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Gestionar un check-out

Gestiona la salida de un inquilino de principio a fin: la unidad se prepara para la siguiente llegada, se cobran los daños y la reserva no debe nada salvo lo que descontarás del depósito.

Antes de empezar​

  • Plan: Operaciones debe estar en tu plan (lo activa VIVIN). Entrada y salida e Inventario son interruptores de módulos opcionales en Configuración → Configuración de la cuenta.
  • Permisos, en Configuración → Usuarios → Permisos por rol:
    • Operations → Module y Operations → See Checkin Checkout para abrir Operaciones → Entrada y salida. Todos los roles tienen ambos por defecto.
    • Create → Tickets para crear un ticket, y Create → Cashflows para registrar una factura de proveedor. Por defecto solo los tiene Super administrador.
    • Bookings → Add Charges para cobrar los daños. Todos los roles excepto Operaciones lo tienen por defecto.
  • Opcional: un correo de recordatorio antes de la salida. En Configuración → Comunicaciones → Correos del ciclo de reserva, en Salida, elige X días antes del check-out y añade tus instrucciones de salida en Texto del cuerpo del correo.

Pasos​

1. Revisa las salidas de la semana​

Negocio → Operaciones → Entrada y salida

  1. Haz clic en Salidas y después en Próximos 7 días (Personalizado para una ventana más larga). Las salidas se agrupan por día.
  2. Lee Rotación: cuando la siguiente llegada a la misma unidad está a 72 horas o menos, muestra el intervalo, por ejemplo 5h o 1d 6h.
  3. Acota la lista con el cuadro de búsqueda (inquilino, unidad o propiedad) o con Responsable. Para ocultar las estancias por noches de Airbnb y Booking.com, abre Filtros y pon Tipo de estancia en Medio plazo.
  4. Si el personal de limpieza o los propietarios necesitan la lista, haz clic en Exportar y elige CSV o Excel.

Resultado: sabes quién se va y cuándo, y qué cambios de inquilino van justos. La tarjeta Salidas de Operaciones → Resumen abre la lista de hoy.

2. Prepara el cambio de inquilino​

Negocio → Operaciones → Incidencias

  1. Busca el ticket de limpieza o de inspección: busca la unidad, o pon Origen en Automático - Check-in/out. Los tickets automáticos de check-out salen de las reglas En el check-out de la propiedad (editor de la propiedad, Configuración → Mantenimientos).
  2. Para cambiar la hora de salida, cambia la Hora de inicio del ticket automático principal de check-out, el mismo día: la Hora de check-out de la reserva y los demás tickets de esa salida la siguen. Para pasar la salida a otra persona, cambia el Responsable del ticket: el Responsable de check-out de la reserva lo sigue. Consulta Operaciones.
  3. Si no hay ticket, haz clic en Nuevo ticket. Rellena el Título y la Descripción (ambos obligatorios), y después la Propiedad, la Unidad, la Categoría, la Prioridad y el Responsable. Define una Fecha programada anterior a la siguiente llegada y haz clic en Crear ticket.

Resultado: cada salida tiene un ticket con alguien responsable. La lista de Categoría es la tuya, de Configuración → Categorías.

3. Inspecciona la unidad y registra la salida​

Recorre la unidad y compárala con su estado en el check-in. Fotografía cualquier daño y adjunta las fotos al ticket del cambio de inquilino.

Si tu cuenta usa estos módulos, registra también la salida en VIVIN:

  • Entrada y salida: el inquilino marca los pasos del check-out en el Portal del inquilino. En la pestaña Entrada y salida de la reserva puedes Marcar como hecho un paso por él y, si registras las salidas, hacer clic en Registrar salida.
  • Inventario: el inquilino envía un Inventario de salida. Revísalo en Operaciones → Inventario y usa Aprobar o Disputar en cada elemento. Entrada vs salida muestra lo que ha cambiado. Un elemento que el inquilino comunica como dañado abre por sí solo un ticket de mantenimiento.

4. Cobra los daños​

Portafolio → Reservas, y después la pestaña Plan de pago de la reserva

  1. Haz clic en Cargo.
  2. En Añadir cargo, introduce el Importe y una Fecha de vencimiento entre la confirmación de la reserva y su fecha de reembolso del depósito.
  3. Elige la Categoría (tus Categorías de otros conceptos en Configuración → Categorías) y escribe un Motivo que el inquilino entienda, por ejemplo "Ventana rota, sustitución". Ambos son obligatorios solo cuando Exigir categoría del cargo y Exigir descripción del cargo están activados en Configuración → Configuración de la cuenta → Cargos y pagos.
  4. Haz clic en Añadir.

Resultado: aparece Cargo añadido correctamente. y el cargo es una línea nueva del plan de pago. Si sigue sin pagar cuando hagas el reembolso, lo cubre el depósito. Dile por escrito al inquilino qué descuentas y por qué.

Si un contratista hizo la reparación, registra el coste en el panel Asignación de costes del ticket y adjunta la factura del proveedor con Añadir flujo de caja. Esto registra solo tu coste: no se lo cobra al inquilino.

5. Liquida lo que aún se debe​

Pestaña Plan de pago de la misma reserva

  1. Todas las líneas deberían decir Pagado, salvo los cargos que descontarás del depósito. Cobra cualquier línea Vencido o Parcial vencido; consulta Gestionar un pago atrasado.
  2. Aprueba o rechaza los pagos que sigan Pendientes en la pestaña Transacciones, cuando sepas si el dinero ha llegado. Consulta Registrar un pago recibido.
  3. Si los inquilinos pagan sus suministros, introduce las últimas facturas de la estancia y aprueba la parte del inquilino, como en Introducir las facturas de suministros del mes. Hazlo ahora: una vez reembolsado el depósito, ya no se puede aprobar una asignación.

Resultado: la tarjeta Depósito de garantía de la pestaña Depósito muestra el Total a reembolsar final.

Hecho cuando​

  • Los tickets del cambio de inquilino y de los daños están cerrados.
  • Los cargos por daños están en el plan de pago, y ninguna línea está Vencida.
  • Ningún pago queda Pendiente y las partes finales de suministros están aprobadas.
  • Estás listo para reembolsar el depósito de garantía.

Solución de problemas​

  • Falta Entrada y salida en Operaciones. Tu rol no tiene Operations → See Checkin Checkout. Pide a un Super administrador que lo active.
  • Añadir en Añadir cargo muestra un error bajo Fecha de vencimiento. La fecha está fuera de la ventana permitida. Elige un día entre la confirmación de la reserva y la fecha de reembolso del depósito, que fijan los ajustes del depósito (consulta Reembolsar un depósito de garantía).
  • Cargo está en gris. Tu rol no tiene Bookings → Add Charges, o la reserva viene de Airbnb o Booking.com a través del Gestor de canales: sus importes siguen a la plataforma.
  • Categoría en Nuevo ticket es un cuadro de texto en lugar de una lista. Tu cuenta aún no tiene categorías de tickets. Añádelas en Configuración → Categorías.

Consejos​

  • Una Rotación en rojo o ámbar (menos de 4 o de 8 horas) significa que esta limpieza va primero. Planifícala con Gestionar un check-in.
  • Un inquilino que se va antes según tu política de cancelación es una cancelación, no un check-out. Consulta Cancelar una reserva.
  • La reserva pasa a Finalizada sola en su fecha de fin. Si registras las salidas, la insignia En estancia desaparece cuando haces clic en Registrar salida.