Vai al contenuto principale

Per iniziare

Questa sezione ti porta dal primo accesso a un account funzionante in circa una settimana. Fai i passaggi in ordine: ognuno usa ciò che ha preparato il precedente.

Dove trovarlo: l'app di gestione su platform.vivin.app, in qualsiasi browser moderno. Fai la configurazione da un computer: Impostazioni non è nel menu del telefono. La maggior parte dei passaggi richiede un Admin o un Super Admin, e in un account nuovo solo un Super Admin può creare prenotazioni e approvare pagamenti finché non lo concede ad altri ruoli.

La tua prima settimana​

Ogni passaggio dice cosa fare, come capire che è finito e quale pagina ha tutti i dettagli.

GiornoPassaggioFatto quando
11. Accedi e dai un'occhiata in giroRiesci ad accedere e sai dove si trova tutto
1–22. Configura il tuo accountIl tuo team, le regole, il contratto e le email sono a posto
2–33. Aggiungi proprietà e unitàOgni unità che affitti è in Annunci con il suo affitto
3–44. Aggiungi le tue prenotazioniOgni inquilino attuale e futuro ha una prenotazione
45. Apri il Portale inquilino ai tuoi inquiliniGli inquilini possono aprire il loro portale e firmare il contratto
56. Segui i pagamentiIl piano di pagamento di ogni prenotazione mostra il denaro che hai ricevuto

1. Accedi e dai un'occhiata in giro​

Accedi con la tua email, la tua password e il codice a 6 cifre che VIVIN ti invia per email, oppure con Google. Poi dedica cinque minuti alla barra laterale: Crea nuovo in alto aggiunge qualsiasi record da qualsiasi pagina, i moduli stanno sotto Portafoglio, Operatività e Strumenti, e Impostazioni è in fondo.

  • Accedere: la prima password, il codice via email, Google, restare connessi.
  • Orientarsi in VIVIN: la barra laterale, il menu del telefono e le voci in grigio.

2. Configura il tuo account​

Un amministratore inserisce i dati dell'azienda e le regole che VIVIN applica a ogni prenotazione: valuta, team e ruoli, proprietari, regole di pagamento e di mora, fatturazione, modello di contratto, categorie, canali e email agli inquilini. Imposta la valuta prima di qualsiasi prenotazione: si blocca quando esiste del denaro.

3. Aggiungi proprietà e unità​

Una proprietà è l'edificio o l'appartamento; un'unità è ciò che affitti al suo interno: una stanza, un letto o l'intera proprietà. Le condizioni del contratto, le spese, le utenze, i codici delle porte dell'edificio e della proprietà e il WiFi appartengono alla proprietà; l'affitto, i limiti di soggiorno, la capienza, i canali e il codice della porta dell'unità appartengono a ogni unità.

  1. Crea nuovo → Proprietà crea la proprietà in quattro passaggi.
  2. Crea nuovo → Unità aggiunge ogni unità, con il suo tipo e il suo affitto.
  3. In Annunci, completa ogni proprietà e unità: foto, codici delle porte e i canali in cui l'unità è pubblicata.

4. Aggiungi le tue prenotazioni​

Aggiungi i tuoi inquilini attuali e futuri con Crea nuovo → Prenotazione, oppure con Aggiungi prenotazione sul calendario di un'unità. Le prenotazioni dalle piattaforme collegate arrivano da sole. Per ogni prenotazione VIVIN costruisce il piano di pagamento dall'affitto dell'unità e dalle tue regole di pagamento, prepara il contratto dal tuo modello e blocca le date dell'unità sul suo calendario.

Una prenotazione già in corso riceve il suo piano di pagamento dal check-in, quindi i suoi mesi passati risultano come debito. Il giorno in cui la aggiungi, registra ciò che l'inquilino ha già pagato con Transazione nella scheda Piano di pagamento, con la vera Data del pagamento: i mesi che copre smettono di contare come debito, e le penali notturne per ritardo e Annullamento automatico move-in non pagato li lasciano stare.

Non aggiungere a mano, né bloccare, un soggiorno che una piattaforma collegata invierà: VIVIN rifiuta una prenotazione in arrivo le cui date sono già occupate sull'unità. I soggiorni Airbnb e Booking.com arrivano con Importa prenotazioni.

5. Apri il Portale inquilino ai tuoi inquilini​

Ogni prenotazione ha il suo link privato al Portale inquilino, dove l'inquilino firma il contratto, paga, segnala problemi e vede i suoi documenti e i codici delle porte.

  1. In Impostazioni → Impostazioni portale, scegli la lingua del portale, cosa gli inquilini possono vedere e modificare e cosa devono compilare prima di firmare.
  2. Invia a ogni inquilino il suo link: con l'email di onboarding, oppure con Invia accesso al portale nella scheda Info contratto della prenotazione.
  3. Usa Impersona inquilino nella stessa scheda per vedere il portale come lo vede quell'inquilino.

6. Segui i pagamenti​

Quando VIVIN ha attivato i pagamenti online per il tuo account (solo account in EUR) e la proprietà ha Pagamenti proprietà attivi spuntato, gli inquilini pagano con bonifico all'IBAN virtuale della loro prenotazione o con carta, e VIVIN lo registra per te. Il denaro che ricevi in qualsiasi altro modo lo registri sulla prenotazione con Transazione. Un pagamento registrato a mano aspetta come In attesa finché una persona con Finance → Approve Payments non lo approva in Finanza → Transazioni, a meno che il tuo ruolo abbia Finance → Auto Approve Manual In Payments (Super Admin per impostazione predefinita).

Ogni pagamento salda gli addebiti della prenotazione in un ordine stabilito. Controlla la scheda Piano di pagamento della prenotazione per vedere cosa è pagato, e Finanza → Panoramica per cosa è scaduto.

Dopo la prima settimana​