Glosario
Definiciones breves de los términos que ves en VIVIN, con un enlace a la página que explica un término en detalle cuando la hay. Las etiquetas en negrita coinciden con las de la app.
A · B · C · D · E · F · G · H · I · L · M · N · O · P · R · S · T · U · V · W
A
Códigos de acceso
Códigos de las puertas del edificio y de la propiedad (Taquillas de acceso en la propiedad) y de la unidad (Acceso a la puerta de la unidad en la unidad: Desactivado, Taquilla Nuki o Configuración manual). Los inquilinos ven cada Código del inquilino y su pista en el portal del inquilino una vez enviado el correo de check-in, mientras que el Código interno opcional (Configuración de la cuenta → Códigos de acceso) es para tu equipo y nunca se muestra a los inquilinos.
Configuración de la cuenta
La página de Configuración (Configuración en la barra lateral, solo en el ordenador). Sus pestañas se agrupan en Sistema, Equipo, Facturación y Portal del inquilino, y solo puedes abrir las pestañas que permite tu rol. Consulta Configuración de la cuenta.
ADR
Tarifa media diaria: los ingresos divididos entre las noches ocupadas, como se muestra en Analítica (Cómo funciona el ADR). En el gráfico Previsión de ocupación, el ADR es el alquiler mensual medio por unidad ocupada. Consulta Analítica.
Análisis AI
Botón de Operaciones → Flujos de caja que lee una factura adjunta (foto o PDF) y rellena el proveedor, el número de factura, el NIF, la fecha y el importe. Puedes ejecutarlo en un flujo de caja o en varios seleccionados.
IA / MCP
Pestaña de Configuración donde los administradores controlan el acceso a la IA: la conexión para clientes de IA externos, las claves de API, los Permisos de herramientas por área, un registro de actividad y los informes programados. Otros roles con el permiso Account Settings → Mcp ven una vista de solo lectura Mis permisos. Consulta IA / MCP.
Asignación (pago)
Cómo se aplica un pago recibido a las líneas abiertas de un plan de pago. El orden sigue las Prioridades de pago de Configuración → Pagos (por tipo de concepto y, opcionalmente, primero la fecha de vencimiento más antigua). Consulta Asignación de pagos.
Asignación (suministros)
La parte de un inquilino en una factura de suministros, calculada por noche de estancia; la parte que supera lo que incluye el alquiler es el Extra a cobrar. Solo llega al plan de pago del inquilino una vez aprobada, en Suministros → Asignaciones o en la pestaña Valores del contrato de la reserva. Consulta Suministros.
Analítica
Módulo con KPI mensuales de la cartera (Ingresos, Ocupación, ADR, RevPAR y Mantenimiento), cada uno con un gráfico de tendencia, una clasificación y un mapa de calor. En cada pestaña de métrica, Cómo funciona … junto al selector de mes define las cifras de esa pestaña. Consulta Analítica.
Archivar
El botón Archivar del editor de propiedad oculta una propiedad de las listas y los selectores, pero conserva sus reservas y su historial. Las propiedades archivadas aparecen en Anuncios → Archivadas, donde Desarchivar las restaura.
Auditoría
Módulo de herramientas para revisar datos que pueden costarte ingresos. Tiene dos pestañas: Bloqueos manuales y Descuentos. Consulta Auditoría.
Disponible desde
La primera fecha en que una unidad está libre para una estancia nueva. VIVIN la calcula a partir de las reservas, los bloqueos y la estancia mínima, y después suma los días de Preaviso de Configuración de la cuenta → Valores predeterminados de reserva.
B
Saldo
Lo que ha pagado un inquilino frente a lo que debe hasta ahora en una reserva. La lista de Reservas lo muestra y permite filtrar por Deuda (el inquilino debe dinero) o Sobrepago (el inquilino pagó más de lo debido).
Suministros incluidos
Opción de alquiler en la que los suministros están incluidos, hasta un tope o sin él. Los periodos que quedan dentro del tope aparecen como Cubiertas en Suministros, y solo el consumo por encima del tope se convierte en un importe a cobrar.
Bloqueo
Un periodo en el que no se puede reservar una unidad: un bloqueo manual añadido por tu equipo, o un bloqueo de canal de una plataforma, con una etiqueta como "Huésped de Airbnb". La fecha de fin que eliges es el día en que la unidad vuelve a estar libre.
Reserva
La estancia de un inquilino en una unidad, con sus fechas, contrato, plan de pago, depósito y mensajes. Se abre en el panel de la reserva desde Reservas, Anuncios, Inquilinos o Finanzas. Consulta Reservas.
Categoría de reserva
Tus propias etiquetas para las reservas, gestionadas en Configuración → Categorías → Reservas. Úsalas para filtrar listas y para elegir quién recibe una regla de comunicación.
Motor de reservas
El sitio web de reservas de marca blanca donde los inquilinos reservan tus unidades directamente. VIVIN le proporciona el contenido y la disponibilidad de los anuncios, y sus reservas llegan con la plataforma Motor de reservas VIVIN. Consulta Integración del motor de reservas.
