Vai al contenuto principale

FAQ e risoluzione dei problemi

Risposte brevi alle domande che locatori e gestori immobiliari fanno più spesso, raggruppate per argomento, ciascuna con un link alla pagina con i passaggi completi. Se la tua domanda non c'è, apri Aiuto e supporto nell'app (vedi Assistenza e supporto).

Account e accesso​

Come accedo?​

Vai su platform.vivin.app, inserisci email e password, poi scrivi il codice di 6 cifre che VIVIN ti invia per email e clicca Verifica e accedi. Sul tuo dispositivo, spunta Non chiedere il codice su questo browser per 30 giorni, oppure usa Sign in with Google, che non chiede alcun codice. Vedi Accedere.

Ho dimenticato la password. Come la reimposto?​

Clicca Reimposta la tua password nella pagina di accesso e segui il link ricevuto per email. La nuova password deve avere almeno 10 caratteri e non può essere una password comune o compromessa in una violazione di dati. Un amministratore può anche inviarti un link con Reinvia password sulla tua scheda in Impostazioni → Utenti. Vedi Reimpostare la password di un utente di gestione.

Come aggiungo un collega e controllo cosa può fare?​

In Impostazioni → Utenti, clicca Aggiungi membro (oppure usa Crea nuovo → Membro del team) e scegli un ruolo. Cosa può fare ogni ruolo si imposta per ruolo in Permessi per ruolo, nella stessa scheda. Se la sua email corrisponde a quella di un proprietario, VIVIN ti chiede di confermare Collega utente, e da quel momento vede solo le proprietà di quel proprietario. Vedi Utenti e Accessi dei proprietari.

Perché una voce di menu o un pulsante è disattivato (in grigio)?​

Il tuo ruolo non ha il permesso, oppure il tuo piano o il tuo account non include quella parte: passaci sopra con il cursore per vedere il motivo. In un nuovo account alcune azioni sono riservate al Super amministratore, come creare prenotazioni, approvare pagamenti e rimborsare depositi, finché un Super amministratore non le concede ad altri ruoli. Vedi Quando un modulo è in grigio o manca.

Perché VIVIN si apre su Vendite o Operazioni invece che sulla Dashboard?​

La Dashboard richiede l'accesso ad Annunci, Prenotazioni, Vendite, Finanza e Utenze. Se al tuo ruolo ne manca uno, VIVIN apre invece il primo modulo che puoi usare. Vedi Dashboard.

Perché non vedo tutti i moduli sul telefono?​

Il menu del telefono mantiene Pannello, Annunci, Prenotazioni, Operazioni, Posta in arrivo e Genius. Gli altri moduli e Impostazioni si aprono da un link o da un segnalibro, oppure su un computer. Vedi Sul telefono.

Come cambio la lingua dell'app?​

In Impostazioni → Impostazioni personali → Lingua, scegli English, Português, Español o Italiano. La modifica vale solo per te. Sul telefono, usa il pulsante della lingua accanto a Esci. Vedi Impostazioni personali.

Dove sono le mie notifiche?​

Nella campanella: nell'intestazione della Dashboard su un computer e nella barra in alto sul telefono. Scegli cosa ricevere in Impostazioni → Impostazioni personali. Vedi Notifiche.

Dopo l'accesso, una finestra di pagamento blocca l'app. Cosa faccio?​

VIVIN ha bisogno di una carta registrata per il tuo abbonamento: aggiungila in quella finestra. Se la finestra offre Lo farò più tardi, è solo un promemoria e puoi continuare. Vedi Promemoria e blocco per la carta.

Come contatto il supporto di VIVIN?​

Apri Aiuto e supporto (il pulsante rotondo in basso a destra, o l'icona della chat sul telefono), clicca Nuovo ticket e descrivi il problema. Se non riesci ad accedere, scrivi a [email protected]. Vedi Assistenza e supporto.

Annunci​

Qual è la differenza tra una proprietà e un'unità?​

Una proprietà è l'edificio o l'appartamento; un'unità è ciò che affitti al suo interno. Per iniziare elenca cosa appartiene a ciascuna, e Registrare una nuova proprietà aggiunge entrambe.

Come blocco le date su un'unità o su più unità?​

Per un'unità, aggiungi un blocco al suo calendario in Annunci. Per più unità di una stessa proprietà, usa Crea nuovo → Indisponibilità: se un'unità è in conflitto con una prenotazione o con un altro blocco, non viene creato nulla e VIVIN elenca i conflitti. Vedi Pulizia dei blocchi manuali.

