Inquilini

Inquilini elenca tutte le persone che affittano da te, con un profilo per ogni inquilino che riunisce tutte le sue prenotazioni, i pagamenti e i dati personali.

Prima di iniziare

• Dove: barra laterale Portafoglio → Inquilini, oppure https://platform.vivin.app/tenants. Inquilini non è nel menu del telefono, ma un link a questa pagina si apre comunque sul telefono.
• Piano: incluso in ogni account.
• Permessi (nomi come in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo):

Permesso	Cosa consente	Attivo di default per
Tenants → Module	Aprire Inquilini e i profili degli inquilini	Super amministratore, Amministratore, Finanza, Vendite
Create → Tenants	Crea nuovo → Inquilino, e modificare i dati e la lingua del portale di un inquilino	Super amministratore, Amministratore
Tenants → Delete	Elimina inquilino	Super amministratore
Finance → Module	Vedere e cambiare l'IBAN dell'inquilino; la colonna IBAN del CSV inquilini	Super amministratore, Amministratore, Finanza

Le schede con i dati economici di un profilo usano i permessi delle prenotazioni (vedi Prenotazioni).

Panoramica della schermata

Chip di stato

Chip	Mostra gli inquilini che…
Tutti	tutti gli inquilini
Attivi	hanno almeno una prenotazione in corso o futura
Inattivi	non hanno nessuna prenotazione in corso o futura
Con debito	devono denaro su almeno una prenotazione
Senza prenotazioni	non hanno prenotazioni

I conteggi riguardano sempre tutti i tuoi inquilini. Non cambiano quando cerchi o filtri.

Barra degli strumenti

Controllo	Cosa fa
Cerca nome, email, telefono...	Trova anche il codice fiscale dell'inquilino, il numero del documento e il nome della categoria di inquilino, quindi puoi incollare un codice fiscale. Un codice fiscale aziendale inserito sotto Usa i dati aziendali per la fatturazione non viene cercato.
Tutte le categorie	Una o più categorie di inquilino, oppure Nessuna categoria. Vengono mostrati gli inquilini che corrispondono ad almeno una. Solo quando le categorie di inquilino sono attive in Impostazioni account.
Interruttore tabella / griglia	Cambia la vista. VIVIN ricorda la tua scelta in questo browser.
Esporta	CSV inquilini o CSV prenotazioni (vedi Esportare inquilini o prenotazioni).

La ricerca, il chip, la categoria e l'ordinamento sono salvati nell'indirizzo della pagina, quindi puoi copiare l'URL per condividere la stessa vista. Altri inquilini si caricano mentre scorri; negli elenchi di oltre 20 inquilini, Fine dell'elenco compare quando tutti i risultati sono stati caricati.

Vista tabella

Colonna	Cosa mostra
Nome	Nome ed email. Clicca il nome per aprire il profilo dell'inquilino.
Telefono, Nazionalità	I dati di contatto dal profilo.
Categoria	La categoria di inquilino (solo quando le categorie di inquilino sono attive).
Saldo	Il totale che l'inquilino deve su tutte le sue prenotazioni, in rosso. Un trattino significa che non c'è nulla da pagare.
Prenotazioni	Conteggi per stato: ic in corso, pr future, te terminate, an annullate. Passa il cursore su un chip per vedere il nome completo.
Attive / Totale	Prenotazioni in corso più future, e tutte le prenotazioni.

Clicca un'intestazione per ordinare (Nome, Telefono, Saldo, Attive, Totale) e clicca di nuovo per invertire. Gli inquilini attivi restano sempre sopra quelli inattivi; l'ordinamento vale all'interno di ogni gruppo.

Clicca in un altro punto della riga per espandere le prenotazioni dell'inquilino:

Colonna	Cosa mostra
Unità, Affitto, Periodo, Creata	L'unità della prenotazione, l'affitto (N/A per i soggiorni brevi da Airbnb e Booking.com), le date e la data di creazione.
Orig.	La piattaforma da cui arriva la prenotazione. Passa il cursore sull'icona per vederne il nome.
Contratto	Una spunta significa firmato (passa il cursore per la data). Un'icona di documento significa Contratto non firmato. Un trattino significa Non applicabile: la categoria dell'inquilino disattiva Accesso al portale inquilino o il modulo del portale Contratto.
Saldo	Rosso quando l'inquilino deve denaro su questa prenotazione, verde quando ha un credito.
Stato	In corso, Futura, Terminata o Annullata.

