Posta in arrivo

La Posta in arrivo riunisce in una sola schermata le tue conversazioni su WhatsApp, email, Airbnb e Booking.com. Così vedi chi sta aspettando, rispondi senza aprire ogni prenotazione e controlli cosa ha detto il ChatBot degli inquilini al posto tuo.

Prima di iniziare

• Dove: barra laterale Strumenti → Posta in arrivo (platform.vivin.app/inbox), su desktop e telefono.
• Permesso: Bookings → Module.
• ChatBot degli inquilini: lo attiva VIVIN per il tuo account. Finché non è attivo, Posta in arrivo è disattivata con il messaggio "Il chatbot per gli inquilini non è abilitato per questo account." Contatta l'assistenza VIVIN per attivarlo.
• Scheda WhatsApp: in Impostazioni → Assistente virtuale → Connessioni, clicca su Connetti WhatsApp nella scheda Connessione WhatsApp e collega il numero con il codice QR o con un codice di associazione.
• Scheda Email: nella stessa scheda, clicca su Collega casella email nella scheda Casella email del bot, accedi con l'account Google della tua casella e scegli una Modalità di risposta.
• Schede Airbnb e Booking.com: collega il canale in Impostazioni → Integrazioni → Integrazioni piattaforma, poi imposta l'unità su Integrazione completa in Vendite → Gestore canali. I messaggi degli ospiti compaiono quando appartengono a una prenotazione in VIVIN.

Per impostazione predefinita solo i Super amministratori possono aprire Impostazioni → Assistente virtuale. Un Super amministratore può dare ad altri ruoli il permesso Account Settings → Chatbot. Vedi Impostazioni del ChatBot.

Canali

La barra in alto passa tra WhatsApp (quello predefinito), Email, Airbnb e Booking.com. Ogni canale mostra il proprio badge dei messaggi non letti (99+ sopra 99). I mittenti sconosciuti non sono contati nel badge Email.

La Posta in arrivo mostra solo le conversazioni esistenti: non avvia una conversazione WhatsApp o email con chi non ha mai scritto né ricevuto un messaggio. Airbnb e Booking.com elencano una conversazione per ogni prenotazione che ha messaggi degli ospiti.

WhatsApp

Elenco delle conversazioni

• Cerca per nome o numero... restringe l'elenco agli inquilini o ai numeri di telefono corrispondenti.
• Ogni riga mostra il contatto, la sua unità (+N quando ne ha più di una), l'ultimo messaggio e la sua ora. "Tu:" prima dell'anteprima significa che l'ultimo messaggio l'hai inviato tu.
• I numeri che non corrispondono a nessuna prenotazione sono in Sconosciuti, con un badge Nessuna prenotazione. Puoi aprirli e rispondere.

Leggere una conversazione

• Intestazione: il nome e il telefono del contatto, e un chip per ogni prenotazione con l'unità, le date del soggiorno e lo stato della prenotazione. I soggiorni in corso e futuri si vedono sempre. Quelli finiti sono raccolti sotto Mostra altre N. Se non c'è nessun soggiorno in corso o futuro, si vede il più recente.
• Dettagli dell'inquilino: clicca sul nome di un contatto noto per aprire i dettagli dell'inquilino senza lasciare la Posta in arrivo.
• Messaggi: l'inquilino a sinistra, il tuo team (con il nome di chi ha scritto) e il ChatBot (con l'etichetta Bot) a destra, raggruppati per giorno.
• Segnalini dei ticket: i ticket di manutenzione aperti sulle prenotazioni del contatto durante la conversazione compaiono come segnalini Ticket #… nel momento in cui sono stati aperti. Riguardano le prenotazioni più recenti del contatto. Una nota lo dice quando quelle più vecchie non sono state controllate.
• Ragionamento: sotto una risposta del bot, espandilo per vedere perché il ChatBot ha risposto in quel modo.
• Valuta il bot: pollice su o giù sotto una risposta del bot. Il pollice giù chiede Cosa è andato storto? con motivi come Ha mancato una risposta nota, Tono sbagliato o Non risolto, e un commento facoltativo. Poi Invia feedback.

Etichette e Metti in pausa il bot

La barra sopra i messaggi agisce sulla chat WhatsApp stessa:

• Aggiungi etichetta assegna alla conversazione un'etichetta della tua linea WhatsApp collegata. La croce su un'etichetta la rimuove.
• Metti in pausa il bot impedisce al ChatBot di rispondere a questo contatto, così una persona può subentrare. Disattivalo per restituirgli la conversazione. Se non vedi l'interruttore, chiedi all'assistenza VIVIN di configurarlo per il tuo account.

