Finanza
Finanza mostra cosa è dovuto, cosa è entrato, chi ti deve dei soldi, cosa viene pagato e quali depositi devono essere restituiti, su tutto il tuo portafoglio.
Prima di iniziare
- Dove: barra laterale Operatività → Finanza (platform.vivin.app/finance). Sul telefono la barra laterale non ha la voce Finanza, ma il link la apre comunque.
- Permesso: Finance → Module. Per impostazione predefinita ce l'hanno Super Admin, Admin e Finance.
- Transazioni, Pagamenti e Depositi richiedono anche Finance → Approve Payments, che per impostazione predefinita ha solo il Super Admin. Senza, queste tre schede sono nascoste.
- Report Proprietario compare solo quando Attiva i report proprietario è attivo in Impostazioni → Impostazioni account → Report proprietario (disattivato per impostazione predefinita).
Un Super Admin assegna i permessi in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo (vedi Utenti). Puoi cambiare l'ordine delle schede per te in Impostazioni → Impostazioni personali → Ordine schede (vedi Impostazioni personali).
Schede
| Scheda | A cosa serve | Controllo del periodo |
|---|---|---|
| Panoramica (sotto) | Vedere a colpo d'occhio entrate e pagamenti di questo mese e tutto il debito aperto | Selettore del mese |
| Entrate (sotto) | Vedere le entrate per mese, categoria, proprietà e unità | Selettore del mese |
| Valori contrattuali | Controllare e correggere ogni addebito programmato (affitto, deposito, spese, altri) | Selettore del mese |
| Transazioni | Approvare, fatturare e riassegnare i pagamenti che hai ricevuto | Intervallo di date |
| Pagamenti | Seguire e confermare i trasferimenti del denaro incassato al destinatario | Intervallo di date |
| Depositi | Seguire ogni deposito cauzionale fino al rimborso | Intervallo di date |
| Report Proprietario | Preparare le liquidazioni mensili ai proprietari (Liquida) e riconciliarle (Movimenti) | Selettore del mese |
Ogni scheda ha un indirizzo proprio (per esempio /finance/transactions). Senza Approve Payments, l'indirizzo di Transazioni, Pagamenti o Depositi mostra Permesso richiesto. Finché Report Proprietario è disattivato, il suo indirizzo apre Panoramica.
Periodo, filtri ed esportazione
- Selettore del mese (Panoramica, Entrate, Valori contrattuali, Report Proprietario): scegli un mese, oppure due per un intervallo. Si apre sul mese corrente.
- Intervallo di date (Transazioni, Pagamenti, Depositi): si apre sugli ultimi tre mesi fino a oggi. Cancellalo per vedere tutto.
- Altri filtri apre un pannello laterale. Il numero sul pulsante conta i filtri in uso, e ognuno compare anche come etichetta sopra la tabella, con Cancella tutto.
| Sezione | Filtri |
|---|---|
| Transazioni | Piattaforme di origine (solo nella scheda Transazioni) |
| Inquilino | Nazionalità, IBAN e Codice Fiscale (con o senza) e categorie di inquilino quando le categorie di inquilino sono attive |
| Prenotazione | Prenotazioni, categorie di prenotazione, Sconti (Tutti, Con, Senza) e Stato del deposito |
| Proprietà e annuncio | Proprietari, proprietà e categorie di annuncio |
| Finanza | Stato fattura, categorie "altri" e voci (Affitto, Deposito, Spese pulizie, Spese amministrative, Altri; Affitto include anche le rate) |
Stato fattura ha due gruppi di chip. Clicca sul nome di un gruppo per sceglierlo tutto:
- Fatturato: Fatturato, Manuale e Bozza.
- Non fatturate: In attesa, Fallito, Ignorato, In attesa e Nessuna Allocazione.
Negli elenchi di categorie (categorie di prenotazione, di inquilino, di annuncio e "altri"), Seleziona tutto e Cancella tutto scelgono o tolgono ogni opzione, compresa Senza categoria quando è offerta. L'elenco aperto mostra quante ne hai scelte (per esempio 3 di 12), e una selezione completa riporta Tutte le categorie, Tutte le categorie di inquilino o Tutte le categorie "altri". Scrivi prima nella casella di ricerca dell'elenco per scegliere solo le opzioni che corrispondono.
Esporta → CSV o Excel scarica ogni riga che corrisponde ai tuoi filtri, non solo le righe caricate a schermo.
I filtri sono conservati nell'indirizzo della pagina, quindi puoi copiarlo per condividere o salvare tra i preferiti una vista filtrata. Cambiando scheda i filtri restano.
Panoramica
La Panoramica è un controllo di salute su una sola schermata: sette riquadri, i grafici Ricavi e Cashflow e Anzianità del Debito.