Clicca la riga di una prenotazione per aprirla sopra l'elenco, senza perdere i filtri. Le prenotazioni sono ordinate per data di check-in, poi per data di check-out, poi per nome dell'unità (Room 2 viene prima di Room 10); lo stesso ordine vale nelle schede della griglia, nella scheda Prenotazioni del profilo e nel CSV prenotazioni.

Vista griglia

Una scheda per inquilino, per vedere subito debiti e prenotazioni:

• Nome, Attivo o Inattivo, email e telefono. Clicca questa parte per aprire il profilo.
• Affitto: l'affitto mensile totale delle prenotazioni in corso e future dell'inquilino.
• Saldo: quanto deve l'inquilino, in rosso, oppure un trattino.
• Le prenotazioni raggruppate in In corso, Futura, Terminata e Annullata, due per gruppo. Mostra tutte le prenotazioni mostra le altre e Mostra meno richiude la scheda. Clicca una prenotazione per aprirla.

Il profilo dell'inquilino

Clicca il nome di un inquilino (tabella) o la parte alta della sua scheda (griglia) per aprire il profilo sulla destra. L'indirizzo della pagina cambia e punta a quell'inquilino, quindi puoi salvarlo tra i preferiti o condividerlo.

L'intestazione mostra il nome, l'email, Attivo o Inattivo, e Lingua del portale. Riepilogo prenotazioni mostra Prenotazioni attive e Prenotazioni totali. Le schede:

Scheda	Cosa contiene
Dati inquilino	I dati dell'inquilino divisi in sezioni (sotto).
Prenotazioni	Tutte le prenotazioni con Unità, Stato, le date (Check-in / out o Periodo, in base a Dashboard — date preferite), Affitto, Valore, Pagato e Debito. Clicca una prenotazione per aprirla.
Piano di pagamento	Un'unica cronologia delle scadenze di tutte le prenotazioni, con lo stato di ogni pagamento.
Valori del contratto	Ogni addebito di ogni prenotazione, con le stesse azioni di riga della prenotazione. Con Finance → Module compaiono anche gli importi delle bollette delle utenze in attesa di approvazione.
Transazioni	Ogni movimento di denaro, con Data, Prenotazione, Tipo, Descrizione, Importo, Stato e Azioni, e i totali Entrate:, Uscite: e Netto:. Filtra per tipo con i chip (Pagamento in entrata, Addebito, Rimborso, Rettifica); clicca una riga per i dettagli.

Nelle tre schede con i dati economici ogni riga ha una colonna Prenotazione con l'unità (e le date, quando l'inquilino è stato nella stessa unità due volte). Quando l'inquilino ha più prenotazioni, il selettore Tutte le prenotazioni ne mostra una.

Sezioni di Dati inquilino (clicca la matita, cambia i campi, poi Aggiorna):

Sezione	Campi
Informazioni personali	Nome, email, telefono, nazionalità, documento d'identità, codice fiscale, indirizzo di residenza e Categoria inquilino (quando le categorie sono attive). Data e luogo di nascita e Residenza abituale compaiono quando sono attivati in Impostazioni account → Dettagli del contratto.
Contatti di emergenza	Fino a due persone da chiamare. Mostrata quando Contatti di emergenza è attivato in Impostazioni account → Dettagli del contratto.
Informazioni di fatturazione	Il nome, il codice fiscale e l'indirizzo usati sulle fatture. Usa i dati aziendali per la fatturazione fattura un'azienda invece della persona.
Fatturazione elettronica	Solo per gli account che emettono documenti fiscali italiani: Fattura richiesta, il Codice destinatario SDI (7 lettere o cifre) oppure la PEC.
Dati bancari	L'IBAN e la banca dell'inquilino. Solo gli utenti con Finance → Module vedono o cambiano l'IBAN.

Attività

Aggiungere un inquilino

Una prenotazione da un canale o da un'integrazione crea automaticamente il suo inquilino, oppure si collega a un inquilino esistente con la stessa email o lo stesso codice fiscale; una prenotazione dal booking engine VIVIN corrisponde solo tramite l'email. Per una prenotazione che aggiungi tu, crea prima l'inquilino: Aggiungi prenotazione ti lascia scegliere solo un inquilino già esistente.

1. Clicca Crea nuovo in alto nella barra laterale, poi Persone → Inquilino.
2. Compila Nome, Cognome ed Email (obbligatori). Numero di telefono, Numero di identificazione, Codice fiscale, Nazionalità e Categoria inquilino (quando le categorie sono attive) sono facoltativi.
3. Clicca Aggiungi inquilino.

Cambiare l'email di un inquilino

1. In Dati inquilino, clicca la matita su Informazioni personali e cambia l'email.
2. Clicca Aggiorna, poi conferma con Sì, aggiorna email.

