Entrada e saída
Crie as checklists que os inquilinos percorrem no portal do inquilino antes de entrarem e antes de saírem.
Antes de começar
- Onde: Definições → Entrada e saída (
https://platform.vivin.app/settings/check-in-out). - Plano: o separador só aparece enquanto Ativar o processo de entrada e saída estiver ativado nos Módulos opcionais; está desativado por defeito.
- Permissões: Account Settings → Module para o abrir. Editar os passos precisa de Operations → Module; guardar as Definições do processo e as janelas precisa de Account Settings → Preferences ou Fees. O Super administrador e o Administrador têm-nas por defeito.
Ativar o processo acrescenta este separador, uma página Check-in/out no portal do inquilino com um lembrete no Início, um separador Entrada e saída em cada reserva, uma coluna Processo em Operações → Entrada e saída, e o gatilho de email Tarefas de check-in por concluir. Os cartões deste separador são as Definições do processo, depois os Passos de entrada e os Passos de saída.
Definições do processo
Aplicam-se às duas checklists. Clique no lápis, altere as definições e depois em Guardar.
| Definição | O que faz | Predefinição |
|---|---|---|
| Registar chegada e partida | Acrescenta Registar chegada e Registar saída (e Anular chegada / Anular saída) à reserva. | Ativado |
| Pedir fotografias | O passo do inventário do quarto pede ao inquilino fotografias do quarto. | Desativado |
| Fotografias obrigatórias | O inquilino não pode aceitar o inventário sem uma fotografia. Só enquanto Pedir fotografias estiver ativado. | Desativado |
Um inquilino cuja chegada está registada mas a partida não aparece como Em estadia na lista de Reservas, que ganha também um filtro Atualmente em estadia.
Passos de entrada e Passos de saída
Cada cartão mostra a sua janela, os passos numerados pela ordem em que o inquilino os vê, distintivos Obrigatório ou Oculto, e uma linha com um clip nos passos com anexos.
| Campo | O que faz | Predefinição |
|---|---|---|
| Janela de entrada (dias) / Janela de saída (dias) | Dias antes da data de check-in (ou de check-out) em que o inquilino vê os passos. De 0 a 365. | 7 |
| Tipo de passo | O tipo de passo; veja abaixo. | — |
| Título do passo | O nome do passo. Obrigatório. | — |
| Descrição do passo | Texto adicional opcional. | Vazio |
| Texto que o inquilino confirma | Só nos passos de declaração de aceitação: o texto que o inquilino aceita. | Vazio |
| Visível | Desativado esconde o passo dos inquilinos sem o eliminar nem às suas respostas. | Ativado |
| Obrigatório | Conta para o progresso, o email de lembrete e o aviso no registo. | Ativado |
Passos predefinidos
A sua conta começa com esta checklist, com todos os passos obrigatórios e visíveis. Se mais tarde remover todos os passos, a checklist fica vazia; os passos iniciais não são acrescentados de novo.
- Entrada: Assine o seu contrato (Contrato) · Regularize os pagamentos de entrada (Pagamentos) · Aceite o inventário do quarto (Inventário do quarto) · Marque a hora da sua chegada (Hora de chegada / saída)
- Saída: Aceite o inventário de saída (Inventário do quarto) · Marque a hora da sua partida (Hora de chegada / saída)
Tipos de passo
| Tipo de passo | Checklists | O inquilino | Concluído quando |
|---|---|---|---|
| Contrato | Entrada | Abre e assina o contrato (Abrir o meu contrato). | O contrato está assinado. |
| Pagamentos | Entrada | Abre os seus pagamentos (Abrir os meus pagamentos). | Os pagamentos de entrada estão liquidados. |
| Inventário do quarto | Ambas | Verifica cada item, usa Reportar um problema e clica em Aceitar inventário. | O inventário é submetido. Não aplicável sem o módulo Inventário ou sem itens. |
| Hora de chegada / saída | Ambas | Responde a "A que horas vai chegar?" (ou sair) e clica em Guardar hora. | A hora é guardada; é também escrita na hora de check-in ou de check-out da reserva. |
| Declaração de aceitação | Ambas | Lê o seu texto e clica em Li e aceito. | O inquilino aceita. |
Cada tipo pode aparecer uma vez por checklist, exceto a Declaração de aceitação, que pode acrescentar quantas vezes precisar, por exemplo para as regras da casa ou a recolha das chaves.
Editar uma checklist
- Clique no lápis dos Passos de entrada ou dos Passos de saída. Só um dos dois pode ser editado de cada vez.
- Defina a janela.
- Escolha um Tipo de passo e clique em Adicionar passo, depois preencha o passo.
- Reordene com Mover para cima e Mover para baixo; elimine com Remover passo.
- Clique em Guardar.
Anexos
Cada passo guardado tem uma área de Anexos: Adicionar ficheiros acrescenta até 10 ficheiros, que os inquilinos veem em Ficheiros deste passo, como um vídeo da entrada ou um PDF com as regras da casa. São aceites imagens, vídeos (MP4, WebM, MOV), PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT e CSV. Os ficheiros guardam-se assim que os adiciona ou remove, por isso Cancelar não os desfaz. Guarde um passo novo antes de anexar ficheiros.
O que acontece quando guarda
- Os novos passos e janelas aplicam-se a todas as reservas a partir daí, no portal e no separador da reserva.
- Um passo novo completamente em branco é descartado. Remover um passo a que os inquilinos já responderam mantém-no como Oculto, com as respostas registadas.
- Na reserva, a sua equipa vê cada passo como Pendente, Concluído ou Não aplicável, pode Marcar como feito ou Reabrir um passo, e regista a chegada e a partida. Com passos obrigatórios em aberto, Ainda há passos obrigatórios por concluir oferece Registar mesmo assim com uma nota. Veja Gaveta da reserva.
- No portal, cada secção abre com a sua janela ("Ainda não há nada a fazer" antes disso); depois de a chegada ser registada, a secção de check-in fica aberta.
Resolução de problemas
- Um passo não pode ser guardado: não tem Título do passo.
- Falta o lápis num cartão: o outro cartão de passos está aberto para edição. Guarde-o ou cancele-o primeiro.
- Os passos do inventário do quarto aparecem como não aplicáveis: Ativar o inventário do quarto está desativado, ou a unidade não tem itens.
- O inquilino ainda não pode aceitar o inventário: abre na própria data de check-in (ou de check-out), mesmo que a checklist esteja visível mais cedo.
Dicas
- Lembre os inquilinos com uma regra de comunicação em Tarefas de check-in por concluir. Vai apenas para os inquilinos com um passo obrigatório e visível que podem fazer sozinhos (uma declaração de aceitação, a hora de chegada ou um inventário por submeter), e deixa de ser enviado quando terminam, quando a chegada é registada ou quando a reserva é cancelada.
- Uma hora de chegada guardada é verificada com a taxa de check-in tardio, que pode acrescentar ou retirar a taxa.
- Desative Visível para pôr um passo em pausa sem perder as respostas.