Flujos de trabajo habituales
Cada guía te lleva por una tarea de principio a fin. Las páginas de módulos y de configuración explican cada pantalla; usa estas guías cuando sepas lo que quieres conseguir.
Todas las guías tienen la misma estructura:
- Antes de empezar: el plan o módulo que necesita, los permisos de rol exactos y lo que conviene tener a mano.
- Pasos numerados, cada uno con la pantalla a la que ir al principio y el resultado que cabe esperar.
- Listo cuando: cómo saber que la tarea está terminada.
- Solución de problemas: los problemas habituales, su causa y la solución, seguidos de consejos y páginas relacionadas.
Los permisos se nombran como los muestra Permisos por rol en Configuración → Usuarios, por ejemplo Bookings → Edit Items. Un Super administrador puede cambiar lo que puede hacer cada rol (consulta Usuarios). Un Administrador también puede editarlos, pero no puede conceder un permiso que su propio rol no tiene.
Puesta en marcha
- Incorporar una propiedad nueva: registra al propietario, crea la propiedad y sus unidades, y añade después las condiciones del contrato, los datos de acceso, los IDs de suministros y los enlaces de canales.
- Conectar Airbnb y Booking.com: conecta tus cuentas de canal, fija los precios por noche, vincula cada unidad e importa las reservas que los canales ya tienen.
- Configurar el Portal del inquilino: personaliza el portal, elige lo que los inquilinos ven y aportan antes de firmar, compruébalo como inquilino y envía los enlaces de acceso.
Reservas y estancias
- Procesar una reserva nueva: convierte una reserva en una reserva confirmada, con un plan de pago revisado, un contrato enviado y el primer pago registrado.
- Gestionar un check-in: prepara la unidad, liquida los pagos de entrada y el contrato, y envía los códigos de acceso.
- Gestionar un check-out: planifica la salida y el cambio de inquilino, registra la salida, cobra los daños y liquida lo que aún se debe.
- Reembolsar un depósito de garantía: comprueba lo que se devuelve, marca, retén o disputa el depósito, págalo y registra el reembolso.
- Cancelar una reserva: cancela con reembolso total, parcial o sin reembolso, y emite después las notas de crédito y registra el reembolso.
Dinero y suministros
- Registrar un pago recibido: registra un pago por transferencia, en efectivo o con tarjeta hecho fuera de los pagos de VIVIN, y apruébalo o recházalo después.
- Gestionar un pago atrasado: encuentra los cargos vencidos, recuerda el pago al inquilino, acuerda una prórroga y aplica o perdona una penalización por pago atrasado.
- Emitir facturas y notas de crédito: factura los pagos de un periodo a través de tu proveedor de facturación y emite las notas de crédito pendientes.
- Introducir las facturas mensuales de suministros: añade las facturas del mes pasado, cierra los huecos de cobertura y aprueba o rechaza los cargos extra de suministros para los inquilinos.
Revisiones periódicas
- Revisar los KPI del portafolio: una pasada de fin de mes por ingresos, ocupación, ADR, RevPAR y mantenimiento, y una comprobación final con Finanzas.
- Clasificar las notificaciones: una rutina diaria para responder a los mensajes de los inquilinos, actuar sobre las alertas y limpiar lo que no está leído.
- Limpiar los bloqueos manuales: encuentra bloqueos olvidados o poco claros en Auditoría y después elimínalos, acórtalos o explícalos.
Acceso y ayuda
- Restablecer la contraseña de un usuario de gestión: restablece tu propia contraseña desde la página de inicio de sesión, o envía por correo un enlace de restablecimiento a un compañero.
- Usar el soporte dentro de la aplicación: abre un ticket con el equipo de VIVIN desde Ayuda y soporte, sigue las respuestas y después ciérralo, valóralo o reábrelo.
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- Conceptos: ciclo de vida de una reserva, asignación de pagos y otras ideas clave
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