Saltar para o conteúdo principal

Tratar um pagamento em atraso

Acompanhe um encargo em atraso desde o momento em que o deteta até um pagamento confirmado, ou até uma nova data de vencimento acordada com o inquilino, e trate da penalização por atraso pelo caminho.

Antes de começar​

  • Plano: qualquer plano.
  • Permissões, em Definições → Utilizadores → Permissões por função:
    • Finance → Module para ver a dívida do portefólio. O Super administrador, o Administrador e as Finanças têm-na por predefinição.
    • Bookings → Change Payment Due Date para dar mais tempo. O Super administrador, o Administrador e as Finanças têm-na por predefinição.
    • Bookings → Add Charges para acrescentar uma penalização à mão. Todas as funções exceto Operações a têm por predefinição.
    • Bookings → Delete Others para eliminar uma linha de penalização. Só o Super administrador a tem por predefinição.
    • Bookings → Add Discounts para reduzir uma penalização a zero com um desconto. Todas as funções exceto o Administrador de operações e Operações a têm por predefinição.
  • Opcional: penalizações automáticas em Penalizações por atraso em Definições → Pagamentos, e regras de lembrete de pagamento em Comunicações.

Passos​

1. Encontrar as reservas em atraso​

Negócio → Finanças → Visão Geral

  • Dívida total: todos os encargos em atraso por pagar, incluindo as reservas terminadas e canceladas, mas não as reservas cuja devolução da caução está registada. O seletor de mês não a altera. Clique no cartão para listar as reservas com Em atraso desde e Valor em dívida, e depois clique em Abrir reserva.
  • Dívida Descoberta: a parte da dívida de cada reserva acima da respetiva caução. Comece por estas.
  • Antiguidade de Dívida: a dívida por antiguidade (0-15, 16-30, 31-60 e +60 dias). Clique numa faixa para listar as suas reservas. Top devedores ordena os maiores saldos.

Resultado: tem a lista de reservas a cobrar. A Visão geral pode demorar até cerca de 10 minutos a refletir um pagamento novo.

Para ver cada linha por pagar, abra Finanças → Valores de Contrato, escolha os meses e clique no valor da dívida a vermelho no cartão Todos. A mesma dívida aparece em Reservas (Filtros → Balanço → Dívida) e em Inquilinos (Com Dívida). O cartão Dívida Total do Painel conta apenas as reservas em curso.

2. Ver que lembretes já foram enviados​

Definições → Comunicações → Regras de comunicação

Clique no ícone do calendário (Ver todas as mensagens agendadas e enviadas) e procure o email do inquilino ou a unidade. Cada mensagem mostra o seu estado, como Agendada, Enviada ou Cancelada, e a sua data.

Há três gatilhos pensados para pagamentos em atraso: Data de vencimento (um número definido de dias antes ou depois da data de vencimento de cada encargo por pagar), Saldo financeiro (quando o inquilino deve pelo menos o valor indicado na regra) e Taxa de penalização (depois de a VIVIN acrescentar uma penalização). O botão Templates tem regras já feitas, que são adicionadas desligadas.

Resultado: sabe o que já foi dito ao inquilino. As mensagens de Saldo financeiro e de Taxa de penalização são descartadas se o inquilino já não dever quando chegar a hora de as enviar. As mensagens de Data de vencimento são planeadas todas as noites, por isso uma pode ainda sair na manhã em que o inquilino paga, a menos que o filtro de saldo da regra seja Saldo negativo (em dívida).

3. Contactar o inquilino​

Portfólio → Reservas, e depois a reserva

A barra no topo mostra Em atraso com o valor em falta. Em Valores do Contrato, as linhas por pagar mostram há quantos dias estão em atraso, e em Plano de Pagamento cada mês falhado diz Em atraso ou Parcial em atraso.

  • O separador Comunicação mostra o histórico de WhatsApp e de email e permite responder no WhatsApp, quando o ChatBot e o envio por WhatsApp estão configurados na sua conta. Caso contrário, use o seu email ou telefone habituais.
  • Com os pagamentos VIVIN, copie o link do Portal do inquilino em Informação do Contrato → Meios de pagamento. No portal, Efetuar pagamento permite ao inquilino pagar por transferência para o seu IBAN virtual ou por cartão, e a VIVIN regista-o por si.
  • Escreva o que acordou no separador Comentários, para que qualquer pessoa da equipa possa pegar no caso.

