Faturação

Escolha o que as suas faturas mostram e que imposto se aplica a cada encargo.

Antes de começar

• Onde: Definições → Faturação, no grupo Faturação (https://platform.vivin.app/settings/invoicing).
• Plano: todas as contas têm este separador. Ligue primeiro um fornecedor de faturação nas Integrações; até lá, as listas de IVA estão vazias.
• Permissões: as mesmas de Pagamentos, que partilha a permissão Invoicing & Payments com este separador.

Cada cartão tem um lápis para o editar, e depois Guardar ou Cancelar.

Sistemas de faturação ativos

A faixa no topo lista os seus fornecedores de faturação ligados; só aparece depois de ligar um. Os chips Faturação VIVIN e NetSuite abrem as suas próprias definições («Configurar …»). Na Faturação VIVIN, é aí que gere os dados do emitente, a numeração, as taxas de imposto e os modelos Word. Invoice Express, Hostkit e Sage 50c aparecem como simples etiquetas: as suas credenciais estão nas Integrações.

Faturação

Campo	O que faz	Por defeito
Excluir nome do imóvel da fatura	Retira o nome da propriedade das linhas da fatura, mantendo a unidade.	Desativado
Usar hoje como data da fatura	Data cada fatura com o dia em que é emitida.	Ativado
Data da fatura	A data fixa que todas as faturas usam enquanto o interruptor acima estiver desativado.	—
Emitir cauções em fatura separada	Põe cada caução no seu próprio documento.	Desativado
Série de faturas Hostkit	A série de Fatura-Recibo (FR) que a VIVIN usa no Hostkit.	Vazio
Observações da Proforma	Texto fixo impresso em cada nova proforma.	Vazio
Observações da Fatura-Recibo	Texto fixo impresso em cada nova fatura-recibo.	Vazio

• As linhas da fatura mostram normalmente a propriedade, a unidade, o encargo e o mês.
• A Data da fatura só aparece quando Usar hoje como data da fatura está desativado, e é então obrigatória. Enquanto estiver definida uma data fixa, o painel de detalhes da transação em Finanças → Transações mostra um lembrete.
• Emitir cauções em fatura separada: no Hostkit, é necessário para poder reembolsar uma caução mais tarde, porque o Hostkit só consegue creditar um documento inteiro. Cada documento é enviado por email ao inquilino em separado. Os documentos já emitidos não mudam.
• A Série de faturas Hostkit só aparece com o Hostkit. Copie a série exata do Hostkit → Faturação → Séries. A VIVIN não emite faturas Hostkit até estar definida.
• Os dois campos de observações só aparecem com o Invoice Express. Os documentos já emitidos não mudam.

Códigos de imposto

Uma linha por tipo de encargo: Renda, Prestação, Taxa de limpeza, Taxa administrativa, Taxa de saída, Caução e Outros.

Coluna	O que faz	Por defeito
IVA	O imposto desse encargo, a partir da lista do seu fornecedor de faturação.	Não definido
Código	O código de produto ou de item no seu sistema de faturação.	Vazio
Descrição	Substitui o nome predefinido do encargo na linha da fatura. Opcional.	Nome predefinido do encargo

• Na lista, as taxas portuguesas como IVA23 aparecem como «VAT 23%», e os outros códigos mostram a taxa entre parênteses, por exemplo «21 ES (21%)» no NetSuite. Depois de guardar, o cartão mostra o nome do próprio fornecedor.
• Com o Invoice Express, o Hostkit, a Faturação VIVIN, o NetSuite e o A-Cube, cada tipo de encargo que fatura precisa de um Código, ou não é emitido. Só o Sage 50c funciona sem códigos.
• A Prestação tem o seu próprio Código e Descrição, mas partilha o imposto da Renda: alterar o seu IVA altera também o da Renda. Veja Prestações de renda.
• Com a Faturação VIVIN, crie primeiro as taxas em Taxas de imposto nas respetivas definições e escolha-as depois aqui. Os nomes têm de coincidir, ou as faturas não podem ser emitidas.
• Se mudar de fornecedor, escolha de novo cada IVA a partir da lista do novo fornecedor.

IVA por categorias (outros)

O botão IVA — categorias outros, no fim do cartão, define um IVA e um Código de produto para cada uma das suas categorias de itens Outros (geridas em Categorias).

• Um encargo Outros com categoria usa o imposto dessa categoria, e o nome da categoria aparece na linha da fatura. Uma categoria sem imposto usa a linha Outros.
• Com todos os fornecedores exceto o Sage 50c, cada categoria que cobra precisa do seu próprio Código de produto; o código da linha Outros não é usado para ela.

IVA por proprietário

Dê às propriedades de alguns proprietários um regime de IVA diferente. Todos os outros proprietários seguem os Códigos de imposto acima.

1. Em Dar IVA próprio a um proprietário, escolha um proprietário em Escolha um proprietário e clique em Definir IVA.
2. Na janela «IVA de …», escolha um imposto para qualquer encargo em Cobranças ou Categorias de Outros. Um campo deixado em «Predefinido (…)» segue o código de imposto da conta, e Usar o predefinido limpa uma escolha. Uma categoria de Outros deixada no predefinido segue o imposto de Outros do proprietário, quando o definir. «Emitido através de …», por baixo de cada campo, indica a ligação que emite esse encargo.
3. Clique em Guardar.

Cada proprietário da lista mostra as suas alterações. Editar altera-as; Repor devolve o proprietário aos códigos de imposto da conta. Isto é separado dos honorários e do IVA das comissões dos proprietários em Proprietários.

O que acontece quando guarda

• As novas definições aplicam-se à próxima fatura, proforma ou nota de crédito que a VIVIN emitir. Os documentos já emitidos mantêm as suas datas, o seu texto e o seu IVA.
• O IVA de um proprietário aplica-se, a partir daí, a todas as faturas, pró-formas e notas de crédito das suas propriedades.
• Uma Data da fatura fixa aplica-se a todos na conta até voltar a ativar Usar hoje como data da fatura.

Resolução de problemas

• A lista de IVA está vazia: não há nenhum fornecedor de faturação ligado, ou a sua lista de impostos não pode ser lida. Verifique a ligação nas Integrações.
• Uma fatura não é emitida: o tipo de encargo ou a categoria de Outros não tem Código ou Código de produto, ou o nome da taxa da Faturação VIVIN não coincide.
• A janela «IVA de …» avisa que um imposto predefinido não está na lista do fornecedor: escolha lá um imposto, ou esses encargos não serão emitidos.

Dicas

• Defina os Códigos de imposto antes de emitir a sua primeira fatura, e pergunte ao seu contabilista que taxa se aplica a cada encargo. As rendas e as cauções precisam muitas vezes de uma taxa isenta ou de zero.
• Volte a ativar Usar hoje como data da fatura depois de uma execução de fim de mês.

Ver também

• Integrações: ligar e configurar o seu fornecedor de faturação
• Pagamentos
• Finanças: emitir faturas
• Categorias: categorias de itens Outros
• Proprietários