Correos del ciclo de reserva
Los correos de incorporación, de check-in y de check-out que VIVIN envía para cada reserva, con los disparadores definidos en Configuración → Comunicaciones → Correos del ciclo de reserva. Puedes reenviar los correos de incorporación y de check-in desde la pestaña Información del contrato de la reserva. Consulta Comunicaciones.
Plataforma de reserva
Un canal de venta con su tarjeta en Configuración → Integraciones → Plataformas de reserva, como Uniplaces, Spotahome o Housing Anywhere, que guarda su comisión, margen, bloqueo de calendario y correo de la integración. Las cuentas de Airbnb y Booking.com se conectan, en cambio, en Integraciones de plataforma. Consulta Integraciones.
Estado de la reserva
Futura (empieza después de hoy), En curso, Finalizada (desde su fecha de fin) o Cancelada. Usa las fechas de check-in y de check-out salvo que Estado de la reserva — fechas preferidas, en Configuración de la cuenta, esté definido con las fechas del contrato. Consulta Ciclo de vida de una reserva.
Ventana de reserva
Ajuste de la unidad que define los intervalos de fechas dentro de los cuales pueden reservar los inquilinos (Ventana de entrada, Ventana de salida). Se comparte con las plataformas asociadas.
Marca
Tarjeta de Configuración de la cuenta para tu logotipo, el logotipo del icono, el sitio web y los colores. Aparecen en los correos a los inquilinos, en el portal del inquilino y en su icono de la pantalla de inicio.
C
Bloqueo de calendario (días)
Ajuste de una plataforma de reserva: si la última estancia o el último bloqueo de una unidad termina a más de este número de días a partir de hoy, VIVIN también muestra a esa plataforma la unidad como no disponible después de esa fecha. Así la plataforma solo recibe las unidades que quedan libres pronto.
Cancelar reserva
Asistente que cancela una reserva y liquida sus líneas de pago de una vez (método de reembolso, depósito, líneas, confirmación), sin mover dinero por sí mismo. Funciona con las reservas futuras y, tras la entrada, dentro de la Ventana de cancelación. Consulta Cancelar una reserva.
Ventana de cancelación
Valor de Configuración de la cuenta (Cancelación y alquiler): cuántos días después de la entrada se puede cancelar todavía una reserva en curso, donde 0 significa sin límite. La misma tarjeta contiene Cancelación automática del move-in impagado, que cancela las reservas cuyos pagos de entrada siguen completamente sin pagar tras un periodo de gracia.
Capacidad
El número máximo de personas que admite una unidad ("Hasta N personas"). Los inquilinos adicionales se pueden cobrar con Alquiler extra por inquilino y Depósito extra por inquilino.
Flujo de caja
Un apunte de ingreso o de gasto que no es un pago de un inquilino, como una factura de proveedor. Regístralo con su recibo en Operaciones → Flujos de caja. Consulta Operaciones.
Categorías
Pestaña de Configuración con las listas que usas para clasificar datos: categorías de reservas, de anuncios, de tickets, de proveedores, de flujos de caja y de "otros", tipos de anuncio, finalidades del contrato y, cuando está activado, categorías de inquilino. Consulta Categorías.
Changelog
Historial de ediciones de una reserva, propiedad, unidad o ticket, que muestra quién cambió qué y cuándo. Ábrelo desde el editor o el panel de ese elemento.
Gestor de canales
Pestaña de Ventas que muestra, para cada unidad, a qué plataformas está conectada. Desde ahí vinculas las unidades a los canales (un enlace del anuncio, un Enlace de calendario (iCal) o una Integración completa) y copias el enlace iCal de cada unidad. Consulta Ventas.
Reserva del gestor de canales
Una reserva de Airbnb o Booking.com recibida mediante una Integración completa en el Gestor de canales. Refleja la reserva del canal, así que sus fechas, su unidad y su inquilino se cambian allí, no en VIVIN. Consulta Airbnb y Booking.com.
Canales
Sección de la pestaña Configuración del editor de unidades donde añades la URL del anuncio de la unidad en cada plataforma.
Cargo
Un importe adicional añadido al plan de pago de una reserva con el botón Cargo, con una categoría, una fecha de vencimiento y un motivo. Necesita el permiso Bookings → Add Charges.
Asistente virtual
El asistente de cara a los inquilinos que les responde por WhatsApp y por correo, abre tickets de mantenimiento y avisa a tu equipo. VIVIN lo activa en tu cuenta, y tú lo configuras en Configuración → Asistente virtual. Consulta Asistente virtual.
Proceso de check-in / check-out
Listas de pasos opcionales que los inquilinos completan en el portal del inquilino antes de entrar y de salir: contrato, pagos, inventario de la habitación, acuses de recibo y hora de llegada. Actívalo en Configuración de la cuenta y después define los pasos en Configuración → Entrada y salida. Consulta Entrada y salida.
Pagos de check-in
Ajuste de la reserva que elige qué líneas (depósito, primer alquiler, último alquiler) vencen en la fecha de entrada. Compáralo con los Pagos de confirmación.
Comentarios
Notas solo para el equipo. Cada reserva tiene una pestaña Comentarios, donde escribes @NombreApellido para avisar a un compañero; los editores de propiedad y de unidad tienen una para notas y archivos cuando activas Configuración de la cuenta → Comentarios.