4. Acordar um prolongamento, se for preciso​

Separador Valores do Contrato da reserva (ou Finanças → Valores de Contrato)

  1. Encontre a linha e clique em Editar data de vencimento (ícone do calendário).
  2. Escolha a nova data e clique em Guardar.

Resultado: a linha deixa de estar em atraso, e os lembretes de Data de vencimento e as penalizações automáticas contam a partir da nova data. As linhas da confirmação da reserva, da entrada e da renda dividida mantêm as datas que a VIVIN gere: o botão delas fica bloqueado e uma dica explica porquê.

5. Registar e aprovar o pagamento​

Separador Plano de Pagamento da reserva

As transferências para o IBAN virtual e os pagamentos por cartão no Portal do inquilino aparecem sozinhos. Registe qualquer outro pagamento com Transação, e aprove-o quando o dinheiro estiver no seu banco, como em Registar um pagamento recebido.

Resultado: as linhas em falta dizem Pago e a barra de topo deixa de mostrar Em atraso.

6. Aplicar ou dispensar uma penalização​

Separador Valores do Contrato da reserva

Com as Penalizações por atraso configuradas, a VIVIN verifica todas as noites e acrescenta uma penalização quando um encargo continua por pagar mais de Tolerância em dias + 1 dias depois da data de vencimento e o valor em atraso é superior à Tolerância de dívida. A penalização é uma linha extra cujo motivo diz "Penalização por atraso no pagamento aplicada em" e a data.

  • Frequência Uma vez acrescenta uma penalização por cada data de vencimento em atraso. Todos os dias e A cada dois dias continuam a acrescentar uma enquanto a dívida se mantiver.
  • Para isentar uma reserva, marque Excluir esta reserva das taxas de penalização em Informação do Contrato → Meios de pagamento. Deixam de surgir penalizações novas e emails de Taxa de penalização.
  • Para dispensar uma penalização, clique em Eliminar pagamento (caixote) na linha dela, o que funciona enquanto a linha não estiver faturada, ou clique em Descontos na linha e reduza-a a zero.

Para acrescentar uma penalização manualmente, clique em Encargo em Plano de Pagamento, introduza o Valor e a Data de vencimento, escolha a Categoria que usa para penalizações, escreva um Motivo e clique em Adicionar. Os emails de Taxa de penalização só abrangem as penalizações automáticas, por isso avise o próprio inquilino.

7. Escalar se continuar por pagar​

Guarde todos os contactos no separador Comentários. Compare a dívida com a caução efetivamente paga no separador Caução: a Dívida Descoberta conta a caução definida na reserva, paga ou não. Se decidir terminar a estadia, veja Cancelar uma reserva.

Concluído quando​

  • As linhas em falta dizem Pago em Plano de Pagamento, e a barra de topo deixa de mostrar Em atraso.
  • O pagamento diz Confirmado no separador Transações da reserva.
  • A reserva já não está na lista Dívida total em Finanças → Visão Geral.

Resolução de problemas​

  • O caixote numa linha de penalização está a cinzento. A sua função não tem Bookings → Delete Others, ou a linha já está faturada. Reduza-a a zero com um desconto, ou peça a um Super administrador.
  • Editar data de vencimento está bloqueado. A linha já está parcialmente paga, ou a VIVIN gere a data dela (confirmação da reserva, entrada ou renda dividida; a dica do botão explica-o). Só uma linha sem nada pago pode ter uma data nova.
  • Não aparece nenhuma penalização automática. O Valor da penalização é 0, a dívida está dentro da Tolerância em dias ou da Tolerância de dívida, a reserva está excluída ou cancelada, ou Aplicar apenas a reservas atuais está ligado e a estadia não está em curso.
  • O inquilino não recebeu nenhum lembrete. A categoria de inquilino dele tem Comunicações / Email desligado, ou nenhuma regra com um gatilho de pagamento em atraso está ligada.

Dicas​

  • Uma transferência para o IBAN virtual pode demorar até 3 dias úteis a chegar. Veja as Transações antes de voltar a cobrar o inquilino.
  • Para receber a dívida em aberto por email ou WhatsApp com periodicidade, peça ao Genius um relatório Resumo de dívida em aberto.
  • Cancelamento automático de move-in em dívida (Definições → Definições Globais → Cancelamento e renda) cancela, sem reembolso, uma reserva cujos pagamentos de entrada continuam totalmente por pagar depois do período de tolerância. Um único pagamento parcial impede-o.