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Gestire un check-out

Segui la partenza di un inquilino dall'inizio alla fine: l'unità viene preparata per il prossimo arrivo, i danni vengono addebitati e la prenotazione non deve più nulla, tranne ciò che tratterrai dal deposito.

Prima di iniziare​

  • Piano: Operazioni deve essere nel tuo piano (lo attiva VIVIN). Arrivi e partenze e Inventario sono interruttori di moduli opzionali in Impostazioni → Impostazioni account.
  • Permessi, in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo:
    • Operations → Module e Operations → See Checkin Checkout per aprire Operazioni → Arrivi e partenze. Ogni ruolo li ha entrambi per impostazione predefinita.
    • Create → Tickets per creare un ticket e Create → Cashflows per registrare una fattura di un fornitore. Per impostazione predefinita li ha solo il Super amministratore.
    • Bookings → Add Charges per addebitare un danno. Per impostazione predefinita ce l'ha ogni ruolo tranne Operazioni.
  • Facoltativo: un'email di promemoria prima dell'uscita. In Impostazioni → Comunicazioni → Email del ciclo prenotazione, sotto Check-out, scegli X giorni prima del check-out e aggiungi le tue istruzioni per l'uscita in Testo del corpo email.

Passaggi​

1. Rivedi le partenze della settimana​

Operatività → Operazioni → Arrivi e partenze

  1. Clicca su Check-out, poi su Prossimi 7 giorni (Personalizzato per un periodo più lungo). Le partenze sono raggruppate per giorno.
  2. Leggi Turnover: quando il prossimo arrivo nella stessa unità è a 72 ore o meno, mostra l'intervallo, per esempio 5h o 1d 6h.
  3. Restringi l'elenco con la casella di ricerca (inquilino, unità o proprietà) o con Responsabile. Per nascondere i soggiorni a notte di Airbnb e Booking.com, apri Filtri e imposta Tipo di soggiorno su Medio termine.
  4. Se l'elenco serve a chi fa le pulizie o ai proprietari, clicca su Esporta e scegli CSV o Excel.

Risultato: sai chi parte quando e quali cambi inquilino sono stretti. Il riquadro Check-out in Operazioni → Panoramica apre l'elenco di oggi.

2. Prepara il cambio inquilino​

Operatività → Operazioni → Ticket

  1. Cerca il ticket di pulizia o ispezione: cerca l'unità, oppure imposta Origine su Automatico - Check-in/out. I ticket automatici di check-out vengono dalle regole Al check-out della proprietà (editor della proprietà, Configurazione → Manutenzioni).
  2. Per spostare l'orario di partenza, cambia l'Ora di inizio del ticket automatico principale del check-out, nello stesso giorno: l'Orario check-out della prenotazione e gli altri ticket di quella partenza lo seguono. Per affidare la partenza a un'altra persona, cambia il Responsabile del ticket: il Responsabile check-out della prenotazione lo segue. Vedi Operazioni.
  3. Se non c'è nessun ticket, clicca su Nuovo ticket. Compila Titolo e Descrizione (entrambi obbligatori), poi Proprietà, Unità, Categoria, Priorità e Responsabile. Imposta una Data programmata prima del prossimo arrivo e clicca su Crea ticket.

Risultato: ogni partenza ha un ticket con una persona responsabile. L'elenco Categoria è il tuo, da Impostazioni → Categorie.

3. Ispeziona l'unità e registra l'uscita​

Percorri l'unità e confrontala con le sue condizioni al check-in. Fotografa gli eventuali danni e allega le foto al ticket del cambio inquilino.

Se il tuo account usa questi moduli, registra l'uscita anche in VIVIN:

  • Arrivi e partenze: l'inquilino spunta i passaggi del check-out nel Portale inquilino. Nella scheda Arrivi e partenze della prenotazione puoi Segna come fatto un passaggio per lui e, se registri le partenze, cliccare su Registra partenza.
  • Inventario: l'inquilino invia un Inventario di check-out. Rivedilo in Operazioni → Inventario e Approva o Contesta ogni elemento. Check-in vs check-out mostra cosa è cambiato. Un elemento che l'inquilino segnala come danneggiato apre da solo un ticket di manutenzione.

