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Gerir uma saída

Trate da partida de um inquilino do princípio ao fim: a unidade é preparada para a chegada seguinte, os danos são cobrados e a reserva não deve nada, exceto o que vai descontar da caução.

Antes de começar​

  • Plano: as Operações têm de estar no seu plano (a VIVIN ativa-as). A Entrada e saída e o Inventário são interruptores de módulos opcionais em Definições → Definições Globais.
  • Permissões, em Definições → Utilizadores → Permissões por função:
    • Operations → Module e Operations → See Checkin Checkout para abrir Operações → Entrada e saída. Todas as funções têm ambas por defeito.
    • Create → Tickets para criar um ticket e Create → Cashflows para registar uma fatura de fornecedor. Por defeito, só o Super administrador as tem.
    • Bookings → Add Charges para cobrar danos. Todas as funções, exceto Operações, a têm por defeito.
  • Opcional: um email de lembrete antes da saída. Em Definições → Comunicações → Emails do ciclo da reserva, em Check-out, escolha X dias antes do check-out e acrescente as suas instruções de saída em Texto do corpo do email.

Passos​

1. Rever as partidas da semana​

Negócio → Operações → Entrada e saída

  1. Clique em Saídas e depois em Próximos 7 dias (Personalizado para uma janela maior). As partidas estão agrupadas por dia.
  2. Leia a Rotação: quando a chegada seguinte na mesma unidade é daí a 72 horas ou menos, mostra o intervalo, por exemplo 5h ou 1d 6h.
  3. Reduza a lista com a caixa de pesquisa (inquilino, unidade ou propriedade) ou Responsável. Para esconder as estadias por noite do Airbnb e do Booking.com, abra os Filtros e defina o Tipo de estadia como Médio prazo.
  4. Se os responsáveis pela limpeza ou os proprietários precisarem da lista, clique em Exportar e escolha CSV ou Excel.

Resultado: sabe quem sai e quando, e que rotações estão apertadas. O cartão Saídas em Operações → Visão Geral abre a lista de hoje.

2. Preparar a rotação da unidade​

Negócio → Operações → Pedidos

  1. Procure o ticket de limpeza ou de inspeção: pesquise pela unidade, ou defina a Origem como Automático - Check-in/out. Os tickets automáticos de saída vêm das regras No check-out da propriedade (editor de propriedades, Configuração → Manutenções).
  2. Para mudar a hora da partida, altere a Hora de início do ticket automático de saída principal, no mesmo dia: a Hora de check-out da reserva e os outros tickets dessa partida acompanham. Para entregar a partida a outra pessoa, altere o Responsável do ticket: o Responsável pelo check-out da reserva acompanha. Veja Operações.
  3. Se não houver ticket, clique em Novo ticket. Preencha o Título e a Descrição (ambos obrigatórios) e depois a Propriedade, a Unidade, a Categoria, a Prioridade e o Responsável. Defina uma Data Agendada anterior à chegada seguinte e clique em Criar ticket.

Resultado: cada partida tem um ticket com alguém responsável. A lista de Categoria é a sua, de Definições → Categorias.

3. Inspecionar a unidade e registar a saída​

Percorra a unidade e compare-a com o estado em que estava na entrada. Fotografe qualquer dano e anexe as fotografias ao ticket da rotação.

Se a sua conta usa estes módulos, registe também a saída na VIVIN:

  • Entrada e saída: o inquilino assinala os passos de saída no portal do inquilino. No separador Entrada e saída da reserva pode Marcar como feito um passo por ele e, se registar as partidas, clicar em Registar saída.
  • Inventário: o inquilino submete um Inventário de check-out. Reveja-o em Operações → Inventário e Aprove ou Dispute cada item. Check-in vs check-out mostra o que mudou. Um item que o inquilino indica como danificado abre sozinho um ticket de manutenção.

4. Cobrar os danos​

Portfólio → Reservas, depois o separador Plano de Pagamento da reserva

  1. Clique em Encargo.
  2. Em Adicionar encargo, introduza o Valor e uma Data de Vencimento entre a confirmação da reserva e a data de devolução da caução.
  3. Escolha a Categoria (as suas Categorias de outros itens, em Definições → Categorias) e escreva um Motivo que o inquilino perceba, por exemplo "Janela partida, substituição". Ambos só são obrigatórios quando Exigir categoria da cobrança e Exigir descrição da cobrança estão ativados em Definições → Definições Globais → Cobranças e pagamentos.
  4. Clique em Adicionar.

Resultado: aparece Encargo adicionado com sucesso. e o encargo é uma nova linha no plano de pagamentos. Se ainda estiver por pagar quando devolver a caução, a caução cobre-o. Diga por escrito ao inquilino o que desconta e porquê.

Se um empreiteiro fez a reparação, registe o custo no painel Alocação de custos do ticket e anexe a fatura do fornecedor com Adicionar fluxo de caixa. Isto regista apenas o seu custo: não cobra o inquilino.

5. Acertar o que ainda é devido​

Separador Plano de Pagamento da mesma reserva

  1. Todas as linhas devem estar Pago, exceto os encargos que vai descontar da caução. Cobre tudo o que estiver Em atraso ou Parcial em atraso, veja Tratar um pagamento em atraso.
  2. Aprove ou rejeite os pagamentos ainda Pendentes no separador Transações, quando souber se o dinheiro chegou. Veja Registar um pagamento recebido.
  3. Se os inquilinos pagam as despesas, introduza as últimas faturas da estadia e aprove a parte do inquilino, como em Introduzir as faturas de utilidades do mês. Faça-o agora: depois de a caução ser devolvida, já não é possível aprovar uma alocação.

Resultado: o cartão Caução no separador Caução mostra o Total a reembolsar final.

Concluído quando​

  • Os tickets da rotação e dos danos estão fechados.
  • Os encargos por danos estão no plano de pagamentos e nenhuma linha está Em atraso.
  • Nenhum pagamento ficou Pendente e as partes finais das despesas estão aprovadas.
  • Está pronto para reembolsar a caução.

Resolução de problemas​

  • A Entrada e saída não aparece nas Operações. A sua função não tem Operations → See Checkin Checkout. Peça a um Super administrador que a ative.
  • Adicionar, em Adicionar encargo, mostra um erro por baixo da Data de Vencimento. A data está fora da janela permitida. Escolha um dia entre a confirmação da reserva e a data de devolução da caução, que as definições da caução determinam (veja Reembolsar uma caução).
  • Encargo está a cinzento. A sua função não tem Bookings → Add Charges, ou a reserva veio do Airbnb ou do Booking.com através do Gestor de Canais: os seus valores seguem a plataforma.
  • A Categoria, em Novo ticket, é uma caixa de texto em vez de uma lista. A sua conta ainda não tem categorias de tickets. Acrescente-as em Definições → Categorias.

Dicas​

  • Uma Rotação vermelha ou âmbar (menos de 4 ou 8 horas) significa que esta limpeza vem primeiro. Planeie-a com Gerir uma entrada.
  • Um inquilino que sai mais cedo ao abrigo da sua política de cancelamento é um cancelamento, não uma saída. Veja Cancelar uma reserva.
  • A reserva passa a Terminada sozinha na data de fim. Se registar as partidas, o distintivo Em estadia desaparece quando clicar em Registar saída.