Predefiniti di prenotazione e pagamento
Imposta come le prenotazioni vengono datate, programmate, addebitate e annullate in tutto l'account.
Prima di iniziare
- Dove: Impostazioni → Impostazioni account (
https://platform.vivin.app/settings). Queste schede seguono quelle dell'azienda descritte in Impostazioni account.
- Piano: tutti gli account hanno queste schede.
- Permessi: Account Settings → Module e Account Settings → Preferences. Super amministratore e Amministratore li hanno entrambi per impostazione predefinita.
Ogni scheda ha una matita per modificarla, poi Salva o Annulla. Ogni scheda si salva per conto suo.
Predefiniti prenotazione (visualizzazione)
La prima scheda Predefiniti prenotazione, «Configura come le prenotazioni sono mostrate e gestite».
| Campo | Cosa fa | Predefinito |
|---|
| Dashboard — date preferite | Quali date usano la colonna delle date dell'elenco Prenotazioni, l'ordinamento e i filtri per data, e la scheda Prenotazioni di un inquilino. | Date contratto |
| Filtro predefinito elenco prenotazioni | Il filtro di stato su cui si apre l'elenco Prenotazioni. | Tutte |
| Stato prenotazione — date preferite | Quali date decidono se una prenotazione è futura, in corso o terminata. | Date check-in e check-out |
| Riferimento limite rimborso deposito | Se la scadenza per il rimborso del deposito si conta dalla Data fine contratto o dalla Data di check-out. | Data fine contratto |
| Preferenza unità libere | Se un'unità con solo un blocco manuale conta come vacante. | Predefinito |
- I campi delle date preferite offrono Date contratto o Date check-in e check-out. Il filtro dell'elenco offre Tutte, In corso, Future, Terminate e Annullate.
- Il numero di giorni della scadenza per il rimborso del deposito si imposta in Pagamenti.
- Preferenza unità libere: con Includi blocchi manuali, un'unità che ha solo un blocco manuale (nessuna prenotazione) conta comunque come vacante nell'elenco Unità vacanti della Dashboard e nel riquadro Oggi, in Disponibile ora di Vendite e nel Multicalendar. I blocchi delle prenotazioni e dei canali contano sempre come occupati. Ogni utente può cambiarla nelle proprie Impostazioni personali.
Dettagli del contratto
Sezioni facoltative nella scheda Info contratto della prenotazione e, per le ultime tre, nella scheda Dati inquilino dell'inquilino e nel portale inquilino.
| Interruttore | Cosa aggiunge | Predefinito |
|---|
| Secondo inquilino | Una sezione per registrare una seconda persona accanto all'inquilino principale. | Disattivato |
| Garante | Una sezione per registrare una persona che garantisce l'affitto. | Disattivato |
| Contatti di emergenza | Fino a due contatti di emergenza, richiesti anche agli inquilini nel portale e prima della firma. | Disattivato |
| Data e luogo di nascita | La data e il luogo di nascita dell'inquilino, richiesti anche nel portale e prima della firma. | Disattivato |
| Residenza abituale | L'indirizzo, la città e il paese in cui vive l'inquilino, richiesti anche nel portale e prima della firma. | Disattivato |
- Secondo inquilino compare solo nelle prenotazioni il cui Numero di inquilini è 2 o più. Garante compare in ogni prenotazione.
- Se gli inquilini devono compilare gli ultimi tre prima di firmare si imposta in Impostazioni portale. Disattivare qui un gruppo disattiva anche il suo obbligo di firma.
