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Configura il tuo account

Prima di aggiungere proprietà e prenotazioni, dai a VIVIN i dati della tua azienda e le regole da applicare a ogni prenotazione. Questa pagina indica l'ordine in cui farlo.

Dove trovarlo: Impostazioni in fondo alla barra laterale, da computer (https://platform.vivin.app/settings). Per impostazione predefinita solo gli Amministratori e i Super amministratori possono aprire queste schede.

Prima di iniziare​

  • Ti serve il ruolo di Amministratore o Super amministratore.
  • Tieni a portata di mano: il nome dell'azienda, il codice fiscale, l'indirizzo e il logo; le email e i ruoli dei membri del tuo team; i nomi, i codici fiscali e le email dei tuoi proprietari, se gestisci per conto di proprietari; le tue regole su affitto e deposito; l'accesso al tuo software di fatturazione; e il tuo contratto come file Word (DOCX).

Passaggi​

Le regole riguardano chi lavora nell'account, come pagano gli inquilini, come fatturi, quale contratto firmano gli inquilini e quali email ricevono. Ogni passaggio rimanda alla pagina che spiega ogni campo.

1. Dati dell'azienda e valori predefiniti (Impostazioni account)​

Apri Impostazioni → Impostazioni account e compila Informazioni generali e Brand: nome dell'azienda, dati di contatto, codice fiscale, logo e colori. Gli inquilini li vedono nelle tue email e nel Portale inquilino.

Scegli subito la Valuta, prima di aggiungere qualsiasi prenotazione. Si applica al denaro creato da quel momento in poi e non si può più cambiare quando esiste del denaro. I pagamenti con carta e IBAN virtuale funzionano solo in EUR.

Poi controlla i valori predefiniti delle prenotazioni: quali date determinano lo stato di una prenotazione, i giorni di preparazione tra un soggiorno e l'altro, gli orari di check-in e check-out e la finestra di disdetta. Vedi Predefiniti di prenotazione e pagamento.

2. Il tuo team (Utenti)​

In Impostazioni → Utenti, clicca su Aggiungi membro per ogni persona e scegli il suo ruolo. Ogni nuovo membro riceve un'email per impostare la password (vedi Il tuo primo accesso).

Poi apri Permessi per ruolo e controlla cosa può fare ogni ruolo. In un account nuovo alcune azioni sono attive solo per il Super amministratore, come creare prenotazioni, approvare pagamenti e rimborsare depositi; attivale per i ruoli che ne hanno bisogno. Vedi Utenti.

3. Proprietari (se gestisci per conto di proprietari)​

In Impostazioni → Proprietari, clicca su Aggiungi proprietario per ogni proprietario, così potrai collegare ogni proprietà al suo proprietario e, più avanti, inviare i report ai proprietari. Vedi Proprietari.

4. Regole di pagamento (Pagamenti)​

In Impostazioni → Pagamenti, imposta quando scade l'affitto (Scadenze di pagamento), le penali per ritardato pagamento (Penali per ritardo), con quanto anticipo un pagamento risulta in scadenza, l'ordine in cui i pagamenti coprono gli addebiti (Priorità dei pagamenti) e le opzioni del deposito. Vedi Pagamenti.

5. Fatturazione (Integrazioni e Fatturazione)​

Collega il tuo software di fatturazione in Impostazioni → Integrazioni: sotto Integrazioni piattaforma, clicca su Aggiungi e scegli il tuo fornitore. Poi imposta l'IVA per ogni tipo di addebito in Impostazioni → Fatturazione → Codici fiscali. Vedi Integrazioni e distribuzione e Fatturazione.

6. Modello di contratto (Contratto)​

In Impostazioni → Contratto, carica il tuo contratto come file Word (DOCX) con le variabili di VIVIN al suo interno. VIVIN lo compila per ogni prenotazione e gli inquilini lo firmano nel Portale inquilino. Vedi Contratto.

7. Le tue liste (Categorie)​

In Impostazioni → Categorie, aggiungi le liste da cui il tuo team sceglie, come le categorie di ticket, annunci, prenotazioni e addebiti extra. Vedi Categorie.

8. Piattaforme di prenotazione, canali e serrature (Integrazioni)​

Le piattaforme di prenotazione come Uniplaces o Spotahome hanno già una scheda sotto Piattaforme di prenotazione: imposta la commissione e il margine su ognuna che usi. Aggiungi Airbnb, Booking.com o Nuki sotto Integrazioni piattaforma se li usi. Colleghi ogni unità più tardi, quando la aggiungi. Vedi Integrazioni e distribuzione.

9. Email agli inquilini (Comunicazioni)​

In Impostazioni → Comunicazioni, imposta quando partono le email di onboarding, check-in e check-out (Email del ciclo prenotazione). Per promemoria e altre email automatiche, apri Regole di comunicazione, clicca su Modelli e scegli tra i Modelli iniziali: ognuno viene aggiunto disattivato, quindi non viene inviato nulla finché non lo attivi. Vedi Email.

Fatto quando​

  • Il tuo team può accedere e vede i moduli di cui ha bisogno.
  • I dati dell'azienda, il brand e la valuta sono salvati.
  • Le regole di pagamento, fatturazione e contratto sono pronte prima della prima prenotazione.
  • Le email agli inquilini che vuoi hanno le loro condizioni di invio impostate.

Prima del lancio, fai una prova:

  • Aggiungi un'unità di prova, imposta ogni piattaforma su Escluso dal feed (vedi Tenere un'unità fuori da un marketplace) e non collegarla nel Gestore canali.
  • Aggiungi un inquilino di prova con uno degli indirizzi email del tuo team, così ogni email arriva a te e a nessuna persona reale.
  • Aggiungi per lui una prenotazione sull'unità di prova con Invia email onboarding e contratto spuntato, poi controlla le email, il contratto e il Portale inquilino.
  • Alla fine, clicca su Elimina prenotazione, non su Annulla prenotazione: una prenotazione annullata resta nei tuoi elenchi come Annullata, mentre una eliminata esce da ogni elenco e libera l'unità. Per impostazione predefinita solo il Super amministratore può eliminare, e viene rifiutato quando un pagamento è fatturato (vedi Annullare o eliminare una prenotazione).

Poi, aggiungi le tue proprietà e unità.

Facoltativo, quando le basi funzionano​

  • I moduli facoltativi in Impostazioni account, tutti disattivati per impostazione predefinita: categorie di inquilini, report dei proprietari, pianificazione dei ricavi, sondaggi di soddisfazione, inventario delle stanze, il processo di arrivo e partenza, commenti, indirizzo dell'unità e codici di accesso. Vedi Moduli opzionali.
  • Il ChatBot per gli inquilini e la Posta in arrivo, che VIVIN attiva per il tuo account. Vedi Assistente virtuale.
  • Genius e i tuoi strumenti IA. Vedi IA / MCP.

Suggerimenti​

  • Non sai dove si trova un'impostazione? Scrivi una parte del suo nome in Cerca impostazioni in cima all'elenco delle schede delle Impostazioni.
  • Cambia una scheda alla volta e clicca su Salva su di essa: ogni scheda in Impostazioni account si salva per conto suo.
  • Se una scheda manca, il tuo ruolo non ha il suo permesso. Vedi Impostazioni account.