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Configure a sua conta

Antes de adicionar propriedades e reservas, dê à VIVIN os dados da sua empresa e as regras que deve aplicar a cada reserva. Esta página indica a ordem pela qual o fazer.

Onde encontrar: Definições, no fundo da barra lateral, num computador (https://platform.vivin.app/settings). Por defeito, só os Admins e os Super Admins podem abrir estes separadores.

Antes de começar​

  • Precisa da função Administrador ou Super administrador.
  • Tenha à mão: o nome, o NIF, a morada e o logótipo da empresa; os emails e as funções dos membros da sua equipa; os nomes, NIF e emails dos seus proprietários, se gere para proprietários; as suas regras de renda e de caução; o login do seu software de faturação; e o seu contrato num ficheiro Word (DOCX).

Passos​

As regras abrangem quem trabalha na conta, como os inquilinos pagam, como fatura, que contrato os inquilinos assinam e que emails recebem. Cada passo remete para a página que explica todos os campos.

1. Dados da empresa e predefinições (Definições Globais)​

Abra Definições → Definições Globais e preencha Informações gerais e Marca: nome da empresa, contactos, NIF, logótipo e cores. Os inquilinos veem-nos nos seus emails e no Portal do Inquilino.

Escolha agora a Moeda, antes de adicionar qualquer reserva. Aplica-se ao dinheiro criado a partir daí e deixa de poder ser alterada depois de existir dinheiro. Os pagamentos por cartão e por IBAN virtual só funcionam em EUR.

Depois, verifique as predefinições das reservas: que datas determinam o estado de uma reserva, os dias de preparação entre estadias, as horas de check-in e de check-out e a janela de cancelamento. Veja Predefinições de reservas e pagamentos.

2. A sua equipa (Utilizadores)​

Em Definições → Utilizadores, clique em Adicionar membro para cada pessoa e escolha a sua função. Cada novo membro recebe um email para definir a palavra-passe (veja O seu primeiro início de sessão).

Depois abra Permissões por função e verifique o que cada função pode fazer. Numa conta nova, algumas ações estão ativadas só para o Super Admin, como criar reservas, aprovar pagamentos e reembolsar cauções; ative-as para as funções que precisam delas. Veja Utilizadores.

3. Proprietários (se gere para proprietários)​

Em Definições → Proprietários, clique em Adicionar proprietário para cada proprietário, para poder ligar cada propriedade ao seu proprietário e, mais tarde, enviar relatórios de proprietário. Veja Proprietários.

4. Regras de pagamento (Pagamentos)​

Em Definições → Pagamentos, defina quando a renda vence (Prazos de pagamento), as taxas por atraso no pagamento (Penalizações por atraso), com que antecedência um pagamento aparece como devido, a ordem pela qual os pagamentos cobrem os encargos (Prioridades de pagamento) e as opções de caução. Veja Pagamentos.

5. Faturação (Integrações e Faturação)​

Ligue o seu software de faturação em Definições → Integrações: em Integrações de plataforma, clique em Adicionar e escolha o seu fornecedor. Depois defina o IVA de cada tipo de encargo em Definições → Faturação → Códigos de imposto. Veja Integrações e distribuição e Faturação.

6. Modelo de contrato (Contrato)​

Em Definições → Contrato, carregue o seu contrato num ficheiro Word (DOCX) com as variáveis da VIVIN. A VIVIN preenche-o para cada reserva, e os inquilinos assinam-no no Portal do Inquilino. Veja Contrato.

7. As suas listas (Categorias)​

Em Definições → Categorias, adicione as listas de que a sua equipa escolhe, como categorias de tickets, de anúncios, de reservas e de encargos extra. Veja Categorias.

8. Plataformas de reserva, canais e fechaduras (Integrações)​

As plataformas de reserva como o Uniplaces ou o Spotahome já têm um cartão em Plataformas de reserva: defina a comissão e a margem de cada uma que utiliza. Adicione o Airbnb, o Booking.com ou o Nuki em Integrações de plataforma, se os usar. Liga cada unidade mais tarde, quando a adicionar. Veja Integrações e distribuição.

9. Emails aos inquilinos (Comunicações)​

Em Definições → Comunicações, defina quando saem os emails de onboarding, de check-in e de check-out (Emails do ciclo da reserva). Para lembretes e outros emails automáticos, abra Regras de comunicação, clique em Templates e escolha nos Templates iniciais: cada um é adicionado desativado, por isso nada é enviado até o ativar. Veja Comunicações.

Concluído quando​

  • A sua equipa consegue iniciar sessão e vê os módulos de que precisa.
  • Os dados da empresa, a marca e a moeda estão guardados.
  • As regras de pagamento, de faturação e de contrato estão definidas antes da primeira reserva.
  • Os emails aos inquilinos que quer têm os gatilhos definidos.

Antes de arrancar, faça um teste:

  • Adicione uma unidade de teste, defina todas as plataformas como Excluído do feed (veja Manter uma unidade fora de um marketplace) e não a ligue no Gestor de Canais.
  • Adicione um inquilino de teste com um dos endereços de email da sua equipa, para que todos os emails cheguem a si e a nenhuma pessoa real.
  • Adicione-lhe uma reserva na unidade de teste com Enviar email de onboarding e contrato assinalado e verifique os emails, o contrato e o Portal do Inquilino.
  • No fim, clique em Eliminar reserva, não em Cancelar reserva: uma reserva cancelada continua nas suas listas como Cancelada, enquanto uma eliminada sai de todas as listas e liberta a unidade. Por defeito, só o Super Admin pode eliminar, e é recusado depois de um pagamento ser faturado (veja Cancelar ou eliminar uma reserva).

A seguir, adicione as suas propriedades e unidades.

Opcional, quando o essencial funciona​

  • Os módulos opcionais nas Definições Globais, todos desativados por defeito: categorias de inquilino, relatórios de proprietário, planeamento de receitas, inquéritos de satisfação, inventário de quartos, o processo de check-in / check-out, comentários, morada da unidade e códigos de acesso. Veja Módulos opcionais.
  • O ChatBot do inquilino e a Caixa de Entrada, que a VIVIN ativa na sua conta. Veja ChatBot.
  • O Genius e as suas próprias ferramentas de IA. Veja IA / MCP.

Dicas​

  • Não sabe onde fica uma definição? Escreva parte do nome em Pesquisar definições, no topo da lista de separadores das Definições.
  • Altere um cartão de cada vez e clique em Guardar nele: cada cartão das Definições Globais guarda-se por si.
  • Se um separador não aparece, a sua função não tem a respetiva permissão. Veja Definições da Conta.