Addebiti e pagamenti
| Interruttore | Cosa fa | Predefinito |
|---|
| Aggiorna piano pagamenti automaticamente | Preseleziona Aggiorna il piano di pagamento quando qualcuno cambia le date di una prenotazione. | Attivo |
| Richiedi categoria addebito | Rende obbligatoria la categoria in Aggiungi addebito su una prenotazione. | Disattivato |
| Richiedi descrizione addebito | Rende obbligatoria la descrizione in Aggiungi addebito su una prenotazione. | Disattivato |
| Consenti rimborso prima della fine contratto | Ti permette di rimborsare un deposito prima della data di fine del contratto. | Disattivato |
| Usa lo stato "Pronto per il rimborso" | Dà a un deposito pagato contrassegnato come Pronto per il rimborso il suo stato Pronto per il rimborso. | Attivo |
| Abilita contestazioni del deposito | Permette ai ruoli con Bookings → Dispute di segnalare come contestato un deposito interamente pagato. | Disattivato |
- Usa lo stato "Pronto per il rimborso" contrassegna solo il deposito, per esempio in Finanza → Depositi. Senza di esso il rimborso non viene mai bloccato. Risolvere una contestazione porta il deposito su Pronto per il rimborso finché l'interruttore è attivo. Quando è disattivato, il deposito mantiene il suo stato di pagato.
- Un deposito contestato non può essere rimborsato finché la contestazione non è risolta.
- Senza Consenti rimborso prima della fine contratto, Segna come rimborsato resta disattivato fino alla data di fine del contratto, anche su una prenotazione annullata.
Regola Pronto per il check-in
Imposta cosa richiede la colonna Pronto in Operazioni → Arrivi e partenze prima che un arrivo risulti Pronto.
| Interruttore | Cosa richiede | Predefinito |
|---|
| Pagamenti iniziali saldati | Il deposito, il primo affitto e le spese dovuti prima del check-in sono pagati. | Attivo |
| Contratto firmato | Il contratto è firmato. Gli inquilini la cui categoria non ha un contratto in VIVIN contano come firmati. | Attivo |
| Richieste chiuse | Nessun ticket aperto delle categorie che scegli sull'unità, di un soggiorno precedente o con data fino al giorno del check-in. | Nessuno |
- Scegli le categorie dei ticket dall'elenco Richieste in Categorie; con quell'elenco vuoto non c'è nulla da scegliere.
- La regola cambia solo la colonna Pronto. Non cambia quando vengono inviate le email di check-in.
Predefiniti prenotazione (orari)
La seconda scheda Predefiniti prenotazione, «Orari predefiniti check-in/out e periodi di preparazione».
| Campo | Cosa fa | Predefinito | Limiti |
|---|
| Orario check-in | L'orario di check-in che ricevono le nuove prenotazioni. | Non impostato | HH:MM |
| Orario check-out | L'orario di check-out che ricevono le nuove prenotazioni. | Non impostato | HH:MM |
| Prep. medio termine | Giorni in cui un'unità resta bloccata dopo un check-out, per i soggiorni non da canale. | 0 giorni | Da 0 a 7 giorni |
| Prep. breve termine | Giorni in cui un'unità resta bloccata dopo un soggiorno Airbnb, Booking.com o OTA. | 0 giorni | Da 0 a 7 giorni |
| Preavviso | Preavviso minimo prima che possa iniziare un nuovo soggiorno. | 0 giorni | Da 0 a 30 giorni |
- Finché non salvi la scheda, mostra 15:00 e 11:00 ma le nuove prenotazioni non ricevono nessun orario. Le prenotazioni già esistenti mantengono i propri orari.
- Esempio di preparazione: con 3 giorni, un inquilino che fa il check-out il 31 marzo libera l'unità per un nuovo check-in dal 3 aprile. Il calendario dell'unità mostra il margine come giorni di preparazione. Per inserire una prenotazione manuale al suo interno, spunta Ignora i giorni di preparazione dell'unità in Aggiungi prenotazione.
- Preavviso sposta in avanti di quel numero di giorni la prossima data disponibile di ogni unità.
