Predefinições de reservas e pagamentos
Defina como as reservas são datadas, cronometradas, cobradas e canceladas em toda a conta.
Antes de começar
- Onde: Definições → Definições Globais (
https://platform.vivin.app/settings). Estes cartões vêm a seguir aos cartões da empresa descritos em Definições Globais.
- Plano: todas as contas têm estes cartões.
- Permissões: Account Settings → Module e Account Settings → Preferences. O Super Admin e o Admin têm ambas por defeito.
Cada cartão tem um lápis para o editar, e depois Guardar ou Cancelar. Cada cartão guarda-se por si.
Predefinições de reserva (apresentação)
O primeiro cartão Predefinições de reserva, «Configure como as reservas são apresentadas e geridas».
| Campo | O que faz | Por defeito |
|---|
| Painel — datas preferidas | Que datas usam a coluna de datas da lista de Reservas, a ordenação e os filtros de datas, e o separador Reservas de um inquilino. | Datas do contrato |
| Filtro predefinido da lista de reservas | O estado em que a lista de Reservas abre. | Todas |
| Estado da reserva — datas preferidas | Que datas decidem se uma reserva está Futura, Em curso ou Terminada. | Datas de check-in e check-out |
| Referência do limite de reembolso da caução | Se o prazo de reembolso da caução conta a partir da Data de fim do contrato ou da Data de check-out. | Data de fim do contrato |
| Preferência de unidades vagas | Se uma unidade com apenas um bloqueio manual conta como vaga. | Predefinido |
- Os campos de datas preferidas oferecem Datas do contrato ou Datas de check-in e check-out. O filtro da lista oferece Todas, Em curso, Futuras, Terminadas e Canceladas.
- O número de dias do prazo de reembolso da caução define-se em Pagamentos.
- Preferência de unidades vagas: com Incluir bloqueios manuais, uma unidade que só tem um bloqueio manual (sem reserva) continua a contar como vaga na lista Unidades Vagas do Painel e no mosaico Hoje, em Disponível agora nas Vendas e no Multicalendário. Os bloqueios de reservas e de canais contam sempre como ocupados. Cada utilizador pode alterá-la nas Definições pessoais.
Detalhes do contrato
Secções opcionais no separador Informação do Contrato da reserva e, as três últimas, no separador Dados do inquilino do inquilino e no portal do inquilino.
| Interruptor | O que acrescenta | Por defeito |
|---|
| Segundo inquilino | Uma secção para registar uma segunda pessoa junto do inquilino principal. | Desativado |
| Fiador | Uma secção para registar uma pessoa que garante a renda. | Desativado |
| Contactos de emergência | Até dois contactos de emergência, também pedidos aos inquilinos no portal e antes de assinar. | Desativado |
| Data e local de nascimento | A data e o local de nascimento do inquilino, também pedidos no portal e antes de assinar. | Desativado |
| Residência habitual | A morada, a cidade e o país onde o inquilino vive, também pedidos no portal e antes de assinar. | Desativado |
- O Segundo inquilino só aparece nas reservas cujo Número de inquilinos seja 2 ou mais. O Fiador aparece em todas as reservas.
- Se os inquilinos têm de preencher as três últimas antes de assinar, define-se nas Definições do portal. Desativar aqui um grupo desativa também a respetiva exigência na assinatura.
Cobranças e pagamentos
| Interruptor | O que faz | Por defeito |
|---|
| Atualizar plano de pagamentos automaticamente | Pré-assinala Atualizar o plano de pagamentos quando alguém altera as datas de uma reserva. | Ativado |
| Exigir categoria da cobrança | Torna a categoria obrigatória em Adicionar encargo numa reserva. | Desativado |
| Exigir descrição da cobrança | Torna a descrição obrigatória em Adicionar encargo numa reserva. | Desativado |
| Permitir reembolso antes do fim do contrato | Permite reembolsar uma caução antes da data de fim do contrato. | Desativado |
| Usar o estado "Pronto para reembolso" | Dá a uma caução paga marcada como Pronto para reembolso o seu próprio estado Pronto para reembolso. | Ativado |
| Permitir contestação da caução | Permite às funções com Bookings → Dispute sinalizar uma caução totalmente paga como contestada. | Desativado |
- Usar o estado "Pronto para reembolso" apenas marca a caução, por exemplo em Finanças → Cauções. O reembolso nunca é bloqueado sem ele. Resolver uma contestação também passa a caução para Pronto para reembolso enquanto o interruptor estiver ativado. Quando está desativado, a caução mantém o estado de paga.
- Uma caução contestada não pode ser reembolsada até a contestação ser resolvida.
- Sem Permitir reembolso antes do fim do contrato, Marcar como reembolsado fica desativado até à data de fim do contrato, mesmo numa reserva cancelada.
Regra de Pronto no check-in
Define o que a coluna Pronto em Operações → Check-in/out exige antes de uma chegada aparecer como Pronto.
| Interruptor | O que exige | Por defeito |
|---|
| Pagamentos de entrada liquidados | A caução, a primeira renda e as taxas devidas antes do check-in estão pagas. | Ativado |
| Contrato assinado | O contrato está assinado. Os inquilinos cuja categoria não tem contrato na VIVIN contam como assinados. | Ativado |
| Pedidos fechados | Nenhum ticket aberto das categorias que escolher na unidade, de uma estadia anterior ou com data até ao dia do check-in. | Nenhuma |
- Pode escolher as categorias de tickets a partir da sua lista de Pedidos em Categorias; com essa lista vazia, não há nada para escolher.