Comisión
El porcentaje que se queda una plataforma de reservas, definido junto con su IVA en la tarjeta de la plataforma en Configuración → Integraciones. VIVIN lo usa para mostrar en las reservas una comisión estimada de la plataforma.
Reglas de comunicación
Correos automáticos (y mensajes al teléfono) en Configuración → Comunicaciones, cada uno enviado con un disparador como el check-in, la fecha de vencimiento, el saldo o Enviar ahora a una audiencia que filtras. Empieza desde Plantillas o crea una Nueva regla. Consulta Comunicaciones.
Pagos de confirmación
Ajuste de la reserva que elige qué líneas (depósito, primer alquiler, último alquiler) paga el inquilino para confirmar la reserva. Vencen el día en que se crea la reserva, o en la fecha de entrada si esta llega antes.
Contrato
El contrato de alquiler que VIVIN genera a partir de tu plantilla de contrato para cada reserva, y que el inquilino lee y firma en el portal del inquilino. Desde la pestaña Información del contrato de la reserva puedes previsualizarlo, regenerarlo o reenviarlo, o subir una copia firmada.
Fechas del contrato
El inicio y el fin del contrato de alquiler (Fecha de inicio y Fecha de fin en una reserva), que pueden diferir de las fechas de entrada y de salida. Configuración de la cuenta elige qué par usan el Panel y el estado de la reserva.
Tipo de día de contrato
Mensual, Quincenal, Diario o Plazos, que define los días en que puede empezar y terminar un contrato: Mensual y Plazos van del día 1 al último día de un mes, y Quincenal empieza el día 1 o el 16. Plazos cobra el alquiler en unos pocos pagos iguales, definidos en Configuración → Pagos → Plazos de alquiler.
Plantilla de contrato
Un archivo de Word (DOCX) con variables que VIVIN rellena para cada reserva, definido para toda la cuenta, para una propiedad o para una unidad (gana la más específica). La Firma del arrendador que subes se añade cuando se firma el contrato. Consulta Contrato.
Valores del contrato
Lo que debe una reserva, línea por línea (alquiler, tasas, depósito, cargos), con periodo, fecha de vencimiento, importe, pagado y facturado. Lo encuentras en cada reserva y cada inquilino, y como pestaña de Finanzas para toda la cartera.
Mapa de costes
Pestaña de Suministros que muestra el coste de suministros de cada propiedad y unidad a lo largo del tiempo, frente a la ocupación. Recalcular asignaciones reconstruye las partes de los inquilinos tras los cambios.
Crear nuevo
Botón de la barra lateral que abre "¿Qué te gustaría crear?", el único sitio para añadir inquilinos, miembros del equipo, propietarios, propiedades, unidades, reservas, bloqueos, tickets, flujos de caja, pagos y facturas de suministros. Consulta Menú Crear nuevo.
Nota de crédito
Documento fiscal que revierte todo o parte de un importe facturado, para cuando hay que reducir dinero ya facturado. Para el dinero que nunca se facturó, usa una Devolución de valor.
Moneda
La moneda de tu cuenta (EUR, GBP o USD), definida en Configuración de la cuenta → Información general; solo se aplica a los importes nuevos y se bloquea cuando ya existe dinero. Los pagos con tarjeta VIVIN y con IBAN virtual funcionan solo en EUR.
D
Panel
Página de inicio con las vacantes de hoy, la deuda, los ingresos mensuales, la previsión de ocupación, el flujo de caja y las unidades vacantes. Solo la ven los roles con los módulos Anuncios, Reservas, Ventas, Finanzas y Suministros; los demás llegan a su primer módulo. Consulta Panel.
Enlace directo
Una URL de la plataforma que abre una vista concreta, como la pestaña de una reserva o una lista filtrada. Los filtros se conservan en la URL, así que puedes guardar o compartir una vista. Consulta Enlaces directos.
Depósito
El depósito de garantía que paga un inquilino como garantía, que se reembolsa después de la estancia menos las deducciones, y que se sigue en la pestaña Depósito de la reserva y en Finanzas → Depósitos. Su estado es No pagado, Parcialmente pagado, Totalmente pagado, En retención, En disputa, Listo para reembolso o Reembolsado.
Límite de devolución de fianza
Cuántos días tienes para reembolsar el depósito después del fin del contrato o del check-out (Configuración de la cuenta elige cuál). Define el valor predeterminado en Configuración → Pagos; una reserva puede anularlo.
Descuento
Una reducción en las líneas de una reserva por porcentaje o por importe fijo (Aplicar descuento), con un motivo obligatorio; los depósitos y las líneas facturadas no se pueden descontar, así que usa una nota de crédito para las líneas facturadas. Puedes revisar todos los descuentos en Auditoría → Descuentos.
Doble tarificación
Opción de Configuración → Pagos que divide cada alquiler mensual en un alquiler con tope (el Tope local de alquiler de la unidad) y una línea "Otros" para el resto.
