Audit

Audit mostra in un unico posto due cose che costano ricavi in silenzio, le unità che hai bloccato a mano e gli sconti dati sulle prenotazioni, così puoi controllarle ed esportarle per l'approvazione.

Prima di iniziare

• Dove: barra laterale Strumenti → Audit (https://platform.vivin.app/audit). Non c'è una voce sul telefono, ma un link la apre comunque. I vecchi link alla scheda dei blocchi manuali di Annunci si aprono qui.
• Permesso: Listings → Module (ogni ruolo per impostazione predefinita). Modificare o eliminare blocchi richiede Listings → Edit, che Operations Admin e Operations non hanno per impostazione predefinita. Aprire una prenotazione da Sconti richiede Bookings → Sidebar.
• Un membro del team la cui email corrisponde a quella di un proprietario (Accesso filtrato in Impostazioni → Proprietari) vede solo le proprietà di quel proprietario.

Audit ha due schede, Blocchi manuali (si apre per prima) e Sconti. Ognuna ha un banner comprimibile, Perché controllare i blocchi manuali? o Perché controllare gli sconti?, con cosa cercare.

Blocchi manuali

Ogni blocco creato a mano dal tuo team, su tutte le unità: manutenzione, ristrutturazione, soggiorni dei proprietari. Le prenotazioni e i blocchi inviati dalle integrazioni dei canali non sono elencati. Un blocco non produce nulla, quindi uno dimenticato, o con le date sbagliate, abbassa l'occupazione senza che nessuno se ne accorga.

Filtri e strumenti

• Cerca per unità, proprietà o motivo: una parte di un nome o un motivo come "manutenzione".
• Data di inizio – Data di fine: i blocchi che si sovrappongono alle date che scegli.
• Creato da: uno o più membri del team (solo computer). L'elenco viene da Impostazioni → Utenti, quindi serve Account Settings → Users.
• Cancella tutto azzera i filtri; Esporta: vedi Esporta.

Quando almeno un blocco corrisponde, accanto alla tabella compare Notti bloccate al mese. Conta ogni notte bloccata di ogni blocco corrispondente, compresa l'ultima, non solo le righe caricate finora.

Colonne

Colonna	Cosa mostra
Unità	L'unità, con la sua proprietà sotto quando i nomi sono diversi
Da / A	La prima e l'ultima notte bloccata
Notti	Quante notti sono bloccate, contando sia la notte Da sia la notte A
Motivo	Il testo inserito quando il blocco è stato creato
Creato da	Il membro del team che l'ha creato. VIVIN quando l'ha creato per te il team di VIVIN; un trattino quando non è stato registrato nessuno
Creato il	Quando il blocco è stato aggiunto
Azioni	Modifica blocco ed Elimina blocco, solo con Listings → Edit

Il blocco più recente viene per primo. Clicca su un'intestazione per ordinare per quella colonna, e di nuovo per invertire. Altre righe si caricano mentre scorri; il piè di pagina mostra il totale (per esempio "42 blocchi manuali") e Fine dell'elenco quando sono tutte caricate.

Cosa cercare: motivi vaghi o vuoti, blocchi molto più lunghi di quanto il motivo giustifichi, blocchi che dovrebbero essere già finiti e blocchi senza Creato da.

Modifica un blocco

Con Listings → Edit, cliccare su una riga apre anche l'editor dell'unità (lo stesso di Annunci), dove puoi controllare il Calendario dell'unità.

1. Trova il blocco, per esempio cercando l'unità o il motivo.
2. In Azioni, clicca su Modifica blocco (la matita).
3. Cambia le Date e/o il Motivo. Il calendario mette in grigio i giorni già occupati, e la riga sopra le date dice quante notti copre il blocco e qual è l'ultima notte.
4. Clicca su Salva modifiche. Se le nuove date si scontrano con una prenotazione o con un altro blocco, VIVIN elenca il conflitto sotto Queste date non sono disponibili: scegli altre date.

Nella finestra Modifica blocco, la data di fine è il giorno in cui l'unità torna libera, un giorno dopo l'A mostrato nell'elenco. Vedi Bloccare le date.

Elimina i blocchi

1. Clicca su Elimina blocco (il cestino) su una riga, oppure spunta più righe e clicca su Elimina selezionati. La casella nell'intestazione seleziona tutte le righe caricate.
2. Conferma. La finestra dice quanti blocchi verranno eliminati. Eliminare libera quelle date e non si può annullare.

Se alcuni blocchi di un gruppo non si possono eliminare, restano selezionati così puoi riprovare.

Sconti

Ogni valore contrattuale (un addebito sul piano di pagamento di una prenotazione) che ha uno sconto, per confermare che ognuno fosse giustificato, individuare schemi ricorrenti e vedere quanto costano gli sconti.

Riquadri di riepilogo

I riquadri seguono gli stessi filtri dell'elenco.

