Vai al contenuto principale

Gestire un pagamento in ritardo

Porta un addebito scaduto dal momento in cui lo noti fino a un pagamento confermato, o a una nuova scadenza concordata con l'inquilino, e gestisci lungo il percorso la penale per ritardo.

Prima di iniziare​

  • Piano: qualsiasi piano.
  • Permessi, in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo:
    • Finance → Module per vedere il debito del portafoglio. Super amministratore, Amministratore e Finanza ce l'hanno per impostazione predefinita.
    • Bookings → Change Payment Due Date per concedere più tempo. Super amministratore, Amministratore e Finanza ce l'hanno per impostazione predefinita.
    • Bookings → Add Charges per aggiungere una penale a mano. Ogni ruolo tranne Operazioni ce l'ha per impostazione predefinita.
    • Bookings → Delete Others per eliminare una riga di penale. Per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super amministratore.
    • Bookings → Add Discounts per scontare una penale fino a zero. Ogni ruolo tranne Amministratore operazioni e Operazioni ce l'ha per impostazione predefinita.
  • Facoltativo: le penali automatiche in Penali per ritardo in Impostazioni → Pagamenti, e le regole di sollecito dei pagamenti in Email.

Passaggi​

1. Trovare le prenotazioni scadute​

Operatività → Finanza → Panoramica

  • Debito totale: ogni addebito scaduto e non pagato, comprese le prenotazioni terminate e annullate, ma non le prenotazioni con un rimborso del deposito registrato. Il selettore del mese non lo cambia. Clicca la scheda per elencare le prenotazioni con Scaduto dal e Importo dovuto, poi clicca Apri prenotazione.
  • Debito Scoperto: la parte del debito di ogni prenotazione che supera il suo deposito cauzionale. Insegui prima questi.
  • Anzianità del Debito: il debito per anzianità (0-15, 16-30, 31-60 e +60 giorni). Clicca una fascia per elencare le sue prenotazioni. Principali debitori classifica i saldi più grandi.

Risultato: hai l'elenco delle prenotazioni da sollecitare. La Panoramica può impiegare fino a circa 10 minuti per riflettere un nuovo pagamento.

Per vedere ogni riga non pagata, apri Finanza → Valori contrattuali, scegli i mesi, poi clicca l'importo del debito in rosso nella scheda Tutti. Lo stesso debito compare in Prenotazioni (Filtri → Saldo → Debito) e in Inquilini (Con debito). Il riquadro Debito totale della Dashboard conta solo le prenotazioni in corso.

2. Controllare quali solleciti sono già partiti​

Impostazioni → Comunicazioni → Regole di comunicazione

Clicca l'icona del calendario (Vedi tutti i messaggi programmati e inviati) e cerca l'email o l'unità dell'inquilino. Ogni messaggio mostra il suo stato, come Programmato, Inviato o Annullato, e la sua data.

Per i pagamenti in ritardo esistono tre trigger: Data scadenza (un certo numero di giorni prima o dopo la scadenza di ogni addebito non pagato), Saldo finanziario (quando l'inquilino deve almeno l'importo indicato nella regola) e Penale (dopo che VIVIN aggiunge una penale). Il pulsante Modelli ha regole già pronte, aggiunte disattivate.

Risultato: sai cosa è già stato detto all'inquilino. I messaggi Saldo finanziario e Penale vengono scartati se l'inquilino non deve più nulla quando è il momento di inviarli. I messaggi Data scadenza vengono pianificati ogni notte, quindi uno può comunque partire la mattina in cui l'inquilino paga, a meno che il filtro del saldo della regola sia Saldo negativo (in debito).

3. Contattare l'inquilino​

Portafoglio → Prenotazioni, poi la prenotazione

La barra in alto mostra Scaduto con l'importo arretrato. In Valori contrattuali, le righe non pagate mostrano da quanti giorni sono scadute, e in Piano di pagamento ogni mese saltato dice Scaduto o Parziale scaduto.

  • La scheda Comunicazione mostra la cronologia di WhatsApp ed email e ti permette di rispondere su WhatsApp, quando il ChatBot e l'invio su WhatsApp sono configurati per il tuo account. Altrimenti usa la tua email o il tuo telefono abituali.
  • Con i pagamenti VIVIN, copia il link al Portale inquilino da Info contratto → Metodi di pagamento. Nel portale, Effettua un pagamento permette all'inquilino di pagare con bonifico al suo IBAN virtuale o con carta, e VIVIN lo registra per te.
  • Scrivi ciò che avete concordato nella scheda Commenti, così chiunque nel team può riprendere il caso.