Perché un blocco sembra finire un giorno prima?​

La data di fine è il giorno in cui l'unità torna libera, quindi l'ultima notte bloccata è il giorno prima. Le prenotazioni funzionano allo stesso modo. Vedi Audit.

Perché i giorni dopo un check-out sono in grigio quando aggiungo una prenotazione?​

Sono giorni di preparazione, che tengono libera l'unità per le pulizie dopo un soggiorno; il calendario dell'unità li mostra come +N giorni di preparazione. Impostali in Impostazioni → Impostazioni account, oppure spunta Ignora i giorni di preparazione dell'unità in Aggiungi prenotazione. Vedi Predefiniti prenotazione (orari).

Come archivio una proprietà, e posso annullare l'operazione?​

Apri la proprietà in Annunci e clicca Archivia. Si sposta in Annunci → Archiviate con tutte le sue prenotazioni e la sua cronologia, e Ripristina la riporta com'era. Elimina non si può annullare. Vedi Annunci.

Come cambio i prezzi di molte unità insieme?​

In Vendite → Prezzi, seleziona delle celle o un mese intero, poi scegli Imposta prezzo o Modifica di. Per aumentare l'affitto delle prenotazioni che hai già, usa invece Adeguamento affitti (vedi sotto). Vedi Vendite.

Dove modifico le impostazioni e i dati di marketing di una proprietà?​

In Annunci, clicca la scheda di una proprietà o la riga di un'unità. Configurazione contiene le impostazioni di tutti i giorni; Integrazione completa contiene i testi di marketing, la posizione e i servizi che servono alle piattaforme partner. Vedi Annunci.

Prenotazioni​

Come creo una prenotazione?​

Clicca Crea nuovo → Prenotazione, oppure Aggiungi prenotazione nel calendario di un'unità. Spunta Invia email onboarding e contratto per inviare subito l'email all'inquilino. In un nuovo account solo un Super amministratore può creare prenotazioni. Vedi Elaborare una nuova prenotazione.

Cosa significano Futura, In corso, Terminata e Annullata?​

VIVIN li ricava dalle date: Futura inizia dopo oggi, In corso è già iniziata e Terminata ha raggiunto la data di fine, quindi una prenotazione risulta Terminata il giorno del check-out. Annullata è l'unico stato che deriva da un'azione. Vedi Ciclo di vita della prenotazione.

Devo annullare o eliminare una prenotazione?​

Annulla prenotazione serve per un soggiorno reale che non ci sarà o che finisce prima: regola le righe di pagamento e conserva la cronologia. Elimina prenotazione serve solo per gli errori, come i duplicati: non si può annullare, e viene rifiutata quando una riga è fatturata o è collegato un IBAN virtuale, una carta o un pagamento di una piattaforma. Vedi Annullare o eliminare una prenotazione.

Perché Annulla prenotazione è in grigio?​

Dopo l'ingresso, una prenotazione si può annullare solo entro la Finestra di disdetta (30 giorni per impostazione predefinita). Le prenotazioni Airbnb e Booking.com sincronizzate tramite il Gestore canali restano bloccate finché l'unità è collegata. Per annullare, il tuo ruolo ha bisogno anche di Bookings → Refund, che per impostazione predefinita ha solo il Super amministratore. Vedi Annullare una prenotazione.

Perché una prenotazione è stata annullata automaticamente?​

Annullamento automatico move-in non pagato è attivo in Impostazioni → Impostazioni account. Dopo il periodo di tolleranza, annulla senza rimborso le prenotazioni i cui pagamenti di ingresso sono ancora completamente non pagati, e il Changelog della prenotazione lo registra. Vedi Annullare o eliminare una prenotazione.

Come cambio le date di una prenotazione o prolungo un soggiorno?​

Nella scheda Info contratto della prenotazione, clicca la matita su Informazioni sulla prenotazione, poi sulla data. Per ingresso e uscita, lascia attivo Aggiorna il piano di pagamento così i pagamenti seguono le date, e rigenera il contratto se c'è. Vedi Modificare una prenotazione durante la sua vita.