Disdetta e affitto
| Campo | Cosa fa | Predefinito | Limiti |
|---|
| Finestra di disdetta | Quanti giorni dopo l'ingresso una prenotazione iniziata può ancora essere annullata. | 30 giorni | 0 o più |
| Contratto giornaliero — calcolo affitto | Come i contratti giornalieri trasformano l'affitto in importi. | Standard (mensile) | |
| Annullamento automatico move-in non pagato | Annulla una prenotazione i cui pagamenti d'ingresso sono ancora del tutto non pagati dopo un periodo di tolleranza. | Disattivato | |
| Periodo di tolleranza (giorni dopo il check-in) | Giorni dopo il check-in prima che agisca l'annullamento automatico. | 7 | Da 1 a 366 |
- Una prenotazione futura può sempre essere annullata. Inserisci 0 in Finestra di disdetta per togliere il limite alle prenotazioni iniziate.
- Standard (mensile) calcola in proporzione l'affitto mensile. Media annua (per notte) usa un'unica tariffa per notte, l'affitto annuo diviso per 365. Il metodo si applica ogni volta che viene calcolato il piano di pagamento di un contratto giornaliero. Le prenotazioni importate dal Channel Manager usano sempre il metodo per notte.
- L'annullamento automatico conta i giorni in UTC. Se tutti i pagamenti richiesti per l'ingresso sono ancora del tutto non pagati dopo il periodo di tolleranza, VIVIN annulla la prenotazione senza rimborso. Se l'inquilino ne ha pagato una parte, la prenotazione resta e il tuo team riceve invece un'email una tantum. Entrambe le email vanno all'email dell'account e ai membri del team con Notifiche pagamenti attive. Per avvisare l'inquilino, aggiungi una regola Cancellazione automatica in Email.
Soggiorno Min/Max Predefinito
| Campo | Cosa fa | Predefinito |
|---|
| Soggiorno minimo predefinito | Soggiorno minimo, in mesi, per le unità che crei. | Nessuna restrizione |
| Soggiorno massimo predefinito | Soggiorno massimo, in mesi, per le unità che crei. | Nessuna restrizione |
- Lascia un campo vuoto per Nessuna restrizione. Solo mesi interi, e il minimo non può essere maggiore del massimo.
- Salvare non cambia le unità esistenti. Applica a tutti gli annunci attivi scrive i valori predefiniti salvati su ogni unità non archiviata, dopo che hai confermato Applicare a tutti gli annunci attivi?. I valori specifici delle unità vanno persi. Il pulsante resta disattivato finché non hai salvato almeno un valore predefinito.
Cosa succede quando salvi
- Ogni scheda si applica a tutto l'account non appena la salvi.
- Orari, giorni di preparazione, valori predefiniti dei soggiorni e regole degli addebiti si applicano alle prenotazioni e alle unità create da quel momento in poi. Le prenotazioni esistenti mantengono i propri orari e piani di pagamento.
- Le scelte di visualizzazione (date preferite, filtro dell'elenco, vacanza) cambiano ciò che tutti vedono al prossimo caricamento di una pagina.
- La finestra di disdetta e l'annullamento automatico si applicano anche alle prenotazioni già esistenti. L'annullamento automatico viene eseguito una volta al giorno.
Risoluzione dei problemi
- «Default min stay period cannot be greater than default max stay period»: abbassa il minimo o alza il massimo.
- Un'unità risulta non disponibile subito dopo un check-out: è dentro i giorni di preparazione o il preavviso. Spunta Ignora i giorni di preparazione dell'unità quando aggiungi la prenotazione, oppure accorcia qui il margine.
- Una prenotazione iniziata non può più essere annullata: ha superato la Finestra di disdetta. Alza la finestra, oppure inserisci 0 per togliere il limite.
Suggerimenti
- Controlla le unità con regole di soggiorno particolari prima di usare Applica a tutti gli annunci attivi. Non si può annullare.
- Prima di attivare Annullamento automatico move-in non pagato, controlla le prenotazioni in corso: il controllo giornaliero annulla anche le prenotazioni iniziate prima che lo attivassi.
- Imposta gli orari di check-in e check-out prima di aggiungere prenotazioni, così ogni nuova prenotazione parte già con quegli orari.