaggio.
- Annullare non muove denaro da solo. I rimborsi passano dal normale processo di rimborso, e le eventuali note di credito che crea aspettano di essere emesse in Finanza → Transazioni.
- Le date dell'unità vengono liberate e i ticket automatici di check-in e check-out della prenotazione vengono annullati.
- Con Annullamento automatico move-in non pagato attivo (stessa scheda), VIVIN annulla senza rimborso una prenotazione quando ogni pagamento di ingresso è ancora completamente non pagato una volta trascorso il Periodo di tolleranza (giorni dopo il check-in). Il Changelog lo registra.
Elimina prenotazione serve per una prenotazione che non avrebbe mai dovuto esistere, per esempio un duplicato. Rimuove la prenotazione da ogni elenco e libera le date dell'unità, e non puoi annullare l'operazione.
- Viene rifiutata finché un pagamento della prenotazione ha una fattura (anche manuale o in bozza), o finché è collegato un pagamento ricevuto tramite IBAN virtuale, carta o piattaforma di prenotazione. Rifiuta o riassegna prima quel pagamento, oppure annulla la prenotazione.
- Richiede il permesso Delete nel gruppo Bookings di Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo. Per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super amministratore.
Suggerimenti
- I giorni cambiano a mezzanotte UTC, quindi vicino alla mezzanotte nel tuo fuso orario una prenotazione può diventare In corso o Terminata qualche ora prima o dopo di quanto ti aspetti.
- Una prenotazione mostra già Terminata la mattina del giorno del check-out. Se registri arrivi e partenze, il badge In soggiorno e il filtro Attualmente in soggiorno mostrano chi non è ancora partito.
- Se lo stato e le date mostrate nell'elenco sembrano non coincidere, controlla che Stato prenotazione — date preferite e Dashboard — date preferite usino lo stesso tipo di date.
Correlati
- Prenotazioni: l'elenco, la Cronologia e il pannello della prenotazione.
- Allocazione dei pagamenti: come il piano di pagamento viene costruito e pagato.
- Annullare una prenotazione: la procedura guidata di annullamento passo per passo.
- Rimborsare un deposito cauzionale: sistemare e restituire il deposito dopo l'uscita.
- Predefiniti di prenotazione e pagamento: predefiniti di prenotazione, finestra di disdetta e annullamento automatico.