Pagamenti

Imposta quando gli inquilini devono pagare, cosa succede se pagano in ritardo e come vengono gestiti i loro pagamenti e i tuoi pagamenti in uscita.

Prima di iniziare

• Dove: Impostazioni → Pagamenti, nel gruppo Fatturazione (https://platform.vivin.app/settings/payments).
• Piano: tutti gli account hanno questa scheda.
• Permessi: Account Settings → Module e Account Settings → Invoicing & Payments; per salvare un riquadro serve anche Account Settings → Preferences oppure Fees. Super amministratori e Amministratori li hanno tutti e tre per impostazione predefinita. Il riquadro Adeguamento affitti richiede anche Bookings → Bulk Rent Increase.

Ogni riquadro ha una matita per modificarlo, poi Salva o Annulla. Un riquadro si salva da solo. Le opzioni delle fatture e i codici IVA sono nella scheda Fatturazione.

Scadenze di pagamento

Campo	Cosa fa	Predefinito
Giorno di scadenza	Il giorno del mese in cui scadono gli addebiti mensili, come l'affitto.	20
Mese di scadenza	Se quel giorno cade nel mese prima, nello stesso mese o nel mese dopo quello addebitato.	Mese precedente
Limite rimborso deposito	I giorni che hai per restituire un deposito cauzionale.	0 giorni

• Mese di scadenza offre Mese precedente, Mese corrente e Mese successivo. Con 25 e Mese precedente, l'affitto di ottobre scade il 25 settembre.
• Una proprietà con Giorno scadenza e Mese scadenza propri sostituisce questi valori per le sue prenotazioni. Il Giorno di scadenza deve essere tra 1 e 31.
• Il Limite rimborso deposito conta dalla data scelta in Riferimento limite rimborso deposito in Predefiniti di prenotazione e pagamento. Ogni prenotazione può sostituirlo, e stabilisce la data di scadenza del rimborso in Finanza → Depositi.

Penali per ritardo

Quando un inquilino paga in ritardo, VIVIN aggiunge da solo una penale al piano di pagamento della prenotazione: una riga Altri descritta come penale per ritardato pagamento. Non viene addebitato nulla finché non imposti il Valore della penale.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Frequenza	Ogni quanto viene aggiunta una penale finché il debito resta non pagato.	Una volta
Tipo	Importo Fisso o percentuale Variabile dell'importo scaduto.	Fisso
Valore della penale	L'importo (Fisso) o la percentuale (Variabile).	0
Tolleranza in giorni	Giorni di tolleranza dopo la scadenza.	0
Tolleranza sul debito	Importo scaduto pari o inferiore al quale non si addebita nessuna penale. Solo Fisso.	0
Solo prenotazioni attuali	Se attivo, si addebitano solo i soggiorni in corso.	Disattivato

• Frequenza: Una volta aggiunge una penale per ogni scadenza superata, la prima notte oltre i giorni di tolleranza, e non la ripete mai. Gli addebiti in scadenza nello stesso giorno condividono una sola penale, e quando più scadenze hanno già superato i giorni di tolleranza la prima notte (per esempio subito dopo che imposti un Valore della penale), la riceve solo l'ultima. Ogni giorno e Ogni due giorni la ripetono finché il debito non è pagato.
• Tolleranza in giorni: una penale arriva solo quando dalla scadenza sono passati più di Tolleranza in giorni + 1 giorni. Con 0, la prima penale arriva 2 giorni dopo.
• Tolleranza sul debito si vede solo per Fisso, ma un valore salvato lì si applica ancora dopo che passi a Variabile. Impostalo prima a 0 se non lo vuoi.
• In modalità modifica Solo prenotazioni attuali diventa Applica solo alle prenotazioni attuali.
• Esempio: con Variabile al 2%, un inquilino con 600 € scaduti dopo i giorni di tolleranza paga 12 €.
• Le prenotazioni annullate e quelle senza debito non ricevono mai penali. Per risparmiarne una, spunta Escludi questa prenotazione dalle penali nella sua scheda Info contratto. Per avvisare gli inquilini via email, aggiungi una regola Penale in Comunicazioni.

