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Gestire un check-in

Prepara ogni arrivo: l'unità è pulita, i pagamenti d'ingresso e il contratto sono a posto e l'inquilino ha codici di accesso funzionanti quando arriva.

Prima di iniziare​

  • Piano: Operazioni deve essere nel tuo piano (lo attiva VIVIN). Arrivi e partenze e Inventario sono interruttori di moduli opzionali in Impostazioni → Impostazioni account.
  • Permessi, in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo:
    • Operations → Module e Operations → See Checkin Checkout per aprire Operazioni → Arrivi e partenze. Ogni ruolo li ha entrambi per impostazione predefinita.
    • Bookings → Edit Items per cambiare l'orario e il responsabile del check-in, caricare un contratto cartaceo o cambiare l'unità. Super amministratori e Amministratori lo hanno per impostazione predefinita.
    • Create → Tickets per aggiungere un ticket. Per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super amministratore.
  • La prenotazione esiste ed è confermata. Vedi Gestire una nuova prenotazione.
  • I codici di accesso sono salvati in Annunci: le porte dell'edificio e della proprietà nell'editor della proprietà (Configurazione → Armadietti accesso), la porta dell'unità nell'editor dell'unità (Informazioni unità → Accesso porta unità).

Passaggi​

1. Rivedi gli arrivi della settimana (circa 7 giorni prima)​

Operatività → Operazioni → Arrivi e partenze

  1. Clicca su Check-in, poi su Prossimi 7 giorni (Personalizzato per un periodo più lungo). Gli arrivi sono raggruppati per giorno, con l'ora, l'unità e il numero di ospiti.
  2. Trova gli arrivi che nessuno segue: apri Filtri e imposta Responsabile assegnato su Senza.
  3. Per ognuno, clicca sul nome dell'inquilino per aprire la prenotazione. In Info contratto → Check-in e check-out, clicca sulla matita e imposta Orario check-in e Responsabile check-in. Impostare Responsabile sul ticket automatico principale del check-in scrive la stessa persona sulla prenotazione.
  4. Per vedere gli arrivi di un collega, usa Responsabile. Per trovare un arrivo, usa la casella di ricerca.

Risultato: ogni arrivo ha un orario e una persona responsabile. Tre colonne mostrano cosa resta da fare:

  • Pronto: Pronto o Non Pronto, secondo la Regola Pronto per il check-in dell'account. Per impostazione predefinita significa che i pagamenti d'ingresso sono saldati e il contratto è firmato; un amministratore può anche richiedere che siano chiusi i ticket di certe categorie.
  • Pagato: se i pagamenti d'ingresso (deposito, primo affitto, spese) sono saldati.
  • Turnover: l'intervallo da quando l'inquilino precedente ha lasciato la stessa unità, quando è di 72 ore o meno. Rosso sotto le 4 ore, ambra sotto le 8.

I soggiorni importati dai link calendario di Airbnb o Booking.com compaiono come "Airbnb Reservation" o "Booking.com Reservation", senza un valore in Pronto o Pagato. Per nasconderli, imposta Tipo di soggiorno su Medio termine in Filtri. Una modifica a una prenotazione può impiegare fino a circa 10 minuti per comparire in questo elenco.

2. Prepara l'unità​

Portafoglio → Prenotazioni, poi la scheda Ticket della prenotazione

  1. Controlla i ticket di pulizia e preparazione per questo arrivo. Puoi anche aprire Operazioni → Ticket, impostare Origine su Automatico - Check-in/out e cercare l'unità.
  2. Assegna quelli non assegnati e segui quelli ancora In corso. Per chiudere un ticket, imposta il suo Stato su Completato.
  3. Se manca un lavoro, aggiungilo con Crea nuovo → Nuovo ticket.

Risultato: ogni ticket di preparazione è Chiuso prima che l'inquilino arrivi. VIVIN crea i ticket di check-in dalle regole Al check-in della proprietà (editor della proprietà, Configurazione → Manutenzioni). Una regola può usare Assegna al responsabile del check-in della prenotazione, così la persona che hai impostato al passaggio 1 riceve il ticket.

Se l'unità non sarà pronta in tempo, sposta la prenotazione prima del giorno del check-in: in Info contratto → Immobile e unità, clicca sulla matita per aprire Cambia unità, scegli la Nuova unità e clicca su Sposta prenotazione. VIVIN crea nuovi codici per le porte e invia di nuovo le email di check-in e di onboarding.

3. Salda i pagamenti d'ingresso e il contratto (1–2 giorni prima)​

Portafoglio → Prenotazioni, poi la prenotazione (clicca sul nome dell'inquilino in Arrivi e partenze)

  1. Contratto: se il riquadro Contratto in alto mostra Non firmato, ricorda all'inquilino di firmare nel Portale inquilino. Per un contratto cartaceo, clicca su Carica contratto firmato sotto Info contratto → Contratto. Non applicabile significa che la categoria dell'inquilino non richiede un contratto.
  2. Piano di pagamento: le righe Conferma della prenotazione e Pagamento all’ingresso devono risultare Pagato. Sollecita tutto ciò che è Scaduto o Parziale scaduto, vedi Gestire un pagamento in ritardo.
  3. Deposito: un badge Parzialmente pagato significa che il deposito è insufficiente. Incassa il resto prima della consegna.
  4. Bonifici che stai aspettando: un pagamento registrato a mano conta come pagato mentre è In attesa, quindi l'arrivo può mostrare Pronto prima che il denaro sia sulla tua banca. Approvalo quando arriva, oppure rifiutalo, come in Registrare un pagamento ricevuto.

