Pagos

Define cuándo deben dinero los inquilinos, qué pasa cuando pagan tarde y cómo se gestionan sus pagos y tus pagos salientes.

Antes de empezar

• Dónde: Configuración → Pagos, en el grupo Facturación (https://platform.vivin.app/settings/payments).
• Plan: todas las cuentas tienen esta pestaña.
• Permisos: Account Settings → Module y Account Settings → Invoicing & Payments; guardar una tarjeta necesita además Account Settings → Preferences o Fees. Super administrador y Administrador tienen los tres por defecto. La tarjeta Ajuste de alquileres necesita además Bookings → Bulk Rent Increase.

Cada tarjeta tiene un lápiz para editarla, y después Guardar o Cancelar. Cada tarjeta se guarda por separado. Las opciones de factura y los códigos de impuestos están en la pestaña Facturación.

Plazos de pago

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Día de vencimiento	El día del mes en que vencen los cargos mensuales, como el alquiler.	20
Mes de vencimiento	Si ese día cae en el mes anterior, en el mismo mes o en el mes siguiente al mes cobrado.	Mes anterior
Límite de devolución de fianza	Días que tienes para devolver una fianza.	0 días

• Mes de vencimiento ofrece Mes anterior, Mes actual y Mes siguiente. Con 25 y Mes anterior, el alquiler de octubre vence el 25 de septiembre.
• Una propiedad con su propio Día de vencimiento y Mes de vencimiento anula estos valores para sus reservas. El Día de vencimiento debe estar entre 1 y 31.
• Límite de devolución de fianza cuenta desde la fecha elegida en Referencia del límite de reembolso del depósito en Valores predeterminados de reservas y pagos. Cada reserva puede anularlo, y fija la fecha límite de reembolso en Finanzas → Depósitos.

Penalizaciones por retraso

Cuando un inquilino paga tarde, VIVIN añade por sí solo una penalización al plan de pago de la reserva: una línea de Otros descrita como penalización por pago atrasado. No se cobra nada hasta que se define el Valor de la penalización.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Frecuencia	Cada cuánto se añade una penalización mientras la deuda sigue sin pagar.	Una vez
Tipo	Un importe Fijo o un porcentaje (Importe variable) del importe vencido.	Fijo
Valor de la penalización	El importe (Fijo) o el porcentaje (Importe variable).	0
Tolerancia en días	Días de gracia después del vencimiento.	0
Tolerancia de deuda	Importe vencido igual o inferior al cual no se cobra penalización. Solo Fijo.	0
Solo reservas actuales	Si está activado, solo se cobra a las estancias en curso.	Desactivado

• Frecuencia: Una vez añade una penalización por cada vencimiento atrasado, la primera noche después de los días de gracia, y no la repite nunca. Los cargos que vencen el mismo día comparten una penalización, y cuando varios vencimientos ya han pasado los días de gracia la primera noche (por ejemplo, justo después de definir un Valor de la penalización), solo el más reciente la recibe. Cada día y Cada dos días la repiten mientras la deuda siga sin pagar.
• Tolerancia en días: la penalización llega solo cuando han pasado más de Tolerancia en días + 1 días desde el vencimiento. Con 0, la primera penalización llega 2 días después.
• Tolerancia de deuda solo se muestra con Fijo, pero un valor guardado ahí se sigue aplicando después de cambiar a Importe variable. Ponla a 0 antes si no la quieres.
• En el modo de edición, Solo reservas actuales se lee Aplicar solo a reservas actuales.
• Ejemplo: con Importe variable al 2 %, a un inquilino con 600 € vencidos después de los días de gracia se le cobran 12 €.
• Las reservas canceladas y las reservas sin deuda nunca reciben penalizaciones. Para eximir a una reserva, marca Excluir esta reserva de las tasas de penalización en su pestaña Información del contrato. Para enviar un correo a los inquilinos, añade una regla Tasa de penalización en Comunicaciones.