4. Addebita il danno​

Portafoglio → Prenotazioni, poi la scheda Piano di pagamento della prenotazione

  1. Clicca su Addebito.
  2. In Aggiungi addebito, inserisci l'Importo e una Data di scadenza compresa tra la conferma della prenotazione e la data di rimborso del deposito.
  3. Scegli la Categoria (le tue Categorie altre voci in Impostazioni → Categorie) e scrivi un Motivo che l'inquilino capisca, per esempio "Finestra rotta, sostituzione". Entrambi sono obbligatori solo quando Richiedi categoria addebito e Richiedi descrizione addebito sono attivi in Impostazioni → Impostazioni account → Addebiti e pagamenti.
  4. Clicca su Aggiungi.

Risultato: compare Addebito aggiunto correttamente. e l'addebito è una nuova riga del piano di pagamento. Se è ancora non pagato quando rimborsi, lo copre il deposito. Comunica per iscritto all'inquilino cosa trattieni e perché.

Se ha fatto la riparazione un artigiano, registra il costo nel pannello Allocazione costi del ticket e allega la fattura del fornitore con Aggiungi flusso di cassa. Questo registra solo il tuo costo: non lo addebita all'inquilino.

5. Salda ciò che è ancora dovuto​

Scheda Piano di pagamento della stessa prenotazione

  1. Ogni riga dovrebbe risultare Pagato, a parte gli addebiti che detrarrai dal deposito. Incassa tutto ciò che è Scaduto o Parziale scaduto, vedi Gestire un pagamento in ritardo.
  2. Approva o rifiuta i pagamenti ancora In attesa nella scheda Transazioni, quando sai se il denaro è arrivato. Vedi Registrare un pagamento ricevuto.
  3. Se gli inquilini pagano le utenze, inserisci le ultime bollette del soggiorno e approva la quota dell'inquilino, come in Inserire le bollette mensili delle utenze. Fallo ora: una volta rimborsato il deposito, un'allocazione non si può più approvare.

Risultato: il riquadro Deposito cauzionale nella scheda Deposito mostra il Totale da rimborsare finale.

Fatto quando​

  • I ticket del cambio inquilino e dei danni sono chiusi.
  • Gli addebiti per i danni sono nel piano di pagamento e nessuna riga è Scaduto.
  • Nessun pagamento è rimasto In attesa e le quote finali delle utenze sono approvate.
  • Sei pronto a rimborsare il deposito cauzionale.

Risoluzione dei problemi​

  • Arrivi e partenze non c'è in Operazioni. Il tuo ruolo non ha Operations → See Checkin Checkout. Chiedi a un Super amministratore di attivarlo.
  • Aggiungi in Aggiungi addebito mostra un errore sotto Data di scadenza. La data è fuori dall'intervallo consentito. Scegli un giorno tra la conferma della prenotazione e la data di rimborso del deposito, che è stabilita dalle impostazioni del deposito (vedi Rimborsare un deposito cauzionale).
  • Addebito è in grigio. Il tuo ruolo non ha Bookings → Add Charges, oppure la prenotazione viene da Airbnb o Booking.com tramite il Gestore canali: i suoi importi seguono la piattaforma.
  • Categoria in Nuovo ticket è una casella di testo invece di un elenco. Il tuo account non ha ancora categorie di ticket. Aggiungile in Impostazioni → Categorie.

Suggerimenti​

  • Un Turnover rosso o ambra (sotto le 4 o le 8 ore) significa che questa pulizia viene prima. Pianificala con Gestire un check-in.
  • Un inquilino che parte in anticipo secondo la tua politica di annullamento è un annullamento, non un check-out. Vedi Annullare una prenotazione.
  • La prenotazione passa a Terminata da sola alla data di fine. Se registri le partenze, il badge In soggiorno scompare appena clicchi su Registra partenza.