- A regra só altera a coluna Pronto. Não altera o momento em que os emails de check-in são enviados.
Predefinições de reserva (horas)
O segundo cartão Predefinições de reserva, «Horas predefinidas de check-in/check-out e períodos de preparação».
| Campo | O que faz | Por defeito | Limites |
|---|
| Hora de check-in | A hora de check-in que as novas reservas recebem. | Não definida | HH:MM |
| Hora de check-out | A hora de check-out que as novas reservas recebem. | Não definida | HH:MM |
| Prep. médio prazo | Dias em que uma unidade fica bloqueada depois de um check-out, nas estadias fora de canais. | 0 dias | 0 a 7 dias |
| Prep. curto prazo | Dias em que uma unidade fica bloqueada depois de uma estadia do Airbnb, do Booking.com ou de uma OTA. | 0 dias | 0 a 7 dias |
| Pré-aviso | Antecedência mínima antes de uma nova estadia poder começar. | 0 dias | 0 a 30 dias |
- Enquanto não guardar o cartão, ele mostra 15:00 e 11:00, mas as novas reservas não recebem hora nenhuma. As reservas que já existem mantêm as suas próprias horas.
- Exemplo de preparação: com 3 dias, um inquilino que faz check-out a 31 de março liberta a unidade para um novo check-in a partir de 3 de abril. O calendário da unidade mostra a margem como dias de preparação. Para colocar uma reserva manual dentro dela, assinale Ignorar dias de preparação da unidade em Adicionar reserva.
- O Pré-aviso avança a próxima data disponível de cada unidade por esse número de dias.
Cancelamento e renda
| Campo | O que faz | Por defeito | Limites |
|---|
| Janela de cancelamento | Quantos dias depois da entrada uma reserva já iniciada ainda pode ser cancelada. | 30 dias | 0 ou mais |
| Contrato diário — cálculo da renda | Como os contratos diários transformam a renda em valores. | Padrão (mensal) | |
| Cancelamento automático de move-in em dívida | Cancela uma reserva cujos pagamentos de entrada continuam totalmente por pagar depois de um período de carência. | Desativado | |
| Período de carência (dias após o check-in) | Dias depois do check-in antes de o cancelamento automático atuar. | 7 | 1 a 366 |
- Uma reserva futura pode sempre ser cancelada. Introduza 0 em Janela de cancelamento para retirar o limite das reservas já iniciadas.
- Padrão (mensal) faz a prorrata da renda mensal. Média anual (por noite) usa uma tarifa por noite, a renda anual dividida por 365. O método aplica-se sempre que o plano de pagamentos de um contrato diário é calculado. As reservas importadas do Gestor de Canais usam sempre o método por noite.
- O cancelamento automático conta os dias em UTC. Se todos os pagamentos exigidos para a entrada continuarem totalmente por pagar depois do período de carência, a VIVIN cancela a reserva sem reembolso. Se o inquilino tiver pago uma parte, a reserva mantém-se e a sua equipa recebe antes um email único. Ambos os emails vão para o email da conta e para os membros da equipa com Notificações de pagamento ativadas. Para avisar o inquilino, acrescente uma regra de Cancelamento automático em Comunicações.
Estadia Mínima/Máxima Predefinida
| Campo | O que faz | Por defeito |
|---|
| Estadia mínima predefinida | Estadia mínima, em meses, para as unidades que criar. | Sem restrição |
| Estadia máxima predefinida | Estadia máxima, em meses, para as unidades que criar. | Sem restrição |
- Deixe um campo vazio para Sem restrição. Só meses inteiros, e o mínimo não pode ser superior ao máximo.
- Guardar não altera as unidades existentes. Aplicar a todos os anúncios ativos grava as predefinições guardadas em todas as unidades que não estejam arquivadas, depois de confirmar Aplicar a todos os anúncios ativos?. Os valores específicos de cada unidade perdem-se. O botão fica desativado até ter guardado pelo menos uma predefinição.
O que acontece quando guarda
- Cada cartão aplica-se a toda a conta assim que o guarda.
- As horas, os dias de preparação, as predefinições de estadia e as regras de cobrança aplicam-se às reservas e às unidades criadas a partir desse momento. As reservas existentes mantêm as suas horas e os seus planos de pagamentos.
- As opções de apresentação (datas preferidas, filtro da lista, vagas) alteram o que todos veem na próxima vez que uma página carrega.
- A janela de cancelamento e o cancelamento automático aplicam-se também às reservas que já existem. O cancelamento automático corre uma vez por dia.
Resolução de problemas
- "Default min stay period cannot be greater than default max stay period": baixe o mínimo ou suba o máximo.
- Uma unidade aparece como indisponível logo a seguir a um check-out: está dentro dos dias de preparação ou do pré-aviso. Assinale Ignorar dias de preparação da unidade quando adicionar a reserva, ou reduza aqui a margem.
- Uma reserva já iniciada já não pode ser cancelada: passou a Janela de cancelamento. Aumente a janela ou introduza 0 para retirar o limite.
Dicas
- Verifique as unidades com regras de estadia especiais antes de usar Aplicar a todos os anúncios ativos. Não pode ser anulado.
- Antes de ativar o Cancelamento automático de move-in em dívida, verifique as suas reservas em curso: a verificação diária também cancela reservas que começaram antes de o ativar.
- Defina as horas de check-in e de check-out antes de adicionar reservas, para que cada nova reserva comece com elas.