Saltar al contenido principal

Configura tu cuenta

Antes de añadir propiedades y reservas, da a VIVIN los datos de tu empresa y las reglas que debe aplicar a todas las reservas. Esta página indica el orden para hacerlo.

Dónde encontrarlo: Configuración, al final de la barra lateral, en un ordenador (https://platform.vivin.app/settings). Por defecto, solo los Administradores y los Super administradores pueden abrir estas pestañas.

Antes de empezar​

  • Necesitas el rol de Administrador o Super administrador.
  • Ten a mano: el nombre de tu empresa, el número fiscal, la dirección y el logotipo; los correos y los roles de los miembros de tu equipo; los nombres, números fiscales y correos de tus propietarios, si gestionas para propietarios; tus reglas de alquiler y de depósito; el acceso a tu software de facturación; y tu contrato como archivo de Word (DOCX).

Pasos​

Las reglas cubren quién trabaja en la cuenta, cómo pagan los inquilinos, cómo facturas, qué contrato firman los inquilinos y qué correos reciben. Cada paso enlaza con la página que explica todos los campos.

1. Datos de la empresa y valores por defecto (Configuración de la cuenta)​

Abre Configuración → Configuración de la cuenta y rellena Información general y Marca: nombre de la empresa, datos de contacto, número fiscal, logotipo y colores. Los inquilinos los ven en tus correos y en el Portal del inquilino.

Elige ahora la Moneda, antes de añadir ninguna reserva. Se aplica al dinero que se cree a partir de entonces y ya no se puede cambiar cuando existe dinero. Los pagos con tarjeta y con IBAN virtual funcionan solo en EUR.

Después, revisa los valores por defecto de las reservas: qué fechas determinan el estado de una reserva, los días de preparación entre estancias, las horas de check-in y de check-out, y la ventana de cancelación. Consulta Valores predeterminados de reservas y pagos.

2. Tu equipo (Usuarios)​

En Configuración → Usuarios, haz clic en Añadir miembro para cada persona y elige su rol. Cada miembro nuevo recibe un correo para definir su contraseña (consulta Tu primer inicio de sesión).

Después abre Permisos por rol y comprueba qué puede hacer cada rol. En una cuenta nueva, algunas acciones están activadas solo para el Super administrador, como crear reservas, aprobar pagos y reembolsar depósitos; actívalas para los roles que las necesiten. Consulta Usuarios.

3. Propietarios (si gestionas para propietarios)​

En Configuración → Propietarios, haz clic en Añadir propietario para cada propietario, para poder vincular cada propiedad con su propietario y, más adelante, enviar informes de propietario. Consulta Propietarios.

4. Reglas de pago (Pagos)​

En Configuración → Pagos, define cuándo vence el alquiler (Plazos de pago), las tasas por pagos atrasados (Penalizaciones por retraso), con cuánta antelación aparece un pago como debido, el orden en que los pagos cubren los cargos (Prioridades de pago) y las opciones de depósito. Consulta Pagos.

5. Facturación (Integraciones y Facturación)​

Conecta tu software de facturación en Configuración → Integraciones: en Integraciones de plataforma, haz clic en Añadir y elige tu proveedor. Después, define el IVA de cada tipo de cargo en Configuración → Facturación → Códigos fiscales. Consulta Integraciones y distribución y Facturación.

6. Plantilla de contrato (Contrato)​

En Configuración → Contrato, sube tu contrato como archivo de Word (DOCX) con las variables de VIVIN. VIVIN lo rellena para cada reserva, y los inquilinos lo firman en el Portal del inquilino. Consulta Contrato.

7. Tus listas (Categorías)​

En Configuración → Categorías, añade las listas entre las que elige tu equipo, como las categorías de tickets, de anuncios, de reservas y de cargos extra. Consulta Categorías.

8. Plataformas de reserva, canales y cerraduras (Integraciones)​

Las plataformas de reserva como Uniplaces o Spotahome ya tienen una tarjeta en Plataformas de reserva: define la comisión y el margen de cada una que uses. Añade Airbnb, Booking.com o Nuki en Integraciones de plataforma si los usas. Vinculas cada unidad más adelante, cuando la añades. Consulta Integraciones y distribución.

9. Correos a los inquilinos (Comunicaciones)​

En Configuración → Comunicaciones, define cuándo se envían los correos de incorporación, check-in y check-out (Correos del ciclo de reserva). Para los recordatorios y otros correos automáticos, abre Reglas de comunicación, haz clic en Plantillas y elige entre las Plantillas iniciales: cada una se añade desactivada, así que no se envía nada hasta que la actives. Consulta Comunicaciones.

Hecho cuando​

  • Tu equipo puede iniciar sesión y ve los módulos que necesita.
  • Los datos de la empresa, la marca y la moneda están guardados.
  • Las reglas de pago, de facturación y de contrato están definidas antes de la primera reserva.
  • Los correos a los inquilinos que quieres tienen sus disparadores definidos.

Antes de lanzar, haz una prueba:

  • Añade una unidad de prueba, pon cada plataforma en Excluido del feed (consulta Mantener una unidad fuera de un solo marketplace) y no la vincules en el Gestor de canales.
  • Añade un inquilino de prueba con una de las direcciones de correo de tu equipo, para que todos los correos te lleguen a ti y a ninguna persona real.
  • Añade una reserva para él en la unidad de prueba con Enviar email de onboarding y contrato marcado y comprueba los correos, el contrato y el Portal del inquilino.
  • Al final, haz clic en Eliminar reserva, no en Cancelar reserva: una reserva cancelada sigue en tus listas como Cancelada, mientras que una eliminada desaparece de todas las listas y libera la unidad. Por defecto, solo el Super administrador puede eliminar, y se rechaza cuando un pago ya está facturado (consulta Cancelar o eliminar una reserva).

A continuación, añade tus propiedades y unidades.

Opcional, cuando lo básico funcione​

  • Los módulos opcionales de la Configuración de la cuenta, todos desactivados por defecto: categorías de inquilino, informes de propietario, planificación de ingresos, encuestas de satisfacción, inventario de habitaciones, el proceso de check-in / check-out, comentarios, dirección de la unidad y códigos de acceso. Consulta Módulos opcionales.
  • El ChatBot de inquilinos y la Bandeja de entrada, que VIVIN activa en tu cuenta. Consulta Asistente virtual.
  • Genius y tus propias herramientas de IA. Consulta IA / MCP.

Consejos​

  • ¿No sabes dónde está un ajuste? Escribe parte de su nombre en Buscar configuración, encima de la lista de pestañas de Configuración.
  • Cambia una tarjeta cada vez y haz clic en Guardar en ella: cada tarjeta de la Configuración de la cuenta se guarda por separado.
  • Si falta una pestaña, tu rol no tiene su permiso. Consulta Configuración de la cuenta.