Genius

Genius è l'assistente IA di VIVIN: chiedi in linguaggio naturale di prenotazioni, occupazione, inquilini, pagamenti e ticket, nell'app o su WhatsApp, e ricevi risposte basate sui dati in tempo reale del tuo account e report ricorrenti.

Prima di iniziare

• Dove: barra laterale Strumenti → Genius (https://platform.vivin.app/ai-chat), da computer e da telefono.
• Permesso: Account Settings → Mcp in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo. Super amministratore e Amministratore lo hanno per impostazione predefinita; senza, Genius è in grigio nella barra laterale.
• Cosa può leggere: i Super amministratori e gli Amministratori scelgono le aree di dati in Impostazioni → IA / MCP → Permessi. Possono anche disattivare l'Accesso IA per una persona, o limitare quanto indietro legge l'IA con Finestra dello storico (giorni). L'accesso di ogni persona è inoltre limitato dai permessi del suo ruolo nell'app.
• Controlla il tuo accesso: apri Impostazioni → IA / MCP e leggi I miei permessi, area per area. I Super amministratori e gli Amministratori vedono invece lì le impostazioni complete.

Se il tuo accesso IA è disattivato, o ogni area è disattivata, puoi comunque chattare: Genius risponde allora alle domande su come funziona VIVIN, senza vedere i tuoi dati. I dettagli della configurazione sono nelle impostazioni IA / MCP.

Fai una domanda

1. Apri Strumenti → Genius. Si apre su una nuova chat: un saluto, la casella del messaggio e alcune domande di esempio sotto (cliccane una per metterla nella casella).
2. Scrivi in Scrivi a Genius... e premi Invio, oppure clicca sul pulsante di invio.
3. Mentre Genius lavora, mostra Sto pensando… e i dati che sta controllando (per esempio "Riepilogo prenotazioni").
4. Leggi la risposta e fai una domanda successiva nella stessa casella.

Genius risponde nella lingua del tuo ultimo messaggio. Indica il periodo, la proprietà o l'unità che intendi, e per gli elenchi lunghi chiedi i primi 10 o aggiungi un filtro. Per esempio:

• "Com'è la mia occupazione per il mese prossimo?"
• "Quali unità sono libere da affittare nei prossimi 30 giorni?"
• "Qual è il debito totale degli inquilini e quali prenotazioni ne hanno la maggior parte?"
• "Quanti ticket di manutenzione sono aperti, per priorità?"
• "Qual è lo stato del mio ticket di supporto VIVIN #239?" (il numero funziona anche da solo, come #00239 o con il prefisso del tuo account prima del #)
• "Mostrami la mia occupazione degli ultimi sei mesi come grafico."
• "Dove imposto le email automatiche agli inquilini?"

Esempi a sinistra apre conversazioni di esempio (Occupazione mese prossimo, Ricavi previsti, Prossimi ingressi, Segnali di rischio e Panoramica coliving) costruite su dati di esempio. Inizia una conversazione reale torna alla tua chat.

Risposte

• Le risposte usano titoli, elenchi e tabelle.
• Chiedi un grafico e Genius disegna un grafico a barre o a linee (solo nell'app web).
• I nomi di proprietà, unità, prenotazioni e ticket sono link: una proprietà, un'unità o una prenotazione si apre in un pannello laterale; un ticket si apre in Operazioni → Ticket. I nomi di proprietà e unità sono link solo se hai Listings → Sidebar.
• Sotto ogni risposta: Copia, Buona risposta e Risposta sbagliata. I pollici aiutano VIVIN a migliorare Genius.

"Genius può produrre informazioni inesatte." Controlla le cifre importanti nel modulo stesso (per esempio Finanza o Prenotazioni) prima di agire.

Conversazioni

• Nuova chat avvia una conversazione nuova, salvata quando invii il primo messaggio.
• Genius dà un nome a ogni conversazione dalla tua prima domanda. Per rinominarla, passaci sopra il mouse nell'elenco e clicca sulla matita; un nome che imposti viene mantenuto.
• Per rimuoverne una, passaci sopra il mouse, clicca sul cestino e conferma Archivia.
• L'elenco mostra prima le conversazioni più recenti; Carica conversazioni precedenti ne mostra altre.
• Le tue conversazioni sono private: i colleghi, amministratori compresi, non possono leggerle.
• Sul telefono, la colonna di sinistra (Nuova chat, le tue conversazioni ed Esempi) è nascosta, e ogni visita inizia una nuova chat. Apri Genius da un computer per tornare alle conversazioni più vecchie.

