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Gerir uma entrada

Deixe cada chegada pronta: a unidade está limpa, os pagamentos de entrada e o contrato estão acertados e o inquilino tem códigos de acesso a funcionar quando chega.

Antes de começar​

  • Plano: as Operações têm de estar no seu plano (a VIVIN ativa-as). A Entrada e saída e o Inventário são interruptores de módulos opcionais em Definições → Definições Globais.
  • Permissões, em Definições → Utilizadores → Permissões por função:
    • Operations → Module e Operations → See Checkin Checkout para abrir Operações → Entrada e saída. Todas as funções têm ambas por defeito.
    • Bookings → Edit Items para alterar a hora e o responsável do check-in, carregar um contrato em papel ou mudar a unidade. O Super administrador e o Administrador têm-na por defeito.
    • Create → Tickets para acrescentar um ticket. Por defeito, só o Super administrador a tem.
  • A reserva existe e está confirmada. Veja Processar uma nova reserva.
  • Os códigos de acesso estão guardados em Anúncios: as portas do edifício e da propriedade no editor de propriedades (Configuração → Cacifos de acesso), a porta da unidade no editor de unidades (Informação da unidade → Acesso à porta da unidade).

Passos​

1. Rever as chegadas da semana (cerca de 7 dias antes)​

Negócio → Operações → Entrada e saída

  1. Clique em Entradas e depois em Próximos 7 dias (Personalizado para uma janela maior). As chegadas estão agrupadas por dia, com a hora, a unidade e o número de hóspedes.
  2. Encontre as chegadas sem ninguém responsável: abra os Filtros e defina o Responsável atribuído como Sem.
  3. Para cada uma, clique no nome do inquilino para abrir a reserva. Em Informação do Contrato → Check-in e check-out, clique no lápis e defina a Hora de check-in e o Responsável pelo check-in. Definir o Responsável no ticket automático de entrada principal escreve a mesma pessoa na reserva.
  4. Para ver as chegadas de um colega, use Responsável. Para encontrar uma chegada, use a caixa de pesquisa.

Resultado: cada chegada tem uma hora e uma pessoa responsável. Três colunas mostram o que falta:

  • Pronto: Pronto ou Não Pronto, segundo a Regra de Pronto no check-in da conta. Por defeito, isso significa que os pagamentos de entrada estão liquidados e o contrato está assinado; um administrador também pode exigir que os tickets de categorias escolhidas estejam fechados.
  • Pago: se os pagamentos de entrada (caução, primeira renda, taxas) estão liquidados.
  • Rotação: o intervalo desde que o inquilino anterior saiu da mesma unidade, quando é de 72 horas ou menos. Vermelho abaixo de 4 horas, âmbar abaixo de 8.

As estadias importadas das ligações de calendário do Airbnb ou do Booking.com aparecem como "Airbnb Reserva" ou "Booking.com Reserva", sem valor em Pronto nem em Pago. Para as esconder, defina o Tipo de estadia como Médio prazo nos Filtros. Uma alteração a uma reserva pode demorar cerca de 10 minutos a aparecer nesta lista.

2. Deixar a unidade pronta​

Portfólio → Reservas, depois o separador Tickets da reserva

  1. Verifique os tickets de limpeza e de preparação desta chegada. Também pode abrir Operações → Pedidos, definir a Origem como Automático - Check-in/out e pesquisar pela unidade.
  2. Atribua os que não têm responsável e acompanhe os que ainda estão Em curso. Para fechar um ticket, defina o seu Estado como Concluído.
  3. Se faltar uma tarefa, acrescente-a com Criar Novo → Novo Pedido.

Resultado: todos os tickets de preparação ficam Fechados antes de o inquilino chegar. A VIVIN cria os tickets de entrada a partir das regras No check-in da propriedade (editor de propriedades, Configuração → Manutenções). Uma regra pode Atribuir ao responsável de check-in da reserva, para que a pessoa que definiu no passo 1 receba o ticket.

Se a unidade não ficar pronta a tempo, mude a reserva antes do dia do check-in: em Informação do Contrato → Imóvel e unidade, clique no lápis para abrir Alterar unidade, escolha a Nova unidade e clique em Mover reserva. A VIVIN cria novos códigos de porta e envia de novo os emails de check-in e de onboarding.

3. Acertar os pagamentos de entrada e o contrato (1 a 2 dias antes)​

Portfólio → Reservas, depois a reserva (clique no nome do inquilino em Entrada e saída)

  1. Contrato: se o cartão Contrato, no topo, mostrar Não assinado, lembre o inquilino de assinar no portal do inquilino. Para um contrato em papel, clique em Carregar contrato assinado em Informação do Contrato → Contrato. Não aplicável significa que a categoria do inquilino não precisa de contrato.
  2. Plano de Pagamento: as linhas Confirmação da reserva e Pagamento de entrada devem estar Pago. Cobre tudo o que estiver Em atraso ou Parcial em atraso, veja Tratar um pagamento em atraso.
  3. Caução: um distintivo Parcialmente pago significa que a caução está incompleta. Cobre o resto antes da entrega das chaves.
  4. Transferências que está à espera: um pagamento registado à mão conta como pago enquanto está Pendente, por isso a chegada pode aparecer como Pronto antes de o dinheiro estar no seu banco. Aprove-o quando chegar, ou rejeite-o, como em Registar um pagamento recebido.