Día y mes de vencimiento
Día de vencimiento es el día del mes en que vence el alquiler, y Mes de vencimiento indica si el alquiler de cada mes vence en ese mes, en el mes anterior o en el mes siguiente. Ambos se definen en Configuración → Pagos, y las propiedades y las reservas pueden anularlos.
E
ID externo
En la API para asociados, el ID propio de la plataforma asociada para una unidad de VIVIN. Vincula la unidad con su anuncio en esa plataforma. Consulta Mapeo de propiedades y unidades.
F
FAQs
Preguntas y respuestas para los inquilinos, que se muestran en la pestaña Soporte del portal del inquilino una vez publicadas. Escríbelas tú o redáctalas con Ejecutar Generador de FAQ. Consulta FAQs.
Tarifas
La tasa de administración (fija, o escalonada según la duración de la estancia), la tasa de limpieza (mensual o única) y la tasa de salida (al final de una estancia), definidas por propiedad. En Configuración de la cuenta puedes desactivar las tasas (Visibilidad de tarifas) o cambiarles el nombre (Nombres personalizados de tarifas).
Rellenar con IA
Botón de la pestaña Integración completa que sugiere valores para los campos vacíos de los portales, usando las fotos y el texto que ya tienes. No se guarda nada hasta que lo aceptas.
Finanzas
Módulo de ingresos, valores del contrato, transacciones, pagos salientes, depósitos e informes de propietario de toda tu cartera. Consulta Finanzas.
Integración completa
Pestaña de los editores de propiedad y de unidad con el contenido de marketing que necesitan los portales asociados y el motor de reservas (textos, ubicación, servicios, normas y fotos), que puedes omitir si solo usas VIVIN para gestionar tus propiedades. En el Gestor de canales, "Integración completa" también significa una conexión bidireccional con Airbnb o Booking.com.
G
Genius
La IA que responde a las preguntas de tu equipo sobre reservas, inquilinos y finanzas, en Herramientas → Genius y en WhatsApp. Lee tus datos dentro de tus permisos de IA / MCP y no puede cambiarlos (solo puede crear tus propios informes programados); no es el asistente virtual de inquilinos. Consulta Genius.
Configuración global
La pestaña principal de Configuración (Configuración de la cuenta en la app). Contiene los valores predeterminados de toda la cuenta (datos de la empresa, marca, valores de reserva, notificaciones, cargos, tickets, tarifas) y los interruptores que activan los módulos opcionales. Consulta Configuración de la cuenta.
Avalista y segundo inquilino
Un Avalista garantiza el contrato del inquilino, y un Segundo inquilino lo comparte. Cuando están activados en Configuración de la cuenta → Detalles del contrato, los registras en la reserva y firman en el portal del inquilino.
H
Ayuda y soporte
Panel donde abres y sigues tickets de soporte con el equipo de VIVIN, desde el botón redondo de chat (abajo a la derecha) o desde Soporte en Configuración. Cada ticket tiene una prioridad de P0 (caída en producción) a P3 (consulta general). Consulta Obtener ayuda y soporte.
I
iCal
Formato de enlace de calendario para compartir la disponibilidad. VIVIN importa las fechas bloqueadas del enlace de calendario de un canal, y da a cada unidad su propio enlace (Copiar iCal) para otros sitios. Consulta Airbnb y Booking.com.
Pérdida por deterioro
Un ajuste que da de baja un importe que el inquilino debe pero no va a pagar, y reduce lo adeudado sin eliminar la línea. VIVIN registra uno cuando se reembolsa un depósito mientras el inquilino aún debe más de lo que cubría el depósito.
En estancia
Insignia que se muestra en lugar del estado de la reserva después de registrar la llegada del inquilino y antes de registrar su salida. Necesita el proceso de check-in / check-out con Registrar llegada y salida activado.
Bandeja de entrada
Módulo de herramientas con las conversaciones de huéspedes de WhatsApp, correo, Airbnb y Booking.com, incluidas las respuestas y los borradores del asistente virtual. Necesita que el asistente virtual de inquilinos esté activado en tu cuenta. Consulta Bandeja de entrada.
Integración
Una conexión entre VIVIN y otro servicio: cerraduras inteligentes Nuki, proveedores de facturación, cuentas de Airbnb y Booking.com, y plataformas de reserva. Configúrala en Configuración → Integraciones. Consulta Integraciones.
Correo de la integración
Correo de la tarjeta de una plataforma de reserva que identifica tu cuenta ante esa plataforma en los feeds de anuncios. También puede sustituir a tu clave de arrendador en las URL de feed completo.
Inventario
Inventario opcional de habitaciones: en el check-in y el check-out, los inquilinos confirman el estado de cada elemento de su habitación, y los elementos dañados abren tickets de mantenimiento. Actívalo en Configuración de la cuenta → Inventario, y revisa los informes en Operaciones → Inventario. Consulta Inventario.
Estado de la factura
Si una línea de pago o una transacción se ha facturado, algo por lo que puedes filtrar en Finanzas. Los estados facturados son Facturado, Manual (facturado fuera de VIVIN) y Borrador; los no facturados incluyen Pendiente, En espera (enviado a tu proveedor, a la espera de su respuesta), Fallido e Ignorado. Proforma marca un cargo cuya proforma se emitió. Qué significa cada uno y qué hacer: Detalles de la transacción.
