Automazione e IA
VIVIN invia email agli inquilini a scadenze programmate, crea ticket da solo, ti manda report e ha l'IA integrata in alcune schermate. Questa pagina mostra cosa esiste e dove configurarlo.
Dove trovarlo: ogni sezione indica la sua schermata e rimanda alla pagina che la tratta per intero. Genius, Impostazioni → IA / MCP e Impostazioni → Comunicazioni sono aperti per impostazione predefinita ad Admin e Super Admin. Impostazioni → Assistente virtuale e Impostazioni → FAQs richiedono il permesso Account Settings → Chatbot, che per impostazione predefinita hanno solo i Super Admin.
Email automatiche agli inquilini
Vai su Impostazioni → Comunicazioni → Regole di comunicazione e clicca su Nuova regola per scrivere agli inquilini quando succede qualcosa: intorno al check-in o al check-out, alla conferma della prenotazione, prima o dopo una scadenza, quando c'è un saldo da pagare, dopo una penale o un annullamento automatico, quando un sondaggio è disponibile o un inventario della stanza o le attività di check-in sono ancora in sospeso (con quei moduli attivi), oppure una volta sola con Invia ora. Ogni regola sceglie anche quali prenotazioni copre, per esempio per stato della prenotazione, saldo, proprietà, tag della prenotazione o categoria di inquilino.
Per iniziare in fretta, clicca su Modelli e scegli tra i Modelli iniziali. Una regola creata da un modello viene aggiunta disattivata, quindi non parte nulla finché non la attivi. La sotto-scheda Email del ciclo prenotazione imposta quando partono le email standard di onboarding, check-in e check-out, e cosa dicono.
Vedi Email per ogni condizione e opzione di tempo.
Altre azioni automatiche
- Ticket di check-in e check-out: nell'editor della proprietà (scheda Configurazione), la sezione Manutenzioni ti permette di aggiungere ticket che vengono creati a ogni check-in o check-out in quella proprietà. Richiede il modulo Operazioni nel tuo piano.
- Ticket ricorrenti: quando crei un ticket con Nuovo ticket in Operazioni → Ticket, attiva Evento ricorrente e scegli la Frequenza (Settimanale, Quindicinale o Mensile), l'Intervallo di date e i Giorni della settimana o i Giorni del mese in cui ripeterlo. Vedi Operazioni.
- Ticket dei servizi: un servizio con Ticket operativi automatici crea ticket nel momento in cui un inquilino lo sottoscrive. Vedi Servizi.
- Annullamento automatico dei move-in non pagati: attiva Annullamento automatico move-in non pagato in Impostazioni → Impostazioni account → Disdetta e affitto e imposta il Periodo di tolleranza (giorni dopo il check-in). Se entro quel momento nessuno dei pagamenti d'ingresso di una prenotazione è stato pagato, la prenotazione viene annullata senza rimborso. Il tuo team riceve un'email, e una regola Cancellazione automatica (sopra) può avvisare l'inquilino. Se è stata pagata solo una parte, il tuo team riceve invece un'email una tantum. Vedi Disdetta e affitto.
Genius e report programmati
Genius (Strumenti → Genius) è l'assistente per te e il tuo team. Risponde a domande su prenotazioni, inquilini e finanze con dati in tempo reale, nell'app o su WhatsApp (chiedi all'assistenza VIVIN di attivare WhatsApp per il tuo account). È in sola lettura: non può modificare i tuoi dati.
L'unica cosa che Genius può impostare sono i report programmati. Chiedigli, per esempio, "mandami ogni venerdì quante stanze sono ancora libere". Prima conferma con te, poi invia il report su WhatsApp, via email o in entrambi i modi. I report standard sono Riepilogo disponibilità, Riepilogo debiti aperti e Prossimi check-in, più Ricavi vs obiettivo quando la pianificazione dei ricavi è attiva. Admin e Super Admin possono anche gestire i propri report in Impostazioni → IA / MCP → Assistente Genius.
Vedi Genius.
Usa la tua IA (Claude, ChatGPT, Gemini)
Puoi collegare la tua app IA a VIVIN e fare le stesse domande che faresti a Genius. L'URL di connessione e le guide di configurazione si trovano in Impostazioni → IA / MCP → Connessione MCP. Claude e ChatGPT accedono con il tuo account VIVIN; gli altri client usano una chiave che un Admin crea in IA / MCP → Chiavi API. IA / MCP → Permessi imposta cosa l'IA può leggere in ogni area, e quei limiti valgono sia per Genius sia per le app IA collegate.
