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Rimborsare un deposito cauzionale

Restituisci il deposito cauzionale di un inquilino dopo che se n'è andato, meno quanto deve ancora, e registra il rimborso in VIVIN. VIVIN non muove il denaro: lo paghi tu dalla tua banca.

Prima di iniziare​

  • Piano: qualsiasi piano.
  • Permessi, in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo:
    • Bookings → Refund per segnare un deposito come rimborsato, cambiare la data del rimborso, annullare o trasferire un rimborso. Per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super Admin.
    • Bookings → Edit Items per Pronto per il rimborso, Metti in trattenuta e Rilascia trattenuta. Super Admin e Admin lo hanno per impostazione predefinita.
    • Bookings → Dispute per segnare un deposito come contestato. Per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super Admin.
    • Finance → Approve Payments per aprire Finanza → Depositi. Per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super Admin.
  • Controlla una volta le tue regole sul deposito:
    • In Impostazioni → Impostazioni account → Addebiti e pagamenti: Usa lo stato "Pronto per il rimborso", Abilita contestazioni del deposito e Consenti rimborso prima della fine contratto.
    • In Impostazioni → Pagamenti, il Limite rimborso deposito: di quanti giorni disponi per rimborsare. Si conta dalla data di fine contratto o dalla data di check-out, come impostato in Riferimento limite rimborso deposito (Impostazioni account → Predefiniti prenotazione). Una prenotazione può avere un proprio Limite rimborso deposito in Info contratto.
  • Il check-out è sistemato: danni addebitati, pagamenti approvati, quote finali delle utenze approvate. Vedi Gestire un check-out.

Passaggi​

1. Controlla cosa torna all'inquilino​

Portafoglio → Prenotazioni, poi la scheda Deposito della prenotazione

La scheda Deposito cauzionale mostra il Deposito iniziale e quanto ne è stato pagato, le Detrazioni attuali (quanto l'inquilino deve ancora), i Contanti restituiti all'inquilino e il Totale da rimborsare.

Risultato: sai quanto restituire. Quando gli addebiti sono più grandi del deposito, la somma restituita è zero.

2. Segnala, trattieni o contesta il deposito​

Scheda Deposito della stessa prenotazione

  • Attiva Pronto per il rimborso per dire al tuo team finanziario che il deposito può essere restituito. Con Usa lo stato "Pronto per il rimborso" attivo, lo stato del deposito diventa Pronto per il rimborso. È solo un indicatore: un deposito si può rimborsare anche senza.
  • Clicca su Metti in trattenuta per tenere il deposito mentre aspetti i costi finali. Un deposito in trattenuta si può comunque rimborsare. Rilascia trattenuta toglie la trattenuta.
  • Se l'inquilino contesta le detrazioni, clicca su Contrassegna come contestato. Il rimborso resta bloccato finché qualcuno non clicca su Risolvi contestazione. Si può contestare solo un deposito Completamente pagato, e solo quando Abilita contestazioni del deposito è attivo.

3. Trova i depositi da restituire​

Operatività → Finanza → Depositi

  1. Se usi lo stato "Pronto per il rimborso", clicca su Pronto per il rimborso sotto Stato del ciclo di vita del deposito. Altrimenti clicca su Rimborso in sospeso sotto Cronologia: gli inquilini che hanno fatto il check-out e la cui scadenza del rimborso non è passata. Scaduto elenca quelli oltre la scadenza.
  2. L'intervallo di date parte dagli ultimi 3 mesi: cancellalo o allargalo per le partenze più vecchie.
  3. Su ogni riga, controlla Rimborso stim., Scadenza rimborso e IBAN inquilino.

4. Paga l'inquilino dalla tua banca​

Invia il Totale da rimborsare all'IBAN dell'inquilino dal tuo conto bancario. Annota la data in cui il denaro lascia la tua banca.

5. Registra il rimborso​

Scheda Deposito della prenotazione, oppure Operatività → Finanza → Depositi

  1. Nella scheda Deposito della prenotazione, clicca su Segna come rimborsato. In Rimborsa deposito, imposta la Data del rimborso (il giorno in cui il denaro ha lasciato la tua banca; parte da oggi) e clicca su Conferma.
  2. Oppure, in Finanza → Depositi, clicca su Segna come rimborsato sulla riga. La data del rimborso è allora oggi; cambiala in seguito con Modifica data nella scheda Deposito della prenotazione.

Risultato: il deposito risulta Rimborsato, e così la riga Rimborso del deposito nel piano di pagamento. Il deposito paga prima tutto ciò che l'inquilino doveva ancora. Nel Portale inquilino, la pagina Pagamenti mostra il deposito meno quanto è stato applicato a quegli addebiti.

Se l'inquilino deve più del deposito, la parte che il deposito non copre viene registrata come Perdita per svalutazione (stralciata). Incassa quel denaro prima di rimborsare se lo vuoi ancora.

6. Conferma che la prenotazione è terminata​

Portafoglio → Prenotazioni

Alla sua data di fine, la prenotazione passa da sola a Terminata. Per impostazione predefinita è la data di check-out, oppure la data di fine contratto quando Stato prenotazione — date preferite in Impostazioni account è impostato su Date contratto. Usa l'etichetta Terminate per trovarla.

Fatto quando​

  • Il deposito risulta Rimborsato sulla prenotazione e in Finanza → Depositi, con la data in cui il denaro ha lasciato la tua banca.
  • Nessun deposito resta in Scaduto in Finanza → Depositi.
  • La prenotazione risulta Terminata.

Risoluzione dei problemi​

  • Segna come rimborsato è grigio sulla prenotazione. La data di fine contratto non è stata raggiunta e Consenti rimborso prima della fine contratto è disattivato, il deposito è In contestazione, oppure al tuo ruolo manca Bookings → Refund. Aspetta la data di fine, attiva l'impostazione o risolvi la contestazione.
  • Segna come rimborsato non compare in Finanza → Depositi. Compare solo quando il deposito è Rimborso in sospeso o Scaduto, dal giorno dopo il check-out. Rimborsa invece dalla scheda Deposito della prenotazione.
  • La finestra dice Questo rimborso è bloccato dalla fatturazione. Il deposito si trova su una fattura che il tuo fornitore non può stornare da solo. Segui i passaggi elencati nella finestra (di solito prima una nota di credito), poi clicca di nuovo su Segna come rimborsato.
  • Hai segnato come rimborsato il deposito sbagliato. Clicca su Annulla rimborso nella scheda Deposito della prenotazione. Annulla solo la registrazione in VIVIN, e non è possibile dopo un Trasferisci.

Consigli​

  • Un inquilino che resta con una nuova prenotazione? Su un deposito rimborsato, Trasferisci sposta il saldo del rimborso su un'altra prenotazione dello stesso inquilino come credito. Un trasferimento non si può annullare.
  • La Scadenza rimborso in Finanza → Depositi è il tuo Limite rimborso deposito contato dalla data di riferimento. Lavora Rimborso in sospeso ogni settimana così nulla arriva in Scaduto.
  • Per un inquilino che ha pagato in più e non ha più un deposito da restituire, lo stesso pulsante apre Rimborsa eccedenza.