Proveedor de facturación
El sistema que emite tus documentos fiscales, conectado en Configuración → Integraciones: Invoice Express, Hostkit, Sage50c, NetSuite, Facturación VIVIN o A-Cube (facturación electrónica italiana). Invoice Express, Hostkit y Sage50c no se pueden combinar con otro proveedor.
L
Tasa por check-in tardío
Regla de Configuración → Pagos que cobra una tasa automáticamente por los check-ins fuera del horario laboral, en fines de semana y en festivos seleccionados, que solo pagan los inquilinos cuya categoría la tiene activada. No cobrar unidades con cerradura electrónica usa la casilla Tiene cerradura electrónica de la unidad, no si Acceso a la puerta de la unidad está definido como Nuki.
Finalidad del contrato
Campo opcional de la reserva que registra por qué alquila el inquilino. Sus valores y si es obligatorio se definen en Configuración → Categorías → Finalidad del contrato.
Anuncio
Otro nombre para una unidad. El módulo Anuncios muestra tus propiedades y las unidades que contienen. Consulta Anuncios.
Categoría de anuncio
Tus propias etiquetas para propiedades y unidades, gestionadas en Configuración → Categorías → Categorías de anuncios; una unidad hereda las categorías de su propiedad y puede añadir las suyas. Tipos de anuncio es una lista aparte, que sirve para clasificar unidades.
Feed de anuncios
Un endpoint de la API para asociados que permite a una plataforma leer tus anuncios. El feed parcial lleva la disponibilidad y los precios; el feed completo lleva el contenido completo del anuncio para publicarlo. Consulta Feeds de anuncios completos.
Tope local de alquiler
El alquiler legal máximo de una unidad. La Doble tarificación lo usa para dividir el alquiler, y cada unidad necesita uno mientras la doble tarificación esté activada.
M
Sesión de gestión
En la API, iniciar sesión como usuario de VIVIN (correo, contraseña y un código enviado por correo) para llamar a la misma API que usa la plataforma. Consulta Sesión de gestión.
Bloqueo manual
Un bloqueo que añade tu equipo al calendario de una unidad con un motivo, desde Calendario → Añadir bloqueo de la unidad o desde Crear nuevo → Indisponibilidad. Puedes revisar todos los bloqueos manuales en Auditoría → Bloqueos manuales. Consulta Limpiar los bloqueos manuales.
Pago manual
Un pago que registras tú mismo con Crear nuevo → Transferencia o con el botón Transacción de la reserva, como una transferencia, efectivo, una tarjeta cobrada en tu mostrador (Tarjeta de crédito) o un pago recibido a través de una plataforma. Puede quedar Pendiente hasta que alguien lo apruebe.
Margen
Un importe o un porcentaje que se suma a tu alquiler en los precios enviados a una plataforma asociada. Defínelo en la tarjeta de la plataforma en Configuración → Integraciones.
Conector MCP
Permite que tu propio cliente de IA (Claude, ChatGPT, Gemini u otro cliente MCP) lea tus datos de VIVIN, con los permisos definidos en IA / MCP. Copia la URL de conexión desde Configuración → IA / MCP → Conexión MCP. Consulta Conectar Claude, ChatGPT u otras herramientas de IA.
Estancias de medio plazo y de corto plazo
Las estancias de medio plazo son estancias mensuales con contrato; las de corto plazo son estancias por noches que se venden a través de canales como Airbnb y Booking.com. VIVIN las cuenta por separado en el Panel y en Ventas.
Estancia mínima y máxima
La estancia más corta y la más larga que acepta una unidad, en meses. Los valores predeterminados están en Configuración de la cuenta → Estancia Mínima/Máxima Predeterminada.
Interruptor de módulo
Una opción de activar y desactivar en Configuración de la cuenta que añade una función opcional: Categorías de inquilino, Informes de propietario, Planificación de ingresos, Encuestas de satisfacción, Inventario, Check-in / Check-out, Comentarios, Dirección de la unidad o Códigos de acceso. Todas están desactivadas por defecto.
Movimientos (Informes de propietario)
Libro mayor de solo lectura en Finanzas → Informes de propietario con cada línea ya liquidada (ingresos, otros ingresos, honorarios de gestión, IVA y gastos), que filtras por propietario, propiedad y año y exportas a CSV o Excel. Los informes se siguen generando con Liquidar. Consulta Movimientos.
N
Notificaciones
Avisos en la app de pagos recibidos, solicitudes de servicio, tickets, reservas programadas, mensajes de la bandeja de entrada y respuestas a encuestas, que se abren desde la campana. Elige cuáles recibes en Ajustes personales. Consulta Notificaciones.
Nuki
Proveedor de cerraduras inteligentes compatible con VIVIN: conecta tu cuenta de Nuki en Configuración → Integraciones y después define las puertas como Taquilla Nuki en el editor de propiedad o de unidad. Los ajustes del portal pueden añadir un enlace Abrir la app Nuki en el Inicio del inquilino para las reservas con una puerta Nuki.
