Inquilinos
Os Inquilinos listam todas as pessoas que lhe arrendam, com um perfil por inquilino que reúne todas as suas reservas, pagamentos e dados pessoais.
Antes de começar
- Onde: na barra lateral, Portfólio → Inquilinos, ou
https://platform.vivin.app/tenants. Os Inquilinos não estão no menu do telemóvel, mas um link para esta página abre no telemóvel na mesma. - Plano: faz parte de todas as contas.
- Permissões (nomes como em Definições → Utilizadores → Permissões por função):
| Permissão | O que permite | Ativa por predefinição para |
|---|---|---|
| Tenants → Module | Abrir os Inquilinos e os perfis dos inquilinos | Super administrador, Administrador, Finanças, Vendas |
| Create → Tenants | Criar Novo → Inquilino, e editar os dados e o idioma do portal de um inquilino | Super administrador, Administrador |
| Tenants → Delete | Apagar inquilino | Super administrador |
| Finance → Module | Ver e alterar o IBAN do inquilino; a coluna IBAN do CSV de inquilinos | Super administrador, Administrador, Finanças |
Os separadores de dinheiro de um perfil usam as permissões das reservas (veja Reservas).
Visita ao ecrã
Chips de estado
| Chip | Mostra os inquilinos que… |
|---|---|
| Todos | todos os inquilinos |
| Ativos | têm pelo menos uma reserva em curso ou futura |
| Inativos | não têm nenhuma reserva em curso ou futura |
| Com Dívida | devem dinheiro em pelo menos uma reserva |
| Sem Reservas | não têm reservas |
Os totais abrangem sempre todos os seus inquilinos. Não mudam quando pesquisa ou filtra.
Barra de ferramentas
| Controlo | O que faz |
|---|---|
| Pesquisar nome, email, telefone... | Também encontra o NIF, o número do documento e o nome da categoria de inquilino, por isso pode colar um número fiscal. O NIF de uma empresa introduzido em Usar dados da empresa para faturação não é pesquisado. |
| Todas as categorias | Uma ou mais categorias de inquilino, ou Sem categoria. São mostrados os inquilinos que correspondem a qualquer uma delas. Só quando as categorias de inquilino estão ativas nas Definições Globais. |
| Alternador tabela / grelha | Muda a vista. A VIVIN lembra-se da sua escolha neste navegador. |
| Exportar | CSV de inquilinos ou CSV de reservas (veja Exportar). |
A sua pesquisa, o chip, a categoria e a ordenação ficam guardados no endereço da página, por isso pode copiar o URL para partilhar a mesma vista. Mais inquilinos são carregados à medida que se desloca; nas listas com mais de 20, aparece Fim da lista quando todos os resultados foram carregados.
Vista em tabela
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Nome | Nome e email. Clique no nome para abrir o perfil do inquilino. |
| Telefone, Nacionalidade | Dados de contacto do perfil. |
| Categoria | A categoria de inquilino (só quando as categorias de inquilino estão ativas). |
| Saldo | O total que o inquilino deve em todas as suas reservas, a vermelho. Um traço significa que não deve nada. |
| Reservas | Totais por estado: ec em curso, pr futuras, te terminadas, ca canceladas. Passe o rato por um chip para ver o nome completo. |
| Ativas / Total | Reservas em curso mais futuras, e todas as reservas. |
Clique num cabeçalho para ordenar (Nome, Telefone, Saldo, Ativas, Total) e volte a clicar para inverter. Os inquilinos ativos ficam sempre acima dos inativos; a ordenação aplica-se dentro de cada grupo.
Clique em qualquer outro ponto da linha para expandir as reservas do inquilino:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Unidade, Renda, Período, Criada | A unidade da reserva, a renda (N/A nas estadias curtas do Airbnb e do Booking.com), as datas e a data de criação. |
| Orig. | A plataforma de onde veio a reserva. Passe o rato por cima do ícone para ver o nome. |
| Contrato | Um visto significa assinado (passe o rato para ver a data). Um ícone de documento significa Contrato por assinar. Um traço significa Não aplicável: a categoria do inquilino desativa Acesso ao portal do inquilino ou o módulo do portal Contrato. |
| Saldo | Vermelho quando o inquilino deve dinheiro nesta reserva, verde quando tem crédito. |
| Estado | Em curso, Futura, Terminada ou Cancelada. |
Clique numa linha de reserva para abrir a reserva por cima da lista, sem perder os filtros. As reservas estão ordenadas por data de entrada, depois por data de saída e depois por nome da unidade (o Quarto 2 vem antes do Quarto 10); a mesma ordem é usada nos cartões da grelha, no separador Reservas do perfil e no CSV de reservas.