Tariffa di check-in fuori orario

Addebita da sola una tariffa quando una prenotazione fa check-in fuori dall'orario di lavoro: in un giorno feriale dentro la fascia oraria, oppure a qualsiasi ora nel fine settimana o in una festività spuntata.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Regola attiva	Attiva la tariffa.	Disattivato
Non addebitare unità con serratura elettronica	Nessuna tariffa sulle unità con Ha una serratura elettronica attivo.	Attivo
Importo	L'importo della tariffa.	25
Nome dell'addebito	L'etichetta dell'addebito, fino a 60 caratteri.	Check-in fee
Categoria di fatturazione	La categoria Altri la cui IVA e il cui codice prodotto fatturano la tariffa.	Nessuna
Fascia oraria (giorni feriali)	Orario di inizio e di fine, al minuto.	18:01 – 08:59
Festività	Le festività addebitate a qualsiasi ora, come i fine settimana.	Tutte tranne Carnevale

• Un inizio più tardi della fine attraversa la mezzanotte: il valore predefinito addebita gli arrivi serali e del primo mattino. L'inizio e la fine devono essere diversi.
• Le festività sono quelle nazionali portoghesi più Carnevale (non obbligatorio) e Sant'Antonio (Lisbona). VIVIN calcola le loro date ogni anno.
• Una prenotazione in un giorno feriale senza un proprio orario di check-in usa l'Orario check-in in Predefiniti di prenotazione e pagamento. Senza nessuno dei due, non viene mai addebitata.
• Impostare Accesso porta unità su Manuale o Armadietto Nuki non segna un'unità come elettronica per l'esclusione; lo fa solo Ha una serratura elettronica.
• Senza una Categoria di fatturazione, la tariffa usa l'IVA generale di Altri; una categoria rimossa in seguito da Altri viene ignorata.
• La pagano solo gli inquilini la cui categoria ha Tariffa di check-in fuori orario attiva. Impostalo nel riquadro Inquilini di Categorie.
• La tariffa viene aggiunta quando si crea una prenotazione, e aggiornata o rimossa quando cambia la data o l'orario di check-in. Salvare questo riquadro, o cambiare la categoria di un inquilino, non tocca le prenotazioni esistenti.

Quando mostrare il pagamento come dovuto

Campo	Cosa fa	Predefinito
Giorni prima della scadenza	Quanti giorni prima della scadenza un addebito diventa pagabile.	15

Da quel momento tu e l'inquilino vedete l'addebito come dovuto; la data di scadenza in sé non cambia. Una prenotazione può cambiarlo con Giorni prima della scadenza (pagabile) nella sua scheda Info contratto.

Doppia tariffazione

Per i mercati con un tetto legale all'affitto: la riga Affitto contiene solo l'affitto con il tetto e il resto viene addebitato su una riga Altri separata.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Doppia tariffazione attiva	Divide l'affitto sulle unità che hanno un Tetto locale affitto.	Disattivato
Categoria Altri	La categoria che contiene la differenza.	Nessuna

1. Attiva Doppia tariffazione attiva e scegli la Categoria Altri.
2. Imposta un Tetto locale affitto su ogni unità che ne ha bisogno in Annunci.

Con un affitto di 800 € e un tetto di 600 €, ogni mese ha una riga Affitto da 600 € e una riga da 200 € nella tua categoria. La divisione viene decisa quando si crea la prenotazione, quindi disattivarla in seguito non ridivide le prenotazioni. I modelli di contratto possono stampare entrambe le parti (vedi Contratto).

Rate dell'affitto

Solo per le prenotazioni con tipo di contratto Rate. L'affitto del primo mese resta una riga Affitto e il resto viene diviso in poche righe Rata uguali.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Rate per durata del contratto	Quante rate riceve un contratto, in base alla sua durata in mesi.	Vuoto
Date di scadenza	Date DD-MM fisse facoltative per le rate.	Distribuite uniformemente
Giorni minimi dopo la prima rata	Salta una scadenza più vicina di così al check-in.	30

• Scrivi coppie maxMonths:count in ordine crescente con un * per ultimo, per esempio 4:1,9:2,*:4: fino a 4 mesi in una rata, da 5 a 9 in due, più lunghi in quattro. Ogni numero va da 1 a 4.
• Finché le fasce sono vuote, e per i contratti più lunghi di 12 mesi, queste prenotazioni mantengono l'affitto mensile.
• Esempio di Date di scadenza: 05-11,05-02,05-04,05-09. Giorni minimi dopo la prima rata (da 0 a 365) si applica solo quando le date di scadenza sono impostate.

Servizi Ricorrenti

Come vengono addebitati i servizi mensili di Servizi quando il primo o l'ultimo mese è coperto solo in parte.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Segui il tipo di contratto della prenotazione	I servizi seguono il tipo di affitto della prenotazione.	Disattivato
Fatturazione	Una sola modalità per tutte le prenotazioni mentre l'interruttore è disattivato.	Importo mensile intero

• Seguendo il tipo di contratto: i contratti giornalieri sono proporzionali ai giorni, i quindicinali a metà mensilità, i contratti mensili addebitano mesi interi.
• Fatturazione: Importo mensile intero addebita ogni mese per intero, Quindicinale addebita metà quando è coperta una sola quindicina, Giornaliero è proporzionale ai giorni del soggiorno.