Riquadro	Come viene calcolato
Voci scontate	Quanti addebiti scontati corrispondono ai tuoi filtri
Sconti totali	La somma di quegli sconti
Tasso medio di sconto	Sconti totali ÷ il valore prima dello sconto; la riga sotto mostra quel valore lordo
Sconto medio / voce	Sconti totali ÷ voci scontate

Filtri e strumenti

• Cerca per unità, inquilino....
• Intervallo di date: limita l'elenco agli addebiti dei mesi che scegli. Senza intervallo il pulsante riporta Dall'inizio (il valore predefinito).
• Etichette del tipo di pagamento: Tutte, Affitto, Spese amministrative, Spese di uscita, Spese di pulizia, Altri. L'etichetta di una spesa compare solo quando quella spesa è attiva in Impostazioni account, con i nomi delle spese che hai scelto se li hai rinominati.
• Cancella tutto ed Esporta.

Colonne

Colonna	Cosa mostra
Unità	L'unità, con la sua proprietà sotto quando i nomi sono diversi
Inquilino	L'inquilino e lo stato della prenotazione: Futura, In corso, Terminata o Annullata
Voce	Il tipo di addebito, come l'affitto o una spesa
Stato	Lo stato di pagamento dell'addebito: Pagato, Parziale, Non pagato o Programmato
Periodo	Il periodo coperto dall'addebito
Importo	L'importo prima dello sconto
Sconto	Lo sconto, con la % di sconto quando si applica
Importo netto	L'importo dopo lo sconto
Motivo	Il motivo inserito con lo sconto; passa il cursore per leggerlo tutto

L'elenco si apre con lo sconto più grande per primo. Clicca su qualsiasi intestazione tranne Importo e Motivo per ordinare. Mentre scorri, il piè di pagina mostra quante righe sono caricate sul totale ("20 di 57 voci scontate").

Controlla uno sconto

1. Restringi l'elenco, per esempio al mese che stai chiudendo o ad Affitto.
2. Scorri Motivo e Sconto: cerca motivi mancanti o vaghi, sconti sulla voce sbagliata, sconti su prenotazioni già terminate e lo stesso inquilino che riceve sconti ripetuti.
3. Clicca su una riga. La prenotazione si apre sulla scheda Valori contrattuali con quell'addebito evidenziato.

Audit si limita a controllare gli sconti. Li aggiungi sulla prenotazione con Applica sconto in Valori contrattuali, che richiede Bookings → Add Discounts. Vedi Prenotazioni.

Esporta

In entrambe le schede, clicca su Esporta, poi su CSV o Excel. Il file contiene ogni riga che corrisponde ai tuoi filtri, anche le righe non ancora caricate. Esporta è grigio quando non corrisponde nulla.

• Blocchi manuali: unità (proprietà · unità), inizio, fine, periodo, notti, motivo, creato da e creato il. La fine è l'ultima notte bloccata, e le notti sono contate come nell'elenco.
• Sconti: prima l'ID della prenotazione, poi unità, proprietà, inquilino, email dell'inquilino, tipo di pagamento, periodo, scadenza, importo, sconto, importo netto, motivo, stato dell'addebito e stato della prenotazione.

Regole e limiti

• Altri calendari possono mostrare un blocco che finisce un giorno dopo l'A di qui: il Calendario dell'unità in Annunci e i suggerimenti che compaiono al passaggio del cursore in Vendite → Multicalendar e Prenotazioni → Cronologia mostrano il giorno in cui l'unità torna libera, non l'ultima notte bloccata.
• Audit non crea blocchi. Usa Aggiungi blocco nel Calendario dell'unità in Annunci, oppure Crea nuovo → Indisponibilità per più unità della stessa proprietà in una volta.
• Audit non è un registro delle modifiche: per vedere chi ha cambiato una prenotazione, un'unità, una proprietà o un ticket, apri il Changelog su quel record.

Risoluzione dei problemi

Problema	Causa	Soluzione
Manca la colonna Azioni	Non hai Listings → Edit	Chiedi a un Super Admin, o a un collega che lo ha
Creato da non offre nessuno	Non hai Account Settings → Users	Chiedi a un amministratore di filtrare per te, o il permesso
Queste date non sono disponibili	Le nuove date si sovrappongono a una prenotazione o a un altro blocco	Scegli altre date
Una riga non apre la prenotazione	Non hai Bookings → Sidebar	Chiedi il permesso
Esporta è grigio	Nulla corrisponde ai filtri	Cancella o allarga i filtri

Consigli

• Quando un membro del team se ne va, filtra Creato da per lui e controlla che i suoi blocchi servano ancora.
• Nell'elenco Prenotazioni, Filtri → Sconti (Con / Senza) trova le prenotazioni con sconti; Audit aggiunge i totali, i motivi e l'esportazione.

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