Vista em grelha
Um cartão por inquilino, para ver a dívida e as reservas de relance:
- Nome, Ativo ou Inativo, email e telefone. Clique nesta parte para abrir o perfil.
- Renda: a renda mensal combinada das reservas em curso e futuras do inquilino.
- Saldo: o que o inquilino deve, a vermelho, ou um traço.
- As reservas agrupadas em Em curso, Futura, Terminada e Cancelada, duas por grupo. Ver todas as reservas mostra as restantes e Ver menos recolhe o cartão. Clique numa reserva para a abrir.
O perfil do inquilino
Clique no nome de um inquilino (tabela) ou na parte de cima do cartão (grelha) para abrir o perfil à direita. O endereço da página muda para esse inquilino, por isso pode guardá-lo nos favoritos ou partilhá-lo.
O cabeçalho mostra o nome, o email, Ativo ou Inativo, e o Idioma do portal. O Resumo de reservas mostra Reservas Ativas e Total de Reservas. Separadores:
| Separador | O que contém |
|---|---|
| Dados do inquilino | Os dados do inquilino em secções (abaixo). |
| Reservas | Todas as reservas com Unidade, Estado, datas (Entrada / saída ou Período, conforme Painel — datas preferidas), Renda, Valor, Pago e Dívida. Clique numa para a abrir. |
| Plano de pagamento | Uma única cronologia de vencimentos de todas as reservas, com o estado de cada pagamento. |
| Valores do contrato | Todos os encargos de todas as reservas, com as mesmas ações por linha que na reserva. Com Finance → Module, aparecem também os valores de faturas de utilidades à espera de aprovação. |
| Transações | Todos os movimentos de dinheiro, com Data, Reserva, Tipo, Descrição, Montante, Estado e Ações, e os totais Entrada:, Saída: e Líquido:. Filtre por tipo com os chips (Pagamento recebido, Cobrança, Reembolso, Ajuste); clique numa linha para ver os detalhes. |
Nos três separadores de dinheiro, cada linha tem uma coluna Reserva com o nome da unidade (e as datas, quando o inquilino ficou duas vezes na mesma unidade). Quando o inquilino tem várias reservas, o seletor Todas as reservas mostra uma.
Secções dos Dados do inquilino (clique no lápis, altere os campos e depois em Atualizar):
| Secção | Campos |
|---|---|
| Informação pessoal | Nome, email, telefone, nacionalidade, documento de identificação, NIF, morada e Categoria de inquilino (quando as categorias estão ativas). Data e local de nascimento e Residência habitual aparecem quando ativados em Definições Globais → Detalhes do contrato. |
| Contactos de emergência | Até duas pessoas a quem ligar. Aparece quando Contactos de emergência está ativado em Definições Globais → Detalhes do contrato. |
| Informação de faturação | O nome, o número fiscal e a morada usados nas faturas. Usar dados da empresa para faturação fatura a uma empresa em vez de à pessoa. |
| Faturação eletrónica italiana | Apenas para contas que emitem documentos fiscais italianos: Fatura pedida, o Código de destinatário SDI (7 letras ou dígitos) ou o PEC. |
| Dados bancários | O IBAN e o banco do inquilino. Só os utilizadores com Finance → Module veem ou alteram o IBAN. |
Tarefas
Adicionar um inquilino
Uma reserva vinda de um canal ou de uma integração cria o respetivo inquilino automaticamente, ou associa-se a um inquilino existente com o mesmo email ou NIF; uma reserva do motor de reservas da VIVIN só corresponde pelo email. Para uma reserva que adiciona por si, crie primeiro o inquilino: Adicionar reserva só permite escolher um inquilino existente.
- Clique em Criar Novo no topo da barra lateral e depois em Pessoas → Inquilino.
- Preencha Nome, Apelido e Email (obrigatórios). Número de telefone, Número de identificação, Número de identificação fiscal, Nacionalidade e Categoria de inquilino (quando as categorias estão ativas) são opcionais.
- Clique em Adicionar inquilino.
Alterar o email de um inquilino
- Em Dados do inquilino, clique no lápis de Informação pessoal e altere o email.
