Auditoria

A Auditoria mostra, num só sítio, duas coisas que lhe custam receita sem dar nas vistas — as unidades que bloqueou à mão e os descontos dados nas reservas — para as poder verificar e exportar para validação.

Antes de começar

• Onde: barra lateral Ferramentas → Auditoria (https://platform.vivin.app/audit). Não há linha nos telemóveis, mas uma ligação continua a abri-la. As ligações antigas para o separador de bloqueios manuais dos Anúncios abrem aqui.
• Permissão: Listings → Module (todas as funções por defeito). Editar ou eliminar bloqueios precisa de Listings → Edit, que o Administrador de operações e as Operações não têm por defeito. Abrir uma reserva a partir dos Descontos precisa de Bookings → Sidebar.
• Um membro da equipa cujo email corresponde ao de um proprietário (Acesso filtrado em Definições → Proprietários) vê apenas as propriedades desse proprietário.

A Auditoria tem dois separadores, Bloqueios manuais (abre primeiro) e Descontos. Cada um tem um aviso recolhível, Porquê auditar os bloqueios manuais? ou Porquê auditar os descontos?, com o que procurar.

Bloqueios manuais

Todos os bloqueios que a sua equipa criou à mão, em todas as unidades — manutenção, obras, estadias de proprietários. As reservas e os bloqueios enviados pelas integrações de canais não são listados. Um bloqueio não rende nada, por isso um bloqueio esquecido, ou com as datas erradas, baixa a ocupação sem ninguém dar por isso.

Filtros e ferramentas

• Pesquisar por unidade, propriedade ou motivo: parte de um nome ou um motivo como "manutenção".
• Data de início – Data de fim: bloqueios que se sobrepõem às datas que escolher.
• Criado por: um ou mais membros da equipa (só em computador). A lista vem de Definições → Utilizadores, por isso precisa de Account Settings → Users.
• Limpar tudo repõe os filtros; Exportar: veja Exportar.

Quando pelo menos um bloqueio corresponde, as Noites bloqueadas por mês aparecem ao lado da tabela. Contam todas as noites bloqueadas de todos os bloqueios que correspondem, incluindo a última noite, e não apenas as linhas carregadas até agora.

Colunas

Coluna	O que mostra
Unidade	A unidade, com a sua propriedade por baixo quando os nomes são diferentes
De / Até	A primeira e a última noite bloqueadas
Noites	Quantas noites estão bloqueadas, contando a noite do De e a do Até
Motivo	O texto introduzido quando o bloqueio foi criado
Criado por	O membro da equipa que o criou. VIVIN quando a equipa da VIVIN o criou por si; um traço quando ninguém ficou registado
Criado em	Quando o bloqueio foi adicionado
Ações	Editar bloqueio e Eliminar bloqueio, só com Listings → Edit

O bloqueio mais recente vem primeiro. Clique num cabeçalho para ordenar por essa coluna, e outra vez para inverter. Carregam mais linhas à medida que desloca a página; o rodapé mostra o total (por exemplo "42 bloqueios manuais") e Fim da lista quando estão todas carregadas.

O que procurar: motivos vagos ou vazios, bloqueios muito mais longos do que o motivo justifica, bloqueios que já deviam ter terminado, e bloqueios sem Criado por.

Editar um bloqueio

Com Listings → Edit, clicar numa linha abre também o editor da unidade (o mesmo que nos Anúncios), onde pode verificar o Calendário da unidade.

1. Encontre o bloqueio, por exemplo pesquisando a unidade ou o motivo.
2. Em Ações, clique em Editar bloqueio (o lápis).
3. Altere as Datas e/ou o Motivo. O calendário põe a cinzento os dias já ocupados, e a linha acima das datas diz quantas noites o bloqueio cobre e qual é a última noite.
4. Clique em Guardar alterações. Se as novas datas colidirem com uma reserva ou com outro bloqueio, a VIVIN lista a colisão em Estas datas não estão disponíveis: escolha outras datas.

Na janela Editar bloqueio, a data de fim é o dia em que a unidade volta a estar livre, um dia depois do Até mostrado na lista. Veja Bloquear datas.

Eliminar bloqueios

1. Clique em Eliminar bloqueio (o ícone do lixo) numa linha, ou marque várias linhas e clique em Eliminar selecionados. A caixa do cabeçalho seleciona todas as linhas carregadas.
2. Confirme. A janela diz quantos bloqueios vão desaparecer. Eliminar liberta essas datas e não pode ser anulado.

Se alguns bloqueios de um lote não puderem ser eliminados, ficam selecionados para poder tentar de novo.

Descontos

Todos os valores de contrato (um encargo no plano de pagamento de uma reserva) que têm um desconto, para confirmar que cada um foi justificado, detetar padrões e ver quanto custam os descontos.

Cartões de resumo

Os cartões seguem os mesmos filtros que a lista.