Ho messo una prenotazione sull'unità o sull'inquilino sbagliato. Cosa faccio?​

Usa Cambia unità (prima del check-in, dopo che la prenotazione è confermata) o Cambia inquilino (prima del check-in, senza contratto firmato e senza nulla di fatturato) nella scheda Info contratto. Nessuno dei due funziona sulle prenotazioni Airbnb o Booking.com sincronizzate tramite il Gestore canali: modificale sul canale. Vedi Modificare una prenotazione durante la sua vita. Per spostare un inquilino in un'altra stanza dopo il check-in, aggiungi una nuova prenotazione e rimborsa o trasferisci il deposito: vedi Cambiare l'unità.

Perché non posso modificare una prenotazione Airbnb o Booking.com?​

Le prenotazioni sincronizzate tramite il Gestore canali rispecchiano la prenotazione sul canale. Cambia lì le date, l'unità o l'inquilino, e la modifica si sincronizza di nuovo in VIVIN. Vedi Cosa puoi modificare in una prenotazione sincronizzata.

Nella scheda Info contratto della prenotazione, sotto Check-in e check-out, usa Invia e-mail di onboarding, Invia accesso al portale o Invia e-mail di check-in. Una volta inviato, ogni pulsante diventa Reinvia … e mostra quando è partito l'ultimo invio. Vedi Elaborare una nuova prenotazione.

Perché l'email di check-in non è partita in automatico?​

Segue il trigger del check-in in Impostazioni → Comunicazioni → Email del ciclo prenotazione. Nessun trigger la disattiva, mentre Dopo il pagamento e Dopo pagamento e firma contratto aspettano che la prenotazione soddisfi la condizione; un contratto Non applicabile conta come firmato. Puoi anche inviarla a mano con Invia e-mail di check-in. Vedi Gestire un check-in.

Pagamenti e finanza​

Come pagano l'affitto gli inquilini?​

Quando VIVIN ha attivato i pagamenti online per il tuo account (solo EUR), ogni prenotazione ha il suo IBAN virtuale, e gli inquilini possono anche pagare con carta nel Portale inquilino. VIVIN registra questi pagamenti per te, compreso un bonifico all'IBAN virtuale da parte di genitori o di un'azienda. Se una carta viene rifiutata, non viene registrato nulla e l'inquilino paga con un'altra carta o con un bonifico. Il denaro che ricevi in qualsiasi altro modo lo registri tu. Vedi Effettua un pagamento.

Come registro un pagamento fatto con bonifico o in contanti?​

Nella prenotazione, apri Piano di pagamento e clicca Transazione, oppure usa Crea nuovo → Trasferimento. Il pagamento copre gli addebiti nell'ordine di Priorità dei pagamenti e resta In attesa finché qualcuno con Finance → Approve Payments lo approva, a meno che il tuo ruolo abbia Finance → Auto Approve Manual In Payments. Vedi Registrare un pagamento.

Ho registrato un pagamento con l'importo sbagliato o sulla prenotazione sbagliata. Come lo correggo?​

Finché è In attesa, usa Modifica importo o Rifiuta pagamento. Una volta approvato, Ripristina pagamento lo riporta a In attesa. Assegna a un'altra prenotazione lo sposta sul soggiorno giusto. Vedi Approvare, rifiutare o ripristinare un pagamento.

Come aggiungo un addebito extra o uno sconto?​

Nel Piano di pagamento della prenotazione, clicca Addebito o Applica sconto. I depositi e le righe fatturate non si possono scontare; per una riga fatturata, emetti invece una nota di credito. Vedi Prenotazioni.

Perché non posso abbassare un affitto già fatturato?​

I mesi fatturati mantengono il loro valore. Usa Nota di credito sulla riga nella scheda Valori contrattuali della prenotazione; per il denaro che non è mai stato fatturato, usa Restituzione di valore. Vedi Quando il piano cambia.

Come aumento l'affitto di molte prenotazioni esistenti?​

In Impostazioni → Pagamenti → Adeguamento affitti, clicca Rivedi e applica, inserisci l'aumento e il mese da cui parte, guarda l'anteprima, poi Applica. Non si può annullare, e salta le prenotazioni con doppia tariffazione, affitto pagato a rate o fatturazione in corso. Richiede il permesso Bulk Rent Increase. Vedi Adeguamento affitti.

Come rimborso un deposito cauzionale?​

Invia il denaro dalla tua banca, poi clicca Segna come rimborsato nella scheda Deposito della prenotazione. Questo registra il rimborso ma non invia denaro, e richiede il permesso Refund. Vedi Rimborsare un deposito cauzionale.

Perché la Dashboard e Finanza mostrano un Debito totale diverso?​

La Dashboard conta solo le prenotazioni in corso, mentre Finanza → Panoramica conta anche quelle terminate e annullate. Clicca la scheda di Finanza per vedere le prenotazioni dietro al valore. Vedi Finanza.

