Arrivi e partenze
Crea le checklist che gli inquilini seguono nel portale inquilino prima di entrare e prima di uscire.
Prima di iniziare
- Dove: Impostazioni → Arrivi e partenze (
https://platform.vivin.app/settings/check-in-out). - Piano: la scheda compare solo finché Attiva il processo di arrivo e partenza è attivo in Moduli opzionali. È disattivato per impostazione predefinita.
- Permessi: Account Settings → Module per aprirla. Modificare i passaggi richiede Operations → Module. Salvare le Impostazioni del processo e le finestre richiede Account Settings → Preferences oppure Fees. Super amministratore e Amministratore li hanno per impostazione predefinita.
Attivare il processo aggiunge questa scheda, una pagina Check-in e check-out nel portale inquilino con un promemoria nella Home, una scheda Arrivi e partenze su ogni prenotazione, una colonna Processo in Operazioni → Arrivi e partenze e il trigger email Attivita di check-in non completate. Le schede in questa pagina sono Impostazioni del processo, poi Passaggi di arrivo e Passaggi di partenza.
Impostazioni del processo
Valgono per entrambe le checklist. Clicca sulla matita, cambia le impostazioni, poi Salva.
| Impostazione | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| Registra arrivo e partenza | Aggiunge Registra arrivo e Registra partenza (e Annulla arrivo / Annulla partenza) alla prenotazione. | Attivo |
| Chiedi le foto | Il passaggio dell'inventario della stanza chiede all'inquilino le foto della stanza. | Disattivato |
| Foto obbligatorie | L'inquilino non può accettare l'inventario senza una foto. Solo mentre Chiedi le foto è attivo. | Disattivato |
Un inquilino di cui è registrato l'arrivo ma non la partenza compare come In soggiorno nell'elenco Prenotazioni, che ottiene anche un filtro Attualmente in soggiorno.
Passaggi di arrivo e Passaggi di partenza
Ogni scheda mostra la propria finestra, i passaggi numerati nell'ordine in cui l'inquilino li vede, i badge Obbligatorio o Nascosto, e una riga con la graffetta sui passaggi con allegati.
| Campo | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| Finestra di arrivo (giorni) / Finestra di partenza (giorni) | I giorni prima della data di check-in (o check-out) in cui l'inquilino vede i passaggi. Da 0 a 365. | 7 |
| Tipo di passaggio | Il tipo di passaggio; vedi sotto. | — |
| Titolo del passaggio | Il nome del passaggio. Obbligatorio. | — |
| Descrizione del passaggio | Testo aggiuntivo facoltativo. | Vuoto |
| Testo che l'inquilino conferma | Solo passaggi di presa visione: il testo che l'inquilino accetta. | Vuoto |
| Visibile | Se disattivato, nasconde il passaggio agli inquilini senza eliminarlo né eliminare le loro risposte. | Attivo |
| Obbligatorio | Conta per l'avanzamento, per l'email di promemoria e per l'avviso di registrazione. | Attivo |
Passaggi predefiniti
Il tuo account parte con questa checklist, con ogni passaggio obbligatorio e visibile. Se in seguito rimuovi tutti i passaggi, la checklist resta vuota: i passaggi iniziali non vengono rimessi.
- Check-in: Firma il tuo contratto (Contratto) · Salda i pagamenti di ingresso (Pagamenti) · Accetta l'inventario della stanza (Inventario della stanza) · Prenota l'orario di arrivo (Orario di arrivo / partenza)
- Check-out: Accetta l'inventario del check-out (Inventario della stanza) · Prenota l'orario di partenza (Orario di arrivo / partenza)
Tipi di passaggio
| Tipo di passaggio | Checklist | L'inquilino | Completato quando |
|---|---|---|---|
| Contratto | Check-in | Apre e firma il contratto (Apri il mio contratto). | Il contratto è firmato. |
| Pagamenti | Check-in | Apre i propri pagamenti (Apri i miei pagamenti). | I pagamenti di ingresso sono saldati. |
| Inventario della stanza | Entrambe | Controlla ogni voce, usa Segnala un problema, clicca su Accetta inventario. | L'inventario è inviato. Non applicabile senza il modulo Inventario o senza voci. |
| Orario di arrivo / partenza | Entrambe | Risponde a "A che ora arriverai?" (o parti) e clicca su Salva orario. | L'orario è salvato. Viene scritto anche nell'orario di check-in o check-out della prenotazione. |
| Presa visione | Entrambe | Legge il tuo testo e clicca su Ho letto e accetto. | L'inquilino accetta. |
Ogni tipo può comparire una sola volta per checklist, tranne Presa visione, che puoi aggiungere tutte le volte che ti serve, per esempio per il regolamento della casa o per la consegna delle chiavi.
Modificare una checklist
- Clicca sulla matita di Passaggi di arrivo o Passaggi di partenza. Si può modificare una sola delle due alla volta.
- Imposta la finestra.
- Scegli un Tipo di passaggio e clicca su Aggiungi passaggio, poi compila il passaggio.
- Riordina con Sposta su e Sposta giù. Elimina con Rimuovi passaggio.
- Clicca su Salva.
Allegati
Ogni passaggio salvato ha un'area Allegati: Aggiungi file aggiunge fino a 10 file, che gli inquilini vedono sotto File di questo passaggio, come un video dell'ingresso o un PDF del regolamento della casa. Sono accettati immagini, video (MP4, WebM, MOV), PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT e CSV. I file si salvano appena li aggiungi o li rimuovi, quindi Annulla non li annulla. Salva un passaggio nuovo prima di allegare i file.
Cosa succede quando salvi
- I nuovi passaggi e le nuove finestre valgono da quel momento per ogni prenotazione, nel portale e nella scheda della prenotazione.
- Un nuovo passaggio completamente vuoto viene scartato. Rimuovere un passaggio a cui gli inquilini hanno già risposto lo mantiene come Nascosto, con le loro risposte agli atti.
- Sulla prenotazione, il tuo team vede ogni passaggio come In attesa, Completato o Non applicabile, può usare Segna come fatto o Riapri su un passaggio e registra l'arrivo e la partenza. Con passaggi obbligatori ancora aperti, Ci sono ancora passaggi obbligatori aperti offre Registra comunque con una nota. Vedi Pannello della prenotazione.
- Nel portale, ogni sezione si apre con la propria finestra ("Non c'è ancora nulla da fare" prima). Una volta registrato l'arrivo, la sezione di check-in resta aperta.
Risoluzione dei problemi
- Un passaggio non si può salvare: non ha un Titolo del passaggio.
- La matita manca su una scheda: l'altra scheda dei passaggi è aperta in modifica. Salvala o annullala prima.
- I passaggi dell'inventario della stanza risultano non applicabili: Attiva l'inventario della stanza è disattivato, oppure l'unità non ha voci.
- L'inquilino non può ancora accettare l'inventario: si apre nella data stessa del check-in (o del check-out), anche se la checklist è visibile prima.
Suggerimenti
- Ricorda agli inquilini i passaggi con una regola di comunicazione su Attivita di check-in non completate. Va solo agli inquilini che hanno un passaggio obbligatorio e visibile che possono fare da soli (una presa visione, l'orario di arrivo o un inventario non inviato), e si ferma quando finiscono, quando l'arrivo è registrato o quando la prenotazione è annullata.
- Un orario di arrivo salvato viene controllato rispetto alla penale per check-in tardivo, che può aggiungere o togliere la penale.
- Disattiva Visibile per mettere in pausa un passaggio senza perdere le sue risposte.