Tarifa de check-in fuera de horario

Cobra una tarifa automáticamente cuando una reserva hace el check-in fuera del horario laboral: un día laborable dentro de la franja horaria, o a cualquier hora en un fin de semana o en un festivo marcado.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Regla activa	Activa la tarifa.	Desactivado
No cobrar unidades con cerradura electrónica	No cobra la tarifa en unidades con Tiene cerradura electrónica activado.	Activado
Importe	El importe de la tarifa.	25
Nombre del cargo	La etiqueta del cargo, de hasta 60 caracteres.	Check-in fee
Categoría de facturación	La categoría de Otros cuyo IVA y código de producto facturan la tarifa.	Ninguna
Franja horaria (entre semana)	Hora de inicio y de fin, al minuto.	18:01 – 08:59
Festivos	Festivos que se cobran a cualquier hora, como los fines de semana.	Todos menos Carnaval

• Un inicio posterior al fin cruza la medianoche: el valor predeterminado cobra las llegadas de tarde y de madrugada. El inicio y el fin deben ser distintos.
• Los festivos son los festivos nacionales portugueses más Carnaval (no obligatorio) y San Antonio (Lisboa). VIVIN calcula sus fechas cada año.
• Una reserva en día laborable sin hora de check-in propia usa la Hora de check-in de los Valores predeterminados de reservas y pagos. Si no tiene ninguna, nunca se cobra.
• Poner Acceso a la puerta de la unidad en Configuración manual o Taquilla Nuki no marca una unidad como electrónica para la exención; solo lo hace Tiene cerradura electrónica.
• Sin una Categoría de facturación, la tarifa usa el IVA general de Otros; una categoría que se quite más tarde de Otros se ignora.
• Solo la pagan los inquilinos cuya categoría de inquilino tiene Tarifa de check-in fuera de horario activada. Defínelo en la tarjeta Inquilinos de Categorías.
• La tarifa se añade al crear una reserva, y se actualiza o se quita cuando cambia su fecha u hora de check-in. Guardar esta tarjeta, o cambiar la categoría de un inquilino, no toca las reservas existentes.

Cuándo mostrar el pago como debido

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Días antes del vencimiento	Cuántos días antes de su vencimiento un cargo pasa a ser pagadero.	15

A partir de ese momento, tú y el inquilino veis el cargo como debido; la fecha de vencimiento en sí no cambia. Una reserva puede cambiarlo con Días antes del vencimiento (pagable) en su pestaña Información del contrato.

Doble tarificación

Para mercados con un tope legal de alquiler: la línea de Alquiler contiene solo el alquiler con tope y el resto se cobra en una línea aparte de Otros.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Doble tarificación activada	Divide el alquiler en las unidades que tienen un Tope local de alquiler.	Desactivado
Categoría de otros	La categoría que contiene la diferencia.	Ninguna

1. Activa Doble tarificación activada y elige la Categoría de otros.
2. Define un Tope local de alquiler en cada unidad que lo necesite, en Anuncios.

Con un alquiler de 800 € y un tope de 600 €, cada mes recibe una línea de Alquiler de 600 € y una línea de 200 € en tu categoría. La división se decide cuando se crea la reserva, así que desactivarla más tarde no vuelve a dividir las reservas. Las plantillas de contrato pueden imprimir ambas partes (consulta Contrato).

Plazos de alquiler

Solo para reservas con el tipo de contrato Plazos. El alquiler del primer mes sigue siendo una línea de Alquiler y el resto se divide en unas pocas líneas iguales de Plazo.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Plazos según la duración del contrato	Cuántos plazos recibe un contrato, según su duración en meses.	Vacío
Fechas de vencimiento	Fechas fijas opcionales DD-MM para los plazos.	Repartidos uniformemente
Días mínimos tras el primer plazo	Omite una fecha de vencimiento más cercana que esto al check-in.	30

• Escribe pares maxMonths:count en orden ascendente con un único * al final, por ejemplo 4:1,9:2,*:4: hasta 4 meses en un plazo, de 5 a 9 en dos, más largos en cuatro. Cada número va de 1 a 4.
• Mientras los tramos están vacíos, y en los contratos de más de 12 meses, estas reservas mantienen el alquiler mensual.
• Ejemplo de Fechas de vencimiento: 05-11,05-02,05-04,05-09. Días mínimos tras el primer plazo (de 0 a 365) solo se aplica cuando hay fechas de vencimiento definidas.