Cosa può e non può fare Genius

Genius è di sola lettura: legge i tuoi dati e li spiega, ma non modifica i tuoi record. Cosa legge dipende dalle aree che il tuo amministratore consente:

Area	Cosa può leggere Genius
Prenotazioni, Annunci, Proprietà	Prenotazioni e il loro stato, unità, proprietà, disponibilità e vacanza
Inquilini	Inquilini e risultati dei sondaggi
Manutenzione	Ticket e quanto tempo servono per chiuderli, i check-in e i check-out di oggi, avanzamento e passaggi di arrivi e partenze, la panoramica di Operazioni, rapporti e configurazione dell'inventario
Pagamenti	Pagamenti, transazioni, pagamenti in uscita, depositi e sconti
Fatture	Bollette delle utenze, la mappa dei costi e i flussi di cassa
Proprietari	Proprietari e report dei proprietari
Analisi	Ricavi, occupazione, debito e obiettivi di ricavo
Canali	Stato dei canali e delle OTA
Comunicazione	Regole dei messaggi, messaggi programmati e inviati, notifiche, conversazioni con gli inquilini e le valutazioni del tuo team sulle risposte del ChatBot
Supporto	I tuoi ticket di supporto VIVIN e l'abbonamento
Team	Utenti e permessi per ruolo
Report programmati	I tuoi report programmati (vedi sotto)

Genius sa anche come funziona VIVIN, quindi puoi chiedergli dove trovare una schermata o come svolgere un'attività.

Genius non può:

• Creare, modificare o annullare prenotazioni, ticket, annunci, pagamenti, inquilini, proprietari o altro. Ti dice dove farlo nell'app.
• Inviare messaggi agli inquilini.
• Leggere file: la chat web non accetta allegati (le foto funzionano solo su WhatsApp).
• Mostrare dati che i tuoi permessi non consentono, o le conversazioni di altre persone.

L'unica cosa che Genius può creare o cambiare sono i tuoi report programmati, e solo dopo la tua conferma.

Genius su WhatsApp

Fai a Genius le stesse domande dal telefono su WhatsApp, con gli stessi dati, permessi e regole dell'app. VIVIN lo attiva per account: contatta il supporto VIVIN per abilitarlo.

Per collegare il telefono di un membro del team:

1. Un amministratore apre Impostazioni → Utenti e clicca sulla matita (Modifica) sulla scheda del membro.
2. In Numero di telefono, inserisci il numero di cellulare con il prefisso internazionale (per esempio +15555550100; da 8 a 15 cifre).
3. Clicca su Salva. La scheda mostra il numero, con il suggerimento "Collegato all'assistente IA su WhatsApp (Genius)".

Numero di telefono non è nel modulo Aggiungi membro del team: aggiungi prima il membro, poi modifica la scheda. Una volta collegato il telefono, scrivi da lì al numero WhatsApp di Genius.

• Puoi inviare testo e foto (JPEG, PNG, WebP o GIF, fino a 10 MB, con o senza didascalia). Genius vede una foto solo nel messaggio con cui è arrivata. Note vocali e documenti non sono supportati.
• Le risposte sono semplice testo WhatsApp, senza tabelle né grafici. Quando un elenco è troppo lungo, Genius lo taglia e suggerisce una domanda più mirata (per esempio "solo i primi 10").
• I messaggi da un numero non collegato a un utente attivo non ricevono risposta.
• Il numero di Genius è separato dal numero WhatsApp del ChatBot per i tuoi inquilini.

La connessione compare nel riquadro Connessione WhatsApp di Genius in Impostazioni → IA / MCP → Assistente Genius, che richiede anche Account Settings → Chatbot (per impostazione predefinita solo il Super amministratore). Quando la connessione è gestita da VIVIN, il riquadro dice "Questa connessione è gestita da VIVIN — nessun abbinamento QR necessario."

Report programmati

Genius può inviarti un report con una programmazione, su WhatsApp, via email o entrambi. VIVIN costruisce ogni report dai tuoi dati in tempo reale al momento della consegna; l'IA imposta la programmazione ma non scrive le cifre.

Report	Cosa contiene	Area IA / MCP	Permesso del ruolo
Riepilogo disponibilità	Unità libere da affittare nei prossimi 30 giorni: conteggi ed elenco delle unità	Prenotazioni	Bookings → Module
Riepilogo debiti aperti	Debito totale in sospeso degli inquilini e quante prenotazioni lo portano	Analisi	Finance → Module
Prossimi check-in	Ingressi previsti nei prossimi 7 giorni	Prenotazioni	Bookings → Module
Ricavi vs obiettivo	L'obiettivo di ricavo dell'ultimo mese chiuso contro il reale, più le tre proprietà più deboli	Analisi	Planning → Module o Planning → Edit

Ricavi vs obiettivo richiede anche Attiva la pianificazione dei ricavi attivo in Impostazioni → Impostazioni account, e non è disponibile per i membri del team collegati a un proprietario.

Ogni report ha:

• Frequenza: Giornaliero, Settimanale (scegli un giorno) o Mensile (giorno 1–28).
• Ora: in ora di Lisbona.
• Canale: WhatsApp, Email o WhatsApp + Email.
• Lingua: Inglese o Portoghese.

Impostane uno in chat

Chiunque possa usare Genius può farlo, nell'app o su WhatsApp.

1. Chiedilo, per esempio: "Mandami ogni venerdì alle 9:00 via email quante stanze sono ancora libere."
2. Genius descrive la programmazione che creerà e ti chiede di confermare.
3. Rispondi per confermare. Il report viene creato solo allora.

