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Gestionar un check-in

Deja cada llegada preparada: la unidad está limpia, los pagos de entrada y el contrato están liquidados, y el inquilino tiene códigos de acceso que funcionan cuando llega.

Antes de empezar​

  • Plan: Operaciones debe estar en tu plan (lo activa VIVIN). Entrada y salida e Inventario son interruptores de módulos opcionales en Configuración → Configuración de la cuenta.
  • Permisos, en Configuración → Usuarios → Permisos por rol:
    • Operations → Module y Operations → See Checkin Checkout para abrir Operaciones → Entrada y salida. Todos los roles tienen ambos por defecto.
    • Bookings → Edit Items para cambiar la hora y el responsable del check-in, subir un contrato en papel o cambiar la unidad. Super administrador y Administrador lo tienen por defecto.
    • Create → Tickets para añadir un ticket. Por defecto solo lo tiene Super administrador.
  • La reserva existe y está confirmada. Consulta Procesar una reserva nueva.
  • Los códigos de acceso están guardados en Anuncios: las puertas del edificio y de la propiedad en el editor de la propiedad (Configuración → Taquillas de acceso), la puerta de la unidad en el editor de la unidad (Información de la unidad → Acceso a la puerta de la unidad).

Pasos​

1. Revisa las llegadas de la semana (unos 7 días antes)​

Negocio → Operaciones → Entrada y salida

  1. Haz clic en Entradas y después en Próximos 7 días (Personalizado para una ventana más larga). Las llegadas se agrupan por día, con la hora, la unidad y el número de huéspedes.
  2. Encuentra las llegadas sin nadie a cargo: abre Filtros y pon Responsable asignado en Sin.
  3. Para cada una, haz clic en el nombre del inquilino para abrir la reserva. En Información del contrato → Check-in y check-out, haz clic en el lápiz y define la Hora de check-in y el Responsable de check-in. Si defines el Responsable en el ticket automático principal de check-in, se escribe la misma persona en la reserva.
  4. Para ver las llegadas de un compañero, usa Responsable. Para encontrar una llegada, usa el cuadro de búsqueda.

Resultado: cada llegada tiene una hora y una persona responsable. Tres columnas muestran lo que falta:

  • Listo: Listo o No Listo, según la regla de Listo para la entrada de la cuenta. Por defecto significa que los pagos de entrada están liquidados y el contrato está firmado; un administrador también puede exigir que estén cerrados los tickets de las categorías que elija.
  • Pagado: si los pagos de entrada (depósito, primer alquiler, tasas) están liquidados.
  • Rotación: el intervalo desde que el inquilino anterior dejó la misma unidad, cuando es de 72 horas o menos. Rojo por debajo de 4 horas, ámbar por debajo de 8.

Las estancias importadas de los enlaces de calendario de Airbnb o Booking.com aparecen como "Airbnb Reserva" o "Booking.com Reserva", sin valor en Listo ni en Pagado. Para ocultarlas, pon Tipo de estancia en Medio plazo en Filtros. Un cambio en una reserva puede tardar hasta unos 10 minutos en mostrarse en esta lista.

2. Deja la unidad lista​

Portafolio → Reservas, y después la pestaña Tickets de la reserva

  1. Revisa los tickets de limpieza y preparación de esta llegada. También puedes abrir Operaciones → Incidencias, poner Origen en Automático - Check-in/out y buscar la unidad.
  2. Asigna los que no tengan responsable y haz seguimiento de los que sigan En curso. Para cerrar un ticket, pon su Estado en Completado.
  3. Si falta algún trabajo, añádelo con Crear nuevo → Nuevo ticket.

Resultado: todos los tickets de preparación están Cerrados antes de que llegue el inquilino. VIVIN crea los tickets de check-in a partir de las reglas En el check-in de la propiedad (editor de la propiedad, Configuración → Mantenimientos). Una regla puede Asignar al responsable de check-in de la reserva, de modo que la persona que definiste en el paso 1 recibe el ticket.

Si la unidad no va a estar lista a tiempo, mueve la reserva antes del día del check-in: en Información del contrato → Propiedad y unidad, haz clic en el lápiz para abrir Cambiar unidad, elige la Nueva unidad y haz clic en Mover reserva. VIVIN crea códigos de puerta nuevos y vuelve a enviar los correos de check-in y de incorporación.

3. Liquida los pagos de entrada y el contrato (1–2 días antes)​

Portafolio → Reservas, y después la reserva (haz clic en el nombre del inquilino en Entrada y salida)

  1. Contrato: si la tarjeta Contrato de arriba muestra Sin firmar, recuerda al inquilino que firme en el Portal del inquilino. Para un contrato en papel, haz clic en Subir contrato firmado en Información del contrato → Contrato. No aplicable significa que la categoría del inquilino no necesita contrato.
  2. Plan de pago: las líneas Confirmación de la reserva y Pago de entrada deberían decir Pagado. Reclama cualquier línea Vencido o Parcial vencido; consulta Gestionar un pago atrasado.
  3. Depósito: una insignia Parcialmente pagado significa que falta parte del depósito. Cobra el resto antes de la entrega.
  4. Transferencias que estás esperando: un pago registrado a mano cuenta como pagado mientras está Pendiente, así que la llegada puede mostrar Listo antes de que el dinero esté en tu banco. Apruébalo cuando llegue, o recházalo, como en Registrar un pago recibido.

