Assistente virtuale (assistenza agli inquilini)
Imposta come il ChatBot risponde ai tuoi inquilini su WhatsApp e via email, e quali canali usa.
Prima di iniziare
- Dove: Impostazioni → Assistente virtuale (
https://platform.vivin.app/settings/chatbot). Le sotto-schede sono Persona, Regole Speciali, Priorità ticket, Generale, Connessioni e Monitoraggio. - Piano: VIVIN attiva per il tuo account il ChatBot per gli inquilini e configura il suo numero WhatsApp. Fino ad allora, Strumenti → Posta in arrivo è disattivato e la scheda WhatsApp mostra Non configurato.
- Permessi: Account Settings → Chatbot, che per impostazione predefinita ha solo il Super amministratore. Un ruolo che lo ha vede Assistente virtuale e FAQs anche senza il resto delle Impostazioni.
Il ChatBot non è Genius, l'assistente con cui parla il tuo team.
Quando un inquilino scrive, il ChatBot lo abbina alla sua prenotazione. Può consultare lo stato, le date e il calendario della prenotazione, l'unità e la proprietà, i pagamenti in scadenza, il deposito cauzionale, i link del portale, le FAQ che hai pubblicato, i servizi che gli inquilini possono prenotare e tutto ciò che c'è in questa scheda. Può aprire un ticket di manutenzione con le foto dell'inquilino, aggiungere un rapporto a un ticket aperto e avvisare il tuo team di una prenotazione. I suoi ticket compaiono in Operazioni → Ticket con la priorità impostata in Priorità ticket.
Persona
Imposta la voce del ChatBot. Tu scegli le opzioni e VIVIN scrive le istruzioni.
| Campo | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| 1. Scegli una Persona | Un'impostazione predefinita: Daniela, Marcus o Victoria. | Daniela |
| Calore | Basso, Medio o Alto. | Alto |
| Direttezza | Basso, Medio o Alto. | Medio |
| Riconoscimento | Basso, Medio o Alto. | Alto |
| Usa emoji | Al massimo una emoji per messaggio, ogni tanto. | Attivo |
| Usa il nome | Si rivolge agli inquilini per nome. | Attivo |
| Divulgazione IA | Dice di essere un assistente IA se l'inquilino lo chiede. | Attivo |
| Presentarsi come IA all'inizio | Apre ogni nuova conversazione presentandosi come assistente IA. | Disattivato |
| Risposte brevi | Usa frasi brevi e chiare. | Disattivato |
| Chiedi recensione dopo un complimento | Invita l'inquilino a lasciare una recensione dopo un riscontro positivo chiaro. | Attivo |
| Link recensioni | La pagina a cui punta l'invito alla recensione, come la tua pagina di recensioni Google. | Vuoto |
- I nuovi account partono con Daniela; i valori predefiniti qui sopra sono i suoi. Daniela è calorosa ed empatica (comunità e appartenenza), Marcus coerente e corretto (correttezza e affidabilità), Victoria diretta e precisa (conformità e precisione).
- Cambiare un livello di stile o una preferenza seleziona una quarta scheda, Personalizzata. Scegliere di nuovo un'impostazione predefinita riporta stile e preferenze a quella; il tuo Link recensioni viene mantenuto.
- Persona composta (anteprima) mostra il testo che il ChatBot usa davvero.
- Clicca sulla matita, imposta le opzioni, leggi l'anteprima e clicca su Salva.
- Se esci con modifiche non salvate, VIVIN chiede se Continua a modificare o Scarta le modifiche.
Regole Speciali
Istruzioni SE/ALLORA per situazioni specifiche, come «Se l'inquilino chiede del suo deposito, allora…». Fino a 20 regole; ogni Se e ogni Allora contiene fino a 200 caratteri ed entrambi sono obbligatori.
- Clicca sulla matita, poi su Aggiungi regola.
- In Se, descrivi la situazione dell'inquilino. In Allora, di' cosa fare: dare una risposta, spiegare una politica, aprire un ticket o passare la conversazione al tuo team.
- Clicca su Salva.
Per partire da alcuni esempi, clicca su Esempi di IA (gratis, incluso nel tuo abbonamento), spunta gli scenari in Esempi di regole (o Seleziona tutto) e clicca su Aggiungi. La scheda si apre in modalità modifica con le regole aggiunte. I primi tre esempi hanno già un Allora pronto; per gli altri, scrivi il tuo. Clicca su Salva, oppure su Annulla per scartarli.
Generale
| Interruttore | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| Conferma di invio | Chiede conferma prima che un messaggio WhatsApp venga inviato dalla scheda Comunicazione di una prenotazione. | Disattivato |
Si salva appena lo sposti. I messaggi inviati da Strumenti → Posta in arrivo non sono interessati.