Cartão	Como é calculado
Itens com desconto	Quantos encargos com desconto correspondem aos seus filtros
Descontos totais	A soma desses descontos
Taxa média de desconto	Descontos totais ÷ o valor antes do desconto; a linha por baixo mostra esse valor bruto
Desconto médio / item	Descontos totais ÷ itens com desconto

Filtros e ferramentas

• Pesquisar por unidade, inquilino....
• Intervalo de datas: limita a lista aos encargos dos meses que escolher. Sem intervalo, o botão diz Desde o início (o predefinido).
• Etiquetas de tipo de pagamento: Todos, Renda, Taxa administrativa, Taxa de saída, Taxa de limpeza, Outros. Uma etiqueta de taxa só aparece quando essa taxa está ativada nas Definições Globais, com os seus próprios nomes de taxa quando os mudou.
• Limpar tudo e Exportar.

Colunas

Coluna	O que mostra
Unidade	A unidade, com a sua propriedade por baixo quando os nomes são diferentes
Inquilino	O inquilino e o estado da reserva: Futura, Em curso, Terminada ou Cancelada
Item	O tipo de encargo, como a renda ou uma taxa
Estado	O estado de pagamento do encargo: Pago, Parcial, Por pagar ou Agendado
Período	O período que o encargo cobre
Valor	O valor antes do desconto
Desconto	O desconto, com a % de desconto quando se aplica
Valor líquido	O valor depois do desconto
Motivo	O motivo introduzido com o desconto; passe o rato por cima para o ler todo

A lista abre com o maior desconto primeiro. Clique em qualquer cabeçalho, exceto Valor e Motivo, para ordenar. À medida que desloca a página, o rodapé mostra quantas linhas estão carregadas do total ("20 de 57 itens com desconto").

Verificar um desconto

1. Restrinja a lista, por exemplo ao mês que está a fechar ou à Renda.
2. Percorra o Motivo e o Desconto: procure motivos em falta ou vagos, descontos no item errado, descontos em reservas que já terminaram, e o mesmo inquilino a receber descontos repetidos.
3. Clique numa linha. A reserva abre no separador Valores do Contrato com esse encargo destacado.

A Auditoria só revê descontos. Acrescenta-os na reserva com Aplicar desconto em Valores do Contrato, o que precisa de Bookings → Add Discounts. Veja Reservas.

Exportar

Em qualquer separador, clique em Exportar e depois em CSV ou Excel. O ficheiro tem todas as linhas que correspondem aos seus filtros, mesmo as que ainda não estão carregadas. O Exportar fica a cinzento quando nada corresponde.

• Bloqueios manuais: unidade (propriedade · unidade), início, fim, período, noites, motivo, criado por e criado em. O fim é a última noite bloqueada, e as noites são contadas como na lista.
• Descontos: primeiro o ID da reserva, depois unidade, propriedade, inquilino, email do inquilino, tipo de pagamento, período, data de vencimento, valor, desconto, valor líquido, motivo, estado do encargo e estado da reserva.

Regras e limites

• Outros calendários podem mostrar um bloqueio a terminar um dia depois do Até daqui: o Calendário da unidade nos Anúncios e as dicas ao passar o rato em Vendas → Multicalendar e Reservas → Cronologia mostram o dia em que a unidade volta a estar livre, e não a última noite bloqueada.
• A Auditoria não cria bloqueios. Use Adicionar bloqueio no Calendário da unidade nos Anúncios, ou Criar Novo → Indisponibilidade para várias unidades da mesma propriedade de uma só vez.
• A Auditoria não é um registo de edições: para ver quem alterou uma reserva, unidade, propriedade ou pedido, abra o Changelog nesse registo.

Resolução de problemas

Problema	Causa	Solução
Não há coluna Ações	Não tem Listings → Edit	Peça a um Super administrador, ou a um colega que a tenha
Criado por não oferece ninguém	Não tem Account Settings → Users	Peça a um administrador que filtre por si, ou que lhe dê a permissão
Estas datas não estão disponíveis	As novas datas sobrepõem-se a uma reserva ou a outro bloqueio	Escolha outras datas
Uma linha não abre a reserva	Não tem Bookings → Sidebar	Peça a permissão
O Exportar está a cinzento	Nada corresponde aos filtros	Limpe ou alargue os filtros

Dicas

• Quando um membro da equipa sai, filtre Criado por para essa pessoa e verifique se os bloqueios dela ainda são precisos.
• Na lista de Reservas, Filtros → Descontos (Com / Sem) encontra as reservas com descontos; a Auditoria acrescenta os totais, os motivos e a exportação.

Relacionado

• Limpar bloqueios manuais: uma passagem de limpeza passo a passo
• Anúncios: calendários das unidades, onde cria e edita bloqueios
• Reservas: Valores do Contrato e aplicação de descontos
• Finanças: valores de contrato e estados de pagamento em todo o portefólio
• Utilizadores: quem pode ver a Auditoria e editar bloqueios