Servicios Recurrentes

Cómo se cobran los servicios mensuales de Servicios cuando el primer o el último mes solo está cubierto en parte.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Seguir el tipo de contrato de la reserva	Los servicios siguen el tipo de alquiler de la reserva.	Desactivado
Facturación	Un único modo para todas las reservas mientras el interruptor está desactivado.	Importe mensual completo

• Al seguir el tipo de contrato: los contratos diarios prorratean por días, los quincenales por medio mes y los mensuales cobran meses completos.
• Facturación: Importe mensual completo cobra todos los meses enteros, Quincenal cobra la mitad cuando solo se cubre una quincena, Diario prorratea por los días de la estancia.

Prioridades de pago

Decide qué cargos abiertos cubre primero el pago de un inquilino. Los cargos necesarios para confirmar la reserva o para entrar siempre van primero, y los cargos que ya son pagaderos van antes que los que no.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Orden de prioridad	El orden de los tipos de cargo. Arrastra las filas en el modo de edición.	Fianza, Tasa administrativa, Alquiler, Tasa de limpieza, Tasa de salida, Otros
Priorizar fechas de vencimiento	Pone el vencimiento más antiguo antes del orden de prioridad.	Desactivado

• Desactivado, primero va el Orden de prioridad y el vencimiento más antiguo desempata. Activado, es al revés.
• Las líneas de Plazo ocupan el lugar de Alquiler. Consulta Asignación de pagos para ver un ejemplo.

Fianzas del primer y último mes

Para propiedades que cobran por adelantado el alquiler del primer o del último mes.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Conservar valor	A cuánto asciende ese pago por adelantado.	Completo

Completo es un mes entero de alquiler; cuando el mes solo está ocupado en parte, VIVIN compensa la diferencia con el mes siguiente o el anterior. Proporcional es el alquiler de ese mes prorrateado a los días de la estancia.

Pagos salientes

Pagos salientes del dinero que los inquilinos pagan a través de VIVIN. Los revisas en Finanzas → Pagos.

Campo	Qué hace	Valor predeterminado
Tipo de aprobación	Si un pago saliente nuevo espera aprobación.	Aprobación obligatoria
Tipo de pago saliente	Quién recibe los pagos salientes.	Cuenta

• Con Aprobación obligatoria, cada pago saliente espera hasta que lo aprueba alguien con Finance → Approve Payments; por defecto solo lo tiene Super administrador. Con Sin aprobación, los pagos salientes se aprueban al crearse.
• Cuenta paga todo a tu empresa. Propietarios crea un pago saliente por propietario, al IBAN de su ficha en Propietarios. Antes de elegirlo, asigna un propietario a cada propiedad y un IBAN a cada propietario. Cada propietario necesita además una cuenta de cobro con tarjeta, que configura el soporte de VIVIN; sin ella, los inquilinos no pueden pagar con tarjeta las propiedades de ese propietario.

Ajuste de alquileres

Sube el alquiler de muchas reservas a la vez según un porcentaje, a partir de un mes elegido. Haz clic en Revisar y aplicar en la tarjeta. Consulta Ajuste de alquileres.

Qué pasa al guardar

• Día de vencimiento, Mes de vencimiento, Días antes del vencimiento y Doble tarificación se copian en cada reserva cuando se crea. Cambiarlos afecta solo a las reservas nuevas.
• Las reglas de penalización, de prioridad y de pagos salientes se aplican desde su siguiente ejecución, también a las reservas existentes.
• La tarifa de check-in fuera de horario se aplica a las reservas creadas o reprogramadas después. Los plazos de alquiler se aplican cuando se genera el plan de pago de una reserva de Plazos.

Solución de problemas

• "Introduzca dos horas distintas en formato HH:MM": la franja del check-in fuera de horario necesita un inicio y un fin distintos.
• "El importe de la tarifa de check-in fuera de horario debe ser superior a 0": introduce un importe superior a 0, hasta 10 000.
• Se rechaza un tramo de plazos, por ejemplo "needs exactly one * catch-all band": mantén los tramos en orden ascendente, cada número de 1 a 4, y un * al final.
• No aparece ninguna penalización: comprueba que el Valor de la penalización sea superior a 0 y que la deuda haya superado Tolerancia en días + 1 días y sea superior a Tolerancia de deuda.

Consejos

• Las penalizaciones se cobran sin aprobación. Define Tolerancia en días y Tolerancia de deuda antes de introducir un Valor de la penalización.
• La tarifa de check-in fuera de horario no cobra a nadie hasta que una categoría de inquilino tenga Tarifa de check-in fuera de horario activada.

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