Connessioni
Un numero WhatsApp e una casella Google.
Connessione WhatsApp
| Stato | Significato |
|---|---|
| Connesso | Il numero WhatsApp del ChatBot è attivo. |
| In attesa di scansione | Un codice QR è sullo schermo, in attesa del telefono. |
| Disconnesso | Il numero è configurato ma nessun telefono è collegato. |
| Non configurato | WhatsApp non è abilitato per il tuo account. Contatta VIVIN. |
- Clicca su Connetti WhatsApp.
- Leggi Prima di connettere un nuovo numero. Meta può bloccare un numero nuovo di zecca o usato di rado, quindi associa un numero che usa WhatsApp da un po' di tempo. Connetti comunque si sblocca dopo 5 secondi.
- Sul telefono aziendale, apri WhatsApp → Dispositivi collegati → Collega un dispositivo, poi scansiona il codice QR o inserisci il codice di associazione sotto di esso.
- Lo stato diventa Connesso da solo. Se il codice è scaduto, clicca su Aggiorna codice QR.
Una connessione che gestisce VIVIN per te mostra «Questa connessione è gestita da VIVIN — nessun abbinamento QR necessario.» Per collegare un telefono diverso a un numero che hai associato tu, scollega prima VIVIN dai dispositivi collegati di quello attuale.
Casella email del bot
Il bot email legge le email degli inquilini in una casella Google e prepara le risposte.
| Campo | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| Modalità di risposta | Crea bozza o Invia automaticamente. | Crea bozza |
- Clicca su Collega casella email, poi su Continua su Google, accedi e consenti l'accesso. La scheda mostra «Casella collegata: …».
- Scegli la Modalità di risposta. Crea bozza salva ogni risposta come bozza per il tuo team, mostrata anche in Strumenti → Posta in arrivo → Email come in attesa di revisione. Invia automaticamente invia le email agli inquilini subito, dopo che hai confermato Inviare le risposte senza revisione?.
Riautorizza ricollega una casella la cui autorizzazione è scaduta; Scollega la scollega.
Monitoraggio
Sola lettura. Filtra per Periodo (30 giorni, 90 giorni, 12 mesi) e, quando entrambi i bot sono attivi, per Canale (Tutti, WhatsApp, Email).
| Valore | Cosa conta |
|---|---|
| Messaggi ricevuti | Messaggi ed email inviati dagli inquilini; le risposte non vengono contate. |
| Risposte del bot | Quota delle risposte WhatsApp inviate dal ChatBot; il resto lo ha inviato il tuo team. |
| Email automatiche | Risposte email inviate con Invia automaticamente. |
| 1ª risposta (mediana) | Quanto in fretta gli inquilini hanno ricevuto una prima risposta; su WhatsApp, divisa tra bot e team. |
| Fuori orario | Messaggi fuori dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18, nel fuso orario del tuo account. |
| Ticket aperti | Ticket di manutenzione aperti dal ChatBot, WhatsApp ed email insieme. |
Più sotto: Quando scrivono gli inquilini (una mappa di calore giorno per ora), Messaggi per momento della settimana e il dettaglio di ciascun canale, come le bozze in attesa di revisione e le email che il bot ha scartato con i motivi principali. Senza nessun bot attivo, la sotto-scheda mostra Il ChatBot non è attivo.
Cosa succede quando salvi
- Le modifiche alla persona e alle regole si applicano al prossimo messaggio che il ChatBot scrive. Le conversazioni a cui ha già risposto non cambiano.
- Invia automaticamente ha effetto dalla prossima email di un inquilino.
Risoluzione dei problemi
- Salva viene rifiutato in Persona: Chiedi recensione dopo un complimento è attivo senza un Link recensioni. Aggiungine uno o disattivalo.
- Una nuova regola non si può salvare: ogni regola ha bisogno sia di un Se sia di un Allora.
- La scheda della casella mostra Riautorizzazione necessaria: clicca su Riautorizza e accedi di nuovo.
Suggerimenti
- Tieni ogni Se stretto. «L'inquilino segnala una serratura rotta» funziona; «L'inquilino ha una domanda» corrisponde quasi a tutto.
- Per fermare le risposte automatiche a un inquilino, attiva Metti in pausa il bot nella scheda Comunicazione della prenotazione o in Strumenti → Posta in arrivo. Compare solo dopo che VIVIN lo ha configurato per il tuo account.
Correlati
- Priorità ticket
- FAQ
- Posta in arrivo
- Operazioni
- Utenti: assegnare il permesso Chatbot