Priorità dei pagamenti

Decide quali addebiti aperti copre per primi il pagamento di un inquilino. Gli addebiti necessari a confermare la prenotazione o a entrare vengono sempre per primi, e gli addebiti già pagabili vengono prima di quelli che non lo sono.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Ordine di priorità	L'ordine dei tipi di addebito. Trascina le righe in modalità modifica.	Deposito cauzionale, Spese amministrative, Affitto, Spese pulizia, Spese di uscita, Altro
Priorità alle date di scadenza	Mette la scadenza più vecchia prima dell'ordine di priorità.	Disattivato

• Disattivato, viene prima l'Ordine di priorità e la scadenza più vecchia decide a parità. Attivo, è il contrario.
• Le righe Rata prendono il posto di Affitto. Vedi Allocazione dei pagamenti per un esempio svolto.

Depositi primo e ultimo mese

Per le proprietà che incassano in anticipo l'affitto del primo o dell'ultimo mese.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Mantieni valore	A quanto ammonta quel pagamento anticipato.	Intero

Intero è un mese intero di affitto; quando il mese è occupato solo in parte, VIVIN compensa la differenza con il mese successivo o precedente. Proporzionale è l'affitto di quel mese in proporzione ai giorni del soggiorno.

Pagamenti in uscita

I pagamenti in uscita del denaro che gli inquilini pagano tramite VIVIN. Li rivedi in Finanza → Pagamenti.

Campo	Cosa fa	Predefinito
Tipo di approvazione	Se un nuovo pagamento in uscita aspetta l'approvazione.	Approvazione richiesta
Tipo di pagamento in uscita	Chi riceve i pagamenti in uscita.	Conto

• Con Approvazione richiesta, ogni pagamento in uscita aspetta che lo approvi qualcuno con Finance → Approve Payments; per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super amministratore. Con Salta approvazione, i pagamenti in uscita sono approvati quando vengono creati.
• Conto paga tutto alla tua azienda. Proprietari crea un pagamento in uscita per ogni proprietario, sull'IBAN del suo record in Proprietari. Prima di sceglierlo, assegna un proprietario a ogni proprietà e un IBAN a ogni proprietario. Ogni proprietario ha anche bisogno di un conto per i pagamenti con carta, che configura il supporto VIVIN; senza, gli inquilini non possono pagare con carta per le proprietà di quel proprietario.

Adeguamento affitti

Aumenta in una volta sola l'affitto di molte prenotazioni di una percentuale, da un mese scelto in poi. Clicca su Rivedi e applica nel riquadro. Vedi Adeguamento affitti.

Cosa succede quando salvi

• Giorno di scadenza, Mese di scadenza, Giorni prima della scadenza e Doppia tariffazione vengono copiati su ogni prenotazione quando viene creata. Cambiarli riguarda solo le nuove prenotazioni.
• Le regole di penale, priorità e pagamento in uscita si applicano dalla loro prossima esecuzione, comprese le prenotazioni esistenti.
• La tariffa di check-in fuori orario si applica alle prenotazioni create o riprogrammate dopo. Le rate dell'affitto si applicano quando viene generato il piano di pagamento di una prenotazione a Rate.

Risoluzione dei problemi

• "Inserisci due orari diversi nel formato HH:MM": la fascia del check-in fuori orario ha bisogno di un inizio e di una fine diversi.
• "L'importo della tariffa di check-in fuori orario deve essere superiore a 0": inserisci un importo superiore a 0, fino a 10.000.
• Una fascia di rate viene rifiutata, per esempio con "needs exactly one * catch-all band": mantieni le fasce in ordine crescente, ogni numero da 1 a 4, e un solo * alla fine.
• Non compare nessuna penale: controlla che il Valore della penale sia sopra 0 e che il debito abbia superato Tolleranza in giorni + 1 giorni e sia sopra la Tolleranza sul debito.

Suggerimenti

• Le penali vengono addebitate senza approvazione. Imposta Tolleranza in giorni e Tolleranza sul debito prima di inserire un Valore della penale.
• La tariffa di check-in fuori orario non addebita nessuno finché una categoria di inquilini non ha Tariffa di check-in fuori orario attiva.

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• Fatturazione: opzioni delle fatture, codici IVA e IVA per proprietario
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• Finanza: pagamenti in uscita, depositi e fatture
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