Rispondere su WhatsApp

1. Scrivi in Scrivi un messaggio....
2. Premi Invio o clicca su invia. Il messaggio va direttamente all'inquilino dal tuo numero WhatsApp collegato.

Maiusc+Invio o Alt+Invio va a capo. Se l'invio non riesce, il testo resta nella casella.

Email

Il canale Email elenca le conversazioni della casella che hai collegato. Le nuove email compaiono entro circa 2,5 minuti.

Trovare una conversazione

• Cerca mittente, oggetto e anteprima trova il mittente, l'oggetto o il testo di qualsiasi messaggio di una conversazione.
• Solo non lette nasconde le conversazioni che hai già letto. Lo stato di lettura è personale: aprire una conversazione la segna come letta per te, non per i colleghi.
• In attesa di risposta mostra le conversazioni in cui l'altra persona ha scritto per ultima e nessuno ha risposto. Un chip In attesa 3g indica da quanti giorni il mittente aspetta.
• Quando ha scritto per ultimo il tuo lato, l'anteprima inizia con "Tu:", "Bot:", il nome di un collega o "Team:".
• I mittenti che non corrispondono a nessuna prenotazione o inquilino (contatti, fornitori, newsletter) sono raccolti sotto Sconosciuti in fondo, con il loro conteggio dei non letti. Clicca su Sconosciuti per espandere.

Leggere e rispondere

1. Apri una conversazione. I messaggi appaiono come schede, con il più recente aperto. Clicca su un allegato per vederne l'anteprima (immagini e PDF) o scaricarlo. Le conversazioni molto lunghe mostrano solo i messaggi più vecchi, e lo dicono.
2. La casella di risposta mostra Rispondi a e l'indirizzo. Spunta Rispondi a tutti per includere le altre persone della conversazione (compare solo quando ce ne sono).
3. Scrivi in Scrivi la tua risposta... e premi Ctrl+Invio (Cmd+Invio su Mac). Invio va a capo.

• Segna come da leggere chiude la conversazione e la segna di nuovo come non letta per te.
• Mittente non verificato su un messaggio significa che non ha superato i controlli che i provider di posta usano per riconoscere la posta falsificata. Tratta le sue richieste con cautela. Se rispondi quando l'ultimo messaggio del mittente non li ha superati, ti viene chiesto di confermare con Invia comunque.

Le email automatiche delle tue regole di comunicazione (check-in, promemoria e così via) vengono inviate da VIVIN, non dalla tua casella, quindi non sono elencate qui. Per controllarle, apri Impostazioni → Comunicazioni e usa Vedi tutti i messaggi programmati e inviati.

Bozze del bot

Con la Modalità di risposta del bot email su Crea bozza (l'impostazione predefinita), ogni risposta che prepara resta in cima alla conversazione come Bozza del bot in attesa di revisione:

• Invia bozza la invia così com'è dalla tua casella, dopo che hai confermato con Invia ora.
• Modifica la copia nella casella di risposta così puoi cambiarla. La tua risposta sostituisce la bozza.
• Scarta la rimuove dalla conversazione e dalle bozze della tua casella, dopo la tua conferma. Non viene inviato nulla.

Con Invia automaticamente, il bot risponde senza aspettare la revisione. Scegli la modalità in Impostazioni → Assistente virtuale → Connessioni.

Airbnb e Booking.com

Le schede Airbnb e Booking.com elencano le chat con gli ospiti dei soggiorni sincronizzati tramite il Gestore canali, una per prenotazione: nome dell'ospite, unità, ultimo messaggio e ora. I soggiorni annullati e conclusi restano nell'elenco, con il messaggio più recente per primo.

Vengono salvate solo le conversazioni collegate a una prenotazione VIVIN: le richieste che non sono mai diventate una prenotazione non compaiono. Quando una richiesta diventa una prenotazione, arriva con lei tutta la conversazione.

• Cerca ospite, unità o proprietà restringe l'elenco. "Tu:" significa che ha scritto per ultimo il tuo lato. Una riga non letta mostra un puntino verde.
• Con molte conversazioni, Carica altri aggiunge la pagina successiva (conteggio mostrato sul totale).

