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Gestionar un pago atrasado

Lleva un cargo vencido desde el momento en que lo detectas hasta un pago confirmado, o hasta una nueva fecha de vencimiento acordada con el inquilino, y gestiona por el camino la penalización por pago atrasado.

Antes de empezar​

  • Plan: cualquier plan.
  • Permisos, en Configuración → Usuarios → Permisos por rol:
    • Finance → Module para ver la deuda de la cartera. El Super administrador, el Administrador y Finanzas lo tienen por defecto.
    • Bookings → Change Payment Due Date para dar más plazo. El Super administrador, el Administrador y Finanzas lo tienen por defecto.
    • Bookings → Add Charges para añadir una penalización a mano. Todos los roles salvo Operaciones lo tienen por defecto.
    • Bookings → Delete Others para eliminar una línea de penalización. Por defecto solo lo tiene el Super administrador.
    • Bookings → Add Discounts para descontar una penalización hasta cero. Todos los roles salvo el Administrador de operaciones y Operaciones lo tienen por defecto.
  • Opcional: penalizaciones automáticas en Penalizaciones por retraso en Configuración → Pagos, y reglas de recordatorio de pago en Comunicaciones.

Pasos​

1. Encuentra las reservas vencidas​

Negocio → Finanzas → Resumen

  • Deuda total: todos los cargos vencidos sin pagar, incluidas las reservas finalizadas y canceladas, pero no las reservas cuyo reembolso del depósito está registrado. El selector de mes no la cambia. Haz clic en la tarjeta para listar las reservas con En mora desde e Importe adeudado, y después haz clic en Abrir reserva.
  • Deuda Descubierta: la parte de la deuda de cada reserva que supera su depósito de garantía. Reclama estas primero.
  • Antigüedad de Deuda: la deuda por antigüedad (0-15, 16-30, 31-60 y +60 días). Haz clic en un tramo para listar sus reservas. Principales deudores clasifica los saldos más altos.

Resultado: tienes la lista de reservas que reclamar. El Resumen puede tardar hasta unos 10 minutos en reflejar un pago nuevo.

Para ver cada línea sin pagar, abre Finanzas → Valores del contrato, elige los meses y haz clic en el importe de deuda en rojo de la tarjeta Todos. La misma deuda aparece en Reservas (Filtros → Balance → Deuda) e Inquilinos (Con deuda). El recuadro Deuda total del Panel cuenta solo las reservas en curso.

2. Comprueba qué recordatorios ya se han enviado​

Configuración → Comunicaciones → Reglas de comunicación

Haz clic en el icono del calendario (Ver todos los mensajes programados y enviados) y busca el correo o la unidad del inquilino. Cada mensaje muestra su estado, como Programado, Enviado o Cancelado, y su fecha.

Hay tres disparadores pensados para los pagos atrasados: Fecha de vencimiento (un número de días antes o después de la fecha de vencimiento de cada cargo sin pagar), Saldo financiero (cuando el inquilino debe al menos el importe de la regla) y Tasa de penalización (después de que VIVIN añada una penalización). El botón Plantillas tiene reglas ya hechas, que se añaden desactivadas.

Resultado: sabes qué se le ha dicho ya al inquilino. Los mensajes de Saldo financiero y Tasa de penalización se descartan si el inquilino ya no debe cuando les toca enviarse. Los mensajes de Fecha de vencimiento se planifican cada noche, así que uno todavía puede salir la mañana en que el inquilino paga, salvo que el filtro de saldo de la regla sea Saldo negativo (en deuda).

3. Contacta con el inquilino​

Portafolio → Reservas, y después la reserva

La barra superior muestra Vencido con el importe en mora. En Valores del contrato, las líneas sin pagar indican cuántos días llevan vencidas, y en Plan de pago cada mes impagado dice Vencido o Parcial vencido.

  • La pestaña Comunicación muestra el historial de WhatsApp y de correo y te permite responder por WhatsApp, cuando el asistente virtual y el envío por WhatsApp están configurados en tu cuenta. Si no, usa tu correo o teléfono habituales.
  • Con los pagos VIVIN, copia el enlace del portal del inquilino desde Información del contrato → Métodos de pago. En el portal, Realizar pago permite al inquilino pagar por transferencia a su IBAN virtual o con tarjeta, y VIVIN lo registra por ti.
  • Escribe lo que habéis acordado en la pestaña Comentarios, para que cualquiera del equipo pueda retomar el caso.