Riquadri
Ogni riquadro indica il suo periodo sotto il titolo: i mesi che hai scelto, oppure Storico per i riquadri che ignorano il selettore del mese. Passa il cursore sull'icona (i) per la definizione nell'app e clicca su un riquadro per aprire l'elenco che c'è dietro.
| Riquadro | Periodo | Come viene calcolato |
|---|---|---|
| Ricavi | Mesi selezionati | Ogni addebito il cui periodo cade nei mesi selezionati, depositi compresi, al suo importo dopo gli sconti: pagato + programmato + in debito. La riga sotto lo confronta con gli stessi mesi di un anno prima. |
| Fatturato | Mesi selezionati | La parte fatturata degli stessi addebiti, contando le fatture emesse e quelle segnate come manuali. La riga sotto conta gli addebiti con un importo fatturato. |
| Pagamenti Sistema | Mesi selezionati | Pagamenti datati nei mesi selezionati che sono arrivati tramite VIVIN (vIBAN e carta). I pagamenti rifiutati sono esclusi. |
| Pagamenti Manuali | Mesi selezionati | Pagamenti datati nei mesi selezionati che sono stati registrati a mano (bonifico, contanti, rimborso del deposito, piattaforma e altri). I pagamenti rifiutati sono esclusi e i rimborsi del deposito contano come importi negativi. |
| Depositi scaduti | Storico | Prenotazioni la cui scadenza per il rimborso del deposito è passata senza un rimborso registrato. L'importo è ogni deposito meno il debito scaduto di quella prenotazione: quello che devi ancora restituire. |
| Debito totale | Storico | La parte non pagata di ogni addebito la cui scadenza è passata, su tutte le prenotazioni, comprese quelle annullate. Un addebito pagato in anticipo o pagato in eccesso non compensa gli arretrati di un altro addebito. Le prenotazioni il cui rimborso del deposito è già registrato sono escluse. La riga sotto conta le prenotazioni in debito. |
| Debito Scoperto | Storico | Per ogni prenotazione, il suo debito scaduto meno il deposito cauzionale previsto, che l'inquilino lo abbia pagato o no; si sommano solo i risultati positivi. Un deposito copre solo la propria prenotazione. I soggiorni brevi su Airbnb e Booking.com, che non hanno un deposito, sono esclusi. La riga sotto conta quelle prenotazioni. |
Un addebito in scadenza oggi non è ancora scaduto: conta come programmato fino al giorno dopo. Per evitare che un solo record sbagliato distorca i totali, il debito di una singola prenotazione ha un tetto: il maggiore tra 60 mesi del suo affitto, tre volte il valore della prenotazione o 25.000.
Grafico Ricavi
Barre impilate per mese: Pagato, Programmato e In debito (la stessa suddivisione del riquadro Ricavi). Un addebito pagato in parte viene diviso: la parte pagata va in Pagato e il resto in Programmato o In debito.
| Intervallo | Mesi mostrati |
|---|---|
| 6M | I 4 mesi prima di questo, questo mese, 1 dopo |
| 9M | 6 prima, questo mese, 2 dopo |
| 12M | 7 prima, questo mese, 4 dopo |
| 18M | 11 prima, questo mese, 6 dopo |
| 24M | 15 prima, questo mese, 8 dopo |
L'intervallo del grafico non segue il selettore del mese. Passa il cursore su una barra per vederne le cifre e clicca su un segmento per elencare gli addebiti che ci sono dietro.
Grafico Cashflow
Il Cashflow usa gli stessi mesi del grafico Ricavi. Passa da Mese a Giorno.
- Giorni Passato: il denaro effettivamente ricevuto, per data di pagamento. I rimborsi del deposito e le altre righe negative sono esclusi.
- Previsto (oggi e dopo): quello che resta da incassare su ogni addebito, per scadenza, sulle prenotazioni non annullate. Un addebito pagato in anticipo conta solo per la parte non pagata.
Gli addebiti già scaduti non sono in nessuna delle due parti: contano nel Debito totale. Clicca su una barra per elencare i suoi pagamenti.
Anzianità del Debito e Principali debitori
Anzianità del Debito divide il debito scaduto in 0-15 d, 16-30 d, 31-60 d e +60 d. Ogni addebito scaduto va nella fascia della sua scadenza, quindi una prenotazione può comparire in più fasce.
Principali debitori elenca le prenotazioni in debito, dalla più grande: inquilino · unità, stato della prenotazione e saldo della prenotazione stessa, con un punto del colore della sua fascia più vecchia. Il riquadro ne mostra quanti ne stanno nella sua altezza. Con più di cinque debitori compare +N altri, che rende l'elenco scorrevole; N parte dal sesto debitore, anche quando più di cinque sono in vista. Mostra meno lo richiude. Clicca su un debitore per aprire la prenotazione.