Per rispondere:

1. Apri una riga. L'intestazione mostra l'ospite, l'unità e la proprietà, lo stato della prenotazione, le date del soggiorno e Apri prenotazione.
2. Leggi la conversazione: l'ospite a sinistra, il tuo team (con il nome di chi ha scritto) a destra, raggruppati per giorno. Le conversazioni lunghe mostrano gli ultimi messaggi. Gli allegati si aprono come link quando il canale ne fornisce uno.
3. Scrivi nella casella di risposta e invia. Il messaggio va all'ospite su Airbnb o Booking.com, con il tuo nome salvato su di esso.
4. Segna come non letta (la busta nell'intestazione) chiude la conversazione e la segna come non letta per te.

La stessa chat con l'ospite compare anche nella scheda Comunicazione della prenotazione.

Utenti proprietari

Gli utenti di gestione collegati a un proprietario vedono una Posta in arrivo ridotta:

• Solo le conversazioni con inquilini e ospiti che hanno una prenotazione sulle proprietà di quel proprietario, senza la sezione Sconosciuti.
• Nessuna barra delle etichette e nessun Metti in pausa il bot.
• Possono leggere le email ma non rispondere né agire sulle bozze del bot ("Le risposte via email non sono disponibili per gli utenti proprietari.").
• Se non hanno ancora nessuna proprietà assegnata, Posta in arrivo è nascosta nella loro barra laterale.

Vedi Proprietari.

Regole e limiti

• Le risposte inviate da qui partono subito. Conferma di invio (Impostazioni → Assistente virtuale → Generale) chiede conferma solo nella scheda Comunicazione della prenotazione.
• Lo stesso storico WhatsApp ed email, le etichette e Metti in pausa il bot compaiono anche nella scheda Comunicazione di ogni prenotazione e restano sincronizzati. Usa la Posta in arrivo per lavorare su più prenotazioni insieme. Usa la prenotazione quando ti servono a portata di mano i suoi pagamenti, ticket, file o un Riepilogo IA.
• I nuovi messaggi generano anche un avviso nella scheda Inbox della campanella. Per smettere di ricevere gli avvisi di WhatsApp ed email, disattiva Messaggi in arrivo sotto Le tue notifiche nell'app in Impostazioni personali. Gli avvisi dei messaggi di Airbnb e Booking.com si vedono sempre. Vedi Notifiche.

Risoluzione dei problemi

Cosa vedi	Perché	Cosa fare
Posta in arrivo è disattivata nella barra laterale	Il ChatBot degli inquilini non è attivo per il tuo account	Contatta l'assistenza VIVIN
L'email non è collegata	Nessuna casella è collegata e non ci sono email passate	Clicca su Apri le impostazioni Connessioni e collega la casella in Impostazioni → Assistente virtuale → Connessioni
Questa casella di posta è in sola lettura	La casella non è collegata, si sta ancora collegando, oppure la sua connessione è scaduta o non è riuscita	Aspetta qualche minuto se si sta collegando. Altrimenti collegala di nuovo o clicca su Riautorizza in Impostazioni → Assistente virtuale → Connessioni
L'invio di email è sospeso	L'invio di email è disattivato per il tuo account, quindi risposte e bozze del bot non si possono inviare	Contatta l'assistenza VIVIN per riattivarlo
L'email non è disponibile per il tuo utente	Sei collegato a un proprietario senza ancora nessuna proprietà assegnata	Chiedi a un amministratore di assegnare una proprietà in Impostazioni → Proprietari
Una conversazione non ha chip di prenotazione	Il numero o il mittente non corrisponde a nessuna prenotazione	Controlla il telefono o l'email dell'inquilino nel suo profilo
Una chat Airbnb o Booking.com non si riesce a caricare	Non è ancora salvata nella Posta in arrivo	Clicca su Apri la chat della prenotazione per leggerla nella scheda Comunicazione della prenotazione

Le email passate restano leggibili in tutti i casi sopra.

Suggerimenti

• Copia l'indirizzo della pagina di una conversazione email, Airbnb o Booking.com aperta per mandare un collega direttamente lì.
• Su un telefono la Posta in arrivo mostra un riquadro alla volta: tocca una conversazione per aprirla e usa la freccia indietro per tornare.
• Usa In attesa di risposta ogni mattina nel canale Email.

Correlati

• Prenotazioni: la scheda Comunicazione di una prenotazione
• Impostazioni del ChatBot: persona, regole e connessioni di WhatsApp e della casella di posta
• Integrazioni: account dei canali Airbnb e Booking.com
• Notifiche: il pannello della campanella e lo storico delle notifiche
• Smistare le notifiche: una routine quotidiana per avvisi e messaggi