4. Acuerda una prórroga, si hace falta​

Pestaña Valores del contrato de la reserva (o Finanzas → Valores del contrato)

  1. Busca la línea y haz clic en Editar fecha de vencimiento (icono del calendario).
  2. Elige la fecha nueva y haz clic en Guardar.

Resultado: la línea deja de estar vencida, y los recordatorios de Fecha de vencimiento y las penalizaciones automáticas cuentan desde la fecha nueva. Las líneas de confirmación de la reserva, de entrada y de renta dividida conservan las fechas que gestiona VIVIN: su botón está bloqueado y un texto emergente explica por qué.

5. Registra y aprueba el pago​

Pestaña Plan de pago de la reserva

Las transferencias al IBAN virtual y los pagos con tarjeta en el portal del inquilino aparecen solos. Registra cualquier otro pago con Transacción, y apruébalo cuando el dinero esté en tu banco, como en Registrar un pago recibido.

Resultado: las líneas impagadas dicen Pagado y la barra superior ya no muestra Vencido.

6. Aplica o perdona una penalización​

Pestaña Valores del contrato de la reserva

Con Penalizaciones por retraso configuradas, VIVIN comprueba cada noche y añade una penalización cuando un cargo sigue sin pagar más de Tolerancia en días + 1 días después de su fecha de vencimiento y el importe vencido supera la Tolerancia de deuda. La penalización es una línea adicional cuyo motivo dice "Penalización por pago tardío aplicada el" y la fecha.

  • Frecuencia Una vez añade una penalización por cada fecha de vencimiento vencida. Cada día y Cada dos días siguen añadiendo una mientras la deuda continúe.
  • Para eximir a una reserva, marca Excluir esta reserva de las tasas de penalización en Información del contrato → Métodos de pago. No se añaden más penalizaciones ni correos de Tasa de penalización.
  • Para perdonar una penalización, haz clic en Eliminar pago (papelera) en su línea, lo que funciona mientras la línea no esté facturada, o haz clic en Descuentos en la línea y descuéntala hasta cero.

Para añadir tú mismo una penalización, haz clic en Cargo en Plan de pago, introduce el Importe y la Fecha de vencimiento, elige la Categoría que uses para las penalizaciones, escribe un Motivo y haz clic en Añadir. Los correos de Tasa de penalización solo cubren las penalizaciones automáticas, así que avisa tú mismo al inquilino.

7. Escala si sigue sin pagarse​

Guarda cada contacto en la pestaña Comentarios. Compara la deuda con el depósito realmente pagado en la pestaña Depósito: la Deuda Descubierta cuenta el depósito fijado en la reserva, esté pagado o no. Si decides terminar la estancia, consulta Cancelar una reserva.

Hecho cuando​

  • Las líneas impagadas dicen Pagado en Plan de pago, y la barra superior ya no muestra Vencido.
  • El pago dice Confirmado en la pestaña Transacciones de la reserva.
  • La reserva ya no está en la lista de Deuda total de Finanzas → Resumen.

Solución de problemas​

  • La papelera de una línea de penalización está en gris. Tu rol no tiene Bookings → Delete Others, o la línea ya está facturada. Descuéntala hasta cero, o pídeselo a un Super administrador.
  • Editar fecha de vencimiento está bloqueado. La línea ya está parcialmente pagada, o VIVIN gestiona su fecha (confirmación de la reserva, entrada o renta dividida; el texto emergente del botón lo dice). Solo una línea sin nada pagado puede recibir una fecha nueva.
  • No aparece ninguna penalización automática. El Valor de la penalización es 0, la deuda está dentro de la Tolerancia en días o de la Tolerancia de deuda, la reserva está excluida o cancelada, o Aplicar solo a reservas actuales está activado y la estancia no está en curso.
  • El inquilino no recibió ningún recordatorio. Su categoría de inquilino tiene Comunicaciones / Email desactivado, o no hay activada ninguna regla con un disparador de pago atrasado.

Consejos​

  • Una transferencia al IBAN virtual puede tardar hasta 3 días laborables en llegar. Comprueba Transacciones antes de volver a reclamar al inquilino.
  • Para recibir la deuda abierta por correo o WhatsApp de forma programada, pide a Genius un informe de Resumen de deuda pendiente.
  • Cancelación automática del move-in impagado (Configuración → Configuración de la cuenta → Cancelación y alquiler) cancela, sin reembolso, una reserva cuyos pagos de entrada siguen sin pagarse del todo tras el periodo de gracia. Un solo pago parcial lo detiene.