L'email è ciò con cui l'inquilino accede al portale. VIVIN controlla che nessun altro inquilino usi quell'indirizzo e vi invia le istruzioni di accesso al portale.

Impostare la lingua del portale

Scegli una lingua in Lingua del portale nell'intestazione: English, Português, Español o Italiano. Si salva subito. Predefinita dell’account toglie la scelta personale, così l'inquilino segue la Lingua predefinita in Impostazioni portale. Gli inquilini possono cambiarla anche da soli nel Portale inquilino.

Addebitare, registrare un pagamento o uno sconto dal profilo

1. Apri la scheda Piano di pagamento, Valori del contratto o Transazioni.
2. Nel selettore Tutte le prenotazioni, scegli la prenotazione. Addebito, Transazione e Applica sconto agiscono sempre su una sola prenotazione (Transazioni offre solo i primi due).
3. Clicca il pulsante e compila la finestra come nella prenotazione (vedi Pagamenti e deposito).

In Transazioni, un pagamento in sospeso ha Approva e Rifiuta (e Modifica importo, tranne per i pagamenti con carta e con IBAN virtuale), e un pagamento confermato o rifiutato ha Ripristina; servono Finance → Approve Payments. Riassegna sposta un pagamento a un'altra prenotazione dello stesso inquilino, a meno che sia già fatturato, e richiede Finance → Assign Payments To Other Bookings.

Esportare inquilini o prenotazioni

Clicca Esporta e scegli:

• CSV inquilini: una riga per inquilino, con dati di contatto, documento e codice fiscale, indirizzo di fatturazione, IBAN, numero di prenotazioni, affitto totale, deposito totale, debito residuo e stato. La colonna IBAN è vuota per gli utenti senza Finance → Module.
• CSV prenotazioni: una riga per prenotazione di quegli inquilini, che inizia con ID prenotazione, poi email e nome dell'inquilino, stato della prenotazione, check-in e check-out, date di inizio e fine, affitto mensile, deposito e saldo.

Entrambi i file usano il chip, la ricerca e il filtro per categoria mostrati sullo schermo e includono ogni inquilino corrispondente, non solo le righe caricate finora. Il CSV inquilini segue anche il tuo ordinamento.

Eliminare un inquilino

1. Apri il profilo e clicca Elimina inquilino in fondo.
2. Conferma con Elimina.

Eliminare un inquilino archivia tutte le sue prenotazioni e non si può annullare.

Regole e limiti

• Un inquilino non si può eliminare se una sua prenotazione ha righe di fattura fatturate, manuali o in bozza, oppure ha ancora un pagamento da piattaforma, carta o IBAN virtuale non rifiutato.
• Il Saldo dell'elenco conta solo il denaro dovuto. Il credito compare per prenotazione quando espandi la riga.
• Un'email, o un codice fiscale, può appartenere a un solo inquilino.

Risoluzione dei problemi

Problema	Causa	Soluzione
Un link condiviso a un inquilino si apre, ma l'inquilino non è nell'elenco	I tuoi filtri lo nascondono.	Clicca Cancella filtri nell'avviso.
La matita in Dati inquilino non fa nulla	Al tuo ruolo manca Create → Tenants.	Chiedi a un amministratore di assegnarlo.
L'IBAN è nascosto o vuoto nell'esportazione	Al tuo ruolo manca Finance → Module.	Chiedi a un amministratore, o fai esportare da un utente Finanza.
Elimina inquilino viene rifiutato	Una prenotazione ha righe fatturate o un pagamento con carta, IBAN virtuale o da piattaforma.	Risolvi prima quei pagamenti; un inquilino con uno storico fatturato resta.
Addebito chiede una prenotazione	Il profilo mostra tutte le prenotazioni.	Scegline una nel selettore Tutte le prenotazioni.

Consigli

• Per sollecitare più clienti in ritardo, usa il chip Con debito e clicca Saldo due volte per ordinare per debito, dal più alto; lavora prima sugli inquilini attivi, poi su quelli inattivi. Vedi Gestire un pagamento in ritardo.
• Incolla un codice fiscale nella ricerca per trovare subito un inquilino.

Correlati

• Prenotazioni: il pannello della prenotazione che apri da un inquilino.
• Finanza: debiti, entrate e transazioni su tutto il portafoglio.
• Portale inquilino: cosa vedono e fanno gli inquilini.
• Categorie: le categorie di inquilino e cosa consente ciascuna.
• Menu Crea nuovo: tutto ciò che puoi aggiungere dalla barra laterale.