Gli elenchi dietro i riquadri
| Cosa clicchi | Elenco |
|---|---|
| Ricavi, Fatturato, un segmento | Gli addebiti, con Inquilino, Unità, Tipo, Scadenza, Importo, Pagato, Fatturato e ID prenotazione. Cerca con Cerca inquilino o unità... ed esporta. |
| Pagamenti Sistema / Pagamenti Manuali | Pagamenti: Inquilino, Unità, Tipo, Data, Stato e Importo. Cerca con Cerca inquilino, unità o tipo.... |
| Depositi scaduti | Inquilino, Unità, Rimborso entro, Giorni di ritardo, Stato e Importo. |
| Debito totale, Debito Scoperto, una fascia | L'elenco del debito (sotto). |
Nell'elenco del debito:
- Cerca per inquilino o unità.
- Restringi per Stato della prenotazione, Categoria della prenotazione o, quando le categorie di inquilino sono attive, Categoria inquilino (con Seleziona tutto, Cancella tutto e un conteggio come 3 di 12).
- Leggi Scaduto dal e Importo dovuto per ogni prenotazione. Le righe si sommano alla cifra su cui hai cliccato: da Debito Scoperto, ogni riga mostra solo la parte oltre il deposito di quella prenotazione; da una fascia, solo il debito in quella fascia.
- Clicca su Apri prenotazione per fare il sollecito. Per aprire una prenotazione serve Bookings → Sidebar.
Entrate
Entrate mostra da dove arrivano i tuoi ricavi, per i mesi che scegli.
- Andamento entrate: i sei mesi che terminano con il primo mese che hai scelto, divisi in Affitto, Spese amministrative, Spese pulizie e Altri. Il mese selezionato è evidenziato.
- Riepilogo: Entrate totali per i mesi selezionati, con la stessa suddivisione.
- Entrate per proprietà: una riga per proprietà con il suo totale e Media / unità (la media per unità). Espandi una riga per vedere ogni unità e il suo inquilino.
- Esporta (accanto a Entrate per proprietà): CSV o Excel con una riga per mese, proprietà, unità e inquilino.
Entrate conta quello che le prenotazioni fatturano ogni mese, dopo gli sconti, che sia già pagato o no. Affitto include le rate. I depositi e le spese di uscita non fanno parte di questi totali. Per il denaro effettivamente ricevuto, usa Transazioni.
Regole e limiti
- Debito totale, Debito Scoperto e Depositi scaduti sono cifre storiche: il selettore del mese non le cambia. Altri filtri sì.
- Le cifre della Panoramica si aggiornano circa ogni 10 minuti. Con Altri filtri in uso, una cifra può impiegare fino a un'ora per allinearsi. Le altre schede si aggiornano subito.
- Ricavi nella Panoramica include i depositi; la scheda Entrate no. I Ricavi di Analisi sono contati prima degli sconti (vedi Analisi).
Risoluzione dei problemi
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Transazioni, Pagamenti o Depositi non ci sono | Al tuo ruolo manca Finance → Approve Payments | Chiedi a un Super Admin di assegnarlo in Permessi per ruolo |
| Report Proprietario non c'è | Attiva i report proprietario è disattivato | Attivalo in Impostazioni → Impostazioni account → Report proprietario |
| Un pagamento appena registrato non è nella Panoramica | La Panoramica si aggiorna in background | Aspetta circa 10 minuti, oppure controlla Transazioni, che è in tempo reale |
| Il debito non cambia con il mese | I riquadri del debito e dei depositi scaduti sono storici | Usa Altri filtri per restringerli |
| Debito totale e il riquadro della Dashboard sono diversi | Il riquadro della Dashboard conta solo le prenotazioni in corso; Finanza conta anche quelle terminate e annullate | Confronta con Stato della prenotazione → In corso nell'elenco del debito |
| Una prenotazione è nel Debito totale ma non nel Debito Scoperto | Il suo deposito cauzionale è almeno grande quanto il suo debito scaduto | Niente da correggere: sollecita il debito prima di rimborsare il deposito |
Consigli
- Inizia la giornata dal Debito totale, poi apri la fascia più vecchia in Anzianità del Debito.
- Metti Debito Scoperto accanto a Debito totale: la differenza è il debito che i tuoi depositi già coprono.
- Prima di fatturare, filtra Altri filtri → Stato fattura → Non fatturate per vedere cosa è ancora aperto.
- Per seguire un pagamento in ritardo passo per passo, vedi Gestire un pagamento in ritardo.
Correlati
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- Fatturazione: serie, data della fattura e codici fiscali
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