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Reembolsar uma caução

Devolva a caução de um inquilino depois de ele sair, menos o que ainda deve, e registe o reembolso na VIVIN. A VIVIN não move o dinheiro: paga-o a partir do seu próprio banco.

Antes de começar​

  • Plano: qualquer plano.
  • Permissões, em Definições → Utilizadores → Permissões por função:
    • Bookings → Refund para marcar uma caução como reembolsada, alterar a data do reembolso, reverter ou transferir um reembolso. Só o Super administrador a tem por defeito.
    • Bookings → Edit Items para Pronto para reembolso, Colocar em retenção e Libertar retenção. O Super administrador e o Administrador têm-na por defeito.
    • Bookings → Dispute para marcar uma caução como em disputa. Só o Super administrador a tem por defeito.
    • Finance → Approve Payments para abrir Finanças → Cauções. Só o Super administrador a tem por defeito.
  • Verifique uma vez as suas regras da caução:
    • Em Definições → Definições Globais → Cobranças e pagamentos: Usar o estado "Pronto para reembolso", Permitir contestação da caução e Permitir reembolso antes do fim do contrato.
    • Em Definições → Pagamentos, o Limite de reembolso da caução: quantos dias tem para reembolsar. Conta a partir da data de fim do contrato ou da data de check-out, conforme definido em Referência do limite de reembolso da caução (Definições Globais → Predefinições de reserva). Uma reserva pode ter o seu próprio Limite de reembolso da caução em Informação do Contrato.
  • O check-out está acertado: danos cobrados, pagamentos aprovados, quotas finais das despesas aprovadas. Veja Gerir um check-out.

Passos​

1. Verifique o que volta ao inquilino​

Portefólio → Reservas, depois o separador Caução da reserva

O cartão Caução mostra o Depósito inicial e quanto dele foi pago, as Deduções atuais (o que o inquilino ainda deve), o Valor devolvido ao inquilino e o Total a reembolsar.

Resultado: sabe o valor a devolver. Quando os encargos são superiores à caução, o valor devolvido é zero.

2. Sinalize, retenha ou conteste a caução​

Separador Caução da mesma reserva

  • Ligue Pronto para reembolso para dizer à sua equipa financeira que a caução pode voltar. Com Usar o estado "Pronto para reembolso" ligado, o estado da caução passa a Pronto para reembolso. É apenas uma marca: uma caução pode ser reembolsada sem ela.
  • Clique em Colocar em retenção para manter a caução enquanto espera pelos custos finais. Pode continuar a reembolsar uma caução em retenção. Libertar retenção remove a retenção.
  • Se o inquilino contestar as deduções, clique em Marcar como em disputa. O reembolso fica bloqueado até alguém clicar em Resolver disputa. Só uma caução Totalmente pago pode ser contestada, e só quando Permitir contestação da caução está ativo.

3. Encontre as cauções a devolver​

Negócio → Finanças → Cauções

  1. Se usa o estado "Pronto para reembolso", clique em Pronto para reembolso em Estado do ciclo de vida do depósito. Caso contrário, clique em Reembolso pendente em Cronologia: inquilinos que saíram e cujo prazo de reembolso ainda não passou. Em atraso lista os que o ultrapassaram.
  2. O intervalo de datas começa nos últimos 3 meses: limpe-o ou alargue-o para saídas mais antigas.
  3. Em cada linha, verifique a Devolução est., a Data limite do reembolso e o IBAN do inquilino.

4. Pague ao inquilino a partir do seu banco​

Envie o Total a reembolsar para o IBAN do inquilino a partir da sua própria conta bancária. Anote a data em que o dinheiro sai do seu banco.

5. Registe o reembolso​

Separador Caução da reserva, ou Negócio → Finanças → Cauções

  1. No separador Caução da reserva, clique em Marcar como reembolsado. Em Reembolsar caução, defina a Data do reembolso (o dia em que o dinheiro saiu do seu banco; começa em hoje) e clique em Confirmar.
  2. Ou, em Finanças → Cauções, clique em Marcar como reembolsado na linha. A data do reembolso é então hoje; altere-a depois com Editar data no separador Caução da reserva.

Resultado: a caução mostra Reembolsado, e a linha Devolução da caução do plano de pagamento também. A caução paga primeiro tudo o que o inquilino ainda devia. No Portal do Inquilino, a página Pagamentos mostra a caução menos o que foi aplicado a esses encargos.

Se o inquilino deve mais do que a caução, a parte que a caução não cobre fica registada como Perda por imparidade (abatida). Cobre esse dinheiro antes de reembolsar, se ainda o quiser.

6. Confirme que a reserva terminou​

Portefólio → Reservas

Na sua data de fim, a reserva passa a Terminada sozinha. Por defeito, é a data de check-out, ou a data de fim do contrato quando Estado da reserva — datas preferidas nas Definições Globais está em Datas do contrato. Use a etiqueta Terminada para a encontrar.

Concluído quando​

  • A caução mostra Reembolsado na reserva e em Finanças → Cauções, com a data em que o dinheiro saiu do seu banco.
  • Nenhuma caução fica em Em atraso em Finanças → Cauções.
  • A reserva mostra Terminada.

Resolução de problemas​

  • O Marcar como reembolsado está a cinzento na reserva. A data de fim do contrato ainda não chegou e Permitir reembolso antes do fim do contrato está desligado, a caução está Em disputa, ou a sua função não tem Bookings → Refund. Espere pela data de fim, ligue a definição, ou resolva a disputa.
  • O Marcar como reembolsado não aparece em Finanças → Cauções. Só aparece quando a caução está Reembolso pendente ou Em atraso, a partir do dia a seguir ao check-out. Reembolse antes a partir do separador Caução da reserva.
  • A janela diz Este reembolso está bloqueado pela faturação. A caução está numa fatura que o seu fornecedor não consegue creditar sozinho. Siga os passos listados na janela (normalmente uma nota de crédito primeiro), e depois clique outra vez em Marcar como reembolsado.
  • Marcou como reembolsada a caução errada. Clique em Reverter reembolso no separador Caução da reserva. Isto só anula o registo na VIVIN, e não é possível depois de usar Transferir.

Dicas​

  • Um inquilino que continua com uma reserva nova? Numa caução reembolsada, Transferir move o saldo do reembolso para outra reserva do mesmo inquilino, como crédito. Uma transferência não pode ser anulada.
  • A Data limite do reembolso em Finanças → Cauções é o seu Limite de reembolso da caução contado a partir da data de referência. Trate o Reembolso pendente todas as semanas para que nada chegue a Em atraso.
  • Para um inquilino que pagou a mais e já não tem caução para devolver, o mesmo botão abre Reembolsar excedente.