Resultado: a chegada aparece como Pronto em Entrada e saída.

4. Enviar o acesso e entregar as chaves​

Informação do Contrato → Check-in e check-out da reserva

A VIVIN envia o email de check-in, com os códigos do edifício, da propriedade e da unidade, assim que o gatilho definido em Definições → Comunicações → Emails do ciclo da reserva se cumpre, por exemplo Após pagamento e contrato assinado.

  1. Passe o rato por cima de Reenviar e-mail de check-in para ver quando foi enviado. Se o botão disser Enviar e-mail de check-in, ainda não foi enviado: clique nele para o enviar agora.
  2. Se o inquilino ainda não tem acesso ao portal do inquilino, clique em Enviar acesso ao portal (Reenviar acesso ao portal se já foi enviado antes).
  3. Em Informação do Contrato → Imóvel e unidade, verifique os códigos do Acesso ao edifício, do Acesso ao imóvel e do Acesso à unidade. Nas fechaduras inteligentes Nuki, Reenviar acesso Nuki envia ao inquilino um novo convite.
  4. Encontre-se com o inquilino, ou peça ao responsável pelo check-in que se encontre, e entregue as chaves.

Resultado: o inquilino tem os seus códigos. Depois de o email de check-in ter sido enviado, o Início do portal do inquilino também mostra os códigos (a não ser que Permitir ver códigos de entrada esteja desativado em Definições → Definições do portal) e o WiFi definido na propriedade.

Secção Check-in e check-out de uma reserva com a hora de check-in, o responsável pelo check-in e o botão Reenviar e-mail de check-in

5. Confirmar que a estadia começou​

Portfólio → Reservas

  • Na data de início, a reserva passa de Futura a Em curso sozinha. Essa é a data de check-in, ou o início do contrato quando o Estado da reserva — datas preferidas, nas Definições Globais, está definido como Datas do contrato.
  • Com o módulo Entrada e saída, abra o separador Entrada e saída da reserva, clique em Marcar como feito em cada passo cumprido presencialmente e depois em Registar chegada. Se ainda houver passos obrigatórios por concluir, clique em Registar mesmo assim. A reserva passa então a mostrar Em estadia. Configure os passos em Entrada e saída.
  • Com o Inventário, a coluna Inventário mostra o relatório de check-in do inquilino (Pendente, Submetido, Aprovado ou Disputado). Reveja-o em Operações → Inventário.

Concluído quando​

  • Todas as chegadas da semana têm uma hora de check-in e uma pessoa responsável.
  • Os tickets de preparação estão Fechados.
  • A chegada mostra Pronto e Pago, e a caução está totalmente paga.
  • O inquilino tem o email de check-in, os seus códigos e as suas chaves.
  • A reserva mostra Em curso (ou Em estadia).

Resolução de problemas​

  • A chegada continua Não Pronto apesar de tudo estar pago. O contrato ainda não está assinado: peça ao inquilino que assine no portal do inquilino, ou carregue o contrato em papel. Se a sua Regra de Pronto no check-in exige tickets fechados, um ticket aberto dessas categorias na unidade também a mantém Não Pronto.
  • Não há botão Enviar e-mail de check-in. Não há nenhum gatilho de check-in definido em Definições → Comunicações → Emails do ciclo da reserva. Nas reservas do Airbnb e do Booking.com sincronizadas através do Gestor de Canais, o botão fica a cinzento.
  • O inquilino assinou mas não recebeu o email de check-in. Quando um inquilino assina mais de 15 dias depois da data de check-in, a VIVIN retém o email e envia-lhe um alerta. Clique em Enviar e-mail de check-in para o enviar manualmente.
  • O lápis de Alterar unidade está a cinzento. Passe o rato por cima para ver o motivo. A unidade só pode ser alterada numa reserva confirmada, antes da data de check-in. Uma reserva do Airbnb ou do Booking.com através do Gestor de Canais tem de ser mudada na plataforma.

Dicas​

  • Uma Rotação vermelha ou âmbar significa que a limpeza do inquilino que sai vem primeiro. Planeie-a com Gerir uma saída.
  • Com uma Taxa de check-in fora de horas definida em Definições → Pagamentos, alterar a hora de check-in da reserva acrescenta ou remove a taxa. Também pode alterar a hora a partir da Hora de início do ticket automático de entrada principal, e a pessoa a partir do seu Responsável; ambos atualizam a reserva. Veja Operações.
  • Se o Cancelamento automático de move-in em dívida estiver ativado (Definições Globais → Cancelamento e renda), a VIVIN cancela, sem reembolso, as reservas cujos pagamentos de entrada continuam totalmente por pagar depois do período de tolerância. Cobre as chegadas por pagar antes disso.
  • O cartão Entradas em Operações → Visão Geral abre as chegadas de hoje.