O
Ocupación
El porcentaje de noches disponibles que están reservadas (Analítica Cómo funciona la Ocupación: la noche del check-out no cuenta y los bloqueos manuales se dejan fuera de las noches disponibles), mientras que la Tasa de ocupación del Resumen de Ventas es el porcentaje de unidades que hoy no están libres (reservadas o, salvo que tu Preferencia de unidades vacantes las cuente como vacantes, bloqueadas manualmente). El gráfico Previsión de ocupación compara la ocupación pasada y la futura reservada con la capacidad total.
Operaciones
Módulo del trabajo diario: tickets, check-ins y check-outs, inventario de habitaciones y flujos de caja. Forma parte de tu plan, y VIVIN lo activa. Consulta Operaciones.
OTA
Agencia de viajes en línea, como Airbnb o Booking.com.
Otros
Categoría de cargo para todo lo que no es alquiler, depósito ni una tarifa estándar, como servicios o extras de suministros. Sus subcategorías se definen en Configuración → Categorías → Categorías de otros conceptos.
Sobrepago
Dinero que un inquilino pagó por encima de lo debido. Filtra las reservas por él con Balance → Sobrepago, y registra su devolución con Marcar como reembolsado en la pestaña Depósito de la reserva.
Propietario
El propietario de una o más propiedades, definido en Configuración → Propietarios; cada propiedad tiene un propietario. Un miembro del equipo cuyo correo coincide con el de un propietario queda vinculado cuando confirmas Vincular usuario, y entonces solo ve las propiedades de ese propietario. Consulta Propietarios.
Informes de propietario
Pestaña opcional de Finanzas con Liquidar (crear y generar las liquidaciones mensuales de propietario) y Movimientos (conciliar cada línea liquidada). Actívala en Configuración de la cuenta → Informes de propietario. Consulta Informes de propietario.
P
Token de asociado
El token de portador que envía una plataforma asociada cuando llama a su API de integración de VIVIN. Consulta Autenticación.
Penalizaciones por retraso
Regla de Configuración → Pagos que añade automáticamente un recargo por demora, una vez por cada fecha de vencimiento vencida (Frecuencia Una vez) o repetidamente mientras la deuda siga sin pagarse, después de la Tolerancia en días y la Tolerancia de deuda. Una reserva queda exenta con Excluir esta reserva de las tasas de penalización. Consulta Gestionar un pago atrasado.
Plan de pago
El calendario de todo lo que paga un inquilino por una reserva, con fechas de vencimiento y estados de fila (Programado, Parcialmente pagado, Pagado, Parcial vencido, Vencido, Reembolsado). VIVIN lo crea junto con la reserva a partir de los datos del contrato de la unidad o de la reserva. Consulta Asignación de pagos.
Pago saliente
Una transferencia saliente del dinero cobrado mediante los pagos VIVIN, a tu empresa, a un propietario o a un inquilino, que sigues y confirmas en Finanzas → Pagos. Configuración → Pagos → Pagos salientes define si los pagos salientes van a tu cuenta o a los propietarios (Tipo de pago saliente) y si necesitan aprobación.
Ajustes personales
Pestaña de Configuración con opciones que solo se aplican a ti: idioma, cómo se cuentan las unidades vacantes, notificaciones por correo y en la app, notificaciones push por dispositivo, orden de las pestañas y columnas de tickets. Consulta Ajustes personales.
Planificación
Pestaña opcional de Ventas donde fijas objetivos mensuales de ingresos y los comparas con los ingresos reales. Actívala en Configuración de la cuenta → Planificación de ingresos; también necesita el permiso Planning → Module.
Contraseña del portal
Contraseña que necesita todo inquilino para abrir el portal del inquilino: se define en la primera visita desde un enlace de configuración enviado por correo y después se cambia (nunca se elimina) en Cuenta → Contraseña del portal. Suplantar inquilino abre el portal a tu equipo sin ella. Consulta Portal del inquilino.
Ajustes del portal
Pestaña de Configuración (grupo Portal del inquilino) que controla el portal del inquilino: su idioma predeterminado, qué pueden editar los inquilinos, qué secciones ven (incluidas Permitir ver historial de transacciones y Permitir abrir la app Nuki desde el portal), qué campos son Obligatorio para firmar el contrato y qué Documentos obligatorios deben subir antes de firmar. Consulta Ajustes del portal.
Días de preparación
Días que se mantienen libres después de un check-out para preparar la unidad (Prep. medio plazo y Prep. corto plazo en Configuración de la cuenta). El calendario de la unidad los muestra como "+N días de preparación".
Prioridad (tickets)
Baja, Media, Alta o Crítica. Configuración de la cuenta → Prioridades de incidencias define un plazo de respuesta para cada una, y los tickets que no lo cumplen aparecen como atrasados.
Proforma
Una solicitud de pago enviada al inquilino antes de la factura definitiva. Si se envía por correo al inquilino, y una copia a ti, se define en Configuración de la cuenta → Notificaciones y correos.
Propiedad
Un edificio o una casa de tu cartera que contiene una o más unidades. Su editor contiene el propietario, la dirección, los valores del contrato, las tasas, los suministros, el acceso y los correos. Consulta Anuncios.
