Automatización e IA
VIVIN envía correos a los inquilinos según un calendario, crea tickets por su cuenta, te envía informes y tiene IA integrada en algunas pantallas. Esta página muestra qué existe y dónde configurarlo.
Dónde encontrarlo: cada sección indica su pantalla y enlaza a la página que la explica por completo. Genius, Configuración → IA / MCP y Configuración → Comunicaciones están abiertos por defecto a Administradores y Super administradores. Configuración → Asistente virtual y Configuración → FAQs necesitan el permiso Account Settings → Chatbot, que por defecto solo tienen los Super administradores.
Correos automáticos a inquilinos
Ve a Configuración → Comunicaciones → Reglas de comunicación y haz clic en Nueva regla para enviar un correo a los inquilinos cuando ocurra algo: alrededor del check-in o del check-out, en la confirmación de la reserva, antes o después de una fecha de vencimiento, cuando se debe un saldo, tras una penalización o una cancelación automática, cuando hay una encuesta disponible o un inventario de habitación o unas tareas de check-in siguen pendientes (con esos módulos activados), o una sola vez con Enviar ahora. Cada regla también elige qué reservas abarca, por ejemplo por estado de la reserva, saldo, propiedad, etiqueta de reserva o categoría de inquilino.
Para empezar rápido, haz clic en Plantillas y elige entre las Plantillas iniciales. Una regla de plantilla se añade desactivada, así que no sale nada hasta que la actives. La subpestaña Correos del ciclo de reserva define cuándo salen los correos estándar de incorporación, de check-in y de check-out, y qué dicen.
Consulta Comunicaciones para ver todos los disparadores y opciones de momento.
Otras acciones automáticas
- Tickets de check-in y check-out: en el editor de la propiedad (pestaña Configuración), la sección Mantenimientos te permite añadir tickets que se crean en cada check-in o check-out de esa propiedad. Necesita el módulo Operaciones en tu plan.
- Tickets recurrentes: cuando creas un ticket con Nuevo ticket en Operaciones → Incidencias, activa Evento recurrente y elige la Frecuencia (Semanal, Quincenal o Mensual), el Rango de fechas y los Días de la semana o Días del mes en que se repite. Consulta Operaciones.
- Tickets de servicio: un servicio con Tickets de operaciones automáticos crea tickets en el momento en que un inquilino lo contrata. Consulta Servicios.
- Cancelación automática de entradas sin pagar: activa Cancelación automática del move-in impagado en Configuración → Configuración de la cuenta → Cancelación y alquiler y define el Periodo de gracia (días tras el check-in). Si para entonces no se ha pagado ninguno de los pagos de entrada de una reserva, la reserva se cancela sin reembolso. Tu equipo recibe un correo, y una regla de Cancelación automática (más arriba) puede avisar al inquilino. Si solo se pagó una parte, tu equipo recibe en su lugar un correo único. Consulta Cancelación y alquiler.
Genius e informes programados
Genius (Herramientas → Genius) es el asistente para ti y tu equipo. Responde preguntas sobre tus reservas, inquilinos y finanzas con datos en directo, en la aplicación o por WhatsApp (pide al soporte de VIVIN que active WhatsApp en tu cuenta). Es de solo lectura: no puede cambiar tus datos.
Lo único que Genius puede configurar son los informes programados. Pídeselo, por ejemplo: "envíame cada viernes cuántas habitaciones siguen vacías". Lo confirma contigo primero y luego envía el informe por WhatsApp, por correo o por ambos. Los informes estándar son Resumen de vacantes, Resumen de deuda pendiente y Próximos check-ins, más Ingresos vs objetivo cuando la planificación de ingresos está activada. Los Administradores y Super administradores también pueden gestionar sus propios informes en Configuración → IA / MCP → Asistente Genius.
Consulta Genius.
Usa tu propia IA (Claude, ChatGPT, Gemini)
Puedes conectar tu propia aplicación de IA a VIVIN y hacerle las mismas preguntas que le harías a Genius. La URL de conexión y las guías de configuración están en Configuración → IA / MCP → Conexión MCP. Claude y ChatGPT inician sesión con tu cuenta de VIVIN; los demás clientes usan una clave que crea un Administrador en IA / MCP → Claves de API. IA / MCP → Permisos define lo que la IA puede leer en cada área, y esos límites se aplican igual a Genius y a las aplicaciones de IA conectadas.