Come sollecito i pagamenti in ritardo?​

Li trovi in Finanza → Panoramica, oppure con il filtro di saldo Debito in Prenotazioni. Invia solleciti con le Regole di comunicazione in Impostazioni → Comunicazioni, e addebita le penali con Penali per ritardo in Impostazioni → Pagamenti: Frequenza Una volta aggiunge una penale per ogni scadenza superata, Ogni giorno o Ogni due giorni la ripete finché il debito resta non pagato. Vedi Gestire un pagamento in ritardo.

Perché non ricevo un'email quando un inquilino paga?​

Devono essere attivi entrambi gli interruttori: Ricevi notifiche di pagamento per l'account in Impostazioni → Impostazioni account e Notifiche pagamenti per te in Impostazioni → Impostazioni personali, che è disattivato finché non lo attivi. Vedi Impostazioni personali.

Come addebito le bollette delle utenze agli inquilini?​

Aggiungi le bollette in Utenze → Bollette. VIVIN abbina ogni bolletta a una proprietà tramite il suo ID contratto e la divide per notte tra le unità occupate; l'eventuale extra da addebitare aspetta in Utenze → Assegnazioni finché non lo approvi. Vedi Inserire le bollette mensili delle utenze.

Come invio ai proprietari il loro report mensile?​

Attiva i report proprietario in Impostazioni → Impostazioni account e imposta la commissione di ogni proprietario in Impostazioni → Proprietari. Ogni mese, liquida e genera il report in Finanza → Report Proprietario, che richiede il permesso Approve Payments. Vedi Report proprietario e Proprietari.

Fatturazione​

Come attivo la fatturazione?​

Aggiungi il tuo provider in Impostazioni → Integrazioni: sotto Integrazioni piattaforma, clicca Aggiungi. Poi imposta l'IVA di ogni voce in Impostazioni → Fatturazione → Codici fiscali. Vedi Fatturazione.

Posso usare più di un provider di fatturazione?​

Invoice Express, Hostkit e Sage 50c funzionano ciascuno da solo. Fatturazione VIVIN, NetSuite e A-Cube si possono combinare: una connessione è il Fallback e le altre gestiscono i tipi di pagamento o i proprietari che scegli. Vedi Fatturazione.

Come emetto le fatture?​

In Finanza → Transazioni, filtra per Non fatturati, seleziona le righe e clicca Fattura selezionate, oppure apri una transazione e clicca Fattura tutte le allocazioni. Vedi Transazioni.

Come correggo una fattura già emessa?​

Emetti una nota di credito dalla riga nella scheda Valori contrattuali della prenotazione. Le note di credito restano in Finanza → Transazioni finché non clicchi Emetti note di credito. Vedi Emettere note di credito.

Come imposto un'IVA diversa per un proprietario?​

In Impostazioni → Fatturazione, sotto IVA per proprietario, scegli il proprietario e clicca Imposta IVA. I documenti già emessi mantengono la loro IVA. Vedi IVA per proprietario.

Portale inquilino​

Come entrano gli inquilini nel Portale inquilino?​

Ogni prenotazione ha il suo link privato, inviato nelle email di onboarding e di accesso al portale o con Invia accesso al portale sulla prenotazione. Un inquilino senza il link può aprire il portale, inserire la sua email e cliccare Invia link di accesso. Alla prima visita imposta una password del portale da un link di configurazione ricevuto per email, e la inserisce nelle visite successive. Vedi Come gli inquilini ottengono l'accesso e Password del portale.

Perché il mio inquilino non riesce a firmare il contratto?​

La prenotazione ha bisogno di un contratto, creato dal tuo modello in Impostazioni → Contratto. L'inquilino deve scorrere fino in fondo, compilare tutti i campi obbligatori e caricare gli eventuali documenti richiesti, e una categoria di inquilino può disattivare il contratto. Vedi Portale inquilino → Contratto.

Perché gli inquilini non vedono i codici di accesso o il Wi-Fi?​

Compaiono entrambi solo dopo l'invio dell'email di check-in. I codici di accesso richiedono anche Consenti visualizzazione codici di accesso in Impostazioni → Impostazioni portale, e spariscono al check-out. Vedi Portale inquilino → Home.