- Clique em Atualizar e depois confirme com Sim, atualizar email.
O email é a forma como o inquilino entra no portal. A VIVIN verifica que nenhum outro inquilino usa o endereço e envia para ele, por email, as instruções de acesso ao portal.
Definir o idioma do portal
Escolha um idioma em Idioma do portal, no cabeçalho: English, Português, Español ou Italiano. Fica guardado de imediato. Predefinição da conta remove a escolha pessoal, de modo que o inquilino segue o Idioma predefinido nas Definições do portal. Os inquilinos também podem alterá-lo eles próprios no Portal do Inquilino.
Cobrar, registar um pagamento ou um desconto a partir do perfil
- Abra o separador Plano de pagamento, Valores do contrato ou Transações.
- No seletor Todas as reservas, escolha a reserva. Encargo, Transação e Aplicar desconto atuam sempre sobre uma reserva (as Transações oferecem só os dois primeiros).
- Clique no botão e preencha a janela como na reserva (veja Pagamentos e caução).
Em Transações, um pagamento pendente tem Aprovar e Rejeitar (e Editar valor, exceto nos pagamentos por cartão e por IBAN virtual), e um pagamento confirmado ou rejeitado tem Reverter; estas ações precisam de Finance → Approve Payments. Reatribuir move um pagamento para outra reserva do inquilino, a não ser que já esteja faturado, e precisa de Finance → Assign Payments To Other Bookings.
Exportar inquilinos ou reservas
Clique em Exportar e escolha:
- CSV de inquilinos: uma linha por inquilino, com contacto, documento de identificação e dados fiscais, morada de faturação, IBAN, totais de reservas, renda total, caução total, dívida em aberto e estado. A coluna IBAN fica vazia para os utilizadores sem Finance → Module.
- CSV de reservas: uma linha por reserva desses inquilinos, a começar por ID da reserva, depois o email e o nome do inquilino, o estado da reserva, a entrada e a saída, as datas de início e de fim, a renda mensal, a caução e o saldo.
Os dois ficheiros usam o chip, a pesquisa e o filtro de categoria que tem no ecrã e incluem todos os inquilinos que correspondem, não só as linhas já carregadas. O CSV de inquilinos segue também a sua ordenação.
Apagar um inquilino
- Abra o perfil e clique em Apagar inquilino no fim.
- Confirme com Apagar.
Apagar um inquilino arquiva todas as suas reservas e não pode ser desfeito.
Regras e limites
- Um inquilino não pode ser apagado enquanto alguma das suas reservas tiver linhas de fatura emitidas, manuais ou em rascunho, ou ainda tiver um pagamento por plataforma, cartão ou IBAN virtual que não tenha sido rejeitado.
- O Saldo do diretório conta apenas o dinheiro em dívida. O crédito aparece por reserva quando expande a linha.
- Um email, ou um NIF, só pode pertencer a um inquilino.
Resolução de problemas
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| Um link de inquilino partilhado abre, mas o inquilino não está na lista | Os seus filtros escondem-no. | Clique em Limpar filtros no aviso. |
| O lápis em Dados do inquilino não faz nada | A sua função não tem Create → Tenants. | Peça a um administrador que a atribua. |
| O IBAN está escondido ou vazio na exportação | A sua função não tem Finance → Module. | Peça a um administrador, ou peça a um utilizador de Finanças que exporte. |
| Apagar inquilino é recusado | Uma reserva tem linhas faturadas ou um pagamento por cartão, IBAN virtual ou plataforma. | Resolva primeiro esses pagamentos; um inquilino com histórico faturado permanece. |
| Encargo pede uma reserva | O perfil mostra todas as reservas. | Escolha uma no seletor Todas as reservas. |
Dicas
- Para cobrar vários pagadores em atraso, use o chip Com Dívida e clique duas vezes em Saldo para ordenar por dívida, da maior para a menor; trabalhe primeiro os inquilinos ativos e depois os inativos. Veja Tratar um pagamento em atraso.
- Cole um número fiscal na pesquisa para encontrar um inquilino rapidamente.
Relacionado
- Reservas: o painel da reserva que abre a partir de um inquilino.
- Finanças: dívida, receitas e transações em todo o portefólio.
- Portal do Inquilino: o que os inquilinos veem e fazem.
- Categorias: categorias de inquilino e o que cada uma permite.
- Menu Criar Novo: tudo o que pode adicionar a partir da barra lateral.