Notificaciones push
Avisos en un móvil o un ordenador mientras VIVIN o el portal del inquilino están cerrados, activados por dispositivo en Ajustes personales → Notificaciones push, o por los inquilinos en Cuenta → Notificaciones del portal. Consulta Notificaciones.
R
Listo para check-in
Una reserva cuyos pagos de entrada están todos pagados y cuyo contrato está firmado o No aplicable (la categoría del inquilino desactiva el contrato o el portal del inquilino). La columna Listo de Operaciones → Entrada y salida sigue la regla de Listo para la entrada de la cuenta, que por defecto pide lo mismo. Consulta Ciclo de vida de una reserva.
Ajuste de alquileres
Herramienta de Configuración → Pagos que sube el alquiler en un porcentaje en las reservas seleccionadas a partir de un mes elegido. Necesita el permiso Bookings → Bulk Rent Increase.
Método de cálculo del alquiler
Cómo se calcula el alquiler en las reservas con contrato Diario: Estándar (prorrateo mensual) o Media anual (una tarifa fija por noche a partir del alquiler anual). El valor predeterminado de la cuenta es Contrato diario — cálculo del alquiler en Configuración de la cuenta → Cancelación y alquiler, y cada reserva puede cambiarlo.
Solicitudes
Página del portal del inquilino donde los inquilinos comunican incidencias y envían consultas. Cada solicitud se convierte en un ticket de Operaciones con el origen "Portal del inquilino".
Documentos obligatorios
Archivos con nombre, como una copia del documento de identidad o un certificado de matrícula, que los inquilinos deben subir en el portal del inquilino antes de poder firmar el contrato; los listas en Obligatorio para firmar el contrato en Ajustes del portal. Las subidas aparecen en la pestaña Archivos de la reserva con el nombre del documento.
Devolución de valor
Devolver dinero en una línea que nunca se facturó, sin documento fiscal. Para el dinero facturado, usa una Nota de crédito.
Ingresos
En Analítica (Cómo funcionan los Ingresos), todos los cargos facturados en el mes salvo los depósitos (alquiler, plazos, tasas de administración, de limpieza y de salida, otros cargos), antes de descuentos y notas de crédito. Los cargos de las reservas canceladas no se cuentan.
RevPAR
Ingresos por noche disponible: los ingresos divididos entre las noches disponibles (Cómo funciona el RevPAR en Analítica).
Rol
Uno de los seis roles del equipo: Super administrador, Administrador, Finanzas, Ventas, Administrador de operaciones y Operaciones. Define lo que puede hacer cada rol en Configuración → Usuarios → Permisos por rol; el Super administrador siempre tiene todos los permisos. Consulta Usuarios.
S
Ventas
Módulo para ocupar tus unidades. Sus pestañas son Resumen, Precios (cuadrícula de alquileres a 12 meses), Multicalendar (cronología de disponibilidad), Gestor de canales y, cuando está activada, Planificación. Consulta Ventas.
Encuestas de satisfacción
Módulo opcional que pide a los inquilinos que valoren su estancia en el portal del inquilino en los momentos que elijas. Crea encuestas en Herramientas → Encuestas, exporta las Respuestas (CSV o Excel) con una columna por pregunta y activa Respuestas a encuestas en Ajustes personales para recibir avisos. Consulta Encuestas.
Informes programados
Informes periódicos de Genius (vacantes, deuda abierta, próximos check-ins o, con la planificación de ingresos activada, ingresos frente al objetivo), entregados por WhatsApp o por correo, que creas pidiéndoselos a Genius. Los administradores también gestionan sus propios informes en Configuración → IA / MCP → Asistente Genius.
Servicios
Extras que los inquilinos pueden pedir en el portal del inquilino, puntuales o mensuales, que pueden necesitar tu aprobación y pueden crear tickets automáticamente. Configúralos en Configuración → Servicios. Consulta Servicios.
Corta estancia
Ajuste de la unidad para vender una unidad por noches en Airbnb y Booking.com (precio por noche, tasas, límites de estancia y un calendario de precios por noche) sin cambiar su alquiler mensual ni sus contratos. Fecha máx. corta duración limita hasta qué fecha llega la disponibilidad de la unidad en esos canales. Consulta Anuncios.
Plataforma de origen
De dónde vino una reserva, como Directa, Motor de reservas VIVIN, Uniplaces, Airbnb o Booking.com. Puedes filtrar reservas y transacciones por ella.
Suscripción
Tu plan de VIVIN y la facturación: el precio por anuncio activo y por transferencia de IBAN virtual, la tarjeta guardada y tus facturas. Consulta Suscripción.
Pago del sistema
Un pago recibido automáticamente a través de VIVIN, por IBAN virtual o tarjeta (Tarjeta de crédito (VIVIN)). Un Pago manual es el que registras tú.
T
Códigos fiscales
Tabla de Configuración → Facturación con el tipo de IVA, el código y la descripción de cada tipo de concepto en las facturas. IVA por propietario permite que un propietario use su propio régimen de IVA.