Consulta Conectar Claude, ChatGPT u otras herramientas de IA y Ajustes de IA / MCP.
Asistente virtual de inquilinos
El Asistente virtual responde a tus inquilinos por WhatsApp y por correo. No es Genius: Genius trabaja para tu equipo, y el asistente virtual habla con los inquilinos desde su propio número. Usa la reserva de cada inquilino para responder preguntas sobre fechas, contrato, pagos, depósito, la propiedad y tus servicios. También puede abrir tickets de mantenimiento (con fotos) y avisar a tu equipo.
- Define cómo suena y cómo se comporta en Configuración → Asistente virtual (Persona, Reglas Especiales, Prioridad de tickets, General). Conecta su número de WhatsApp y su buzón de correo en Conexiones, y mira cómo se usa en Monitorización.
- En el correo, el Modo de respuesta (en Conexiones) es Crear borrador por defecto, así que tu equipo revisa cada respuesta. Enviar automáticamente deja que el bot responda por sí solo.
- Lee y responde las conversaciones en Herramientas → Bandeja de entrada o en la pestaña Comunicación de una reserva. Los borradores de correo aparecen como Borrador del bot pendiente de revisión, con Enviar borrador, Editar y Descartar. El interruptor Pausar bot de una conversación de WhatsApp impide que el bot responda en ella.
- El asistente virtual también usa las FAQs que publicas en Configuración → FAQs.
VIVIN activa el asistente virtual en tu cuenta. Consulta Asistente virtual y Bandeja de entrada.
Facturas de suministros leídas desde PDF
En Suministros → Facturas → Añadir factura → Subir PDF, o con Crear nuevo → Herramientas → Subir facturas de suministros, suelta los PDF de tus facturas. La IA lee cada factura y la archiva en la propiedad cuyo ID de contrato coincide en Suministros → Conexiones. VIVIN reparte después cada factura entre los inquilinos que se alojaron en ese periodo, y cualquier importe extra por cobrar espera en Suministros → Asignaciones hasta que lo apruebes.
Consulta Introducir las facturas mensuales de suministros para la rutina mensual, y Suministros.
Análisis con IA de flujos de caja
En Operaciones → Flujos de caja, abre un flujo de caja que tenga adjunta una foto o un PDF de una factura y haz clic en Análisis AI en su sección Archivos, y después en Analizar y aplicar. La IA lee la factura y rellena el proveedor, el n.º de factura, el NIF, la fecha y el importe. Rellena los campos en blanco y sustituye los valores que difieren del documento, pero nunca sobrescribe tu descripción. Para procesar muchos a la vez, selecciona filas y ejecuta Análisis AI desde la barra de selección. Se analizan hasta 50 flujos de caja por ejecución.
Consulta Operaciones.
Otras ayudas de IA
Como Análisis AI, cada una de estas muestra primero el modelo de IA que usará y un coste estimado, y solo se ejecuta cuando lo confirmas.
| Botón | Dónde | Qué hace |
|---|---|---|
| Generar resumen | Reserva → pestaña Comunicación → Resumen | Resume el historial de WhatsApp y de correo del inquilino para tu equipo. Los inquilinos nunca lo ven. |
| Rellenar con IA | Editor de propiedad o de unidad → pestaña Integración completa | Sugiere valores para los campos en blanco que necesitan los marketplaces de socios, a partir de tus fotos y del texto existente. No se guarda nada hasta que aceptes. |
| Ejecutar Generador de FAQ | Configuración → FAQs | Redacta FAQs a partir de lo que más preguntan los inquilinos. No se publica nada hasta que lo publiques. |
| Analizar tickets | Configuración → Asistente virtual → Prioridad de tickets | Sugiere palabras clave de prioridad a partir de tus tickets anteriores. Se añaden inactivas para que las revises. |
Consejos
- Los resultados de la IA son sugerencias. Comprueba los importes extraídos de las facturas y los campos de los flujos de caja antes de fiarte de ellos.
- Genius y el asistente virtual usan números de WhatsApp distintos. Vincula los teléfonos de tu equipo para Genius en Configuración → Usuarios (Editar → Número de teléfono de un miembro), no en el asistente virtual.