Risultato: l'arrivo mostra Pronto in Arrivi e partenze.

4. Invia l'accesso e consegna le chiavi​

Info contratto → Check-in e check-out della prenotazione

VIVIN invia l'email di check-in, con i codici dell'edificio, della proprietà e dell'unità, non appena si verifica il trigger impostato in Impostazioni → Comunicazioni → Email del ciclo prenotazione, per esempio Dopo pagamento e firma contratto.

  1. Passa il mouse su Reinvia e-mail di check-in per vedere quando è stata inviata. Se il pulsante dice Invia e-mail di check-in, non è ancora partita: cliccalo per inviarla subito.
  2. Se l'inquilino non ha ancora accesso al Portale inquilino, clicca su Invia accesso al portale (Reinvia accesso al portale se era già stato inviato).
  3. Sotto Info contratto → Immobile e unità, controlla i codici Accesso edificio, Accesso immobile e Accesso unità. Per le serrature intelligenti Nuki, Reinvia accesso Nuki invia all'inquilino un nuovo invito.
  4. Incontra l'inquilino, oppure fallo incontrare dal responsabile del check-in, e consegna le chiavi.

Risultato: l'inquilino ha i suoi codici. Una volta partita l'email di check-in, anche la Home del Portale inquilino mostra i codici (a meno che Consenti visualizzazione codici di accesso sia disattivato in Impostazioni → Impostazioni portale) e il WiFi impostato sulla proprietà.

Sezione Check-in e check-out di una prenotazione con l'orario di check-in, il responsabile del check-in e il pulsante Reinvia e-mail di check-in

5. Conferma che il soggiorno è iniziato​

Portafoglio → Prenotazioni

  • Alla data di inizio, la prenotazione passa da Futura a In corso da sola. È la data di check-in, oppure l'inizio del contratto quando Stato prenotazione — date preferite in Impostazioni account è impostato su Date contratto.
  • Con il modulo Arrivi e partenze, apri la scheda Arrivi e partenze della prenotazione, clicca su Segna come fatto su ogni passaggio svolto di persona, poi su Registra arrivo. Se restano aperti dei passaggi obbligatori, clicca su Registra comunque. La prenotazione mostra allora In soggiorno. Configura i passaggi in Arrivi e partenze.
  • Con Inventario, la colonna Inventario mostra il rapporto di check-in dell'inquilino (In attesa, Inviato, Approvato o Contestato). Rivedilo in Operazioni → Inventario.

Fatto quando​

  • Ogni arrivo della settimana ha un orario di check-in e una persona responsabile.
  • I ticket di preparazione sono Chiusi.
  • L'arrivo mostra Pronto e Pagato, e il deposito è pagato per intero.
  • L'inquilino ha l'email di check-in, i suoi codici e le sue chiavi.
  • La prenotazione mostra In corso (o In soggiorno).

Risoluzione dei problemi​

  • L'arrivo resta Non Pronto anche se tutto è pagato. Il contratto non è ancora firmato: chiedi all'inquilino di firmare nel Portale inquilino, oppure carica il contratto cartaceo. Se la tua Regola Pronto per il check-in richiede ticket chiusi, anche un ticket aperto di quelle categorie sull'unità lo tiene Non Pronto.
  • Non c'è il pulsante Invia e-mail di check-in. Non è impostato nessun trigger di check-in in Impostazioni → Comunicazioni → Email del ciclo prenotazione. Per le prenotazioni Airbnb e Booking.com sincronizzate tramite il Gestore canali il pulsante è in grigio.
  • L'inquilino ha firmato ma non ha ricevuto l'email di check-in. Quando un inquilino firma più di 15 giorni dopo la data di check-in, VIVIN trattiene l'email e ti manda un avviso. Clicca tu su Invia e-mail di check-in.
  • La matita di Cambia unità è in grigio. Passaci sopra il mouse per vedere il motivo. L'unità si può cambiare solo su una prenotazione confermata, prima della data di check-in. Una prenotazione di Airbnb o Booking.com tramite il Gestore canali va spostata sulla piattaforma.

Suggerimenti​

  • Un Turnover rosso o ambra significa che la pulizia dell'inquilino in partenza viene prima. Pianificala con Gestire un check-out.
  • Con una Tariffa di check-in fuori orario impostata in Impostazioni → Pagamenti, cambiare l'orario di check-in della prenotazione aggiunge o toglie la tariffa. Puoi anche cambiare l'ora dall'Ora di inizio del ticket automatico principale del check-in, e la persona dal suo Responsabile; entrambi aggiornano la prenotazione. Vedi Operazioni.
  • Se Annullamento automatico move-in non pagato è attivo (Impostazioni account → Disdetta e affitto), VIVIN annulla, senza rimborso, le prenotazioni i cui pagamenti d'ingresso sono ancora del tutto non pagati dopo il periodo di tolleranza. Sollecita gli arrivi non pagati prima.
  • Il riquadro Check-in in Operazioni → Panoramica apre gli arrivi di oggi.