Inquilino
Una persona con una o más reservas, listada en el módulo Inquilinos con su saldo y sus reservas. El panel del inquilino muestra sus datos y sus finanzas en todas las reservas. Consulta Inquilinos.
Categoría de inquilino
Grupo opcional de inquilinos con sus propias reglas: acceso al portal, campos visibles y editables, secciones del portal, reservas simultáneas múltiples y tasas por check-in tardío. Actívalo en Configuración de la cuenta y después gestiona las categorías en Configuración → Categorías → Inquilinos.
Portal del inquilino
La app web propia de los inquilinos, que se abre desde un enlace privado de cada reserva y una contraseña del portal, donde firman el contrato, pagan, envían solicitudes, ven los códigos de las puertas y más. Suplantar inquilino en una reserva te muestra el portal tal como lo ve ese inquilino. Consulta Portal del inquilino.
Ticket
Una tarea de mantenimiento o de operaciones con una propiedad, prioridad, responsable, programación y archivos, gestionada en Operaciones → Incidencias. Los tickets vienen de tu equipo, de los inquilinos, del asistente virtual, de programaciones recurrentes, de los check-ins y check-outs y de los servicios. Consulta Operaciones.
Alias del ticket
Miembros del equipo que se añaden automáticamente a los tickets para que reciban las mismas novedades. Defínelos en Configuración de la cuenta → Alias del ticket.
Estado del ticket
Sin asignar, Borrador, En curso, Cerrado, Cancelado o Duplicado; para cerrar un ticket, ponlo en Completado y la lista lo muestra como Cerrado. Borrador es un ticket programado con más de 30 días de antelación, que pasa a estar activo a medida que se acerca su fecha.
Cronograma
Vista de Reservas (solo en el ordenador) con cada unidad como una fila y sus reservas y bloqueos como barras a lo largo del tiempo.
Deuda total
Cargos vencidos que siguen sin pagar: Finanzas → Resumen abarca todas las reservas, incluidas las finalizadas y las canceladas, salvo aquellas cuyo reembolso del depósito está registrado, y las agrupa por antigüedad en Antigüedad de Deuda (0–15, 16–30, 31–60 y más de 60 días). El recuadro del Panel cuenta solo las reservas en curso.
Transacción
Un movimiento de dinero en una reserva (un pago del inquilino, un cargo, un reembolso, un ajuste o una devolución de valor); los pagos son Pendiente, Confirmado o Rechazado. Finanzas → Transacciones las lista todas y necesita el permiso Finance → Approve Payments.
U
Deuda Descubierta
La parte de la deuda vencida de cada reserva que supera el depósito de garantía definido en esa reserva, esté o no pagado el depósito (Finanzas → Resumen). Las estancias cortas de Airbnb y Booking.com se dejan fuera.
Unidad
Un espacio alquilable dentro de una propiedad: la propiedad entera, una habitación o una cama. Cada unidad tiene su propio calendario, alquiler, límites de estancia, canales y contrato.
Suministros
Módulo de contratos de electricidad, gas, agua e internet, facturas, facturas que faltan y partes de coste de los inquilinos. El coste de suministros de las noches en que una unidad estuvo bloqueada sin reserva es Absorbida: lo asumes tú. Consulta Suministros.
Conexión de suministros
El ID de contrato del suministro de electricidad, gas, agua o internet de una propiedad, definido en Suministros → Conexiones. VIVIN asocia las facturas a las propiedades por este ID y, cuando varias propiedades comparten uno, reparte el coste de cada día a partes iguales entre las unidades ocupadas de todas esas propiedades. Consulta Introducir las facturas de suministros del mes.
V
Preferencia de unidades vacantes
Si las unidades bloqueadas manualmente cuentan como vacantes en el Panel, en Disponible ahora de Ventas y en el Multicalendar. El valor predeterminado de la cuenta está en Configuración de la cuenta, y cada usuario puede anularlo en Ajustes personales.
Código de verificación
El código de 6 dígitos que se te envía por correo al iniciar sesión, después de la contraseña; el inicio de sesión con Google no lo pide. Marca No pedir código en este navegador durante 30 días para omitirlo en un navegador de confianza. Consulta Iniciar sesión.
IBAN virtual
Un número de cuenta bancaria para una reserva, en el que el inquilino paga por transferencia bancaria y que VIVIN reconoce automáticamente. Viene con los pagos VIVIN.
Facturación VIVIN
La facturación propia de VIVIN, con tu numeración, tus tipos de IVA y plantillas de Word. Añádela en Configuración → Integraciones y usa después Configurar en su tarjeta.
Pagos VIVIN
Pagos de inquilinos cobrados a través de VIVIN por IBAN virtual o tarjeta (solo EUR), que VIVIN activa en tu cuenta. Puedes desactivarlos por propiedad (Pagos de la propiedad activos en el editor de propiedad) o por categoría de inquilino. Consulta Portal del inquilino → Pagos para saber cuándo ven los inquilinos la página Pagos.
W
Webhook
Una llamada que una plataforma asociada (como Uniplaces o Housing Anywhere) envía a VIVIN cuando se paga o se cancela una reserva. VIVIN no envía webhooks; los asociados leen los cambios en los feeds de anuncios. Consulta Webhooks.