Puoi anche chiedere a Genius di elencare i tuoi report, o di metterne in pausa, riprenderne, cambiarne o annullarne uno; anche ogni modifica richiede la tua conferma. I Super amministratori e gli Amministratori possono anche gestire i loro report nel riquadro Report programmati in Impostazioni → IA / MCP → Assistente Genius (vedi impostazioni IA / MCP).

Consegna

• L'Email va all'indirizzo con cui accedi.
• WhatsApp richiede il tuo telefono collegato in Utenti e Genius su WhatsApp abilitato per l'account. Se VIVIN gestisce la tua connessione Genius, invia prima a Genius un messaggio WhatsApp così può raggiungerti. Finché WhatsApp non può raggiungerti, un report su WhatsApp non può essere creato; scegli Email.

La colonna Ultimo esito nel riquadro delle Impostazioni mostra com'è andata l'ultima consegna:

Ultimo esito	Significato
Inviato, Inviato via WhatsApp, Inviato via email	Consegnato
Invio via WhatsApp non riuscito, Invio email non riuscito	Quel canale non è riuscito a consegnarlo. Controlla il tuo numero di telefono collegato o il tuo indirizzo email
Saltato (accesso revocato)	Hai perso l'accesso dopo aver creato il report: il tuo permesso Mcp, il tuo accesso IA, l'area Report programmati, l'area che legge il report o il permesso di ruolo che richiede è stato disattivato. Chiedi a un amministratore di riattivarlo, oppure annulla il report
Saltato: il modulo richiesto da questo report è disattivato	L'account ha disattivato il modulo di cui il report ha bisogno (per esempio Attiva la pianificazione dei ricavi). Riattivalo, oppure annulla il report
Saltato: fuori dalla tua finestra di accesso ai dati dell'IA	Il periodo che legge il report cade prima della tua Finestra dello storico (giorni). Il report resta attivo; chiedi a un amministratore di allargare la finestra, oppure annulla il report
In pausa: non disponibile per gli utenti collegati a un proprietario	Il tuo utente è stato collegato a un proprietario dopo che avevi creato un report Ricavi vs obiettivo, quindi VIVIN lo ha messo in pausa. Puoi riprenderlo quando il collegamento al proprietario viene rimosso
Non riuscito	Un altro problema di consegna. Se si ripete, contatta il supporto VIVIN

Usa VIVIN in Claude, ChatGPT o un'altra IA

La striscia in fondo alla colonna di sinistra, Nella tua chat IA, mostra dove altro puoi usare VIVIN: Claude, ChatGPT, Gemini e WhatsApp. Clicca su Claude, ChatGPT o Gemini, poi su Apri impostazioni per andare a Impostazioni → IA / MCP; il logo di WhatsApp spiega Genius su WhatsApp. Un'app IA collegata funziona con i tuoi permessi VIVIN, come Genius. Vedi Collega Claude, ChatGPT o altri strumenti IA.

Regole e limiti

• Puoi avere fino a 10 report attivi. I report in pausa non contano, ma riprenderne uno sì. Per creare o cambiare i report serve l'area Report programmati impostata su Modifica in Impostazioni → IA / MCP → Permessi (il valore predefinito).
• VIVIN può impostare un limite mensile alle domande a Genius per il tuo account, contando le domande di tutti nell'app e su WhatsApp. Vicino al limite, le risposte finiscono con una riga come "90/100 monthly assistant questions used." Al limite, Genius smette di rispondere fino al mese successivo. Contatta il supporto VIVIN per un limite più alto.
• Gli amministratori possono vedere cosa ha eseguito o ha chiesto di confermare Genius nel riquadro Attività di Genius in Impostazioni → IA / MCP → Attività. Non possono leggere le tue conversazioni.

Risoluzione dei problemi

Problema	Causa	Soluzione
Genius è in grigio nella barra laterale	Il tuo ruolo non ha Account Settings → Mcp	Chiedi a un amministratore
Genius dice di non vedere i tuoi dati	Il tuo accesso IA o le aree di dati sono disattivati	Chiedi a un amministratore di controllare Impostazioni → IA / MCP → Permessi
Nessuna risposta su WhatsApp	Il numero in Utenti non ha il prefisso internazionale o è diverso dal tuo telefono, oppure Genius su WhatsApp non è abilitato	Correggi il numero, oppure contatta il supporto VIVIN
Un report su WhatsApp non può essere creato	WhatsApp non può ancora raggiungerti	Invia a Genius un messaggio WhatsApp, oppure scegli Email
Una risposta sembra sbagliata	La domanda era ambigua, oppure i dati sono fuori dalla tua finestra	Chiedi a Genius come ha ottenuto la cifra, confrontala con il modulo e clicca su Risposta sbagliata
Genius ha smesso di rispondere per il mese	L'account ha raggiunto il limite mensile di domande	Aspetta il mese successivo, oppure contatta il supporto VIVIN

Suggerimenti

• Fai la stessa domanda con un periodo ("gli ultimi sei mesi") e un ambito ("in questa proprietà") per ottenere una risposta precisa.
• Chiedi un grafico quando confronti dei mesi.

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