Vedi Collega Claude, ChatGPT o altri strumenti IA e Impostazioni IA / MCP.
ChatBot degli inquilini
Il ChatBot risponde ai tuoi inquilini su WhatsApp e per email. Non è Genius: Genius lavora per il tuo team, mentre il ChatBot parla con gli inquilini con un numero proprio. Usa la prenotazione di ogni inquilino per rispondere a domande su date, contratto, pagamenti, deposito, proprietà e servizi. Può anche aprire ticket di manutenzione (con foto) e avvisare il tuo team.
- Imposta come suona e come si comporta in Impostazioni → Assistente virtuale (Persona, Regole Speciali, Priorità ticket, Generale). Collega il suo numero WhatsApp e la sua casella email in Connessioni, e guarda come viene usato in Monitoraggio.
- Per l'email, la Modalità di risposta (in Connessioni) è Crea bozza per impostazione predefinita, quindi il tuo team rivede ogni risposta. Invia automaticamente lascia che il bot risponda da solo.
- Leggi e rispondi alle conversazioni in Strumenti → Posta in arrivo o nella scheda Comunicazione di una prenotazione. Le bozze email compaiono come Bozza del bot in attesa di revisione, con Invia bozza, Modifica e Scarta. L'interruttore Metti in pausa il bot su una conversazione WhatsApp impedisce al bot di rispondere lì.
- Il ChatBot usa anche le FAQ che pubblichi in Impostazioni → FAQs.
VIVIN attiva il ChatBot per il tuo account. Vedi Assistente virtuale e Posta in arrivo.
Bollette delle utenze lette da PDF
In Utenze → Bollette → Aggiungi bolletta → Carica PDF, oppure con Crea nuovo → Strumenti → Carica bollette delle utenze, trascina i PDF delle tue bollette. L'IA legge ogni bolletta e la associa alla proprietà il cui ID contratto corrisponde in Utenze → Connessioni. VIVIN poi divide ogni bolletta tra gli inquilini che hanno soggiornato in quel periodo, e ogni extra da addebitare aspetta in Utenze → Assegnazioni finché non lo approvi.
Vedi Inserire le bollette mensili delle utenze per la routine mensile, e Utenze.
Analisi AI dei flussi di cassa
In Operazioni → Flussi di cassa, apri un flusso di cassa che ha una foto o un PDF di fattura allegato e clicca su Analisi AI nella sua sezione File, poi su Analizza e applica. L'IA legge la fattura e compila fornitore, n. fattura, codice fiscale, data e importo. Compila i campi vuoti e sostituisce i valori diversi dal documento, ma non sovrascrive mai la tua descrizione. Per elaborarne molti insieme, seleziona le righe ed esegui Analisi AI dalla barra di selezione. Per ogni esecuzione si analizzano fino a 50 flussi di cassa.
Vedi Operazioni.
Altri aiuti dell'IA
Come Analisi AI, ognuno di questi mostra prima il modello IA che userà e un costo stimato, e parte solo quando confermi.
| Pulsante | Dove | Cosa fa |
|---|---|---|
| Genera riepilogo | Prenotazione → scheda Comunicazione → Riepilogo | Riassume per il tuo team la cronologia WhatsApp ed email dell'inquilino. Gli inquilini non lo vedono mai. |
| Compila con l'IA | Editor di proprietà o unità → scheda Integrazione completa | Suggerisce i valori per i campi vuoti che servono ai marketplace partner, partendo dalle tue foto e dai testi esistenti. Non viene salvato nulla finché non accetti. |
| Esegui Generatore FAQ | Impostazioni → FAQs | Prepara delle bozze di FAQ da ciò che gli inquilini chiedono di più. Non viene pubblicato nulla finché non lo pubblichi. |
| Analizza ticket | Impostazioni → Assistente virtuale → Priorità ticket | Suggerisce parole chiave di priorità dai tuoi ticket passati. Vengono aggiunte inattive perché tu le riveda. |
Consigli
- I risultati dell'IA sono suggerimenti. Controlla gli importi estratti dalle bollette e i campi dei flussi di cassa prima di fidarti.
- Genius e il ChatBot usano numeri WhatsApp diversi. Collega i telefoni del tuo team per Genius in Impostazioni → Utenti (Modifica di un membro → Numero di telefono), non sul ChatBot.