4. Concordare una proroga, se serve​

Scheda Valori contrattuali della prenotazione (oppure Finanza → Valori contrattuali)

  1. Trova la riga e clicca Modifica scadenza (icona del calendario).
  2. Scegli la nuova data e clicca Salva.

Risultato: la riga non è più scaduta, e i solleciti Data scadenza e le penali automatiche contano dalla nuova data. Le righe di conferma della prenotazione, di ingresso e di affitto diviso mantengono le date gestite da VIVIN: il loro pulsante è bloccato e un suggerimento spiega perché.

5. Registrare e approvare il pagamento​

Scheda Piano di pagamento della prenotazione

I bonifici all'IBAN virtuale e i pagamenti con carta nel Portale inquilino compaiono da soli. Registra qualsiasi altro pagamento con Transazione, e approvalo quando il denaro è sul tuo conto, come in Registrare un pagamento ricevuto.

Risultato: le righe saltate dicono Pagato e la barra in alto non mostra più Scaduto.

6. Applicare o annullare una penale​

Scheda Valori contrattuali della prenotazione

Con Penali per ritardo configurate, VIVIN controlla ogni notte e aggiunge una penale quando un addebito è ancora non pagato oltre Tolleranza in giorni + 1 giorni dopo la scadenza e l'importo scaduto supera la Tolleranza sul debito. La penale è una riga in più il cui motivo dice «Penale per ritardo di pagamento applicata il» e la data.

  • Frequenza Una volta aggiunge una penale per ogni scadenza superata. Ogni giorno e Ogni due giorni continuano ad aggiungerne una finché il debito resta.
  • Per risparmiare una prenotazione, spunta Escludi questa prenotazione dalle penali in Info contratto → Metodi di pagamento. Non seguono nuove penali né email Penale.
  • Per annullare una penale, clicca Elimina pagamento (cestino) sulla sua riga, che funziona finché la riga non è fatturata, oppure clicca Sconti sulla riga e scontala fino a zero.

Per aggiungere tu una penale, clicca Addebito in Piano di pagamento, inserisci l'Importo e la Data di scadenza, scegli la Categoria che usi per le penali, scrivi un Motivo e clicca Aggiungi. Le email Penale coprono solo le penali automatiche, quindi avvisa tu l'inquilino.

7. Intensificare se resta non pagato​

Tieni ogni contatto nella scheda Commenti. Confronta il debito con il deposito effettivamente pagato nella scheda Deposito: il Debito Scoperto conta il deposito impostato sulla prenotazione, pagato o no. Se decidi di concludere il soggiorno, vedi Annullare una prenotazione.

Fatto quando​

  • Le righe saltate dicono Pagato in Piano di pagamento, e la barra in alto non mostra più Scaduto.
  • Il pagamento risulta Confermato nella scheda Transazioni della prenotazione.
  • La prenotazione non è più nell'elenco Debito totale di Finanza → Panoramica.

Risoluzione dei problemi​

  • Il cestino su una riga di penale è in grigio. Il tuo ruolo non ha Bookings → Delete Others, oppure la riga è già fatturata. Scontala invece fino a zero, o chiedi a un Super amministratore.
  • Modifica scadenza è bloccato. La riga è già pagata in parte, oppure VIVIN ne gestisce la data (conferma della prenotazione, ingresso o affitto diviso; lo dice il suggerimento del pulsante). Solo una riga senza nulla di pagato può avere una nuova data.
  • Non compare nessuna penale automatica. Valore della penale è 0, il debito rientra in Tolleranza in giorni o Tolleranza sul debito, la prenotazione è esclusa o annullata, oppure Applica solo alle prenotazioni attuali è attivo e il soggiorno non è in corso.
  • L'inquilino non ha ricevuto nessun sollecito. La sua categoria di inquilino ha Comunicazioni / Email disattivato, oppure non è attiva nessuna regola con un trigger di pagamento in ritardo.

Suggerimenti​

  • Un bonifico all'IBAN virtuale può impiegare fino a 3 giorni lavorativi per arrivare. Controlla Transazioni prima di sollecitare di nuovo l'inquilino.
  • Per ricevere il debito aperto per email o WhatsApp a intervalli regolari, chiedi a Genius un report Riepilogo debiti aperti.
  • Annullamento automatico move-in non pagato (Impostazioni → Impostazioni account → Disdetta e affitto) annulla, senza rimborso, una prenotazione i cui pagamenti di ingresso sono ancora completamente non pagati dopo il periodo di tolleranza. Un solo pagamento parziale lo ferma.