Perché gli inquilini non vedono Pagamenti o Effettua un pagamento?​

VIVIN deve attivare i pagamenti online per il tuo account, e la proprietà deve avere Pagamenti proprietà attivi, a meno che la categoria dell'inquilino non decida diversamente. Vedi Portale inquilino → Pagamenti.

Come segnalano gli inquilini un problema di manutenzione?​

Dalla scheda Assistenza del portale, con Segnala un problema o Domanda generica. Ogni richiesta diventa un ticket in Operazioni → Ticket, e l'inquilino ne vede lo stato più la tua Nota per l'inquilino. Disattiva le richieste con Consenti creazione ticket in Impostazioni → Impostazioni portale. Vedi Portale inquilino → Assistenza.

Quale lingua usa il Portale inquilino?​

La lingua che l'inquilino sceglie nella barra in alto del portale, altrimenti la Lingua predefinita in Impostazioni → Impostazioni portale (inglese se non è impostata). Vedi Portale inquilino → Lingua.

Esiste un'app del Portale inquilino?​

Gli inquilini possono installare il portale sulla schermata home del telefono senza passare da uno store, con Installa app o, su iPhone, Condividi e poi Aggiungi alla schermata Home. Vedi Installarlo come app.

Integrazioni​

Quali piattaforme posso collegare?​

Piattaforme a medio termine come Inlife, Uniplaces, Spacest, Spotahome, Housing Anywhere ed Erasmus Life Lisboa; Airbnb e Booking.com; il tuo sito di prenotazione; i software di fatturazione; e le serrature smart Nuki. Si impostano tutte in Impostazioni → Integrazioni. Vedi Integrazioni e distribuzione.

Come collego Airbnb o Booking.com?​

Aggiungi l'account del canale sotto Integrazioni piattaforma in Impostazioni → Integrazioni, attiva Breve termine per l'unità, poi scegli Integrazione completa sulla cella dell'unità in Vendite → Gestore canali. Vedi Airbnb e Booking.com.

Come sincronizzo i calendari con iCal?​

Sulla cella Airbnb o Booking.com dell'unità in Vendite → Gestore canali, incolla il link del calendario del canale, clicca Integra, aggiungi il link di VIVIN sul canale e clicca Sincronizza. Da Airbnb, VIVIN importa solo le date riservate o chiuse; da Booking.com, tutte le date non disponibili. Vedi Link del calendario (iCal).

Perché la mia unità non compare su un marketplace partner o nel motore di prenotazione?​

Apri l'unità e la sua proprietà in Annunci e vai a Integrazione completa: la scheda Prontezza per la full integration elenca ciò che manca ancora. L'unità deve anche essere Incluso nel feed per quella piattaforma. Vedi Annunci.

Perché una prenotazione da un marketplace ha usato i prezzi della mia unità invece di quelli del partner?​

Le prenotazioni dalle piattaforme partner prendono affitto, spese, deposito e condizioni dalle impostazioni della tua unità, della tua proprietà e del tuo account. L'unica aggiunta è il Margine della piattaforma. Vedi Piattaforme di prenotazione a medio termine.

Come imposto i codici delle porte delle unità o collego Nuki?​

In Configurazione → Informazioni unità dell'unità, imposta Accesso porta unità su Manuale con un Codice inquilino, oppure su Armadietto Nuki dopo aver collegato un Account Nuki in Impostazioni → Integrazioni. Vedi Serrature smart (Nuki).

Genius e IA​

Cos'è Genius e chi può usarlo?​

Genius, in Strumenti → Genius, risponde in linguaggio semplice alle domande del tuo team su occupazione, ricavi, debito o ticket. Richiede il permesso Account Settings → Mcp (Amministratore e Super amministratore per impostazione predefinita) e legge soltanto i tuoi dati, a parte i tuoi report programmati. Vedi Genius.

Posso usare Genius su WhatsApp, o da Claude o ChatGPT?​

Sì. Per WhatsApp, chiedi al supporto VIVIN di attivarlo, poi un amministratore aggiunge il tuo numero di telefono in Impostazioni → Utenti. Per Claude, ChatGPT o un altro strumento IA, segui Impostazioni → IA / MCP → Connessione MCP. Vedi Collega Claude, ChatGPT o altri strumenti IA.

Qual è la differenza tra Genius e il ChatBot?​

Genius lavora per il tuo team. Il ChatBot risponde ai tuoi inquilini su WhatsApp e via email, con un suo numero; VIVIN lo attiva e tu lo configuri in Impostazioni → Assistente virtuale. Vedi Automazione e IA.