Resultado: la llegada muestra Listo en Entrada y salida.

4. Envía el acceso y haz la entrega​

Información del contrato → Check-in y check-out de la reserva

VIVIN envía el correo de check-in, con los códigos del edificio, la propiedad y la unidad, en cuanto se cumple el disparador definido en Configuración → Comunicaciones → Correos del ciclo de reserva, por ejemplo Tras pago y contrato firmado.

  1. Pasa el ratón por Reenviar correo de check-in para ver cuándo se envió. Si el botón dice Enviar correo de check-in, aún no ha salido: haz clic para enviarlo ahora.
  2. Si el inquilino aún no tiene acceso al Portal del inquilino, haz clic en Enviar acceso al portal (Reenviar acceso al portal si ya se envió antes).
  3. En Información del contrato → Propiedad y unidad, comprueba los códigos de Acceso al edificio, Acceso a la propiedad y Acceso a la unidad. En las cerraduras inteligentes Nuki, Reenviar acceso Nuki envía al inquilino una invitación nueva.
  4. Reúnete con el inquilino, o haz que se reúna con él el responsable del check-in, y entrega las llaves.

Resultado: el inquilino tiene sus códigos. Una vez enviado el correo de check-in, el Inicio del Portal del inquilino también muestra los códigos (salvo que Permitir ver códigos de entrada esté desactivado en Configuración → Ajustes del portal) y el WiFi definido en la propiedad.

Sección Check-in y check-out de una reserva con la hora de check-in, el responsable del check-in y el botón Reenviar correo de check-in

5. Confirma que la estancia ha empezado​

Portafolio → Reservas

  • En la fecha de inicio, la reserva pasa sola de Futura a En curso. Esa es la fecha de check-in, o el inicio del contrato cuando Estado de la reserva — fechas preferidas en la Configuración de la cuenta está en Fechas del contrato.
  • Con el módulo Entrada y salida, abre la pestaña Entrada y salida de la reserva, haz clic en Marcar como hecho en cada paso hecho en persona y después en Registrar llegada. Si aún hay pasos obligatorios abiertos, haz clic en Registrar igualmente. La reserva muestra entonces En estancia. Define los pasos en Entrada y salida.
  • Con Inventario, la columna Inventario muestra el informe de check-in del inquilino (Pendiente, Enviado, Aprobado o Disputado). Revísalo en Operaciones → Inventario.

Hecho cuando​

  • Todas las llegadas de la semana tienen una hora de check-in y una persona responsable.
  • Los tickets de preparación están Cerrados.
  • La llegada muestra Listo y Pagado, y el depósito está pagado por completo.
  • El inquilino tiene el correo de check-in, sus códigos y sus llaves.
  • La reserva muestra En curso (o En estancia).

Solución de problemas​

  • La llegada sigue No Listo aunque todo está pagado. El contrato aún no está firmado: pide al inquilino que firme en el Portal del inquilino, o sube el contrato en papel. Si tu regla de Listo para la entrada exige tickets cerrados, un ticket abierto de esas categorías en la unidad también la mantiene No Listo.
  • No hay botón Enviar correo de check-in. No hay ningún disparador de check-in definido en Configuración → Comunicaciones → Correos del ciclo de reserva. En las reservas de Airbnb y Booking.com sincronizadas con el Gestor de canales, el botón está en gris.
  • El inquilino firmó pero no recibió el correo de check-in. Cuando un inquilino firma más de 15 días después de su fecha de check-in, VIVIN retiene el correo y te envía una alerta. Haz clic tú mismo en Enviar correo de check-in.
  • El lápiz de Cambiar unidad está en gris. Pasa el ratón por encima para ver el motivo. La unidad solo se puede cambiar en una reserva confirmada, antes de la fecha de check-in. Una reserva de Airbnb o Booking.com a través del Gestor de canales debe moverse en la plataforma.

Consejos​

  • Una Rotación en rojo o ámbar significa que primero va la limpieza del inquilino que sale. Planifícala con Gestionar un check-out.
  • Con una Tarifa de check-in fuera de horario definida en Configuración → Pagos, cambiar la hora de check-in de la reserva añade o quita la tarifa. También puedes cambiar la hora desde la Hora de inicio del ticket automático principal de check-in, y la persona desde su Responsable; ambos actualizan la reserva. Consulta Operaciones.
  • Si Cancelación automática del move-in impagado está activada (Configuración de la cuenta → Cancelación y alquiler), VIVIN cancela, sin reembolso, las reservas cuyos pagos de entrada siguen totalmente impagados tras el periodo de gracia. Reclama las llegadas impagadas antes de eso.
  • La tarjeta Entradas de Operaciones → Resumen abre las llegadas de hoy.